郭海珍

摘 要：檔案對于高校畢業(yè)生而言至關(guān)重要，它記錄了畢業(yè)生的在校表現(xiàn)情況、學(xué)分情況以及操行情況，畢業(yè)生考研、考公務(wù)員、出國深造等，都需要憑借檔案來辦理相關(guān)證明。因此畢業(yè)生檔案的管理工作具有極高的價值。人才服務(wù)機(jī)構(gòu)擔(dān)負(fù)著管理畢業(yè)生檔案的重任，在管理畢業(yè)生檔案的過程中，出現(xiàn)了一些問題，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)該積極加以重視，并著手解決。

關(guān)鍵詞：高校畢業(yè)生；檔案管理；檔案管理現(xiàn)代化

每逢畢業(yè)季，高校學(xué)生的檔案便成為了一個重頭戲。眾多畢業(yè)生的檔案需要進(jìn)行整理、歸類和儲存，因此檔案管理部門責(zé)任重大。然而由于種種原因，高校畢業(yè)生的檔案管理過程中依然存在著一些問題，需要我們加以解決。為此，本文將從高校畢業(yè)生檔案管理工作的價值入手，分析高校畢業(yè)生檔案管理存在問題，并對規(guī)范高校畢業(yè)生檔案管理的措施展開研究，以供參考。

1 高校畢業(yè)生檔案管理工作的價值

從高校畢業(yè)生檔案的內(nèi)涵來看，此種檔案乃是指記載高校大學(xué)生在校表現(xiàn)情況、學(xué)分情況以及操行情況的檔案載體形式。此種檔案的主要內(nèi)容就是在高校就讀期間形成的各種記錄，包括：成績冊（學(xué)籍卡）、綜合素質(zhì)評定表（鑒定表）、體檢冊、錄取名冊、社會實踐評定冊、在校期間獲得的各種獎勵與懲罰、相關(guān)技能證書以及高中階段的相關(guān)材料等。從此種檔案的使用價值來看，其能夠客觀、全面、真實地實現(xiàn)對大學(xué)生在校期間整體學(xué)習(xí)、參與學(xué)校與社團(tuán)活動、思想狀況的記載，借助對此種檔案內(nèi)容的使用，不但可以為高校平日的學(xué)生管理工作提供相應(yīng)的準(zhǔn)據(jù)和參考，使高校管理水平得到顯著地增進(jìn)。同時，此種檔案對于用人單位而言的意義更為重要，依托對此種檔案內(nèi)容的使用，將幫助用人單位對高校畢業(yè)生的在校表現(xiàn)、學(xué)分成績等各方面的素質(zhì)形成全面地了解，進(jìn)而幫助用人單位據(jù)此對畢業(yè)生是否錄用以及如何分配工作崗位提供具體的依據(jù)。因此可以說，高校畢業(yè)生檔案無論對于用人單位、高校以及畢業(yè)生本人均有著重要的意義和使用價值。

2 高校畢業(yè)生檔案管理存在問題

當(dāng)前，高校畢業(yè)生檔案管理存在著人檔分離現(xiàn)象嚴(yán)重、普遍存在分頭管理、管理技術(shù)手段滯后等問題，亟待引起關(guān)注和改善。

1、人檔分離現(xiàn)象嚴(yán)重

自上世紀(jì)國內(nèi)掀開改革開發(fā)的大幕以來，國內(nèi)不同地區(qū)之間的人力資源流動情況變得十分頻繁，異地就業(yè)現(xiàn)象也成為常態(tài)。在此種情況下，相當(dāng)一部分高校畢業(yè)生因?qū)€人檔案欠缺足夠的重視，因而在畢業(yè)離校之后未對檔案的流向進(jìn)行合理的處置，導(dǎo)致檔案同畢業(yè)生分處不同的地區(qū)。當(dāng)然，這種情況的產(chǎn)生并非僅僅是高校畢業(yè)生的原因，同國企和機(jī)關(guān)事業(yè)單位相比較而言，大多數(shù)私企在進(jìn)行人力資源招聘時，最為看重的是畢業(yè)生的能力而非檔案，同時，大多數(shù)國內(nèi)私企之所以不接收檔案的原因還在于：如若接收檔案，則必須設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，這樣將造成企業(yè)的成本上升。在前述情況的影響之下，一部分國內(nèi)高校畢業(yè)生只能放棄檔案。另有一種情況是：部分高校畢業(yè)生在離校后，遲遲未能找到較為心儀的工作崗位，或者其入職后忙于工作事務(wù)而無暇顧及自己檔案的保管與存放問題，還有部分畢業(yè)生在離校后頻繁更換工作崗位、忙于出國等因素，都是導(dǎo)致高校畢業(yè)生群體中出現(xiàn)“棄檔族”的原因所在。

2、普遍存在分頭管理

從檔案管理的角度來看，國家要求對于高校畢業(yè)生檔案應(yīng)當(dāng)由其戶籍所在地或工作所在地的人力資源市場負(fù)責(zé)保管。

早在1988年，中組部、人事部《關(guān)于加強(qiáng)流動人員人事檔案管理工作的通知》（人調(diào)發(fā)[1988]5號）文件規(guī)定，流動人員人事檔案統(tǒng)一由黨委組織部門、政府人事部門及所屬的人才流動服務(wù)中心等機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。除前述機(jī)構(gòu)外的其它機(jī)構(gòu)不具備人事檔案管理職能。不過實際情況是，受歷史原因的影響，一些本不具備人事檔案管理職能的部門也承擔(dān)了此項工作，如勞動部門、民辦機(jī)構(gòu)等。這種多頭管理的局面造成了高校畢業(yè)生檔案管理的混亂，畢業(yè)生面對不同的機(jī)構(gòu)，不清楚到底何種機(jī)構(gòu)具備法定的人事檔案管理職能。尤其是部分民辦機(jī)構(gòu)將之作為盈利的手段。

3、管理技術(shù)手段滯后

傳統(tǒng)的檔案管理是耗時費力的，因此革新檔案管理技術(shù)與手段勢在必行。然而一些人才服務(wù)機(jī)構(gòu)依然沿用過去那種傳統(tǒng)落后的檔案管理模式，設(shè)備陳舊、技術(shù)落后、手段滯后，往往局限在手工操作和紙質(zhì)檔案管理的層面。即便近年來隨著計算機(jī)、信息技術(shù)的快速發(fā)展，一些檔案部門配備了計算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，但卻很少在檔案管理方面進(jìn)行深度應(yīng)用，管理方式的落后同當(dāng)前畢業(yè)生檔案管理工作極不相應(yīng)。

3 規(guī)范高校畢業(yè)生檔案管理的措施

針對以上問題，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)作為法定的人事檔案管理部門應(yīng)該不斷增強(qiáng)檔案管理責(zé)任意識，加大規(guī)范歸檔管理力度，積極創(chuàng)新現(xiàn)代管理模式，使高校畢業(yè)生的檔案管理更為規(guī)范，更為系統(tǒng)。

1、增強(qiáng)檔案管理責(zé)任意識

人才服務(wù)機(jī)構(gòu)作為法定的人事檔案管理部門，其應(yīng)當(dāng)注重同高校的就業(yè)部門進(jìn)行合作，向大學(xué)生進(jìn)行人事檔案管理相關(guān)工作的宣講，以此提升高校畢業(yè)生對人事檔案的重視程度，同時，通過系統(tǒng)的檔案管理工作講解，使大學(xué)生清楚如何在畢業(yè)后保管檔案。

2、加大規(guī)范歸檔管理力度

要想應(yīng)對檔案分頭管理這一問題，就必須要加大規(guī)范歸檔管理的力度，要嚴(yán)格按照國家的政策規(guī)定，組織、人事部門所屬的各級人才交流機(jī)構(gòu)具有資格保存大中專畢業(yè)生就業(yè)后的人事檔案，各種私營民營企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、中外合資、獨資企業(yè)都無權(quán)管理員工的人事檔案，一般由委托的各級人才交流機(jī)構(gòu)托管。畢業(yè)生也可以以個人名義委托人才交流機(jī)構(gòu)托管人事關(guān)系。高校畢業(yè)生到具有檔案管理權(quán)限的機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、國有企業(yè)就業(yè)的，由單位直接接收、管理檔案。到無檔案管理權(quán)限的單位（私營企業(yè)、外資企業(yè)等）就業(yè)的，可由各地公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)提供檔案管理等人事代理服務(wù)。

3、積極創(chuàng)新現(xiàn)代管理模式

隨著高校的擴(kuò)招，越來越多的畢業(yè)生涌出校門。為此，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)。為此，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)該積極創(chuàng)新現(xiàn)代管理模式，工作人員應(yīng)當(dāng)注重對現(xiàn)代信息技術(shù)手段的學(xué)習(xí)，以此實現(xiàn)同當(dāng)前的高校畢業(yè)生人事檔案管理工作相匹配。同時，檔案管理工作人員必須在立足于本職工作的同時進(jìn)行工作模式的大膽創(chuàng)新，盡可能地提升人事檔案管理工作的效度與信度，進(jìn)而為用人單位和高校畢業(yè)生的人事檔案使用提供便利，從而幫助高校畢業(yè)生更好地就業(yè)，幫助用人單位更好地進(jìn)行人力資源遴選。

4 結(jié)語

以上，我們從高校畢業(yè)生檔案管理工作的價值入手，分析了高校畢業(yè)生檔案管理存在問題，并有針對性地就規(guī)范高校畢業(yè)生檔案管理的措施展開了研究。畢業(yè)生在離開高校之后，其檔案的歸屬和管理問題十分關(guān)鍵。作為人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，我們應(yīng)該積極落實畢業(yè)生的檔案管理工作，做好每一位畢業(yè)生檔案的歸檔，提高畢業(yè)生的檔案意識，加大規(guī)范歸檔管理力度，積極創(chuàng)新現(xiàn)代管理模式，因為只有如此，高校畢業(yè)生的檔案工作這項至關(guān)重要的任務(wù)才能得以更好地落實。

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