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        試論檔案分級管理的可行性與必要性

        2017-08-10 11:56:45馬兆俊吳昆禹
        卷宗 2017年21期
        關(guān)鍵詞:分級管理可行性必要性

        馬兆俊 吳昆禹

        摘 要:在新出臺的《檔案實施辦法》中,明確提出了一個檔案分級管理的概念,并且對其進行了具體的規(guī)定。要有效推進檔案分級管理,對《檔案實施辦法》進行落實,就必須要明確檔案分級管理的可行性與必要性。為此,在文中則主要是針對檔案分級管理,就檔案分級管理的可行性與必要性展開探討,以期可以更好的促進檔案管理的科學(xué)化。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;分級管理;可行性;必要性

        信息時代的到來,為人們展開了更為廣闊多彩的視野空間。信息已成為現(xiàn)代人生活的要素之一,人們迫切期待著能夠更多得獲取它。

        檔案屬于人類社會活動的產(chǎn)物,其中儲存著大量信息。它是國家和社會的共同財富,人們有權(quán)利共同享用它,這一權(quán)利受到法律的保護。如今人們對檔案價值的認(rèn)識越來越深刻,已將灼熱的目光投向了它。然而傳統(tǒng)的檔案管理方式已遠遠不能滿足人們?nèi)找嬖鲩L的對檔案信息的需求。傳統(tǒng)管理方式對檔案自身的保護和有效利用,造成了許多盲點。因此,開拓新的管理方式勢在必行,如今已提上議事日程?!稒n案法》的修改,《檔案實施辦法》的出臺,與這一歷史背景是密切相關(guān)的。《實施辦法》對檔案管理提出了一個新概念——分級管理,并作出了具體規(guī)定,如第一章第三條“各級國家檔案館館藏的永久保管檔案分一、二、三級管理”;第三章第十五條(三)“根據(jù)檔案的不同分級,采取有效措施,加以保護和管理”;第十九條“各級國家檔案館館藏的一級檔案嚴(yán)禁出境。各級國家檔案館館藏的二級檔案需要出境的,必須經(jīng)國家檔案局審查批準(zhǔn)。各級國家檔案館館藏的三級檔案……,需要攜帶、運輸或者郵寄出境的,必須經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準(zhǔn),憑海關(guān)批準(zhǔn)文件查檢放行?!边@些條文明確了檔案應(yīng)劃分的等級,提出了對檔案實行分級管理的要求。

        以下筆者就檔案分級管理的必要性試作論述:

        1 科學(xué)管理檔案的要求

        分級管理,是對原管理方式的突破,是提高檔案管理整體水平,實現(xiàn)科學(xué)管理的要求。實行分級管理,能最合理地調(diào)配檔案管理經(jīng)費,將有限的人力、物力、財力投入到最急需的地方去。它為需善待的珍貴檔案從一般檔案中分離出來,予以恰當(dāng)?shù)谋Wo條件,實施妥善的管理措施,延長其自然壽命,合理利用,給予了物質(zhì)保證。這是現(xiàn)有條件下最經(jīng)濟、最有效的措施,符合科學(xué)管理中以最經(jīng)濟的投入,獲得最大產(chǎn)出的原則。

        2 體現(xiàn)檔案價值的要求

        檔案價值的大小如何衡量?傳統(tǒng)的方法通常以保管期限的長短和密級的高低作為評判標(biāo)準(zhǔn)。事實上,保管期限只能在一定程度上體現(xiàn)檔案的整體價值,它無法確切地顯示同類保管期限檔案個體間的價值差別。以永久檔案為例,通常,各級檔案館把民國時期及之前形成的檔案定位永久檔案,全國這類檔案的數(shù)量十分龐大,可說是浩如煙海。這類檔案個體間價值的高低,也是極為懸殊的。就數(shù)量講,一般檔案占總量的絕大部分,珍貴檔案只是極小部分而已,但其價值卻不能以數(shù)量的多寡來評判。

        散藏永久檔案中的珍貴檔案,以名人手稿、函札及有關(guān)重要歷史事件歷史人物的史料等為主,其中有些從文物等級劃分,可列入一、二、三級文物。實行分級管理,必然將這些珍貴檔案分離出來,識別鑒定,劃分等級,予以特殊管理。這既突現(xiàn)了它們的價值,又可合理地調(diào)配緊張的資金,也為珍貴檔案的保護、利用起著保駕護航作用。

        至于檔案的密級,其時效性特別強,不少檔案的密級隨時間推移會降級、解密。如國家首腦、政府要人出訪期間的行動路線、時間;全國統(tǒng)一考試的試卷等等,在規(guī)定的時限內(nèi)屬絕密級,但當(dāng)限定時間一過,其密則自動解除。因此,以密級高低來衡量檔案的價值的大小是不科學(xué)的。當(dāng)然,有些檔案的密級很高,保密期限極長,其保管期限也必定很長。但并不能因此就斷定,這些檔案的價值一定非常高,一定屬于一、二、三級檔案。

        3 “清理家底”的要求

        由于歷史的人為的種種原因,一些檔案館至今仍不清楚自己的家底,自己館藏檔案中有沒有珍檔朱散的情況,其質(zhì)量又如何?

        民國時期及建國初形成的檔案,有一個通?。毫⒕聿灰?guī)范。具體表現(xiàn)如下:1.所擬標(biāo)題不能正確反應(yīng)內(nèi)容。2.案卷內(nèi)無頁碼,無卷內(nèi)目錄。 3.一個案卷容納的文件跨度可達數(shù)年、十?dāng)?shù)年。4.一個案卷動輒幾百頁,厚卷、大卷比比皆是。這類檔案內(nèi)容繁雜,紙張粗劣,文字模糊,尤其是抗戰(zhàn)時期形成的檔案欲搜珍覓遺,確實不易下手。這或許是一些檔案館不清楚家底的一個主要原因。

        《中國書畫班》報道,貴州省美協(xié)在清理家底中發(fā)現(xiàn)了齊白石、張大千、黃賓虹、徐悲鴻、傅抱石、李可染等近現(xiàn)代書畫大師的畫作120余件,這消息震動了美術(shù)界。書畫作品大都為長軸大卷,極易發(fā)覺,尚且會有這么多遺珍,何況珍貴檔案大多數(shù)以散頁形式于案卷之中。如果不派有這方面專長的檔案管理人員仔細的、逐卷逐頁的檢閱,確實是難以奏效的。若借助劃分等級,分級管理的東風(fēng),各檔案館對自己的家底作一次徹底清理,想來必定會有所發(fā)現(xiàn),有所收獲的。

        4 與同類文物比照,檔案有必要劃分等級、分級管理

        部分檔案具有雙重屬性,它們既是檔案又是文物,這個不爭的事實。然而,同一事物在文博部門有價值等級劃定,在檔案部門無價值等級可言的狀況卻是有目共睹的。如孫中山先生的手跡,據(jù)云:在博物館屬二級文物,在檔案館則無等級劃定。

        同一事物,在不同的兩個文化領(lǐng)域,其價值體現(xiàn)如此不同,于理是很難服人的。因此,無論從價值體現(xiàn)抑或比找角度講,檔案劃分等級,分級管理是極為必要的。

        5 先行者的探索,為檔案分級管理提供了實踐經(jīng)驗

        實踐證明,檔案保管期限的長短,只能在一定程度上反映檔案的價值,但無法區(qū)分同類保管期限檔案價值的高低、大小。永久檔案中,民國檔案,明清檔案乃至朝代更早的檔案,其保管期限是一樣的,它們中誰的價值更大呢?或許人們心中明白這樣的道理,年代越久遠,其相對價值越大。但是,沒有具體的法律法規(guī)作為依據(jù)。這類檔案中某些極為珍貴、罕見的檔案,其價值等級足可與一級文物媲美,因缺乏相關(guān)的法律法規(guī),且受原管理思想、管理方式的限制,只能混跡同類檔案內(nèi),得不到應(yīng)有的特殊護理。這對珍貴檔案的安全保護和有效利用極為不利,也是對珍貴資源的一種浪費。事實上,人們已在不同程度上認(rèn)識到了這一點,因此,一些檔案館設(shè)有特藏室、珍檔室的舉措,這或可視為對現(xiàn)實檔案管理方式欠合理的一種補救措施吧。他們通常的做法是:將館藏中珍貴檔案逐一地從一般檔案中分離開來,給予特別保管,并尋找機會宣傳公布展示。這一做法結(jié)束了珍貴檔案長期掩埋于檔案文山的歷史,為社會主義精神文明建設(shè)提供了豐富的材料和珍貴的歷史見證物,在創(chuàng)造社會效益的同時,提高了聲譽。

        因為無相關(guān)的法律法規(guī)作依據(jù),對分離出來的珍貴檔案無法劃分等級,特藏室、珍檔室也只是探索檔案管理新方式的一種嘗試。但不可否認(rèn),它客觀上推動了檔案分級管理。

        6 檔案事業(yè)的發(fā)展,要求檔案分級管理

        隨著我國檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展,各級各類檔案館館藏數(shù)量急劇上升。無論從國家檔案行政管理部門為掌握全國珍貴檔案總量及分布狀況,還是從更合理地分配有限的資金及充分發(fā)揮檔案資源而言,檔案劃分等級,分級管理都是有必要的。

        綜上所述,筆者的結(jié)論是:檔案實行分級管理是可行的,是非常必要的。當(dāng)然,檔案劃分等級,實施分級管理,要有前提條件,必須以檔案價值鑒定為前提,必須有可具體操作的劃分標(biāo)準(zhǔn),必須有一批懂行的專家,要有準(zhǔn)備和試驗期等等。這些已不屬本文論述范圍,恕不作展開。

        參考文獻

        [1]謝傳奇. 電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理利弊分析[J]. 黑龍江科技信息,2017,(08):156.

        [2]胡家文,蔣偉強,田翠萍. 區(qū)縣檔案館檔案分級管理的概念、特點及其可行性分析[J]. 北京檔案,2015,(01):31-33.

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