周桂蘭

摘 要：隨著信息化時代的到來，檔案管理工作也面臨著許多的新挑戰(zhàn)。各地方的檔案管理工作普遍面臨著現(xiàn)代化程度偏低的問題，這個問題的出現(xiàn)主要歸因于管理人員素質(zhì)偏低、經(jīng)費投入不足、缺乏統(tǒng)一的管理標準等等。本文以檔案的現(xiàn)代化管理為研究對象，具體分析了檔案管理工作中存在的各種不足，并且針對提高現(xiàn)代化管理質(zhì)量提出改進對策。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化管理；提高

隨著計算機在各行各業(yè)中的普及率不斷提高，各個工作領(lǐng)域使用計算機辦公的程度也隨之提高，無形中提高了各項工作的自動化水平?，F(xiàn)代化的檔案管理指的是管理人員根據(jù)檔案管理的實際需求，運用現(xiàn)代化的管理手段提高檔案管理質(zhì)量，為用戶提供更好的服務(wù)。目前我國各個地區(qū)檔案管理的水平存在很多差異，但是普遍都存在現(xiàn)代化程度偏低的問題，這個問題的存在也嚴重影響了我國檔案事業(yè)的發(fā)展。

1 檔案管理現(xiàn)代化的含義

檔案管理指的是利用現(xiàn)代化的管理理念和管理方法，提高檔案管理人員的素質(zhì)，調(diào)動管理人員的工作熱情，改善傳統(tǒng)檔案管理中的不足，提高檔案管理的質(zhì)量，使檔案管理工作更加智能化、信息化。比如利用計算機微縮技術(shù)將紙質(zhì)的文檔縮微復(fù)制并儲存到電腦中，提高檔案的保存時間。現(xiàn)代化的檔案管理對人力資源需求量較少，管理效率更高，能夠及時為用戶提供所需求的各種信息?？梢哉f現(xiàn)代化的檔案管理方式是順應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的體現(xiàn)，是檔案工作不斷向前發(fā)展的必然需求。隨著計算機性能的不斷提高，各類型管理軟件數(shù)量的增長，計算機儼然成為檔案管理的重要工具，也是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化所必不可少的工具。因此在新時代中有必要提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，以更好地促進各項事業(yè)的順利開展。

2 檔案管理現(xiàn)代化存在的問題

2.1 管理缺乏標準

管理標準是否統(tǒng)一是決定檔案能否實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的重要因素。很多管理人員在從事檔案管理工作的時候，會發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)比較零散，不成體系，管理起來也比較復(fù)雜。同時受到政治體制以及歷史發(fā)展因素的影響，各個單位幾乎各自為政，自己管理本單位內(nèi)部的檔案，這也導(dǎo)致不同類型的檔案管理依據(jù)的是不同的標準，很難規(guī)范統(tǒng)一。正是因為缺乏統(tǒng)一的標準，檔案管理很難實現(xiàn)現(xiàn)代化，各地方的管理工作也存在著重復(fù)建設(shè)的問題，影響了檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

2.2 管理人員素質(zhì)偏低

雖然隨著信息化技術(shù)的不斷提高，計算機已經(jīng)逐漸取代了許多的人工工作，但是檔案管理中仍然有許多工作必須依賴人工，因此人員素質(zhì)的高低也直接影響到了檔案管理的現(xiàn)代化水平，應(yīng)為管理人員注入更多的現(xiàn)代化管理理念。從目前的管理現(xiàn)狀來看，不同地區(qū)的檔案管理現(xiàn)代化程度不同，主要原因在于員工的素質(zhì)水平層次不齊。沿海地區(qū)經(jīng)濟比較發(fā)達，員工接受更多現(xiàn)代化管理的理念，因此管理水平整體偏高。西部地區(qū)檔案管理事業(yè)發(fā)展緩慢，信息化水平偏低，很多員工還未掌握最新的管理方式，這也導(dǎo)致在平時工作中，這些員工仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，無法滿足現(xiàn)代化管理標準。

2.3 資金設(shè)備投入不足

資金的投入量取決于領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視程度。很多領(lǐng)導(dǎo)并未認識到檔案管理的重要性，認為不需要花費大量的資金投入到現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)中，這也導(dǎo)致了現(xiàn)代化管理模式運行緩慢、檔案室建設(shè)不符合標準，檔案管理工作更為實現(xiàn)自動化。有的檔案室占地面積小，內(nèi)部條件差，不符合檔案保存管理的條件。在這樣的環(huán)境中，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化只能是空談。

3 提高檔案管理現(xiàn)代化途徑思考

3.1 建立統(tǒng)一的檔案管理標準

為檔案管理確定統(tǒng)一的標準是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要途徑，是各項檔案管理工作開展的重要依據(jù)。保證檔案管理的秩序，提高檔案管理的效率，是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要途徑。信息化時代中實現(xiàn)檔案資源的聯(lián)網(wǎng)管理，針對不同檔案類型內(nèi)容制定相應(yīng)的標準，督促各個單位依據(jù)這些標準管理檔案，能夠有效提高檔案管理現(xiàn)代化的質(zhì)量。對于實踐中很多單位強調(diào)自身的獨特性，無法改進管理模式的問題實則是對標準的忽視，不利于檔案的統(tǒng)一管理。

3.2 提高管理人員的綜合素質(zhì)

實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化不僅需要管理人員擁有豐富的檔案管理理念，掌握檔案管理的技巧，還要求管理人員具備信息、經(jīng)濟等各方面的素質(zhì)，這樣才能提高檔案管理工作者的整體實力。提高人員的綜合素質(zhì)首先要做好人員招聘的把關(guān)，為檔案部門選拔出高素質(zhì)的優(yōu)秀人才。其次在后期的人員管理中，應(yīng)當加強對人員的培訓，采取多樣化的教育模式提高管理人員的知識儲備，讓員工掌握急需具備的技術(shù)技能。在工作的時候，管理人員不僅要有辛勤工作、吃苦耐勞的精神，還應(yīng)當勇于奉獻，忠于職守，時刻優(yōu)化自己的服務(wù)能力。

3.3 增強對檔案管理的投入

要想提高檔案管理現(xiàn)代化的水平，必須加強對檔案管理工作的資金和設(shè)備投入力度。各級檔案管理機構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)成員應(yīng)認識到檔案管理工作對于各項工作開展的重要意義，提高對檔案現(xiàn)代化管理的重視程度，保障檔案管理事業(yè)的向前發(fā)展。

首先檔案管理部門應(yīng)當增強對檔案館建設(shè)的資金投入，做好檔案館的通風、采光，為檔案的保存創(chuàng)造良好的環(huán)境。根據(jù)不同類型檔案資源的需求程度不同，可以配備適量的電腦設(shè)備，提高檔案管理的信息化水平。每個檔案管理室應(yīng)當設(shè)有監(jiān)控設(shè)備，保證檔案資源的安全性。

其次提高對檔案管理事業(yè)的投入，也需要領(lǐng)導(dǎo)成員轉(zhuǎn)變原先對檔案管理的認識，定期檢查檔案管理的情況，了解現(xiàn)代化管理的進程，幫助管理部門解決現(xiàn)實問題。

最后對于經(jīng)費的安排應(yīng)當做好預(yù)算，特別是對重點檔案管理工作的撥款要到位，通過設(shè)立專項預(yù)算的方式來預(yù)防不時之需。

4 結(jié)束語

新形式下提高檔案管理的現(xiàn)代化水平是促進檔案事業(yè)發(fā)展的重要途徑，也是檔案管理工作順利開展的必然要求。各地方、各層級檔案管理部門在開展管理工作的時候，應(yīng)當認識到自身管理方面存在的諸多不足，努力通過改進各方面的工作來提高管理的質(zhì)量，實現(xiàn)真正的現(xiàn)代化管理，為各項工作的開展提供可靠的參考。

參考文獻

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