摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，在現(xiàn)代檔案管理過程中如何提升檔案服務(wù)水平，借助信息技術(shù)建立完善的檔案信息服務(wù)體系成為了檔案管理人員最關(guān)心的一個(gè)問題。因?yàn)樾畔⒒瘷n案服務(wù)體系的建立不僅要依據(jù)檔案管理的特征來開發(fā)檔案信息服務(wù)平臺，還要依據(jù)檔案信息的使用范圍建立全方位的信息共享機(jī)制來保障檔案信息的使用效率。所以在現(xiàn)代檔案管理的過程中運(yùn)用信息技術(shù)來推進(jìn)一體化檔案管理體系的構(gòu)建對提升檔案的管理效率有著重要的作用。鑒于此，本文就如何借用信息技術(shù)建立信息化檔案管理體系展開深入探討，并提出相應(yīng)思路以供讀者借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；管理體系；服務(wù)模式

1 如何構(gòu)建信息化檔案管理體系

在現(xiàn)代的檔案管理過程中推進(jìn)檔案信息化管理體系構(gòu)建就要深入分析檔案管理機(jī)制，依據(jù)檔案管理模式來構(gòu)建信息化檔案服務(wù)體系。因?yàn)樾畔⒒瘷n案管理體系的建設(shè)，一方面要建立多元化的信息管理機(jī)制，另外一方面要開發(fā)相應(yīng)的信息管理系統(tǒng)來提升檔案管理效率。所以就要借助信息技術(shù)來開發(fā)檔案信息服務(wù)平臺，依據(jù)檔案信息交互的特點(diǎn)建立多元化的檔案信息共享機(jī)制。既可以依據(jù)微信、QQ等社交平臺來開發(fā)移動檔案信息客戶端滿足社會各領(lǐng)域檔案信息的使用要求，也可以借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來開發(fā)符合檔案信息管理特點(diǎn)的固定網(wǎng)站，讓使用者通過網(wǎng)站來查詢自己所需要的檔案信息，滿足檔案信息多元化使用的要求。

2 推進(jìn)信息化檔案管理體系建設(shè)要突出服務(wù)職能

在信息技術(shù)的影響下，推進(jìn)檔案管理體系信息化建設(shè)，還要注重突出檔案管理體系的信息服務(wù)職能，檔案信息管理體系的信息服務(wù)職能是針對檔案信息的使用范圍和使用幅度而做出的統(tǒng)籌規(guī)劃，只有合理搭配各種信息資源，將各種信息檔案資源運(yùn)用到檔案服務(wù)管理當(dāng)中，建立高效化的服務(wù)模式才能促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，同時(shí)建設(shè)者要根據(jù)信息技術(shù)和檔案服務(wù)要求來建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫，將各種檔案信息資源有效地納入數(shù)據(jù)庫當(dāng)中方便用戶的檢索和信息收集。另外，作為檔案信息管理人員，不僅要加強(qiáng)自身的服務(wù)意識，轉(zhuǎn)變自身的工作思路，還要對各種檔案信息詳細(xì)的分類整理，并建立無紙化檔案信息存儲機(jī)制，對各種紙質(zhì)檔案信息要進(jìn)行電子化處理，將電子化檔案信息存儲到檔案信息數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，及時(shí)地滿足使用者對檔案信息使用的需求，保證檔案信息的及時(shí)共享。最后，作為檔案管理人員也要掌握一定的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，因?yàn)榘殡S著信息技術(shù)的快速發(fā)展，各種各樣的網(wǎng)絡(luò)威脅出現(xiàn)在人們的視野當(dāng)中，檔案管理人員只有緊隨技術(shù)的發(fā)展，跟隨技術(shù)的潮流，掌握網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，才能保障檔案信息的安全，對檔案信息管理體系進(jìn)行有效的維護(hù)方便社會各個(gè)領(lǐng)域檔案查詢需求。

3 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)要注重電子文件的運(yùn)用

在現(xiàn)代的檔案管理過程中推進(jìn)信息化檔案管理體系建設(shè)，要注重檔案信息管理體系的數(shù)字化建設(shè)以及軟件開發(fā)。因?yàn)樾畔⑾到y(tǒng)是保障檔案高度共享、及時(shí)存儲的關(guān)鍵所在，而信息管理軟件是保證信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的核心。所以在現(xiàn)代檔案信息管理體系的建設(shè)過程中，建設(shè)者要依據(jù)檔案信息高效管理的需求開發(fā)出符合檔案綜合處理的系統(tǒng)軟件，滿足信息系統(tǒng)的建設(shè)要求。同時(shí)，檔案信息管理體系建設(shè)的重點(diǎn)要放在對電子文件的收集歸檔與管理上，既要努力地收集各個(gè)單位和社會各領(lǐng)域產(chǎn)生的電子文件，也要對以前所收集的電子文件進(jìn)行科學(xué)化的分類和系統(tǒng)存儲，與檔案信息數(shù)據(jù)庫系進(jìn)行信息交互，方便檔案信息的及時(shí)存儲。

4 檔案管理人員要將創(chuàng)新思維進(jìn)行檔案管理

在檔案管理過程中，除了要注重檔案管理體系的信息化建設(shè)之外，作為檔案管理人員還要將創(chuàng)新的思維融入到檔案服務(wù)的過程中。創(chuàng)新性的檔案利用辦法，要求檔案管理人員要在立足社會檔案信息服務(wù)的前提下，充分提升檔案信息的附加價(jià)值，注重檔案信息服務(wù)系統(tǒng)的軟件建設(shè)以及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，通過對各種檔案信息資源進(jìn)行合理的劃分來促進(jìn)檔案信息的合理使用?？梢酝ㄟ^建立移動化的檔案信息服務(wù)平臺來促進(jìn)移動檔案信息共享機(jī)制的形成，最大程度上突破時(shí)間和空間的限制，讓廣大用戶可以隨時(shí)隨地查詢和使用檔案信息。同時(shí)作為檔案信息管理人員，還要對各種檔案信息，進(jìn)行有效的分類，加工，整理，不僅要在檔案工作過程中對檔案信息資源進(jìn)行綜合，推進(jìn)用計(jì)算機(jī)管理控制系統(tǒng)來對檔案信息進(jìn)行綜合管理，提升檔案管理的信息化水平。

5 建立檔案信息規(guī)范管理機(jī)制

在檔案信息綜合管理體系的建設(shè)過程中，檔案管理人員還要依據(jù)電子檔案信息的綜合使用需求，建立規(guī)范的信息管理機(jī)制。因?yàn)闄n案信息化建設(shè)需要用現(xiàn)代信息服務(wù)理念，新的設(shè)備，新的方法來規(guī)范對業(yè)務(wù)流程規(guī)范管理，要對原有的檔案信息管理模式從根本上進(jìn)行改變，所以檔案管理人員要調(diào)整檔案管理工作方法，運(yùn)用創(chuàng)新性信息服務(wù)理念來提升檔案管理效率，滿足檔案信息多元使用的需求。同時(shí)檔案管理部門也應(yīng)該根據(jù)檔案信息化建設(shè)的需要制定相應(yīng)的管理制度，標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范檔案管理流程，制定新的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，新的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范檔案信息的使用，確保檔案信息高效使用。另外，檔案信息管理部門還要依據(jù)檔案信息化服務(wù)體系建設(shè)招聘具有檔案管理和信息技術(shù)專業(yè)能力的人才從事檔案信息化工作，利用人才的專業(yè)技能推進(jìn)一體化檔案信息管理體系的建設(shè)，滿足檔案信息化建設(shè)的需要。對于一些已經(jīng)從事檔案工作的人員來說，檔案管理部門要注重其專業(yè)技能的培養(yǎng)，既要加強(qiáng)人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，也要根據(jù)檔案信息服務(wù)規(guī)范來提升人員的專業(yè)技能，能夠讓檔案管理人員及時(shí)了解檔案管理的信息化發(fā)展趨勢以及工作新模式，轉(zhuǎn)變其原有的工作思路，能夠以互聯(lián)網(wǎng)思維來看待檔案工作模式產(chǎn)生的變革，學(xué)會用信息化檔案管理系統(tǒng)來處理各種檔案信息，對各種檔案信息進(jìn)行分類和歸檔，提升檔案信息的共享效率。

6 建立檔案信息共享機(jī)制

在現(xiàn)代檔案管理信息化建設(shè)的過程中，檔案管理也要依據(jù)自身的管理模式建立符合檔案信息高效使用的信息共享機(jī)制。因?yàn)闄n案信息作為集中性的信息使用模式，對各種事件有著高度的記錄功能。而檔案信息的存儲就是在滿足社會各單位對以往事件記錄查詢的需求上衍生出的信息保存機(jī)制，所以在檔案館要依據(jù)檔案服務(wù)特點(diǎn)來建立有效的檔案數(shù)據(jù)交互體系，要以集中性的信息共享為基礎(chǔ)，通過將各種檔案信息資源進(jìn)行有效的整合來提升信息系統(tǒng)的交互效率，滿足檔案信息及時(shí)傳播，快速傳遞的需要。檔案館要建立行之有效的數(shù)據(jù)化管理體系實(shí)現(xiàn)高效率精準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)圖書信息輸出服務(wù)，其數(shù)據(jù)化管理模式的主要思路是基于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫平臺優(yōu)勢與信息使用端口進(jìn)行數(shù)據(jù)化對接，在保障數(shù)據(jù)化信息共享的前提下將檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化模型分析，及時(shí)的了解檔案信息的使用狀態(tài)，以此來保障檔案信息的高度共享。

7 結(jié)語

在檔案信息化建設(shè)的過程中，不僅要建立高效的檔案信息管理體系來提升檔案管理效率，還要突出信息化檔案管理體系的服務(wù)職能，轉(zhuǎn)變檔案管理人員的工作思路，提升其專業(yè)技能，學(xué)會用創(chuàng)新性的工作思維來調(diào)整原有的工作方法，有效地提升檔案管理效率。

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作者簡介

汪源（1984-），天津，天津市南開區(qū)王頂?shù)提t(yī)院。