高榮

摘 要：目前全國(guó)都在在努力進(jìn)行構(gòu)建和諧社會(huì)活動(dòng)，企業(yè)檔案對(duì)于企業(yè)的和諧化有著積極的作用，只有加強(qiáng)企業(yè)對(duì)檔案資料的利用率，同時(shí)對(duì)企業(yè)檔案中包含的信息更好的加以使用，同時(shí)加大企業(yè)檔案的可使用范圍，才能更好的為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的決策進(jìn)行服務(wù)。隨著近些年電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都進(jìn)行了相關(guān)的電子化進(jìn)程，企業(yè)發(fā)展也不例外，企業(yè)檔案一體化的進(jìn)程也在不斷加快。企業(yè)檔案一體化要求企業(yè)將生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的種種信息通過(guò)電腦錄入管理系統(tǒng)，由企業(yè)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一歸納、總結(jié)。經(jīng)過(guò)科學(xué)化的管理，在企業(yè)需要信息的時(shí)候，迅速的加以呈現(xiàn)。筆者根據(jù)自身在實(shí)際生產(chǎn)中的一些經(jīng)驗(yàn)就目前企業(yè)檔案一體化管理工作進(jìn)行了如下討論。

關(guān)鍵詞：企業(yè)文化；一體化；綜合檔案室

1 企業(yè)檔案模式分類(lèi)綜述

企業(yè)檔案是指企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中形成的各種信息的綜合，企業(yè)檔案一般情況下包括文件、圖標(biāo)、圖紙、視頻音像等。除了一些文字資料外還包括很多影像、圖片資料。這些資料可以真實(shí)的反映出企業(yè)在經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)中經(jīng)歷的所有事件。企業(yè)檔案對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者針對(duì)未來(lái)的決策也有指導(dǎo)作用，可以為企業(yè)的相關(guān)決策提供相應(yīng)的依據(jù)。隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)水平的不斷發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，遇到的難以辨別真?zhèn)蔚男畔⒃絹?lái)越多。企業(yè)檔案可以就之前發(fā)生的一些事件對(duì)這些信息加以分析、辨別。在現(xiàn)代企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，健全的企業(yè)檔案可以保證企業(yè)正常的商業(yè)活動(dòng)，幫助企業(yè)建立一個(gè)信息通用、資源互補(bǔ)的平臺(tái)。各個(gè)企業(yè)在自身的企業(yè)檔案完善的過(guò)程中，受到自身發(fā)展模式、經(jīng)營(yíng)水平和企業(yè)文化的影響，會(huì)產(chǎn)生不同風(fēng)格的企業(yè)檔案。各個(gè)企業(yè)的企業(yè)檔案健全程度不同，也形成了各個(gè)企業(yè)不同的管理風(fēng)格。在企業(yè)的實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，有以下兩種企業(yè)檔案模式：分散性管理方式和綜合性管理方式。

1、分散性管理方式

分散性管理方式是將企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中產(chǎn)生的實(shí)際檔案存放在產(chǎn)生的部門(mén)，即企業(yè)沒(méi)有設(shè)立專門(mén)管理檔案的部門(mén)，企業(yè)檔案在哪個(gè)部門(mén)產(chǎn)生，就由這個(gè)部門(mén)進(jìn)行管理。這種企業(yè)的文書(shū)檔案在企業(yè)辦公室存放、會(huì)計(jì)檔案在財(cái)務(wù)部門(mén)存放、科學(xué)技術(shù)檔案在技術(shù)部門(mén)存放、人事檔案在勞資部門(mén)存放。企業(yè)檔案分散性的管理方式的優(yōu)點(diǎn)是檔案在自己部門(mén)的利用率高，存放相對(duì)得當(dāng)。各個(gè)部門(mén)在行使自己部門(mén)職責(zé)的時(shí)候?qū)τ谶@部分檔案的使用更加靈活；分散性管理方式的缺點(diǎn)也很明顯，將企業(yè)的檔案按照部門(mén)加以分隔開(kāi)來(lái)，各個(gè)部門(mén)檔案管理人員都不是專業(yè)進(jìn)行檔案管理的，使得企業(yè)檔案得不到系統(tǒng)的歸納，其他部門(mén)若需要檔案進(jìn)行分析，也會(huì)出現(xiàn)流程上的麻煩，進(jìn)而造成企業(yè)內(nèi)部流于人事，工作效率降低。管理層也缺乏整體了解企業(yè)檔案的渠道，對(duì)于整個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，分散式的檔案管理方法的總體檔案利用率低下，使企業(yè)無(wú)法充分利用企業(yè)檔案資料的信息。

2、綜合性管理方式

綜合性的檔案管理方式指的是企業(yè)通過(guò)建立專門(mén)的檔案管理部門(mén)來(lái)對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行管理的方式。檔案管理部門(mén)首先將企業(yè)其余各個(gè)部門(mén)在實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的檔案統(tǒng)一進(jìn)行收集，并由專門(mén)的人才進(jìn)行分類(lèi)匯總，統(tǒng)一編號(hào)然后由檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一的歸納匯總。對(duì)于匯總出來(lái)的結(jié)果進(jìn)行進(jìn)一步的分析。綜合性的檔案管理方法相比較分散性的檔案管理方法改變了有各個(gè)部門(mén)自主進(jìn)行檔案管理的現(xiàn)狀，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)檔案的統(tǒng)一管理，健全了對(duì)企業(yè)檔案的分析。各個(gè)部門(mén)在需要其他部門(mén)檔案時(shí)可以直接咨詢檔案管理部門(mén)，提升了企業(yè)內(nèi)部工作的效率，有利于企業(yè)更好的發(fā)展。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者也可以就企業(yè)檔案管理部門(mén)總結(jié)出來(lái)的信息進(jìn)行相關(guān)的企業(yè)決策。由于檔案管理部門(mén)的建立，企業(yè)對(duì)于相關(guān)人才的吸引力也進(jìn)一步的得到提升，企業(yè)檔案可以進(jìn)一步得到更好的分析。

上述兩個(gè)檔案管理方法雖然都可以將企業(yè)檔案加以保存，對(duì)于不同發(fā)展規(guī)模的企業(yè)適用的檔案管理方法也是不同的。對(duì)于中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，建立專門(mén)的檔案管理部門(mén)在成本是不夠合算，而且日常生存經(jīng)驗(yàn)活動(dòng)中的相關(guān)資料也比較少，分散性的檔案管理方式較為實(shí)用，對(duì)于大企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案管理部門(mén)的建立就很有必要了。大企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的資料種類(lèi)數(shù)量都很多，分散性的檔案管理方法難以對(duì)檔案進(jìn)行全面的管理。現(xiàn)在很多大企業(yè)使用的就是綜合性的檔案管理方式。但是隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，單一的檔案管理方式已經(jīng)難以滿足企業(yè)的發(fā)展需要。上述兩種企業(yè)檔案管理方式在內(nèi)容上只能呈現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部是一些資料，具有很大的局限性。電子信息技術(shù)同檔案管理相結(jié)合出現(xiàn)了一種新的檔案管理技術(shù)——綜合檔案室一體化管理。這種新型的檔案管理方式相比較單一的檔案管理方式對(duì)當(dāng)今社會(huì)的適應(yīng)性更強(qiáng)。

在檔案的管理活動(dòng)中，原始資料是檔案管理的基礎(chǔ)。也是各種檔案管理機(jī)構(gòu)的原材料，檔案管理部門(mén)更好的為企業(yè)發(fā)展作出貢獻(xiàn)的基礎(chǔ)是有真實(shí)可靠、有價(jià)值的原始資料。就筆者的實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)經(jīng)驗(yàn)來(lái)說(shuō)，目前檔案管理部門(mén)的工作還有很大的進(jìn)步空間。

2 企業(yè)檔案所需資料的共同點(diǎn)

1.內(nèi)容相同。知識(shí)是檔案、圖書(shū)資料、情報(bào)的共同具備的屬性，檔案是企業(yè)在實(shí)際經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)活動(dòng)中出現(xiàn)并記錄下來(lái)，以不同實(shí)行保存的資料；圖書(shū)資料是在紙上利用文字、符號(hào)、數(shù)字等符號(hào)將信息予以保存的載體；情報(bào)是利用時(shí)間差進(jìn)行信息傳播的途徑。這三種共同具備的屬性是知識(shí)，只不過(guò)在實(shí)際生活中的側(cè)重點(diǎn)不同。檔案的服務(wù)對(duì)象是政府、企業(yè)等單位，圖書(shū)更多的針對(duì)的是個(gè)人服務(wù)，情報(bào)對(duì)于少數(shù)人決策有著至關(guān)重要的作用。這三種在內(nèi)容上有著共通的地方。

傳遞知識(shí)手段相同。上述三者都是通過(guò)各種實(shí)質(zhì)的載體進(jìn)行信息傳播的，隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，三者至傳播中有了新的載體，電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，使得上述三者更容易進(jìn)行傳播，相關(guān)企業(yè)也要重視企業(yè)檔案電子化，只有完善檔案的電子化，才能更好的實(shí)現(xiàn)企業(yè)綜合檔案一體化。

工作方式相同。檔案、圖書(shū)資料、情報(bào)工作在被人使用之前，都有著一個(gè)被專門(mén)從業(yè)人員從收集到歸納的過(guò)程，三者在被相關(guān)工作人員總結(jié)后，才可以更好的服務(wù)于社會(huì)。隨著電子信息化進(jìn)程的不斷加深，信息管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)了很多的信息匯總軟件，各種檔案在實(shí)際應(yīng)用前，要保證信息來(lái)源的可靠性，只有保證信息的真實(shí)有效，才能得出正確的分析結(jié)果。

服務(wù)對(duì)象相同。圖書(shū)、檔案、圖書(shū)資料、情報(bào)工作三者都是為了企業(yè)的日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，只有不斷的進(jìn)行技術(shù)的改革，才能更好的為企業(yè)服務(wù)，幫助企業(yè)作出正確的決斷。

3 對(duì)企業(yè)檔案所需資料加以歸納

隨著我國(guó)改革開(kāi)放進(jìn)程不斷加深，企業(yè)的管理制度也得到了很大的改變。改革開(kāi)放前大部分企業(yè)使用的都是封閉的管理制度，在這種制度下，企業(yè)員工的工作積極性不高，工作熱情得不到激發(fā)，近些年企業(yè)管理制度變得越來(lái)越綜合化、開(kāi)放化。充分激發(fā)的員工的工作熱情，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)活動(dòng)也越來(lái)越劇烈。企業(yè)為了未來(lái)更好的發(fā)展，就必須在魚(yú)龍混雜的信息中迅速的篩選出自己所需要的信息。這就對(duì)企業(yè)的信息部門(mén)提高了要求。企業(yè)相關(guān)決策在指定前，管理者需要綜合真實(shí)的情報(bào)，以及企業(yè)現(xiàn)在詳細(xì)的自身報(bào)告。傳統(tǒng)的單一式檔案管理工作很難做到這一點(diǎn)，而企業(yè)綜合檔案室一體化可以圓滿的解決。企業(yè)檔案時(shí)企業(yè)在實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中各種信息的記錄，在相關(guān)決策的制定中有很強(qiáng)的指導(dǎo)意義。只有健全檔案信息的綜合利用，才能滿足企業(yè)更好的發(fā)展。

本企業(yè)的檔案管理部門(mén)在進(jìn)行企業(yè)綜合檔案室一體化后，各種信息就進(jìn)行了綜合應(yīng)用。利用電子信息技術(shù)，很好的對(duì)原始資料加以歸納、分析。再有專業(yè)的檔案管理人員對(duì)這些分析結(jié)果加以說(shuō)明，進(jìn)而幫助企業(yè)更好作出相關(guān)決策。

通過(guò)檔案管理專業(yè)人才定期對(duì)國(guó)家方針、政策加以歸納總結(jié)，結(jié)合本行業(yè)內(nèi)部的一些發(fā)展趨勢(shì)，研發(fā)動(dòng)態(tài)等最新信息及時(shí)作出報(bào)告，更好的將行業(yè)內(nèi)各種資料對(duì)領(lǐng)導(dǎo)加以呈現(xiàn)，保證企業(yè)決策的正確決斷。同時(shí)將企業(yè)內(nèi)部的新聞以企業(yè)內(nèi)報(bào)的形式在企業(yè)內(nèi)部加以宣傳，保證企業(yè)文化的更好發(fā)展。

加大和企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)的相關(guān)負(fù)責(zé)人的交流活動(dòng)，對(duì)企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中發(fā)生的各種事件加以記錄，真實(shí)全面的進(jìn)行檔案采集工作。

在實(shí)現(xiàn)企業(yè)綜合檔案室一體化后，加大對(duì)原始檔案資料真實(shí)性的檢查。切實(shí)保證檔案的真實(shí)性，通過(guò)真實(shí)的原始資料，進(jìn)行分類(lèi)，經(jīng)過(guò)相關(guān)人員的歸納，將檔案內(nèi)的信息與企業(yè)內(nèi)部其他信息進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，更好的完成企業(yè)內(nèi)部不同部門(mén)間的信息交流，幫助管理者更好的了解企業(yè)各部門(mén)在實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。

在企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行升級(jí)完畢后，新的企業(yè)綜合檔案室一體化可以將檔案、圖書(shū)、情報(bào)三者有機(jī)的結(jié)合在一起。為企業(yè)內(nèi)部資源共享、信息共通作出自己的作用。同時(shí)及時(shí)將企業(yè)內(nèi)部發(fā)生的新聞進(jìn)行總結(jié)，用企業(yè)內(nèi)報(bào)的形式加以宣傳。在實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，由于企業(yè)綜合檔案一體化具體的工作人員業(yè)務(wù)水平不夠高，造成很多企業(yè)內(nèi)部工作不能很好的完成。為了企業(yè)更好的發(fā)展，相關(guān)人員要切實(shí)加強(qiáng)自身素質(zhì)的提高，加強(qiáng)對(duì)圖書(shū)、情報(bào)方面的學(xué)習(xí)，為企業(yè)更好的發(fā)展作出自己的貢獻(xiàn)。

4 總結(jié)

檔案的建立目的是為了更好的服務(wù)社會(huì)，只有切實(shí)保證檔案館的開(kāi)放，才能更好的實(shí)現(xiàn)服務(wù)社會(huì)的目標(biāo)。相關(guān)部門(mén)要保證檔案館切實(shí)對(duì)社會(huì)群眾進(jìn)行開(kāi)放，只有對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行改革升級(jí)，加強(qiáng)檔案管理工作中電子信息技術(shù)的應(yīng)用，才能更好的提升檔案館的利用率。企業(yè)檔案要加快一體化的進(jìn)程，通過(guò)企業(yè)信息資料的數(shù)字化來(lái)提升企業(yè)檔案管理部門(mén)的工作效率和工作質(zhì)量。

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