吳秋燕

摘 要：檔案管理工作在新的社會(huì)發(fā)展階段有了一些全新的變化，從檔案文件的形式到管理檔案的主要方法都有了一些積極的改變，無(wú)論在哪一個(gè)單位之中，檔案管理工作都要隨著單位的變化情況有新的發(fā)展，中職學(xué)校這一單位之中，有很多學(xué)生以及教師的檔案材料需要進(jìn)行管理，因此很難僅僅只依靠傳統(tǒng)的檔案管理方式以及檔案存在形式，來(lái)對(duì)數(shù)量龐大的師生檔案進(jìn)行管理，因此，很多中職學(xué)校都根據(jù)自己的管理需要引入了電子檔案管理這種管理方式，本文對(duì)電子檔案管理的應(yīng)用情況進(jìn)行分析，應(yīng)用的范圍是中職學(xué)校。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理；中職學(xué)校；應(yīng)用情況

我國(guó)逐漸加強(qiáng)對(duì)于中職學(xué)校的重視程度，政府以及相關(guān)的教育部門也在不斷地加大對(duì)中職學(xué)校的扶持力度，使中職學(xué)校在全新的教育發(fā)展階段獲得了很多新的發(fā)展機(jī)會(huì)，因此中職學(xué)校的規(guī)模不斷被擴(kuò)大，招生情況也有所改善，師資隊(duì)伍的力量也在被逐漸加強(qiáng)，這也給中職學(xué)校的檔案管理部門開(kāi)展檔案管理工作增加了難度，中職學(xué)校的負(fù)責(zé)管理檔案的人員必須要將原有的管理學(xué)生以及教師檔案的方式進(jìn)行改變，將全新的電子檔案引入到日常的管理工作中，本文根據(jù)對(duì)電子檔案的具體管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)如何將電子檔案管理形式應(yīng)用到中職學(xué)校的日常檔案管理工作中進(jìn)行分析。

1 檔案管理的基本情況

在對(duì)電子檔案的具體應(yīng)用情況進(jìn)行分析之前，首先需要對(duì)中職學(xué)?，F(xiàn)有的當(dāng)那管理工作中的問(wèn)題進(jìn)行了解，很多中職學(xué)校對(duì)于管理教師以及學(xué)生檔案這項(xiàng)工作并沒(méi)有太多新的變化，缺乏對(duì)于檔案工作的創(chuàng)新型改變，因此使檔案管理的任務(wù)變得更加沉重，出現(xiàn)了以下問(wèn)題：

1.1 工作任務(wù)過(guò)重

中職學(xué)校與一般的企業(yè)不同，其檔案管理工作的容量更大，除了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層的檔案需要進(jìn)行管理，還包括教師以及學(xué)生的檔案，尤其是作為構(gòu)成學(xué)校的主體的中職學(xué)生，數(shù)量多，同時(shí)學(xué)生的具體檔案情況也存在不同，因此要對(duì)中職學(xué)生的檔案進(jìn)行管理，其工作量相對(duì)比較大，常規(guī)的檔案管理難以完成管理學(xué)生檔案的任務(wù)，僅僅是檔案的存放就存在難度，但是電子檔案管理系統(tǒng)將存放檔案的工作簡(jiǎn)化。

1.2 信息化水平不高

現(xiàn)代的社會(huì)逐漸將信息化水平發(fā)展到更高的層次，各行各業(yè)應(yīng)用信息化的能力也在提升，各個(gè)企業(yè)以及政府部門也將信息化這種元素應(yīng)用到檔案管理的工作之中，因?yàn)樾畔⒒潭容^低的檔案管理方式是不能滿足其管理方面的需求的，面對(duì)社會(huì)發(fā)展的信息化需求，中職學(xué)校的檔案管理工作也要將信息化進(jìn)一步發(fā)展。

1.3 出現(xiàn)變動(dòng)的情況過(guò)于頻繁

中職學(xué)校的檔案管理工作中，難度最大的一部分管理任務(wù)主要在中職學(xué)生的身上，而學(xué)生的情況是極其不穩(wěn)定的，會(huì)頻繁地出現(xiàn)多種變動(dòng)情況，如中職學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、出國(guó)、休學(xué)、退學(xué)等情況，都需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改變，如果只依靠較為落后的管理方式，是難以將這些情況都準(zhǔn)確地展現(xiàn)在學(xué)生檔案之中，這就使檔案失去了原本的精準(zhǔn)性米，這種當(dāng)那管理工作是不被提倡的。

2 借助電子檔案管理完善中職學(xué)校檔案管理工作的主要方式

根據(jù)電子檔案管理自身自身發(fā)展的特點(diǎn)，以及在中職學(xué)校中的應(yīng)用，可以從以下幾個(gè)方面入手：

2.1 保證電子檔案管理應(yīng)用到中職學(xué)校中的安全性

第一，提高存儲(chǔ)設(shè)備的安全性能，保證電子檔案管理的專一性，及時(shí)進(jìn)行在線升級(jí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行護(hù)理，保持存儲(chǔ)設(shè)備的穩(wěn)定性；第二，及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行更新備份，避免發(fā)生檔案丟失不能找回的情況；第三，開(kāi)啟防火墻模式，進(jìn)行指紋識(shí)別、身份鑒定、閃電殺毒、全面體檢，切實(shí)提高電子檔案管理在使用過(guò)程中的安全性，保證電子信息不會(huì)再輸送時(shí)發(fā)生丟失或被盜取的情況。保證電子檔案管理應(yīng)用到中職學(xué)校中的安全性，要不斷強(qiáng)化科學(xué)技術(shù)，及時(shí)更新升級(jí)，提高電子檔案管理的安全性能。

2.2 建立健全規(guī)章制度，使中職電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展

建立健全有關(guān)規(guī)章制度，推動(dòng)中職學(xué)校電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展。首先，要提高有關(guān)管理人員的專業(yè)水平，強(qiáng)化其安全使用意識(shí)，幫助其樹(shù)立正確的職業(yè)道德思想，讓他們?nèi)嬲J(rèn)識(shí)到電子檔案管理的重要性，并能熟練掌握電子檔案管理的操作流程，從而能夠靈活使用電子檔案管理，充分發(fā)揮它的作用；其次，在電子檔案管理應(yīng)用到中職學(xué)校的過(guò)程中，要充分考慮到學(xué)校自身的發(fā)展?fàn)顩r，建立健全有關(guān)規(guī)章制度。諸如，信息加密措施、檔案總結(jié)制度、身份識(shí)別制度等，保證電子檔案管理的安全性；再次，在實(shí)際的操作過(guò)程中，要完善電子檔案管理的使用制度，推動(dòng)電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展，對(duì)其存儲(chǔ)類型、使用方法進(jìn)行統(tǒng)一的管理，對(duì)存儲(chǔ)、操作、處理等各個(gè)流程中進(jìn)行規(guī)范化的管理，盡量在電子檔案轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，避免發(fā)生信息泄露、文件損壞等現(xiàn)象，堅(jiān)決不允許在電子檔案管理的過(guò)程中，出現(xiàn)缺陷。與此同時(shí)，要保證信息檢索與文件加密、檔案管理同步進(jìn)行。

2.3 強(qiáng)化電子檔案管理所需設(shè)備，提高對(duì)中職學(xué)校的軟件、硬件管理

電子檔案管理自身的特殊性，要求其信息傳遞、存儲(chǔ)內(nèi)存都取決于現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)。由此，要能夠全面提高電子檔案管理的高效性，就要求不斷提高科學(xué)技術(shù)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)研究，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。同時(shí)，要研發(fā)出適合電子檔案管理存儲(chǔ)的軟件，和具有安全性能的信息加密軟件，使電子檔案管理向高效性、安全性發(fā)展。一方面，要將電子檔案中的信息進(jìn)行備份，可以采取刻錄成光盤(pán)的形式；另一方面，選用先進(jìn)化的電子檔案信息管理系統(tǒng)，并完善相關(guān)安全保護(hù)制度，提高電子檔案管理的安全性。要將安全管理落實(shí)實(shí)際的操作過(guò)程中，及時(shí)更新軟件，保證中職學(xué)校電子檔案管理的安全發(fā)展。

2.4 強(qiáng)化中職學(xué)校電子檔案管理操作人員的專業(yè)水平

中職學(xué)校電子檔案管理的操作人員，要求了解相關(guān)的檔案管理知識(shí)，具備一定的專業(yè)技能，能夠熟練操作電子檔案管理。中職學(xué)校要對(duì)電子檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，切實(shí)加強(qiáng)他們的操作技能，把握電子檔案管理的實(shí)際要求，促進(jìn)他們發(fā)展成為合格的電子檔案管理人員。對(duì)電子檔案管理操作人員的培訓(xùn)，既能采取長(zhǎng)期培訓(xùn)的方法，也能進(jìn)行短期內(nèi)的集中訓(xùn)練。

結(jié)束語(yǔ)

本文首先對(duì)我國(guó)各個(gè)城市之中的中職學(xué)校管理檔案的基本情況進(jìn)行了分析，主要分析了傳統(tǒng)的管理學(xué)生以及教師檔案工作中的問(wèn)題，在針對(duì)這幾方面檔案管理中的問(wèn)題，對(duì)電子檔案管理的具體應(yīng)用方式進(jìn)行了闡述，本文提出的幾種應(yīng)用電子檔案的方式只是幾種比較常見(jiàn)的管理方式，同時(shí)也是根據(jù)對(duì)管理工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，獲得的新型管理方式，但是規(guī)模不同的中職學(xué)校在管理檔案這項(xiàng)工作中也存在差異，管理人員要根據(jù)中職學(xué)校的具體特點(diǎn)來(lái)對(duì)管理形式進(jìn)行改變，提升管理學(xué)生以及教師檔案材料管理工作的效率，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理方式進(jìn)行更新，使其成為與中準(zhǔn)學(xué)校契合度更高的檔案管理方式。

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