唐行俊

[摘要]伴隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，信息技術(shù)得到了較好的應(yīng)用，在一定程度上現(xiàn)代文書(shū)管理已經(jīng)成為單位項(xiàng)目工作之一。要想在真正意義上提高文書(shū)檔案管理工作水平，就應(yīng)加強(qiáng)文書(shū)檔案管理，同時(shí)還應(yīng)做好文書(shū)工作以及檔案工作中的銜接，這樣才能真正建立有效的管理制度。使文書(shū)管理工作能夠更加標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)而提高文書(shū)檔案利用率，為單位決策提供依據(jù)。

[關(guān)鍵詞]文書(shū)檔案工作；檔案管理系統(tǒng)；應(yīng)用分析

[DOI]1013939/jcnkizgsc201719202

對(duì)于文書(shū)檔案來(lái)說(shuō)是信息中的原始記錄，發(fā)揮著重要的作用。文書(shū)本身具有安全性以及不易管理等相關(guān)因素，進(jìn)而在高校事務(wù)管理中發(fā)揮著重要的作用。文書(shū)檔案主要是指在通用文書(shū)轉(zhuǎn)化成的部分檔案習(xí)慣的一種稱(chēng)謂，是檔案中重要的組成部分。不僅是單位過(guò)去發(fā)展中的縮影，而且還是建設(shè)狀況中的記錄，因此在行政管理中發(fā)揮著重要的作用。文章將針對(duì)文書(shū)檔案管理工作中檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用進(jìn)行針對(duì)性的探討。

1文書(shū)檔案工作中的原則

（1）整體性原則。在整體上來(lái)講與一些其他管理工作相比，文書(shū)檔案工作具有整體性的特點(diǎn)，對(duì)于文書(shū)檔案工作并不是簡(jiǎn)單地劃分辦公室職員以及檔案部門(mén)工作，在實(shí)際數(shù)據(jù)資料收集過(guò)程中需要職能部門(mén)的幫助，同時(shí)將資料進(jìn)行收集整理，進(jìn)而對(duì)整個(gè)企事業(yè)單位起到重要的指導(dǎo)作用。

（2）規(guī)范性原則。對(duì)于文書(shū)檔案管理工作自身規(guī)范性主要體現(xiàn)在業(yè)務(wù)以及數(shù)據(jù)兩個(gè)方面，在一定程度上需要嚴(yán)格業(yè)務(wù)流程化管理方式，進(jìn)而將收文管理以及發(fā)文管理等相關(guān)環(huán)節(jié)通過(guò)規(guī)范性操作方式為文書(shū)檔案查閱者提供一定的便利，這樣的方式便于查閱者在規(guī)定時(shí)間內(nèi)獲取相關(guān)信息，在真正意義上提高單位實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

（3）保密性原則。由于文書(shū)檔案記錄了一些單位內(nèi)部中的核心技術(shù)，在實(shí)際管理過(guò)程中，應(yīng)該注意自身的保密行為，針對(duì)不同文書(shū)檔案在整體上應(yīng)該采用分類(lèi)規(guī)置，將文檔進(jìn)行妥善保存，這樣能夠?qū)?shí)際管理職責(zé)落到實(shí)處。同時(shí)對(duì)于文書(shū)檔案經(jīng)手人應(yīng)該進(jìn)行詳細(xì)記錄，進(jìn)而確保核心資料中的安全性。

2文書(shū)檔案工作面臨的問(wèn)題

（1）單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案認(rèn)知存在著一定的不足。在單位文化檔案管理工作中，只有在真正意義上提高單位高層管理人員對(duì)文書(shū)檔案工作的重視，才能提高文書(shū)檔案管理工作水平，才能建立新型的檔案管理系統(tǒng)。由于受傳統(tǒng)觀念的束縛，一些單位領(lǐng)導(dǎo)人存在著錯(cuò)誤的認(rèn)知，大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)人認(rèn)為只要將文書(shū)檔案工作進(jìn)行簡(jiǎn)單的記錄以及保存就可以，并沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到檔案管理在單位發(fā)展中發(fā)揮的重要作用。最終導(dǎo)致檔案管理中人力財(cái)力投入相對(duì)較小，這樣的情況在很大程度上嚴(yán)重制約了文書(shū)檔案工作的順利開(kāi)展。

（2）文書(shū)工作與檔案管理存在著脫節(jié)的現(xiàn)象。在實(shí)際文書(shū)檔案管理工作中，對(duì)于文書(shū)工作與檔案管理來(lái)說(shuō)是較為密切的，同時(shí)也存在著一定的差異。對(duì)于文書(shū)檔案管理工作來(lái)說(shuō)處理好文書(shū)工作與檔案管理一體化是重要的環(huán)節(jié)，當(dāng)前在實(shí)際文書(shū)管理工作中，在整體上實(shí)行一種分體式管理體系，這樣的方式在某種意義上來(lái)講是較為科學(xué)的，但是卻分離了文書(shū)工作以及檔案管理工作，在具體銜接上經(jīng)常會(huì)發(fā)生失誤現(xiàn)象。之所以會(huì)有這種現(xiàn)象的發(fā)生，是因?yàn)橐恍┪臅?shū)工作人員自身缺乏檔案意識(shí)，在進(jìn)行信息收集過(guò)程中效率較低，同時(shí)不能在整體上扣住檔案主題，而檔案專(zhuān)業(yè)人員自身沒(méi)有接觸到太多的文秘工作，最終造成兩者嚴(yán)重脫節(jié)現(xiàn)象的發(fā)生，真正降低了文書(shū)檔案管理質(zhì)量。

（3）文書(shū)檔案管理中工作人員自身偏低。對(duì)于文書(shū)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，由于長(zhǎng)期對(duì)文書(shū)檔案管理工作的不重視，一些檔案管理人員大多數(shù)都不是專(zhuān)業(yè)人才，除了檔案工作以外還兼有一些其他的職位，這樣的形式將導(dǎo)致自身責(zé)任感不強(qiáng)，在整體上不能將文書(shū)檔案工作擺在正確位置上。除此之外，一些單位中的檔案管理人員自身雖然具備專(zhuān)業(yè)技能等，但是由于自身的不積極并沒(méi)有進(jìn)行下一步的培訓(xùn)，進(jìn)而導(dǎo)致在管理方法以及管理理念上不能與新時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)，最終不利于文書(shū)檔案工作發(fā)揮自身的效力。

3運(yùn)用管理系統(tǒng)文書(shū)檔案的優(yōu)勢(shì)

（1）能夠真正提高工作效率。對(duì)于檔案系統(tǒng)管理文書(shū)來(lái)說(shuō)自身具備的優(yōu)點(diǎn)是能夠?qū)n案系統(tǒng)中的信息進(jìn)行及時(shí)的處理，在傳統(tǒng)檔案管理工作中，對(duì)于檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)比較依賴(lài)手工操作等，這樣的方式相對(duì)而言是比較耗時(shí)費(fèi)力的，同時(shí)自身工作效率極為低下，手工操作經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤偏差等。對(duì)于檔案管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)為文書(shū)檔案材料中的收集以及儲(chǔ)存等相關(guān)環(huán)節(jié)是比較便利的，在文件材料移交以及借閱利用等是比較簡(jiǎn)單易行的。在整體上講通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)以及信息技術(shù)等，能夠?qū)⑽募牧限D(zhuǎn)移真正實(shí)現(xiàn)便捷的效果，在一定程度上省去了實(shí)際中的搬運(yùn)過(guò)程，進(jìn)而提高了工作效率。

（2）能夠共享到檔案信息。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，但是檔案室以及各職能部門(mén)等很難實(shí)現(xiàn)信息上的共享，一些信息閑置在庫(kù)房當(dāng)中，這樣的形式在一定程度上給管理以及信息查閱帶來(lái)了較大的不便，同時(shí)還造成了資金以及資源上的浪費(fèi)。伴隨著電子以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，在整體上簡(jiǎn)化了信息載體，同時(shí)還節(jié)省了實(shí)際中的存儲(chǔ)空間，實(shí)現(xiàn)了信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供了局域性網(wǎng)絡(luò)中在在線移交以及借閱等，真正超越了酒店里中信息流動(dòng)具有的單向性管理，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)了信息資源中的多方共享，極大提高了檔案管理中實(shí)際工作質(zhì)量以及工作效率等。

4文書(shū)檔案工作中檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用分析的可行性建議

（1）提高實(shí)際中檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用意識(shí)。作為單位中的高層管理應(yīng)該加強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理自身作用的認(rèn)知，進(jìn)而主動(dòng)將現(xiàn)代化手段運(yùn)用在文書(shū)檔案管理工作中，這樣才能加大企業(yè)檔案管理中的資金投入。同時(shí)還應(yīng)結(jié)合本單位中的實(shí)際情況以及相應(yīng)的實(shí)際需求，進(jìn)而配置檔案管理系統(tǒng)中的硬件設(shè)施以及應(yīng)用軟件等，這樣才能為檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)代化提供基礎(chǔ)性保障。除此之外，還應(yīng)注意對(duì)檔案管理人員實(shí)際培訓(xùn)，進(jìn)而增強(qiáng)實(shí)際中的管理意識(shí)以及自身責(zé)任感等，進(jìn)而提高檔案管理專(zhuān)業(yè)中的知識(shí)儲(chǔ)備量，還應(yīng)對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)，這樣能夠?qū)F(xiàn)代化手段真正運(yùn)用在檔案管理工作中。

（2）加強(qiáng)企業(yè)檔案中的收集以整理等。對(duì)于企業(yè)自身發(fā)展來(lái)說(shuō)企業(yè)檔案是重要的資產(chǎn)，同時(shí)也是當(dāng)前市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的重要信息保障。要想在真正意義上保證企業(yè)檔案信息充足，就應(yīng)加大企業(yè)檔案中的收集以及整理。建立健全實(shí)際中的檔案管理規(guī)章制度，針對(duì)檔案信息進(jìn)行歸類(lèi)收集整理，設(shè)定相關(guān)的格式等，進(jìn)而確保手機(jī)整理中的文書(shū)檔案信息能夠保證質(zhì)量等，真正為查閱者提供便利性條件。除此之外，還應(yīng)積極加強(qiáng)實(shí)際中的數(shù)字化建設(shè)監(jiān)管力度，加強(qiáng)實(shí)際中的安全檢查防患意識(shí)，針對(duì)文件材料等應(yīng)該積極利用圖像掃描進(jìn)行處理等，這樣能夠保證實(shí)際中的原始性以及真實(shí)性。同時(shí)應(yīng)該設(shè)置相關(guān)的審查小組，針對(duì)數(shù)字化中的檔案管理系統(tǒng)漏洞進(jìn)行排查和維護(hù)等，進(jìn)而為單位發(fā)展提供動(dòng)力支持，還能確保實(shí)際中檔案信息安全，為文書(shū)檔案能夠發(fā)揮真正效力。

5結(jié)論

總而言之，文書(shū)檔案管理工作是單位進(jìn)行各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)的依據(jù)，因此，做好文書(shū)檔案管理工作對(duì)于單位的建設(shè)與發(fā)展具有積極意義。目前文書(shū)檔案管理工作還存在許多的問(wèn)題，文書(shū)檔案管理工作人員需要進(jìn)一步提升自我素質(zhì)，提升文書(shū)檔案管理的工作效率。各單位需要加大文書(shū)檔案管理工作的重視，建立有效的管理制度，強(qiáng)調(diào)文書(shū)工作與檔案管理工作的有效銜接，加強(qiáng)部門(mén)與文書(shū)檔案管理部門(mén)的聯(lián)系，這樣才可以切實(shí)提高文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量，促進(jìn)單位各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。

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