楊瑾

摘 要：高校圖書、檔案“一體化”或“集中式”管理的議題，數(shù)十年來是高校管理也是圖情界、檔案界的熱點話題。筆者嘗試?yán)迩濉耙惑w化”和“集中式”的概念區(qū)分，主張在尊重社會實踐活動規(guī)律的基礎(chǔ)上根據(jù)校情實際來解決圖書、檔案的集中管理和用戶服務(wù)問題。

關(guān)鍵詞：圖書；檔案；一體化；集中式管理

檔案學(xué)與圖書館學(xué)的學(xué)科構(gòu)成體系相同，它們擁有相同的物質(zhì)、相同的表象和相同的信息內(nèi)容，檔案管理和圖書管理的工作方式又非常相近甚至相同，鑒于它們之間有著如此密切的內(nèi)在和外在聯(lián)系，我國業(yè)界有關(guān)圖情檔協(xié)同管理的觀點從20世紀(jì)80年代開始就一直存在，絕大多數(shù)文獻(xiàn)的觀點主張“圖書、檔案、情報一體化”[1]。

在過去數(shù)十年有關(guān)圖情檔協(xié)同管理的文獻(xiàn)中，除了有關(guān)圖情檔一體化管理的闡述之外，還有不少所謂“融合管理”理論。如果認(rèn)真研讀文獻(xiàn)內(nèi)容，同時從語境和語義上對“一體化”和“融合”這兩個詞加以深入理解，不難發(fā)現(xiàn)很多文獻(xiàn)對其概念的理解和論述是模糊不清的，大多沒有真正搞清楚一體化的內(nèi)涵，把部門的合并看作是一體化，把業(yè)務(wù)的聚集看作是信息資源的融合，模糊或片面地將“集中式管理”[2]混淆為一體化管理。

1 概念鑒別：“一體化”與“集中式”

“一體化”這一概念最早出現(xiàn)于西方國際關(guān)系學(xué)中，后來被廣泛使用于其他學(xué)科領(lǐng)域。所謂“一體化”，就是將兩個或多個個體整合成一個新的個體，新個體是眾多舊個體相互滲透、融合的結(jié)果。

根據(jù)《現(xiàn)代漢語詞典（第7版）》的詞條解釋，“集中”就是“把分散的人、事物、力量等聚集起來”[3]，強調(diào)的是聚集。而“集中式管理”是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息管理的概念，它是借助現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，通過集中式管理系統(tǒng)建立企業(yè)決策完善的數(shù)據(jù)體系和信息共享機制?！凹惺焦芾怼边@個概念借用到宏觀的信息管理工作中，其依然強調(diào)了要素的集中管理、集中使用。

從語義上來看，“一體化”和“集中式”是有著很大區(qū)別的，如果說“一體化”是化學(xué)變化，那么“集中式”則是物理變化。從這個視角來說，如果圖書、檔案實行“一體化管理”，那么“圖書”和“檔案”就合為一體，其不論從學(xué)科性質(zhì)還是從業(yè)務(wù)內(nèi)容上，都發(fā)生了化學(xué)變化即質(zhì)變；如果圖書、檔案實行“集中式管理”，那么“圖書”和“檔案”仍然相對獨立，其學(xué)科性質(zhì)沒變，只是為了便于管理使用，兩者的要素聚集起來而“靠得更近”了，它們發(fā)生的不過是物理變化即量變而已。

2 模式比較：“一體化管理”“集中式管理”與“虛擬集中式管理”

2.1 圖書、檔案“一體化管理”理論與人類社會實踐活動需求不符。圖書館學(xué)與檔案學(xué)同屬于大的一級學(xué)科，是聯(lián)系非常密切、學(xué)科屬性非常接近的兩門學(xué)科。從兩個學(xué)科體系的構(gòu)成上看，“檔案學(xué)與圖書館學(xué)的體系結(jié)構(gòu)有許多相似之處”[4]。兩門學(xué)科都屬于應(yīng)用性很強的管理科學(xué)，都研究信息資源的管理、開發(fā)和利用。即便如此，圖書館學(xué)與檔案學(xué)“都是人類社會發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物”[5]，是兩門不同的學(xué)科。社會實踐和社會分工產(chǎn)生出來的新的職業(yè)和崗位，促使學(xué)科發(fā)展出新的分支，圖書館學(xué)和檔案學(xué)的學(xué)科細(xì)分就是這種社會分工和學(xué)科發(fā)展的結(jié)果，它們從此便開始有了不同的理論和內(nèi)容體系。就檔案而言，它廣泛產(chǎn)生于各項社會實踐活動又應(yīng)用于社會實踐，是原始的歷史記錄，和圖書文獻(xiàn)有著本質(zhì)的區(qū)別。自古以來人類就重視檔案保存和利用，設(shè)置館庫、選派專人管理。近現(xiàn)代以來，各種檔案的數(shù)量增長迅速，社會各個領(lǐng)域?qū)n案信息的需求也普遍增長，檔案工作也由簡單的、封閉的、經(jīng)驗性的管理方式發(fā)展到復(fù)雜的、開放的、科學(xué)的管理系統(tǒng)，并成為國家的一項專門事業(yè)，這是社會實踐發(fā)展的結(jié)果，也是社會實踐發(fā)展的需求。如今如果我們非要圖書、檔案“一體化”，那最終結(jié)果必然是“合二為一”，這雖然意味著一個新學(xué)科的誕生，卻同樣意味著兩個舊學(xué)科的消亡。換句話說，若要實現(xiàn)圖書、檔案從實體到內(nèi)容的完全融合或“一體化”，不只是簡單的部門合并的問題，更是學(xué)科發(fā)展層面乃至人類社會實踐活動層面的重大問題。由此我們認(rèn)為，圖書、檔案“一體化管理”的提法是不恰當(dāng)?shù)?，其?dǎo)致的學(xué)科合并更是不可取的，也是無法真正實現(xiàn)的。

2.2 實體合并的集中式管理模式是把雙刃劍。實體合并的集中式管理說白了就是把圖書館和檔案館（室）合并。這種模式形成的過程，看上去是“合二為一”，是對高校圖書、檔案兩個舊有機構(gòu)的有機重組，但本質(zhì)上，這種模式仍然是“把分散的人、事物、力量等聚集起來”，是人員、設(shè)備、信息資源等的集中。圖書、檔案的學(xué)科屬性沒有也不可能發(fā)生改變，其信息資源內(nèi)容以及業(yè)務(wù)理論乃至業(yè)務(wù)范圍都不會發(fā)生變化，只是信息用戶的索取渠道和所謂“圖書檔案館”（或“檔案圖書館”）的管理機制發(fā)生了變化。值得注意的是，高校圖書館和檔案館（室）合并后實現(xiàn)統(tǒng)一的行政管理，理論上圖書、檔案的業(yè)務(wù)是并行的，兩個學(xué)科之間是平等的、并列的，沒有從屬關(guān)系。但實際上在開展具體業(yè)務(wù)的過程中，由于各種因素造成的、不平等的厚此薄彼現(xiàn)象是難免出現(xiàn)的，圖書和檔案的發(fā)展環(huán)境及其趨勢或出現(xiàn)一方強勢而另一方弱勢的學(xué)科地位失衡的可能，這種地位失衡也或許會因為部門一把手的更迭而強弱交替，如此長期下去對圖書、檔案二者的發(fā)展都是不利的?？梢哉f，實體合并集中式管理有利有弊，是一把雙刃劍，因此我們不主張高校圖書館和檔案館（室）實體合并，只有在能確保圖書、檔案的學(xué)科和業(yè)務(wù)的相對獨立性，新實體能自我消解合并給這兩個學(xué)科帶來的負(fù)面影響的情況下，才可以考慮實體合并。

2.3 虛擬集中式管理模式能揚長避短。即使實體合并對少數(shù)高校有較多優(yōu)勢和利好，但長久以來形成的體制阻力以及部門合并所引發(fā)的機構(gòu)設(shè)置、學(xué)科從屬、業(yè)務(wù)融合、人力資源等諸多問題，都將成為新機構(gòu)、新機制形成的阻抗元素。而隨著信息技術(shù)的發(fā)展、云計算和大數(shù)據(jù)時代的到來，信息資源的處理、存儲和傳遞已經(jīng)不受時間和地域的限制，通過網(wǎng)絡(luò)可輕松實現(xiàn)人員、設(shè)備、信息資源等的虛擬集中。這給高校圖書館、檔案館（室）的文獻(xiàn)信息資源建設(shè)及其集中式服務(wù)帶來了良好的發(fā)展機遇。圖書和檔案不僅可以在各自的實體空間和獨立領(lǐng)域開展文獻(xiàn)信息資源建設(shè)和相應(yīng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，更可以數(shù)字化校園建設(shè)為依托，運用云計算、大數(shù)據(jù)技術(shù)，將圖書、檔案文獻(xiàn)信息資源數(shù)據(jù)庫進行虛擬融合（虛擬一體化），構(gòu)成一個表面來看是一個整體的、“圖檔合一”的、數(shù)字化的信息資源綜合數(shù)據(jù)庫，換句話說，這是一種虛擬狀態(tài)下的集中式管理，這種實體分離且獨立的、虛擬出來的集中式管理模式，可以稱之為虛擬集中式管理模式。它借助信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺，既可以保留圖書館和檔案館（室）在行政上的分離和獨立，又能實現(xiàn)虛擬融合，既避實體合并對學(xué)科負(fù)面影響之短，又揚為用戶提供便捷服務(wù)之長，用戶可以借助網(wǎng)絡(luò)終端設(shè)備索取所需信息資源。

3 結(jié)論：棄用錯誤概念提法，發(fā)展虛擬集中式管理模式

3.1 棄用圖書、檔案的“一體化管理”提法。多年來的有關(guān)圖情檔協(xié)同管理的眾多文獻(xiàn)中，不管是“一體化管理”還是“融合管理”的論述，表達(dá)的概念內(nèi)涵大致都是圖情檔融為一體，而其觀點論述的內(nèi)容卻不是真正意義的“一體化”，多數(shù)論述在實質(zhì)上是在談集中式管理，錯誤地將圖書、檔案的集中式管理表達(dá)為“一體化管理”“融合管理”或“資源整合”。而在圖書、檔案管理的語義環(huán)境下，既然無法實現(xiàn)圖書、檔案的學(xué)科合并，那么“一體化管理”的概念提法顯然是無法實現(xiàn)的，因而是不科學(xué)的，我們可以考慮棄用這種不準(zhǔn)確的概念表述，統(tǒng)一表述為圖書、檔案“集中式管理”或更為合適。

3.2 發(fā)展圖書、檔案的虛擬集中式管理模式。不管是所謂“一體化管理”“融合管理”，還是集中式管理，其必要性和可行性研究的初衷都是為了實現(xiàn)便捷的用戶服務(wù)，在過去很多年里業(yè)界專家、學(xué)者和同行都做過深入研究，成果頗豐。但現(xiàn)在看來，單單實體合并這一項就非常之難。究其原因，是緣于為尋求圖書、檔案便捷的一體服務(wù)而不尊重社會分工原則，進行所謂“融合管理”或“一體化管理”，不切實際地搞實體合并，是無視人類社會實踐活動宏觀需求的表現(xiàn)，尤其是在信息化、網(wǎng)絡(luò)化高度發(fā)達(dá)的今天，實體合并更是沒有必要的。圖書、檔案的虛擬集中式管理，不但確保了圖書、檔案學(xué)科的合理存在和發(fā)展，更為重要的是它突破時間和地域的限制，不需“人員、設(shè)備、信息資源”等的實體聚集，忽略實體合并就能在計算機網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上實現(xiàn)虛擬“合并”，解決了文獻(xiàn)信息資源服務(wù)所謂“一體化”或便捷式用戶服務(wù)問題?？梢哉f，在用戶服務(wù)層面虛擬集中式管理模式讓實體合并顯得多余，虛擬集中式管理模式本質(zhì)上是一種面向用戶的服務(wù)模式而非管理模式，它既解決了學(xué)科發(fā)展問題，又解決了用戶服務(wù)問題，是最具發(fā)展趨勢的一種模式。

參考文獻(xiàn)：

[1]張新娜.2003年～2012年我國圖書檔案情報一體化研究論文的計量分析[J].檔案管理2014（2） .

[2]劉蔚.圖書、檔案、文物集中式管理研究[D].山東大學(xué)碩士論文，2012.

[3]中國社會科學(xué)院語言研究所詞典編輯室.現(xiàn)代漢語詞典（第7版）[M].北京：商務(wù)印書館，2016.

[4]王夢菊.檔案與圖書一體化管理模式的思考[J].檔案管理，2005（05）.

[5]黃子房.淺談檔案與圖書之異同[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2008（12）.

（作者單位：鄭州旅游職業(yè)學(xué)院 來稿日期：2017-02-23）