李亞萍+劉燕紅

摘 要 辦公室文書檔案管理是一個涉及檔案收集、整理、立卷、歸檔、利用以及銷毀等相互銜接的工作過程。隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，如何提高辦公室文書檔案管理水平是提高辦公室工作質(zhì)量的重要內(nèi)容，本文從四方面就如何提高文書檔案管理的科學化水平進行探究。

關(guān)鍵詞 檔案管理 科學化水平 方法

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

檔案是人類社會發(fā)展進步到一定階段的產(chǎn)物，是處理完畢、具有參考價值、集中保存、系統(tǒng)的歷史文件，是檔案信息與檔案客體的復(fù)合體，它具有個體意識和群體意識的功能。提高檔案工作的效率與質(zhì)量，可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。

1規(guī)范公文處理，把好公文形成質(zhì)量關(guān)

檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。在實際工作中，由于各職能部門寫作人員的水平、素質(zhì)各不相同，對公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異，導(dǎo)致起草的文件的質(zhì)量也就大不一樣。公文擬制過程中通常存在以下幾個問題：一是文種使用不當。主要有請示、報告不分；一文請示多件事情等。二是附件標識比較混亂。三是公文主題詞標注不準確，不利于檢索查找。四是數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況，嚴重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。因此，辦公室必須對各部門呈送的公文初稿進行規(guī)范處理，全面審核，嚴格核稿，確保公文的高質(zhì)量、高水平，以及檔案的高質(zhì)量、高水平。

2規(guī)范檔案整理，把好檔案評估分類關(guān)

公文形成后，經(jīng)過一段時間的歸整處理，待文件涉及的事務(wù)處理完畢，文書人員必須對公文的保存進行價值評估。要嚴格按照《機關(guān)文書檔案管理規(guī)定》及《機關(guān)文書檔案歸檔范圍和保管期限表》規(guī)定，根據(jù)公文的類別和重要程度分別進行初步的篩選和整理；將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來，以備隨時查閱和調(diào)用。評估工作對文書人員是個嚴峻的挑戰(zhàn)，文書人員要有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，努力在數(shù)量眾多、內(nèi)容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價值的文件進行歸檔，供日后的工作查考利用。要做好該項工作，可從以下幾個方面著手：

（1）正確把握公文向檔案的轉(zhuǎn)化要求。實現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化，必須高度重視公文的規(guī)范化管理，實現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強檔案部門對文件管理的超前控制，確保檔案的質(zhì)量。

（2）必須具有高度的職業(yè)責任感。檔案工作人員要具有較強的職業(yè)悟性，具有對歷史負責的態(tài)度，隨時將“檔案”裝在自己的頭腦里，規(guī)范地、科學地辦理好每一份文件，對每一份文件做出科學的檔案管理評估。

（3）切實提高辦公室人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案工作具有較強的專業(yè)性和技術(shù)性。日常工作中，文秘人員要重視檔案知識的學習，加強檔案意識的培養(yǎng)。及時參加省檔案局等相關(guān)機構(gòu)舉辦的檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識培訓(xùn)學習，掌握最新的機關(guān)文書檔案管理辦法，常備《檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識培訓(xùn)教程》等專業(yè)書籍，以便需要時查閱。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，一定要重視對形成檔案的公文進行科學地評估歸類。由于我院對檔案工作一直以來都比較重視，在整理檔案過程中，已經(jīng)形成了一套較科學的歸檔方法，具有較強的規(guī)律性，即年度——組織機構(gòu)——內(nèi)容，但在工作中，文秘人員不應(yīng)該拘泥于傳統(tǒng)的整理歸類思路，但也不應(yīng)該隨意更改，要結(jié)合本單位的具體發(fā)展實際，嚴格依照檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)范和要求，進行科學地創(chuàng)新，不斷提高本單位的檔案管理水平，盡量做到查找簡便、快捷。

3完善公文材料，把好檔案建設(shè)的整理關(guān)

檔案管理部門在公文最初歸檔時要認真檢查形成公文的一系列材料，具體可以從以下幾點著手：

（1）檔案整理工作必須從平時做起。對于上級發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰；而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進行借鑒和利用，因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求重新裝訂，后進行傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。

（2）檔案整理工作應(yīng)注重細節(jié)。對于本單位自生文件，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫前的各項準備工作。

4堅持精品意識，增強文書檔案的規(guī)范性

隨著社會形勢的變化和發(fā)展，對檔案整理工作的規(guī)范性要求也會隨著時代發(fā)展而越來越高，辦公室工作人員要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價值，一定嚴格按照國家規(guī)定要結(jié)合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進行歸檔。同時檔案工作人員必須強化責任意識，樹立精品意識，培育職業(yè)意識。及時參加各類檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，不斷接受新信息，擴大知識視野，提高自己的鑒別能力。

參考文獻

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