李揚

摘要：隨著經濟水平及社會各行各業(yè)的不斷發(fā)展，國家針對城市環(huán)境衛(wèi)生的檔案管理工作提出了越來越高的要求，同時也給予了越來越多的重視。檔案管理正在從傳統(tǒng)非網絡化管理模式向著電子化信息化不斷轉變。本次論文主要結合衛(wèi)生清理工作，對檔案管理實現(xiàn)電子化信息化的必要性著手，分析了在推進過程中存在的問題，并提出了相應的解決策略，希望能夠為同類行業(yè)提出有效的參考和建議。

關鍵詞：檔案管理；電子化信息化；必要性；方法探究

根據相關研究資料顯示，關于環(huán)境衛(wèi)生工作在檔案管理過程中，文書檔案、業(yè)務檔案屬于最基礎類的收集整理工作。在新的歷史時期，各級單位應充分利用信息技術實現(xiàn)檔案管理的電子化信息化，提高檔案管理者的綜合素養(yǎng)，實現(xiàn)電子檔案的普及，減少資源浪費，提高管理效率，提升生活品質。同時確保檔案的安全性和完整性，實現(xiàn)系列工作的全面存檔。

1.傳統(tǒng)檔案管理模式的現(xiàn)狀

環(huán)保工作本身涉及的領域就比較多元化，并且多數(shù)為科學技術工作，在環(huán)境管理、環(huán)境衛(wèi)生清理、信訪以及環(huán)境科技的各項工作開展過程中，會有大量的原始資料需要存檔，確保真實性、安全性、完整性。檔案室通常是綜合性的，現(xiàn)有的檔案管理主要依賴于管理員應用科學嚴謹?shù)膽B(tài)度進行紙質分類存放，并做好保管工作。但是以現(xiàn)有的紙質檔案管理辦法，還是很難避免紙張發(fā)霉、發(fā)黃，甚至是生蟲和遺失，這種情況下電子檔案仍然得到的重視程度不夠。因此，在面對大量環(huán)境衛(wèi)生清理工作檔案，探討檔案電子化是非常有必要性的。

2.檔案管理電子化信息化的必要性

2.1電子檔案的特點

電子檔案是人們利用計算機光盤、磁片作為載體保存的一種電子文件，常見的有電子文檔、電子圖片、電子郵件等等。更傳統(tǒng)的檔案管理方式相比較，電子檔案具備幾個特點，第一，利用互聯(lián)網信息化進行檔案的保存。第二，在傳輸過程中能夠更快速地實現(xiàn)資源共享，并且不受時空的限制。第三，不會出現(xiàn)紙質檔案的發(fā)黃發(fā)霉等現(xiàn)象，對于環(huán)境的溫度和濕度要求沒有紙質版的高。

2.2文件歸檔的方式

在對電子檔案進行歸檔存放的過程中，一般是先把文件保存到磁盤上，這樣更加有利于長期的保存。在實際的操作過程中，因為電子載體穩(wěn)定性較低，為了避免意外可以制作備份，確保長期完好地保存。但是這樣會影響到整體的工作效率，因此，為了提升電子檔案保存率，相關單位應該對檔案管理電子化信息化的人員進行充分利用，提高文件保存穩(wěn)定性。

2.3長久安全的儲存

信息安全就是要同時保障信息的客觀性和精準性。通常，環(huán)境檔案都是帶有印章的或者簽署了標志，因此，在對電子檔案進行歸檔的過程當中，也要盡可能地保存好這些標志，在存放電子版的同時，也要保證紙質版妥善被保管。

3.檔案管理電子化信息化進程中存在的問題

3.1缺乏認識

對于檔案管理信息化電子化缺乏認識主要表現(xiàn)在下面幾點：第一點，在實際的工作過程中，許多檔案管理人員的工作重點都是放在了手工的操作上，對于檔案管理電子化信息化的重要性和便利性沒有意識上去。第二點，相關部門沒有對檔案管理的電子化信息化引起足夠的重視，沒有對電子檔案建設的緊迫性充分認識，導致檔案管理電子化只是流于形式。第三點，沿用傳統(tǒng)檔案管理模式，浪費紙質資源，拉低管理效率，無法適應社會。

3.2資金不足

檔案管理工作的電子化信息化是需要資金支持的，包括新技術的引進，硬件設備的配置等等。但是在實際的推進過程中，各級部門對于這一部分的資金投入十分有限，在人力資源上的存儲更是非常有限，尤其是一些經濟欠發(fā)達的地區(qū)。資金不足對于檔案管理電子化的推進產生了非常大的阻礙。

3.3體制不全

檔案管理的電子化信息化還是一個新興的事物，對于很多地方來說還沒有形成一套完善的管理理論。一方面，對于技術要求的標準層次不齊，在適用性和通用性的方面存在著很大的差距。另一方面，檔案管理的信息化編碼也不夠統(tǒng)一，這在很大程度上加大了檔案信息化的普及難度。

3.4人才匱乏

檔案管理實現(xiàn)電子化還是一個十分復雜的工程，除了硬件設備的配備之外，還需要大量的專業(yè)化人才，這些人才一方面要了解檔案管理的相關知識，通知也要通曉計算機操作的各項技能，并且一定要具備較高的職業(yè)素養(yǎng)和道德標準。

4.檔案管理電子化信息化的推進舉措

4.1提高認識，加強領導

一方面，在關于環(huán)境衛(wèi)生清理檔案的建立上，應當加強其電子檔案電子化信息化的宣傳、教育力度，將檔案電子化工作納入到重要議事日程當中。另一方面，相關政府部門要加強領導力，構建起完善的電子檔案信息平臺。最后，要合理采取有效的措施，提高工作人員的工作效率和服務質量，依據當?shù)貙嶋H情況，安排培訓和指導。

4.2分撥資金，加大投入

一方面，要開源，要實行多渠道的資金收集，如果無法實現(xiàn)一步到位的資金撥付，可以分期投入，減少資金壓力。一方面，要增配計算機、掃描設備、復印機等等現(xiàn)代化的辦公產品。另一方面，對于各級單位的內部應當建立起局域網，對外要連接上互聯(lián)網，加大對于信息的保護力度。最后，要增加對于設備的后期維護能力，確保長期運行。

4.3完善制度體系建設

一方面，要在某個地區(qū)建立起檔案管理中心，全面提升檔案館的影響力。第二，從體制方面要對檔案管理的工作模式進行改革，從法制層面妥善解決檔案管理涉及到的利益問題，同時在制度上建立起電子檔案的運行管理機制。

4.4提升人才業(yè)務水平

人才的培養(yǎng)也是檔案管理實現(xiàn)電子化、信息化的必要基礎條件。各單位要積極吸納和培養(yǎng)復合型的檔案管理人才，同時加大對于工作人員信息化應用技術的培訓和教育，提高工作人員的綜合辦事水平。

結束語

綜上所述，本文主要就傳統(tǒng)檔案管理現(xiàn)狀進行相關闡述，接著對環(huán)境衛(wèi)生清理工作相關的檔案管理實現(xiàn)電子化信息化的必要性進行討論，分析在檔案管理電子化信息化的推進過程中存在哪些問題，提出了解決的對策，希望能夠為檔案管理的現(xiàn)代化、高效化提供有效建議。

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