趙繼梅

摘 要：隨著我國計算機技術(shù)的日益完善下，信息化以及網(wǎng)絡(luò)化不斷進步，這樣促使電子文件檔案得到了相關(guān)領(lǐng)域的普遍認可，由于自身有著紙質(zhì)檔案具有不可代替的作用，促使工作效率加以提升。但是科學(xué)是一把雙刃劍，隨著電子文件檔案的實施，不但減輕了大量勞動力，而且還提升了工作水平。依據(jù)此類問題來說，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)使用計算機管理檔案的基礎(chǔ)上，還需要做好風(fēng)險防控工作，從而促使風(fēng)險得到最低的控制。

關(guān)鍵詞：電子文件檔案；優(yōu)越性；風(fēng)險性；管理舉措

電子技術(shù)的不斷發(fā)展下，辦公自動化在相關(guān)領(lǐng)域得到了普遍的認可，隨著信息高速公路的不斷發(fā)展下，促使檔案工作從以往的紙質(zhì)形式朝著電子化的方向發(fā)展，進而給檔案的紙質(zhì)管理水平提出更多的要求。隨著當(dāng)前信息化水平的日益提升，檔案管理軟件體系日益進步，從而可以在檔案管理中發(fā)揮出自身的價值。鑒于此，本文主要從以下幾個方面進行分析，提出合理化建議，提供給相關(guān)人士，供以借鑒。

1 電子檔案相較于紙質(zhì)檔案具有的優(yōu)越

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展、電子網(wǎng)絡(luò)的普及，信息的網(wǎng)絡(luò)化為信息的歸檔保存和檢索提供了便捷的管理手段，減少了工作人員立卷、存檔、檢查、尋找的難度。同時虛擬的信息網(wǎng)絡(luò)也大大節(jié)省了保存檔案需要占用的空間，延長了檔案文件存留的時間，避免了文件檔案因存留時間過久、保存空間潮濕、過于頻繁的搬動等原因造成磨損、遺漏和丟失。

以往紙質(zhì)檔案應(yīng)當(dāng)安排專業(yè)人員在完成文書以后做好相應(yīng)的檢閱，為文字可以實現(xiàn)準確目的，達到理論健全的效果。當(dāng)相關(guān)人員將文檔做好詳細檢查以后，倘若需要對檔案進行補漏加以完善的時候，那么一定要對已經(jīng)修訂完畢的檔案進行拆封，再進行重新定做。然而文件檔案使用信息化設(shè)備進行管理以后，檔案應(yīng)用計算機文檔做好相應(yīng)的增改工作，在任何時間對檔案進行補漏增缺工作，這個時候不需要反復(fù)拆卷，也不需要重新修訂，更不需要將準備檢修的檔案進行積存。這樣可以節(jié)省更多的時間，也減少反復(fù)拆卷而致使文檔出現(xiàn)丟失的情況。

由于電子文件檔案所具有的保密性要比以往紙質(zhì)檔案要高很多，我國古代人民為了能夠?qū)⒕哂袃r值的紙質(zhì)檔案進行保留，預(yù)防別人竊取，一般在建立儲存室的時候放到幽深密室中，亦或是在比較隱蔽的地方把具有價值的檔案埋起來，這樣不但花費了較多的時間，而且還有可能會存在嫌疑的可能。然而相關(guān)部門在檔案管理工作中采取電子化的方式就節(jié)省了較多的時間，將全部文檔都通過信息化設(shè)備進行儲存，并且一個密碼鎖只能配一個檔案柜，即使也是能工巧匠都不能進行窺探，而且電子檔案能夠設(shè)置成相應(yīng)的文件閱讀形式，這樣相關(guān)人員只能查詢到自己想要的部門，其他的不能看到，進而確保文件可以實現(xiàn)保密的目的。

電子檔案更便于人們進行閱讀和理解。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是人工進行編輯、修訂的，立卷人多是根據(jù)自己的理解進行編譯，對于立卷標準的尺度掌握帶有強烈的主觀意識。這就為后來翻閱的人增加了閱讀理解難度，常言一百個讀者有一百個哈姆雷特。但若文書檔案由微機進行管理編譯成電子文檔。檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，從而把時間和精力放在檔案編研及二次信息開發(fā)利用上來，這就較好地提高了文書檔案的管理工作質(zhì)量和利用效率，從而保證了文書檔案能夠發(fā)揮出更好的時效價值。

2 電子檔案存在的風(fēng)險

2.1 計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面存在著不安全因素

由于網(wǎng)絡(luò)是開放的，任何人都能通過計算機進入網(wǎng)絡(luò)，電子檔案的內(nèi)容和形式很容易被非法改動、刪除、復(fù)制等，并且改后往往不留有任何痕跡。

2.2 制度管理方面的不安全因素

電子檔案的編寫、搜集、整合、存檔、修改、檢索、維護、更新等都需要通過檔案管理人員的日常操作完成。參與的人數(shù)眾多。加之網(wǎng)絡(luò)的開放性，普通大眾也多能參與到各種電子檔案的編寫和修改當(dāng)中，人員的專業(yè)素養(yǎng)值得考究，業(yè)務(wù)水準參差不齊，因此經(jīng)常會有一些管理上的漏洞，導(dǎo)致電子檔案信息被盜、泄密或者丟失。

2.3 電子檔案的保存上不穩(wěn)定

電子檔案存儲的磁性材料從保存時限上說最長也就100年，而且其性質(zhì)極不穩(wěn)定，遇熱、濕、強磁場或技術(shù)升級等問題極容易丟失或破壞。再次，電子檔案在某種意義上說是“電”檔案，它依賴于電能。一旦遭遇斷電，電子檔案是無法服務(wù)的，甚至可以說，一旦失去了電力供應(yīng)，那么電子檔案將不復(fù)存在。

3 風(fēng)險防控措施

3.1 應(yīng)做好電子檔案使用中的控制與管理

第一，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)進行應(yīng)用權(quán)限的審核，并依據(jù)不同種類的人員制定完善的級別，對利用權(quán)限認定進行確定；第二，相關(guān)人員需要對電子檔案的可轉(zhuǎn)換性進行控制，進而確保電子檔案實現(xiàn)安全的目的。做好相應(yīng)的提供和回收管理。最大程度將載體的信息完全復(fù)制，并應(yīng)用技術(shù)方法禁止提供拷貝的資源做好相應(yīng)的復(fù)制；第三，加大電子檔案落實安全措施的力度，對相關(guān)信息內(nèi)容依據(jù)有關(guān)層次做好管理工作，系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)利用全過程進行時刻的監(jiān)督，并做好詳細的記載，從而為今后查證依據(jù)提供保障，進而確保電子文檔可以實現(xiàn)真實的目的。

3.2 要建立統(tǒng)一的電子文件管理體制

首先，應(yīng)實行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展；其次，要將文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入檔案部門的工作職責(zé)，確保從文件的形成、歸檔到查閱、利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進行；再次，要制定科學(xué)、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標準；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性，真實性進行鑒定。

3.3 應(yīng)優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，建立一批新時代的檔案管理人員隊伍

相關(guān)部門需要對人才培養(yǎng)引起高度重視。這樣不僅從各種渠道大量引進復(fù)合型人才，最大程度應(yīng)用素質(zhì)高，有著較強的責(zé)任心的人才，而且還要對相關(guān)人員做好培訓(xùn)工作，尤其是提高對當(dāng)前知識及其技術(shù)的培訓(xùn)。相關(guān)人員需要最大程度建立完善的隊伍，具有較高的文化素養(yǎng)，進而滿足當(dāng)前電子檔案管理工作的隊伍。

結(jié)束語

總而言之，電子文件檔案的形成主要依賴于電子科技，它具有紙質(zhì)檔案不可代替的作用，然而其本身也具有一定的風(fēng)險性，這樣相關(guān)人員需要應(yīng)用計算機技術(shù)，并建立完善的管理機制，將電子文件制作水平加以提升，將每一個環(huán)節(jié)都需要加大溝通管理的力度，只有這樣才能緊跟時代的潮流，促使電子檔案能夠為社會發(fā)展帶來優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻

[1]王艷秋.試論電子文件檔案的優(yōu)越性及其風(fēng)險防控措施[J].赤子（上中旬），2016（15）.

[2]鐘丹.電子文件檔案管理中常見的問題與解決方案[J].蘭臺世界，2014（S4）.

[3]俞紅.淺析電子文件檔案管理的問題與對策[J].通訊世界，2014（23）.

[4]李兆宇.電子文件檔案化管理的思路探究[J].黑龍江檔案，2015（02）.

[5]李莉萌.淺談電子文件檔案的保存、維護和管理思路[J].科技信息，2014（13）.endprint