歐凌

摘 要：在社會(huì)的不斷發(fā)展的進(jìn)程中，傳統(tǒng)的園區(qū)檔案管理工作已經(jīng)不再適用現(xiàn)在的社會(huì)需求，為了順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，推動(dòng)園區(qū)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)，充分發(fā)揮園區(qū)檔案工作的重要作用，園區(qū)檔案管理方式也要與時(shí)俱進(jìn)，應(yīng)該不斷創(chuàng)新和開(kāi)發(fā)檔案管理工作，提高園區(qū)檔案的數(shù)字管理水平。

關(guān)鍵詞：園區(qū)檔案管理；數(shù)字化管理；必要性

現(xiàn)在人們的生活節(jié)奏越來(lái)越快，國(guó)家城市化建設(shè)也非常迅速，尤其在園區(qū)中工程項(xiàng)目很多檔案信息的數(shù)量也非常多，急需一種安全而高效的檔案管理模式。檔案是社會(huì)資源的組成部分，對(duì)經(jīng)濟(jì)、文化等影響緊密，合理管理檔案是急需解決的問(wèn)題。目前的信息化程度非常高，但是如何利用現(xiàn)在已有的信息化技術(shù)來(lái)對(duì)減少工作中的失誤，降低工作成本，提高工作效益是目前園區(qū)檔案管理部門(mén)應(yīng)該去思考和解決的問(wèn)題。檔案的數(shù)字化管理是現(xiàn)代的一種新型的檔案管理方式，通過(guò)對(duì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換進(jìn)行保存管理。數(shù)字化管理利用便捷的互聯(lián)網(wǎng)建立龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案的利用率和使用效率。

1 園區(qū)檔案數(shù)字化管理工作的重要性

園區(qū)檔案數(shù)字化管理是一個(gè)很有發(fā)展前途的管理模式，隨著機(jī)算計(jì)技術(shù)的發(fā)展，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的更替，產(chǎn)生了越來(lái)越多的電子文件，紙質(zhì)版的傳統(tǒng)檔案對(duì)檔案的保存條件相對(duì)嚴(yán)格，需要的保存空間大，查閱不方便，已經(jīng)逐漸的不適用于現(xiàn)在的管理模式，并且其維護(hù)成本高，今后必將被數(shù)字化檔案所取代。

園區(qū)的檔案是城市園區(qū)建設(shè)的和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的真實(shí)寫(xiě)照，其中記錄著非常豐富的信息資源，見(jiàn)證著整個(gè)城市發(fā)展的過(guò)程，園區(qū)檔案主要載體有磁盤(pán)、光盤(pán)、錄像、照片等形式。園區(qū)聲像檔案是園區(qū)建設(shè)過(guò)程中的主要組成部分，主要包括圖片、錄音，并輔助以文字的方式記錄說(shuō)明的記錄。我國(guó)大多數(shù)檔案的載體是紙質(zhì)或者是磁帶。如何管理和保存此類(lèi)信息的載體是一個(gè)值得深究的問(wèn)題。

針對(duì)園區(qū)的檔案的長(zhǎng)期存放問(wèn)題，我們迫切需要一個(gè)既能夠長(zhǎng)期保存檔案信息，又能安全保存檔案信息的媒介載體。優(yōu)化檔案管理的首要問(wèn)題就是物質(zhì)載體的性能，其儲(chǔ)存期限的長(zhǎng)短很大程度上決定了檔案管理的優(yōu)劣。傳統(tǒng)的記錄載體無(wú)非就是光盤(pán)磁帶等磁性物質(zhì)，這種磁性物質(zhì)容易受到外界環(huán)境的影響而縮短壽命。因此將磁性物質(zhì)的信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的電子文件將最大的延長(zhǎng)檔案信息的壽命。

開(kāi)發(fā)園區(qū)檔案信息建設(shè)工作對(duì)園區(qū)甚至是整個(gè)城市的未來(lái)的發(fā)展顯得非常重要。檔案工作要緊緊圍繞著園區(qū)中心工作進(jìn)行，充分的利用各種方式和手段，廣泛的收集管理方面的各類(lèi)資料，主動(dòng)篩選和分析匯總信息資源，擴(kuò)大服務(wù)范圍和對(duì)象，以提高園區(qū)的建設(shè)水平和知名度。

2 園區(qū)檔案數(shù)字化管理工作的意義

伴隨著管理方式向著數(shù)字化方向的發(fā)展和落實(shí)，越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始關(guān)注實(shí)行數(shù)字化管理之后的工作效率。只有充分改善園區(qū)檔案數(shù)字化管理模式才能促進(jìn)效率的提高。施行園區(qū)檔案數(shù)字化管理具有特別重要的意義，具體體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是可以提高檔案管理的效率，促進(jìn)園區(qū)工作的展開(kāi)和施行?，F(xiàn)代的計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展迅猛，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備提高園區(qū)工作的工作效率，可以減輕工作者的工作復(fù)雜程度，極大地減輕了工作負(fù)擔(dān)。當(dāng)代適合是信息化的社會(huì)，只有把園區(qū)檔案的信息合理的整理和保存，才能對(duì)工作進(jìn)行合理的整體的規(guī)劃，優(yōu)化信息的流動(dòng)。二是計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備極大的方便了工作人員工作，很多資料可以再計(jì)算機(jī)上完成，工作人員在計(jì)算機(jī)上就可以調(diào)查園區(qū)的檔案資料和進(jìn)行檔案的交換。三是計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展對(duì)檔案的保存有著積極有利的影響。通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可以備份大量的檔案資料，這些資料以數(shù)字的方式保存下來(lái)，促進(jìn)工作的進(jìn)行。信息的保存技術(shù)可以下計(jì)算機(jī)的平臺(tái)下不斷革新技術(shù)，增強(qiáng)工作人員的管理水平。當(dāng)然，計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題是阻礙園區(qū)檔案管理的一個(gè)重要因素，但是，如果要實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，就必須要依賴(lài)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。不過(guò)針對(duì)數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，通常都能靠加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全防護(hù)措施得以實(shí)現(xiàn)。以此，雖然發(fā)展園區(qū)數(shù)字化管理模式存在著種種的問(wèn)題，但是從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度來(lái)看，數(shù)字化管理模式利大于弊，發(fā)展園區(qū)數(shù)字化進(jìn)程是應(yīng)該的，也是必須的。總而言之，園區(qū)數(shù)字化檔案管理技術(shù)使得信息的管理高效化，值得推廣。

3 園區(qū)數(shù)字化檔案管理的優(yōu)越性分析

園區(qū)數(shù)字化檔案管理的優(yōu)越性表現(xiàn)在很多地方，主要在效率上和信息儲(chǔ)備的可靠性上有著傳統(tǒng)檔案管理不可比擬的優(yōu)點(diǎn)。具體而言，對(duì)于管理人員方面來(lái)講，數(shù)字化檔案管理方案對(duì)檔案管理的工作人員進(jìn)行對(duì)計(jì)算機(jī)的訓(xùn)練有助于更新數(shù)字化的軟件和硬件的設(shè)備，強(qiáng)化了管理的基礎(chǔ)設(shè)施。另一方面，檔案的管理需要不斷地加強(qiáng)，只有合理的管理方法才能將檔案管理的有條有理。現(xiàn)代化的管理體系的最終目標(biāo)是組合服務(wù)管理體系，而數(shù)字化的檔案管理體系最符合現(xiàn)代管理體系的目標(biāo)，最有利于檔案的資料管理，因此在園區(qū)的檔案管理中被采用。最后，園區(qū)數(shù)字化檔案管理可以提高園區(qū)的經(jīng)濟(jì)收益，增強(qiáng)園區(qū)的資料管理能力，促進(jìn)資料的高效完成。但是如果最大程度的發(fā)揮園區(qū)數(shù)字化檔案管理的效率，必須將數(shù)字化管理的方方面面進(jìn)行整合。

4 結(jié)語(yǔ)

園區(qū)檔案資料由傳統(tǒng)的文件處理向數(shù)字化管理系統(tǒng)的轉(zhuǎn)化是園區(qū)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，但是建立這個(gè)過(guò)程需要也是有必要建立數(shù)據(jù)庫(kù)。園區(qū)數(shù)字化檔案管理模式的工作結(jié)合了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代管理技術(shù)，必須綜合的匹配各個(gè)方面才能真正發(fā)揮數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)。園區(qū)檔案數(shù)字化管理是一個(gè)很有發(fā)展前途的新生管理模式，在建設(shè)過(guò)程中不可避免的還有很多問(wèn)題需要解決，但是其在檔案資料的保存、查閱和管理，并且在其他方面都有不可比擬的優(yōu)勢(shì)，因此在園區(qū)檔案管理中應(yīng)該被采用。

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