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        探究新形勢(shì)下電子檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

        2017-08-27 23:44:36張麗君
        卷宗 2017年17期
        關(guān)鍵詞:電子檔案新形勢(shì)問(wèn)題

        摘 要:電子檔案管理是電子時(shí)代發(fā)展的重點(diǎn),以新形勢(shì)發(fā)展情況為基礎(chǔ),結(jié)合近年來(lái)電子檔案管理工作特點(diǎn),分析新形勢(shì)下電子檔案管理工作中存在的問(wèn)題,并結(jié)合實(shí)際發(fā)展需求,提出優(yōu)質(zhì)的管理方案。

        關(guān)鍵詞:新形勢(shì);電子檔案;管理;問(wèn)題;對(duì)策

        在信息技術(shù)不斷發(fā)展的過(guò)程中,隨著全球信息化技術(shù)的不斷優(yōu)化,檔案管理工作也進(jìn)入到了電子時(shí)代。以往的紙質(zhì)檔案管理形式也逐漸被電子檔案取而代之,并為我國(guó)檔案工作的發(fā)展提供了有效的依據(jù)。雖然電子檔案較為便捷,但是因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)不平穩(wěn)、安全工作不高等因素的影響,導(dǎo)致其中也存在很多隱患,如信息遺失,黑客進(jìn)攻等問(wèn)題,而這些問(wèn)題也增加了電子檔案管理工作的難度,減少了電子檔案管理工作的效率。

        1 電子檔案的概述

        (一)電子檔案的定義

        其是依據(jù)檔案管理規(guī)范有針對(duì)的儲(chǔ)存起來(lái)的有參考價(jià)值的、蘊(yùn)含背景信息的、結(jié)合相應(yīng)形式封裝起來(lái)的電子文件。從定義分析中可知,電子檔案與其它的電子文件不屠龍,其對(duì)企業(yè)、事業(yè)單位的管理以及社會(huì)發(fā)展有一定的引導(dǎo)作用[1]。

        (二)電子檔案管理工作的特點(diǎn)

        現(xiàn)階段,我國(guó)電子檔案管理工作已經(jīng)進(jìn)入到網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代中,其管理的內(nèi)容也增添了很多方面的實(shí)物虛擬化內(nèi)容。在實(shí)際發(fā)展中,依據(jù)網(wǎng)絡(luò)實(shí)施多樣化電子檔案管理工作,不但可以減少大量的人力和物力成本支出,還可以改變我們的生活形式。其中主要分為以下幾點(diǎn):第一,這種管理形式早已經(jīng)遠(yuǎn)離了紙質(zhì)的約束,依據(jù)電子的形式實(shí)施信息資源的儲(chǔ)存,可以為建設(shè)數(shù)字化的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供依據(jù),從而保障信息的共享性。第二,現(xiàn)階段電子檔案管理系統(tǒng)的功能非常大,如協(xié)同辦公系統(tǒng),其不但可以解決多樣化信息資源的集成問(wèn)題,還可以對(duì)決策思想實(shí)施全面的推廣和落實(shí),更增強(qiáng)了企業(yè)內(nèi)部的工作效率。企業(yè)結(jié)合相關(guān)的電子檔案管理系統(tǒng),依據(jù)多樣化的輔助軟件可以降低相應(yīng)工作者的檔案管理強(qiáng)度。

        2 目前電子檔案管理工作中存在的問(wèn)題

        (一)對(duì)檔案管理工作必要性的認(rèn)知存在問(wèn)題

        檔案在實(shí)際發(fā)展中占據(jù)重要的地位。在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展中,對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。但是有的部門(mén)卻沒(méi)有對(duì)檔案管理工作提出重視,在實(shí)際工作中提出檔案管理工作非常簡(jiǎn)單,并不是重點(diǎn)工作,也不需要消耗大量的時(shí)間和精力。而這種觀念是錯(cuò)誤的,我們需要深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的必要性。在現(xiàn)階段的社會(huì)環(huán)境中,檔案管理工作與社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的市場(chǎng)環(huán)境有一定的關(guān)聯(lián),這也是企業(yè)改變自身管理和提升自身經(jīng)濟(jì)能力的基礎(chǔ)內(nèi)容。相應(yīng)部門(mén)一定要拓展自身檔案管理工作的推廣范圍,突破傳統(tǒng)發(fā)展中構(gòu)成的錯(cuò)誤理念,實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的真正價(jià)值,從而為我國(guó)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展提供有效的依據(jù)[2]。

        (二)檔案管理工作的制度不全面

        現(xiàn)代檔案管理工作能力與以往的管理形式對(duì)比分析,前者的管理形式得到了有效提升,但是檔案管理工作出現(xiàn)的任意性依舊在管理工作中存在。從這一觀點(diǎn)分析,我國(guó)檔案管理工作在制度中依舊存在很多問(wèn)題。這就需要相應(yīng)部門(mén)一定要結(jié)合相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行深入優(yōu)化,保障檔案管理工作制度的全面性,以此初始檔案管理工作制度向著標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化發(fā)展。

        (三)檔案標(biāo)準(zhǔn)化較低

        現(xiàn)代化檔案管理工作遵守正確的原則,這是保障檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容。我國(guó)最早在1980年就開(kāi)始推廣檔案管理形式的標(biāo)準(zhǔn)化原則,并且設(shè)計(jì)專業(yè)的部門(mén)設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化的文件,但是因?yàn)闄n案管理工作自身存在的復(fù)雜性,導(dǎo)致我國(guó)檔案管理工作也存在復(fù)雜的特點(diǎn)。特別是檔案管理工作中的分散管理是工作中最大的特點(diǎn)。受到我國(guó)以往歷史發(fā)展遺留問(wèn)題的影響,我國(guó)檔案管理工作是單獨(dú)成政的發(fā)展方向,不同單位存在不同的信息系統(tǒng)實(shí)施電子檔案管理工作。各種檔案管理系統(tǒng)并沒(méi)有依據(jù)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施工作,這樣導(dǎo)致我國(guó)檔案工作存在無(wú)主題的問(wèn)題,彼此之間的信息傳遞和溝通較差,同時(shí)國(guó)家也沒(méi)有依據(jù)相同的發(fā)展目標(biāo)和方向進(jìn)行,這樣導(dǎo)致檔案在管理工作中存在很多盲目的特點(diǎn),以此為整體檔案管理工作的發(fā)展造成一定的影響。

        (四)提升檔案管理工作者的綜合素質(zhì)

        為了確保檔案管理工作的平穩(wěn)性,需要對(duì)檔案管理工作者提出更為嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?。檔案管理者的專業(yè)素養(yǎng)和道德素質(zhì)一定要不斷提升,很多檔案管理者疏忽職守,在工作中沒(méi)有完成自己的任務(wù),承擔(dān)自身的責(zé)任,為檔案管理工作帶來(lái)了更多的問(wèn)題,因此培育高素質(zhì)的檔案管理者對(duì)檔案管理工作而言非常重要。

        3 新形勢(shì)下電子檔案管理工作存在問(wèn)題的解決方案

        (一)增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作必要性的認(rèn)知

        增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作必要性的認(rèn)識(shí),有助于預(yù)防檔案管理工作被邊緣化。目前,世界的發(fā)展速度已經(jīng)突破了傳統(tǒng)意義上計(jì)劃性工作的格局,尤其是科學(xué)技術(shù)的發(fā)展更為優(yōu)越,這也需要提升我們對(duì)檔案管理工作的必要性,預(yù)防檔案管理逐漸被邊緣化。由此這就需要檔案管理者提升對(duì)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的認(rèn)知,做到自身的工作,承擔(dān)自身的責(zé)任,改變自身的思想觀念,降低或者是消除錯(cuò)誤理念和不積極工作的態(tài)度,突破檔案管理工作邊緣化的格局,提升檔案管理工作在社會(huì)上的地位。

        (二)提升檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化的程度

        提升檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化,也是增強(qiáng)檔案管理工作質(zhì)量的重要方案。在現(xiàn)階段,不斷推廣檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是各級(jí)檔案管理部門(mén)工作的重點(diǎn)內(nèi)容。在實(shí)際發(fā)展中,國(guó)家和省級(jí)檔案管理工作部門(mén)要不斷優(yōu)化各項(xiàng)規(guī)定,促使檔案管理工作中的各項(xiàng)環(huán)節(jié)有依據(jù)可以遵守,并且提出優(yōu)質(zhì)的解決方案,不斷引導(dǎo)檔案管理工作向著標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展[3]。

        (三)管理觀念的科學(xué)化教育是檔案管理的中心思想

        管理觀念的科學(xué)化,不但包含了檔案的基本理念和思想的現(xiàn)代化科學(xué)性,也展現(xiàn)了檔案應(yīng)用指導(dǎo)觀念的現(xiàn)代化科學(xué)性,檔案工作的基礎(chǔ)目標(biāo)就是依據(jù)檔案應(yīng)用獲取更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)利益。若是過(guò)于追求經(jīng)濟(jì)效益,一定會(huì)拓展社會(huì)的應(yīng)用范圍。這一問(wèn)題包含很多以往觀念的轉(zhuǎn)變。檔案工作是一門(mén)科學(xué),需要全面掌控檔案工作的特點(diǎn),結(jié)合科學(xué)的觀念工作,從而引導(dǎo)檔案工作向著現(xiàn)代化發(fā)展。

        (四)增強(qiáng)高素質(zhì)人才的培育

        培育高素質(zhì)人才可以為現(xiàn)代化檔案管理工作提供有效的依據(jù)。引導(dǎo)檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展,不但要求檔案管理工作者具備經(jīng)濟(jì)、信息技術(shù)以及寫(xiě)作等方面的理論知識(shí),還要提升檔案工作者的綜合素養(yǎng),優(yōu)化檔案管理團(tuán)隊(duì)的質(zhì)量,依據(jù)選拔優(yōu)質(zhì)檔案管理人才為基礎(chǔ),將具備復(fù)合知識(shí)型人才引用到檔案現(xiàn)代化管理工作中。同時(shí),還要增強(qiáng)培訓(xùn)教育工作,結(jié)合多樣化的形式和全方位的培訓(xùn),不斷改善檔案現(xiàn)地化管理人才的知識(shí)構(gòu)成,培育出現(xiàn)代化管理工作急需的技術(shù)管理、維修等優(yōu)質(zhì)人才[4]。

        4 結(jié)束語(yǔ)

        總而言之,在信息化時(shí)代發(fā)展的背景下,在提升對(duì)電子技術(shù)應(yīng)用的同時(shí),也要關(guān)注這一技術(shù)應(yīng)用中存在的問(wèn)題。在新形勢(shì)的發(fā)展背景下,電子檔案管理工作在推廣中不但要優(yōu)化其包含的管理制度,改變電子檔案的儲(chǔ)備形式,培育優(yōu)質(zhì)的管理人才,也要注重其中存在的細(xì)節(jié)問(wèn)題。在實(shí)際改進(jìn)中,不斷優(yōu)化電子檔案管理工作,增強(qiáng)電子檔案的有效性,保障電子檔案管理工作的質(zhì)量,促使我國(guó)電子檔案管理工作可以構(gòu)建持續(xù)發(fā)展的觀念。

        參考文獻(xiàn)

        [1]李興國(guó). 新形勢(shì)下電子檔案管理存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)思考[J]. 延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2015,04:103-104.

        [2]陳艷輝,徐明. 淺談醫(yī)院電子化檔案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策[J]. 辦公室業(yè)務(wù),2015,19:25.

        [3]柳微. 新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問(wèn)題及對(duì)策[J]. 管理觀察,2017,04:109-110+113.

        [4]劉瑩. 新形勢(shì)下電子檔案管理存在的問(wèn)題與措施分析[J]. 辦公室業(yè)務(wù),2016,11:110.

        作者簡(jiǎn)介

        張麗君,女,漢,北京市,檔案館員,本科,北京市文物公司。

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