畢衛(wèi)平

摘 要：檔案保護(hù)是指對(duì)各單位在工作過程中產(chǎn)生的各種文字、圖像、數(shù)據(jù)、視頻等信息進(jìn)行管理和保護(hù)，最大程度上提升其留存時(shí)間，以便滿足于歷史查閱需求。檔案保護(hù)是檔案管理中的關(guān)鍵內(nèi)容，是確保資料信息歸檔后再使用的前提，同時(shí)也是促進(jìn)各單位實(shí)現(xiàn)后續(xù)良好發(fā)展的基礎(chǔ)支撐。對(duì)新聞單位來說其檔案資料涉及范圍較廣、內(nèi)容較多，在對(duì)檔案進(jìn)行管理和保護(hù)上存在較大難度，對(duì)此必須要加強(qiáng)重視。本文在此結(jié)合工作，主要闡述了檔案保護(hù)工作的重要意義，指出當(dāng)前檔案保護(hù)工作中存在的問題，并提出幾點(diǎn)做好檔案保護(hù)的措施。

關(guān)鍵詞：檔案；保護(hù)；存在問題；措施

檔案保護(hù)是檔案管理中的核心內(nèi)容，具有一定特殊性，檔案保護(hù)的最終目的是為了確保檔案質(zhì)量，避免在日常使用過程中造成的損壞，以延長(zhǎng)檔案壽命。這樣能夠更好地保證檔案得到有效地利用，也能更好地對(duì)檔案的歷史性和真實(shí)性進(jìn)行保護(hù)。檔案保護(hù)技術(shù)在發(fā)展過程中，要對(duì)先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，這樣可以在一定程度上促進(jìn)檔案保護(hù)相關(guān)技術(shù)的發(fā)展，也能最大程度上保證保護(hù)技術(shù)工作的質(zhì)量。檔案保護(hù)技術(shù)工作在發(fā)展過程中也存在著一些問題，對(duì)出現(xiàn)的問題進(jìn)行解決，才能更好地對(duì)檔案進(jìn)行保護(hù)。據(jù)多年的檔案管理工作經(jīng)歷，要做好檔案的保護(hù)工作，不是一件容易的事，特別是在當(dāng)前數(shù)據(jù)化、信息化時(shí)代，還有待進(jìn)一步的提高。對(duì)此，淺陳己見。

1 檔案保護(hù)工作的重要意義

檔案是我國(guó)檔案館的主要儲(chǔ)藏史料。檔案室是檔案館工作的最基本的組織和存儲(chǔ)中心，保存了各種各樣的載體檔案。根據(jù)“檔案法”第三章第十一條規(guī)定：“組織、機(jī)關(guān)、單位等團(tuán)體在經(jīng)營(yíng)運(yùn)轉(zhuǎn)過程中必須按照國(guó)家要求，定期將檔案交給檔案館[1]。雖然綜合檔案室不是檔案的最終目的地，但是在檔案轉(zhuǎn)入檔案館之前要保存10年或20年，因此在綜合檔案室里，各單位的檔案保護(hù)工作做得好壞，不僅涉及到檔案自身保存質(zhì)量，而且影響到檔案館的使用情況，也影響檔案館檔案工作的整體管理水平和有效利用。因此，保護(hù)檔案的完整性和安全性，延長(zhǎng)檔案的使用壽命，保護(hù)好基層檔案具有重要意義。作為重慶最大的媒體單位，重慶日?qǐng)?bào)報(bào)業(yè)集團(tuán)黨委對(duì)檔案保護(hù)工作高度重視，為了更好地保護(hù)新聞檔案無形資料，改變以前保管條件差的現(xiàn)狀，2012年在進(jìn)行重慶新聞傳媒中心新大樓設(shè)計(jì)時(shí)，將重報(bào)集團(tuán)綜合檔案庫(kù)房按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》要求進(jìn)行設(shè)計(jì)，并多次征求重慶市檔案局相關(guān)部門的意見，確定設(shè)計(jì)施工方案。綜合檔案室由閱覽室、目錄查閱室、檔案整理室、過渡間、綜合檔案庫(kù)房、新聞檔案庫(kù)房、財(cái)務(wù)檔案庫(kù)房、人事檔案庫(kù)房等組成，共計(jì)面積1300平方米，其中庫(kù)房面積1100平方米，安裝智能密集架1400立方米，配置了中央空調(diào)及風(fēng)管機(jī)雙套系統(tǒng)、新風(fēng)換氣系統(tǒng)、高壓細(xì)水霧系統(tǒng)、除濕機(jī)、消毒殺蟲柜、防磁防潮光盤柜等設(shè)施，共計(jì)投資280萬(wàn)元。重報(bào)集團(tuán)綜合檔案室室藏包括：新聞、文書、基建、會(huì)計(jì)、審計(jì)、聲像、實(shí)物等七大門類檔案，其中保存的新聞檔案有包括《新華日?qǐng)?bào)》、《大公報(bào)》、中央四報(bào)及《重慶日?qǐng)?bào)》創(chuàng)刊以來的合訂本10多萬(wàn)冊(cè)。重報(bào)集團(tuán)綜合檔案庫(kù)房于2016年3月隨集團(tuán)整體搬遷新址，投入使用，大大改善了檔案保存環(huán)境，更有效地延長(zhǎng)了庫(kù)藏檔案的壽命，確保了檔案的安全。

2 當(dāng)前檔案保護(hù)工作中存在的問題

（一）檔案保護(hù)意識(shí)不強(qiáng)。檔案保護(hù)是為了更好地提供檔案為基層基礎(chǔ)工作服務(wù)。目前，有些單位由于檔案的整理和利用，在一定程度上有了提升，發(fā)揮了應(yīng)有的、不可低估的作用。但保護(hù)意識(shí)呈弱化趨勢(shì)。在檔案接收、整理、研究和使用工作中，忽視保護(hù)工作，如一些損壞的檔案不修補(bǔ)，不使用特別粘貼；隨意放置、不注意灰塵等，有的因此造成損壞，檔案保護(hù)工作意識(shí)不強(qiáng)。

（二）庫(kù)房硬件設(shè)施沒有達(dá)標(biāo)。檔案和設(shè)備是最基本的檔案存儲(chǔ)的物質(zhì)基礎(chǔ)。有的庫(kù)房在地下或平房，濕度過大，出現(xiàn)蟲害等，導(dǎo)致檔案發(fā)霉。以檔案保護(hù)裝置來講，有的檔案窗口沒有采取有效措施，如除濕、防火、防盜等設(shè)施。

（三）保管制度措施不完善。檔案保護(hù)在檔案室的各種制度中都有體現(xiàn)，但仍存在一些不全面、不細(xì)致的情況。而在制度實(shí)施上，也必然會(huì)存在一些漏洞。比如由于制度缺失，一些檔案管理人員平時(shí)很少定期巡邏檢查，或是有相應(yīng)的制度，但卻沒有嚴(yán)格要求實(shí)施落實(shí)，造成制度流于形式，只停留在表面工作上。

（四）保護(hù)技術(shù)相對(duì)匱乏。隨著當(dāng)前科技技術(shù)的發(fā)展，檔案載體形式也開始變得多種多樣。傳統(tǒng)的紙質(zhì)承載方式已經(jīng)逐漸被淘汰，而以磁性材料、膠片、共享服務(wù)器、云盤為載體的比例逐漸增加，這便對(duì)檔案人員保護(hù)技術(shù)提出了更高要求。從當(dāng)前現(xiàn)狀來看，檔案管理員在現(xiàn)代化管理檔案方面，技術(shù)缺乏，培訓(xùn)受到限制，對(duì)檔案保護(hù)技術(shù)知之甚少[2]。

3 加強(qiáng)檔案保護(hù)的具體策略

（一）樹立檔案保護(hù)理念

檔案保護(hù)是檔案管理整個(gè)過程中的系統(tǒng)工作，綜合檔案室針對(duì)檔案的活動(dòng)、內(nèi)容或環(huán)節(jié)等，都要將檔案保護(hù)工作考慮其中。對(duì)此，首先作為檔案管理人員必須要樹立正確的檔案保護(hù)理念，及時(shí)反映存在的問題，使領(lǐng)導(dǎo)加大對(duì)檔案保護(hù)工作的重視。只有全面、正確認(rèn)識(shí)到檔案保護(hù)的迫切性和重要性，才能確保檔案保護(hù)工作的落實(shí)。另外，樹立正確檔案保護(hù)理念，還有助于提高檔案人員工作積極性，確保檔案保護(hù)工作的全面實(shí)施。在工作中，主動(dòng)轉(zhuǎn)變檔案人員以往的等、靠、要等消極工作理念，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，將檔案保護(hù)工作融入到日常工作、自身職責(zé)中，積極采用不同工作形式開展檔案保護(hù)，并主動(dòng)向集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案保護(hù)工作，讓集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)能夠充分認(rèn)識(shí)到檔案保護(hù)的價(jià)值，獲得了領(lǐng)導(dǎo)支持和認(rèn)可，從而全面保證檔案保護(hù)落到實(shí)處。

（二）改善檔案設(shè)施環(huán)境

第一，從檔案保護(hù)的角度來看，重慶日?qǐng)?bào)報(bào)業(yè)集團(tuán)綜合檔案室于2012年與新大樓同時(shí)設(shè)計(jì)，嚴(yán)格按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》要求進(jìn)行設(shè)計(jì)，綜合檔案室由閱覽室、目錄查閱室、辦公室、檔案整理室、過渡間、庫(kù)房等組成，共計(jì)面積1300平方米，其中庫(kù)房面積1100平方米，安裝智能密集架1400立方米，大大改善了檔案保管條件。第二，從檔案避光的角度來看，為了避免紙質(zhì)檔案、照片、影像等被紫外線損壞，綜合檔案庫(kù)房采用保溫、隔熱、阻燃材質(zhì)進(jìn)行全封閉遮光處理，避免紫外線直接照射。綜合檔案庫(kù)房中照明裝置使用符合檔案要求紫外線含量低的光源。第三，從檔案室設(shè)施設(shè)備配備來看，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)非常重視綜合檔案庫(kù)房裝置的配備，打造優(yōu)良檔案庫(kù)房?jī)?chǔ)存環(huán)境，安裝中央空調(diào)及風(fēng)管機(jī)雙套系統(tǒng)、新風(fēng)換氣系統(tǒng)、除濕機(jī)、高壓細(xì)水霧系統(tǒng)、火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)等設(shè)施，溫度和濕度自動(dòng)調(diào)節(jié)，保持在設(shè)定范圍內(nèi)，夏季庫(kù)房溫度不超過24℃，冬季溫度不低于14℃，檔案室環(huán)境濕度保持在45%-60%左右。綜合檔案庫(kù)房配備有相應(yīng)的防盜裝置，安裝攝像頭，庫(kù)房鑰匙由專人進(jìn)行保管。第四，新增檔案消毒殺蟲柜，對(duì)新進(jìn)庫(kù)房的檔案必須按照“先消殺，后進(jìn)庫(kù)”的原則，預(yù)防檔案的蟲害。重報(bào)集團(tuán)新建綜合檔案庫(kù)房的環(huán)境使集團(tuán)檔案得到更有效的保護(hù)，從而大大延長(zhǎng)檔案壽命。

（三）完善檔案保護(hù)制度

檔案保護(hù)制度的建立與完善能夠?yàn)闄n案保護(hù)工作內(nèi)容的實(shí)施提供保障。有時(shí)檔案管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行保護(hù)時(shí)缺乏相應(yīng)制度作為實(shí)施基礎(chǔ)，但檔案法規(guī)制度的制定與實(shí)施，為依法進(jìn)行管理檔案提供了重要依據(jù)，并在一定程度上促進(jìn)了檔案保護(hù)工作的發(fā)展，對(duì)強(qiáng)化檔案管理質(zhì)量來說具有關(guān)鍵意義。各單位要想做好檔案保護(hù)工作，就必須要制定相應(yīng)的制度體系來作為保障，重視檔案保護(hù)制度宣傳及實(shí)施工作，普及檔案保護(hù)知識(shí)，積極主動(dòng)投入到檔案保護(hù)工作當(dāng)中。為此，重報(bào)集團(tuán)檔案科制定了重報(bào)集團(tuán)《新聞檔案管理辦法》、《檔案保管制度》、《檔案借閱制度》、《文書檔案歸檔制度》、《檔案銷毀制度》等系列管理制度，嚴(yán)格實(shí)行檔案借閱領(lǐng)導(dǎo)審批的各項(xiàng)規(guī)定，為檔案管理工作提供科學(xué)的管理方法，使集團(tuán)檔案管理工作更加合理有效地發(fā)展。做好檔案保護(hù)除對(duì)檔案的實(shí)體保護(hù)和內(nèi)容保護(hù)外，還對(duì)借出的檔案進(jìn)行嚴(yán)格的保護(hù)，以免丟失造成不必要的損失。針對(duì)重報(bào)集團(tuán)整體搬遷過程中，為了做到萬(wàn)無一失，在庫(kù)房搬遷之前就邀請(qǐng)重慶市檔案局檔案保護(hù)處領(lǐng)導(dǎo)對(duì)集團(tuán)10多萬(wàn)冊(cè)新聞檔案（各類報(bào)紙合訂本）進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研，確定搬遷方案，決定對(duì)破損比較嚴(yán)重的，訂制專用盒子，先裝盒，再搬遷，避免了新聞檔案在搬遷過程中的再次損壞。同時(shí)在搬遷前還下發(fā)了《重慶日?qǐng)?bào)報(bào)業(yè)集團(tuán)關(guān)于做好搬遷期間檔案資料管理工作的通知》，使集團(tuán)綜合檔案庫(kù)整體搬遷順利完成。

（四）加強(qiáng)管理人員隊(duì)伍建設(shè)

結(jié)合現(xiàn)階段檔案保護(hù)專業(yè)人員綜合素質(zhì)來看，現(xiàn)有的檔案保護(hù)人員技術(shù)掌握水平不高，雖說檔案人員整體素質(zhì)有了明顯提升，但具備專業(yè)檔案保護(hù)知識(shí)的優(yōu)秀人才相對(duì)較為匱乏。隨著時(shí)代進(jìn)步發(fā)展，不僅要求檔案保護(hù)人員掌握有檔案保護(hù)技術(shù)和能力，還要求他們必須具備熟練計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，學(xué)會(huì)使用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)軟件[3]。因此，各單位要重視對(duì)檔案人員專業(yè)能力和綜合素質(zhì)的提升，優(yōu)化檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)，充實(shí)計(jì)算機(jī)操作專業(yè)人員，特別是應(yīng)增加檔案專業(yè)人員，這樣從知識(shí)結(jié)構(gòu)和學(xué)歷要求上就能滿足檔案保護(hù)工作的需求。加強(qiáng)檔案保護(hù)人員整體素質(zhì)提高，以實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求。同時(shí)，加強(qiáng)檔案法的宣傳教育，不斷增強(qiáng)檔案人員愛崗敬業(yè)精神，積極發(fā)揮檔案人員的主觀能動(dòng)性，完善服務(wù)方法、提高服務(wù)質(zhì)量，主動(dòng)、熱情、及時(shí)、準(zhǔn)確、全面為檔案的利用者提供服務(wù)。檔案人員只有增強(qiáng)檔案保護(hù)意識(shí)，掌握新的知識(shí)和保護(hù)檔案的新方法，才能在做好檔案保護(hù)工作中發(fā)揮更積極的作用。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，做好檔案保護(hù)工作對(duì)各單位未來發(fā)展具有重要意義，尤其作為重慶主要媒體，新聞檔案是真實(shí)記錄重慶的發(fā)展歷史，是重報(bào)集團(tuán)巨大的無形資產(chǎn)。檔案保護(hù)工作任重道遠(yuǎn)，必須加大重視，樹立全新的檔案保護(hù)觀念，制定健全、完善的檔案保護(hù)機(jī)制，掌握先進(jìn)的保護(hù)技術(shù)，確保檔案保護(hù)工作的實(shí)施落實(shí)，從而更好地為單位各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展提供保障。

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