秦雯

摘 要：檔案作為事業(yè)單位的一項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容，在分析事業(yè)單位運(yùn)行狀況、單位歷史以及規(guī)劃未來(lái)上發(fā)揮著重要的作用。對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理是事業(yè)單位的一項(xiàng)重點(diǎn)工作。但是目前分析事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀會(huì)發(fā)現(xiàn)其中存在著很多的問(wèn)題，其中信息化水平不高是最主要的一項(xiàng)。針對(duì)快節(jié)奏的生活模式，應(yīng)用電子檔案已經(jīng)成為事業(yè)單位的必然要求。它在提升單位工作效率、保障工作質(zhì)量上將會(huì)發(fā)揮出實(shí)質(zhì)性的作用。本文在對(duì)電子檔案進(jìn)行簡(jiǎn)要分析的基礎(chǔ)上，提出了加強(qiáng)事業(yè)單位電子檔案管理的有效措施，希望為事業(yè)單位提供一個(gè)有價(jià)值的參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；電子檔案；特點(diǎn)；措施

事業(yè)單位電子檔案就是將紙質(zhì)版的數(shù)據(jù)錄入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，在實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)上對(duì)電子文件進(jìn)行整理、分類以及存儲(chǔ)。不僅提高了檔案歸檔管理的難度，而且更加安全，一些私密檔案不會(huì)存在泄漏的風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)檢索關(guān)鍵字就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的查閱，提高了整個(gè)事業(yè)單位的工作效率。目前，對(duì)這一檔案管理模式進(jìn)行重點(diǎn)研究應(yīng)該是一項(xiàng)具有普遍現(xiàn)實(shí)意義的工作。

一、電子檔案的特點(diǎn)

傳統(tǒng)檔案在編寫的過(guò)程中耗時(shí)費(fèi)力，整理時(shí)更是需要相當(dāng)多的人力，檔案在整理以及存儲(chǔ)的過(guò)程中，會(huì)存在丟失、損壞的風(fēng)險(xiǎn)，查閱過(guò)程更是多有不便，嚴(yán)重制約了整個(gè)單位工作效率的提升。利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化，可以節(jié)約大量的人力物力，具有十分重要的意義[1]。電子檔案的優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在對(duì)信息進(jìn)行高效處理、方便查閱、便于保存、實(shí)現(xiàn)信息的有效利用以及便于信息補(bǔ)充等幾個(gè)方面。

1.對(duì)信息進(jìn)行高效處理

只要通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)、圖片以及文字進(jìn)行掃描，就可以將這些內(nèi)容錄入到計(jì)算機(jī)之內(nèi)。之后的分類、整理、分析、統(tǒng)計(jì)以及存儲(chǔ)工作都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行。只要操作方法得當(dāng)，其中就不會(huì)有誤差出現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)信息的高效處理。

2.方便查閱

信息只要存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)，就有屬于自己的分類和編碼，只要將編碼或是關(guān)鍵字輸入計(jì)算機(jī)，就會(huì)馬上檢索出所需要的內(nèi)容，提升了查閱的效率，實(shí)現(xiàn)了信息的有效利用。

3.便于保存

傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案在管理的過(guò)程中總會(huì)存在被燒、被盜以及被損的風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案可以有效改變這一狀況。計(jì)算機(jī)內(nèi)的檔案可以進(jìn)行加密操作，指定人員掌握整理的權(quán)限，查閱人員也需要在獲得權(quán)限之后才能進(jìn)入檔案系統(tǒng)，大大提高了檔案資源的安全性，保存起來(lái)也就相當(dāng)方便。

4.實(shí)現(xiàn)信息的有效利用

傳統(tǒng)檔案在利用的過(guò)程中需要按宗卷進(jìn)行翻閱，有時(shí)花費(fèi)了大量的時(shí)間也沒(méi)有找到有效的信息。電子檔案可以有效改變這一狀況，在較短的時(shí)間內(nèi)就實(shí)現(xiàn)了信息的查找，提高了檔案資源的利用率，真正將檔案的作用發(fā)揮到實(shí)處。

5.便于信息補(bǔ)充

檔案管理過(guò)程中，及時(shí)完善相關(guān)信息是一項(xiàng)重點(diǎn)工作。傳統(tǒng)檔案由于它的缺陷，在信息補(bǔ)充的過(guò)程中總會(huì)有各種各樣的限制。電子檔案在解決這一狀況時(shí)具有顯著的優(yōu)勢(shì)，可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)補(bǔ)充，實(shí)時(shí)整理，提升事業(yè)單位的工作效率。

二、加強(qiáng)電子檔案管理的具體措施

面對(duì)上述電子檔案的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，將電子檔案管理手段融入事業(yè)單位的日常工作當(dāng)中應(yīng)該是一項(xiàng)具有普遍現(xiàn)實(shí)意義的做法。電子檔案較高的信息化以及智能化水平以及較高的工作效率讓它的普及成為一種可能。但是在進(jìn)行電子檔案管理的過(guò)程中也需要掌握一些注意事項(xiàng)，防止由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)被攻擊而造成的檔案丟失現(xiàn)象。

1.完善電子檔案管理制度

電子檔案在引入之前，一定要根據(jù)國(guó)家的法律法規(guī)以及規(guī)章制度制定完善的電子檔案管理制度，對(duì)電子檔案的接收、存儲(chǔ)以及利用過(guò)程進(jìn)行約束，規(guī)范整個(gè)管理過(guò)程，讓電子檔案管理真正體現(xiàn)出自身的價(jià)值[2]。了解即將錄入計(jì)算機(jī)的電子信息的來(lái)源和背景，確保整個(gè)電子檔案系統(tǒng)的安全。

2.制定合理的歸檔制度

歸檔工作是檔案管理的一項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容，需要引起檔案管理部門的重視。管理人員要仔細(xì)分析電子檔案歸檔與紙質(zhì)版檔案歸檔的區(qū)別，制定合理的檔案歸檔制度約束工作人員的行為，保證檔案文件的環(huán)境安全，確保錄入的檔案屬于該類別，防止為后續(xù)的查閱過(guò)程帶來(lái)不便。

3.建立嚴(yán)格的檔案存儲(chǔ)制度

檔案的安全需要通過(guò)嚴(yán)格的檔案存儲(chǔ)制度得到保障，也只有真正將檔案存儲(chǔ)制度落到實(shí)處，才能實(shí)現(xiàn)檔案的絕對(duì)安全。首先，應(yīng)該嚴(yán)格控制檔案存儲(chǔ)的載體，保證其中沒(méi)有病毒，這是最基礎(chǔ)的工作；其次檔案存儲(chǔ)載體的條件和環(huán)境需要得到有效控制，防止因?yàn)橹車鷾囟冗^(guò)高或是濕度過(guò)大使得載體不能正常工作，對(duì)檔案造成毀滅性的損失；最后，重視檔案的備份，使得出現(xiàn)的損失有彌補(bǔ)的機(jī)會(huì)，進(jìn)而讓整個(gè)事業(yè)單位的正常運(yùn)行得到保障。

4.加強(qiáng)電子檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)

對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們的知識(shí)以及素養(yǎng)跟上時(shí)代的潮流，從而為事業(yè)單位的檔案管理工作提供一個(gè)保障。另外要提高新型人才進(jìn)入檔案管理部門進(jìn)行工作的門檻。應(yīng)聘者除了要具備扎實(shí)的理論基礎(chǔ)，而且應(yīng)該有良好的職業(yè)道德和責(zé)任意識(shí)，這是整個(gè)檔案管理工作得以有效進(jìn)行的保障。

5.完善電子檔案的查閱制度

檔案的查閱工作應(yīng)該局限在某幾個(gè)人的手中，其他人只有在申請(qǐng)之后獲得查閱權(quán)限，才能對(duì)電子檔案進(jìn)行翻閱[3]。這樣可以有效提高檔案的安全性，防止一些不法分子在翻閱檔案的過(guò)程中，對(duì)事業(yè)單位的整體利益造成威脅。

總之，隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展以及科技水平的顯著提高，事業(yè)單位的檔案管理朝著電子化、信息化與智能化方向發(fā)展已經(jīng)成為一種趨勢(shì)，因此事業(yè)單位的檔案管理人員一定要在積極分析這種管理方式的基礎(chǔ)上，制定并完善一系列的規(guī)章制度，保證電子檔案在應(yīng)用的過(guò)程中發(fā)揮出最大的價(jià)值，從而提高事業(yè)單位的工作效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]張敏.電子檔案在事業(yè)單位檔案管理中的價(jià)值探討[J].城建檔案.2016（04）：154-155.

[2]楊卉，劉敏.淺談事業(yè)單位檔案管理的電子化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù).2015（01）：461-463.

[3]周海霞.電子檔案管理中幾個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題及解決對(duì)策[J].黑龍江科技信息.2016（34）：12.endprint