摘 要:人事檔案記載了大量個(gè)人信息,其實(shí)質(zhì)上是事業(yè)單位的一種無形資產(chǎn),對于事業(yè)單位的進(jìn)步與發(fā)展具有極其重要的作用。基于此,本文在第一部分就當(dāng)前我國事業(yè)單位人事檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題進(jìn)行了探討;在文章第二部分,筆者通過結(jié)合個(gè)人多年的人事檔案管理經(jīng)驗(yàn),就如何解決上述問題、如何做好新時(shí)期下的人事檔案管理工作提出了個(gè)人幾點(diǎn)看法,以期能夠?yàn)榍袑?shí)提升我國事業(yè)單位人事檔案管理工作的效率貢獻(xiàn)自己綿薄之力。
關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;人事檔案;存在問題;解決對策
尤其是近年來,隨著事業(yè)單位人事改革的不斷深入,人事檔案的數(shù)量持續(xù)增長,由此也對事業(yè)單位人事檔案管理部門提出了更高的要求。
1 事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題
(1)人事檔案管理工作現(xiàn)狀分析
盡管近年來,隨著社會的不斷發(fā)展以及信息技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用,我國事業(yè)單位的人事檔案管理工作有了很大的進(jìn)步。但是作為一名檔案管理人員我們也應(yīng)當(dāng)清醒的認(rèn)識到,當(dāng)前人事檔案管理工作仍然存在著很多的問題,嚴(yán)重制約人事檔案管理工作質(zhì)量與效率的提升。
(2)我國事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題
1.對檔案工作重視不夠,投入不足
人事檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作,涉及單位方方面面,也對單位的整體發(fā)展起到不可替代的作用。但由于人事檔案管理工作見效周期長,難以在短期內(nèi)看到這項(xiàng)工作所帶來的實(shí)際利益,導(dǎo)致大部分人員認(rèn)為檔案管理工作僅僅是搜集資料、歸檔保管,能在必要時(shí)應(yīng)付上級檢查足矣。在這種思想影響下,很多單位基本未配備專業(yè)管理人員,沒設(shè)置專項(xiàng)檔案管理經(jīng)費(fèi),很難滿足檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)、設(shè)備配置等基本需求,限制了檔案管理工作水平的提高。
2.人事檔案管理工作缺乏規(guī)范性
由于人事檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜繁瑣,稍有不慎就會造成材料損失,因此對檔案管理工作的規(guī)范性要求非常高。而筆者通過近幾年的觀察發(fā)現(xiàn),很多事業(yè)單位沒有建立健全的檔案管理制度,或者制度管理松弛,有章不循,執(zhí)行不嚴(yán),缺乏一定的規(guī)范性,容易造成材料收集不齊全、歸檔不及時(shí)、保管不安全,阻礙檔案管理工作效能提升。
3.檔案信息化建設(shè)進(jìn)程落后,缺乏必要的系統(tǒng)保護(hù)措施
利用信息化技術(shù)是快速實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的有效手段。我國目前多數(shù)事業(yè)單位已安裝了“人事檔案管理系統(tǒng)”,信息化水平得到一定程度的提升,但由于受系統(tǒng)功能以及辦公設(shè)備的限制,仍需要采用傳統(tǒng)人工方式收集歸檔,人事檔案還無法實(shí)現(xiàn)無紙化閱讀,檔案建設(shè)信息化進(jìn)程受到嚴(yán)重阻礙。此外,人事資料涉及個(gè)人隱私,做好保密工作尤為重要。但當(dāng)前很多單位缺乏嚴(yán)密的安全防護(hù)系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息維護(hù),容易使黑客侵入單位內(nèi)部計(jì)算機(jī)系統(tǒng),具有極大的安全隱患。
4.檔案管理工作人員專業(yè)性不強(qiáng)
檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作,而相當(dāng)一部分事業(yè)單位檔案管理工作者并非檔案專業(yè),缺乏檔案管理以及信息技術(shù)相關(guān)業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)培訓(xùn),對檔案材料收集、整理、歸檔等業(yè)務(wù)知識了解不深。另外,由于多數(shù)事業(yè)單位編制不足,不能設(shè)置專門檔案管理崗位,檔案管理人員多為其他部門人員兼任,對檔案工作投入力度不足,都影響著檔案管理工作的質(zhì)量和效率。
隨著事業(yè)單位人事制度改革,編外聘用人員數(shù)量迅速增長,編外人員檔案管理問題也存在一定問題。比如,按照《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》,編外人員檔案由當(dāng)?shù)厝瞬沤涣鞣?wù)中心托管。單位不能及時(shí)掌握和了解編外聘用人員真實(shí)完整的個(gè)人信息。同時(shí),編外聘用人員流動(dòng)性大,在各單位工作期間的材料難以及時(shí)收集歸檔,易導(dǎo)致此類人員檔案信息不完整。
2 新時(shí)期做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點(diǎn)對策
(1)提高全員認(rèn)識,加大資金投入
首先應(yīng)當(dāng)從提升單位領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)識入手,使領(lǐng)導(dǎo)干部明白做好檔案管理工作的重要性,最大程度的爭取到領(lǐng)導(dǎo)對工作的支持。其次,檔案管理部門內(nèi)部應(yīng)當(dāng)細(xì)化分工,對每一項(xiàng)具體的工作設(shè)置專職的管理崗位,將檔案管理工作由被動(dòng)局面轉(zhuǎn)化為主動(dòng)。最后,單位應(yīng)當(dāng)積極開展豐富多彩的宣傳活動(dòng),普及人事檔案知識,以提升社會各界對人事檔案的重視程度。
(2)更新管理制度,推行責(zé)任追究
完善的人事檔案管理制度是確保工作規(guī)范化開展的重要保障。因此,我們應(yīng)當(dāng)結(jié)合單位發(fā)展實(shí)際情況來制定出科學(xué)合理的人事檔案管理制度。第一,檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格依照《檔案法》的各項(xiàng)規(guī)定進(jìn)行材料收集、歸檔、調(diào)閱等;第二,單位要在《檔案法》的基礎(chǔ)上,依據(jù)單位實(shí)際發(fā)展水平對各項(xiàng)規(guī)則進(jìn)行細(xì)化;第三,單位應(yīng)當(dāng)推行責(zé)任追究制度,對于一些檔案泄密行為進(jìn)行追責(zé)與制裁。
(3)完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),提升檔案信息化建設(shè)進(jìn)程
完善的軟、硬件配置一方面有利于促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程,另一方面也有利于提升事業(yè)單位人事檔案管理的質(zhì)量和效率。因此,單位不僅要為人事檔案管理工作配備良好的計(jì)算機(jī)及其系統(tǒng);也要防患于未然,投入一定的資金來聘請專員設(shè)置嚴(yán)密的安全防護(hù)系統(tǒng)。
(4)提升檔案管理人員綜合素質(zhì)
在信息化環(huán)境中,要想進(jìn)一步提升檔案管理的質(zhì)量及效率就必須要對檔案管理工作人員的工作能力、思想道德提出更高的要求。因此,單位首先要通過加強(qiáng)對檔案管理工作者的專業(yè)知識培訓(xùn),使其不斷豐富人事檔案管理工作知識,并引導(dǎo)檔案管理者樹立起終生學(xué)習(xí)的理念。其次,單位要加強(qiáng)對人事檔案管理工作者的計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn),使其掌握一些現(xiàn)代信息技術(shù)知識,并熟練掌握與檔案管理有關(guān)的應(yīng)用軟件的使用方法,以適應(yīng)信息化的發(fā)展要求。最后,不管是編制內(nèi)工作人員還是編制外工作人員,都應(yīng)當(dāng)不斷提升個(gè)人道德素養(yǎng),時(shí)刻保持對工作的積極性,恪守職業(yè)道德規(guī)范,對一些特殊檔案做到嚴(yán)格保密。
3 小結(jié)
綜上所述,當(dāng)前我國事業(yè)單位人事檔案管理工作與新形勢下檔案管理要求還存在一定差距。對此,我們要?jiǎng)?chuàng)新管理觀念,不斷改進(jìn)和完善人事檔案管理體系,推進(jìn)檔案管理的信息化進(jìn)程,使檔案利用價(jià)值得到更大程度的發(fā)揮,助力檔案事業(yè)健康發(fā)展。
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作者簡介
元玉杰(1987-),女,河北省邢臺人,研究生,畢業(yè)于渤海大學(xué)。