樸芳琳

摘 要：文書(shū)檔案是檔案工作的重要組成部分，進(jìn)行文書(shū)檔案科學(xué)管理十分必要，因此本文以文書(shū)檔案為研究對(duì)象，本文主要是對(duì)文書(shū)檔案科學(xué)化管理的優(yōu)點(diǎn)及如何實(shí)現(xiàn)文化檔案的科學(xué)化管理進(jìn)行分析論述，希望能夠提供一些有價(jià)值的參考。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；科學(xué)化管理；手段

文書(shū)檔案是文書(shū)檔案是反映黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)的檔案，它記錄了一個(gè)社會(huì)組織所從事的各類管理活動(dòng)。文書(shū)信息作為一種資源，越來(lái)越被人們所重視，隨著社會(huì)的進(jìn)步與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，也帶動(dòng)文書(shū)檔案信息服務(wù)內(nèi)容與方式的變化。文檔管理開(kāi)始面臨著許多有待解決的問(wèn)題。根據(jù)文書(shū)檔案其工作特點(diǎn)以及環(huán)境的因素，只有采取新穎的管理模式對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，才能保證文書(shū)檔案信息的有效性和準(zhǔn)確性，從而適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。下文將對(duì)文書(shū)檔案科學(xué)管理的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的論述。

1 文書(shū)檔案科學(xué)化管理的優(yōu)點(diǎn)分析

1.作業(yè)效率大幅度提高

文書(shū)檔案實(shí)施科學(xué)化管理后，文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，無(wú)論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。

2.文件和文字信息得到充分共享

在原始的手工操作管理中，部分單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，可以了解其他檔案工作部門(mén)概況、工作的重點(diǎn)和檔案管理信息動(dòng)態(tài)。

3.提高了文件傳遞的速度和安全性

在日常公文辦理過(guò)程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)，傳送時(shí)間受距離長(zhǎng)短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和及時(shí)性。

2 文書(shū)檔案科學(xué)化管理的準(zhǔn)則

隨著社會(huì)的進(jìn)步與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，也帶動(dòng)文書(shū)檔案信息服務(wù)內(nèi)容與方式的變化。文書(shū)檔案立卷工作帶來(lái)了大大的不便。雖然我們?cè)诙唐趦?nèi)還不能完全取代紙質(zhì)檔案，但我們可以想辦法來(lái)簡(jiǎn)化文書(shū)檔案立卷工作的繁瑣步驟，運(yùn)用計(jì)算機(jī)及程序進(jìn)行管理和利用。在文書(shū)檔案檔案制作產(chǎn)生、收集整理、建檔保存、日常管理、合理利用等整個(gè)過(guò)程中，必須嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的法律法規(guī)和規(guī)章制度。機(jī)關(guān)無(wú)論大小，都會(huì)產(chǎn)生文件等各種信息載體，產(chǎn)生時(shí)往往是隨機(jī)的、漸進(jìn)的，甚至是蕪雜的，隨著社會(huì)發(fā)展的需求，文檔一體化成為了一種新穎的管理模式，這種管理模式就是把過(guò)去文件處理和檔案管理獨(dú)立的分散狀態(tài)，統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體去進(jìn)行管理。在我們近期的工作中，對(duì)歸檔文件做了新的規(guī)定，要求不裝訂，剔除金屬物，進(jìn)行必要的折疊，這樣有利于保持文件原貌。 文書(shū)檔案作為檔案的重要組成部分，在單位生產(chǎn)中有著重要的作用。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷更新，電子文件、傳真的日益增多，紙質(zhì)檔案就會(huì)日益增多，庫(kù)存量就會(huì)越來(lái)越大，要求的空間也隨之越來(lái)越大，各就各位，為此，在不斷提高檔案管理與利用現(xiàn)代化水平的同時(shí)，要根據(jù)檔案信息利用服務(wù)的現(xiàn)狀，分析影響檔案利用與信息共享的諸多因素，尋求適應(yīng)檔案利用需求實(shí)際的服務(wù)模式，促進(jìn)檔案資源共享的實(shí)現(xiàn)。

3 實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案科學(xué)化管理的手段

1.文檔一體化

長(zhǎng)期以來(lái)，文書(shū)處理和檔案管理屬于不同的部門(mén)負(fù)責(zé)，檔案管理只由檔案部門(mén)執(zhí)行，文書(shū)處理和檔案管理的分離由于被操作于不同部分以及不同工作者，就導(dǎo)致了檔案管理較容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，或者出現(xiàn)文書(shū)檔案管理程序過(guò)于復(fù)雜出現(xiàn)，甚至出現(xiàn)難以修改已管理好的個(gè)別檔案的復(fù)雜情況，最終影響了文書(shū)檔案的管理效率，降低了檔案的信息服務(wù)功能。隨著社會(huì)發(fā)展的需求，文檔一體化成為了一種新穎的管理模式，這種管理模式就是把過(guò)去文件處理和檔案管理獨(dú)立的分散狀態(tài)，統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體去進(jìn)行管理。文檔一體化的科學(xué)化管理模式意味著公文處理和文書(shū)檔案兩者歸入為文件運(yùn)動(dòng)的整個(gè)生命過(guò)程，從而使文書(shū)檔案得到科學(xué)處理和有效控制。另一方面，文檔一體化的管理模式使得文書(shū)處理工作成為了文檔管理大工作中的前端任務(wù)，文件處理工作質(zhì)量的好壞將影響著文書(shū)檔案管理的有效性和準(zhǔn)確性。因此，文檔一體化真正的實(shí)施將對(duì)文書(shū)檔案的科學(xué)化管理帶來(lái)嶄新的發(fā)展空間，將使得文書(shū)檔案管理進(jìn)行一個(gè)更加科學(xué)，有序的管理階段。

2.提高文書(shū)檔案工作者的綜合素質(zhì)

鑒于文書(shū)檔案工作對(duì)服務(wù)對(duì)象的重要性，以及其較強(qiáng)的專業(yè)性，決定了文書(shū)檔案工作者必須具備專業(yè)知識(shí)，擁有較強(qiáng)的檔案管理技能。其次，要求工作者熟練掌握科學(xué)的管理方法并在檔案管理中得到體現(xiàn)，采用先進(jìn)的管理技術(shù)進(jìn)行檔案管理的深化，如計(jì)算機(jī)在檔案管理中的二次開(kāi)發(fā)等，以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需求。

3.做好文書(shū)檔案管理的基礎(chǔ)工作

文書(shū)檔案管理工作的失誤將影響其以后使用的正確性，其影響力不容忽視，做好文書(shū)檔案的管理工作就必須先要求從基礎(chǔ)工作入手，檔案的管理工作不僅僅是“管好堆”，應(yīng)不斷的完善原有的檔案。保證現(xiàn)有檔案工作無(wú)錯(cuò)誤的基礎(chǔ)上，要求檔案工作者對(duì)原有檔案應(yīng)進(jìn)行核查，以防之前檔案管理工作的失誤，從中發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)采取補(bǔ)救措施以使失誤造成的損失降到最低。這就要求檔案工作者要全心全意地進(jìn)行檔案工作管理，從基礎(chǔ)抓起。

4.建立必要的激勵(lì)體制

文書(shū)檔案管理工作要提高質(zhì)量就必須從市場(chǎng)發(fā)展的實(shí)際出發(fā)，適當(dāng)引進(jìn)激勵(lì)機(jī)制，以提高工作人員的工作積極性。對(duì)于業(yè)績(jī)能力突出、工作態(tài)度端正、并能為文書(shū)檔案管理工作提供必要的發(fā)展計(jì)劃的優(yōu)秀工作人員可以適當(dāng)給予獎(jiǎng)金和職稱等獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)業(yè)績(jī)能力比較差的工作人員進(jìn)行必要的處罰。

5.加強(qiáng)文書(shū)檔案的法制建設(shè)

任何一個(gè)企業(yè)和工作部門(mén)沒(méi)有相應(yīng)的規(guī)章制度，工作措施就難以落實(shí)和執(zhí)行，因此，文書(shū)檔案管理工作也必須進(jìn)行法制化建設(shè)。必須保障該項(xiàng)工作有法可依，在工作中遇到的困難和難題能夠找到法律的參考標(biāo)準(zhǔn)，便于落實(shí)責(zé)任，追究事故責(zé)任和管理漏洞等?，F(xiàn)有的文書(shū)檔案管理工作的法律規(guī)范不健全，有明顯的漏洞，需要得到有關(guān)部門(mén)的重視，并進(jìn)行改革。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，文書(shū)檔案工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、復(fù)雜性、連續(xù)性的工作，企業(yè)各基層需要對(duì)其高度重視，通過(guò)一系列的規(guī)章制度來(lái)提高企業(yè)內(nèi)外形勢(shì)發(fā)展的需求，樹(shù)立良好的企業(yè)理念，在傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新的進(jìn)行資源開(kāi)發(fā)、管理。

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