馬峰濤　董秀銳

[摘要]隨著高校管理體制改革的不斷深化，新成立高校數(shù)量日益增多，給高等教育的發(fā)展注入了新的活力。同時(shí)，也為高校檔案事業(yè)的發(fā)展帶來了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。本文結(jié)合工作實(shí)際，適應(yīng)高校檔案工作發(fā)展趨勢(shì)，針對(duì)新成立院校在檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行了探討，并提出了初步改進(jìn)措施。

[關(guān)鍵詞]新成立；高校；檔案管理

0引言

近年來，隨著我國(guó)高等教育教學(xué)改革的不斷深入，通過各種形式新成立的高校數(shù)量越來越多，既實(shí)現(xiàn)了優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、強(qiáng)強(qiáng)合作的辦學(xué)思路，又充分整合了教育資源，促進(jìn)了教育事業(yè)的更大發(fā)展。與此同時(shí)，高校檔案工作也搭載上改革的列車，逐步走向制度化、規(guī)范化和科學(xué)化，檔案管理的內(nèi)容也日益復(fù)雜多樣。本文以河北中醫(yī)學(xué)院為例，結(jié)合作者在檔案工作中的實(shí)踐，進(jìn)行一些交流和探討。

1新成立高校檔案管理工作現(xiàn)狀

河北中醫(yī)學(xué)院始建于1958年，是全國(guó)建校較早的高等中醫(yī)藥院校之一，河北省重點(diǎn)骨干大學(xué)，河北省人民政府與國(guó)家中醫(yī)藥管理局共建高校，教育部卓越醫(yī)生（中醫(yī)）教育培養(yǎng)計(jì)劃改革試點(diǎn)高校、河北省雙一流建設(shè)單位。歷經(jīng)分合，于2013年4月，河北中醫(yī)學(xué)院重新組建成立。

1.1檔案管理工作出現(xiàn)停滯

學(xué)校成立前，兩校區(qū)各自獨(dú)立，檔案保管相對(duì)完整。但是成立期間牽涉到各校區(qū)分管部門交叉完成的工作，尚未立卷歸檔的文書，由于涉及人員較多，加之并校期間工作人員思想狀況不穩(wěn)，沒有人牽頭專門去督導(dǎo)檔案工作，所以基本處于停滯狀態(tài)。

1.2檔案工作意識(shí)薄弱

根據(jù)高校檔案管理辦法，為便于積極提供檔案利用，為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)，要求各校區(qū)的檔案實(shí)行統(tǒng)一集中管理。而實(shí)際情況是，兩校區(qū)處在不同的位置，距離相對(duì)較遠(yuǎn)，又恰逢新建時(shí)期，面臨著教學(xué)研一系列新生問題。在這種情況下，多數(shù)人認(rèn)為檔案工作相對(duì)次要，沒有盡快提上學(xué)校工作日程。

1.3檔案的數(shù)字化建設(shè)需要重新布局

學(xué)校成立前，兩校區(qū)檔案管理基本上處于人工狀態(tài)，沒有采用先進(jìn)的檔案數(shù)字化建設(shè)平臺(tái)，檔案室固有設(shè)備利用率并不高，嚴(yán)重影響了檔案工作的進(jìn)展和檔案的利用效果。新校成立后，為了適應(yīng)檔案工作發(fā)展趨勢(shì)，學(xué)校檔案的數(shù)字化整體建設(shè)勢(shì)必要在檔案整合后重新布局。而學(xué)?，F(xiàn)有的檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施、信息資源以及應(yīng)用系統(tǒng)等各方面要素都基本還處于一窮二白的地步，給檔案數(shù)字化建設(shè)帶來了重重障礙。

2檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍較低

學(xué)校成立前，檔案室工作人員數(shù)量相對(duì)較少，身份、年齡、文化水平參差不齊，高校檔案專業(yè)畢業(yè)生更是鳳毛麟角。曾幾何時(shí)，檔案從業(yè)者的門檻都非常低，大大拉低了檔案工作隊(duì)伍的整體素質(zhì)。從當(dāng)前檔案管理工作的新形勢(shì)、新背景來看，真正屬于復(fù)合型的檔案管理人才匱乏，特別是針對(duì)檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次編研和挖掘的人才短缺。上述因素最終導(dǎo)致高校檔案室的功能受到很大制約。

新成立高校要做好檔案管理工作，關(guān)鍵是要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作觀念，規(guī)范檔案制度，推進(jìn)數(shù)字化進(jìn)程，提高人員素質(zhì)。

2.1轉(zhuǎn)變檔案觀念，強(qiáng)化檔案意識(shí)

學(xué)校成立后，隨著學(xué)校內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)調(diào)整，檔案室內(nèi)部整合，部分檔案工作人員調(diào)離，檔案工作任務(wù)較之以前明顯加重，檔案工作者的壓力與日俱增。因此，學(xué)校成立后檔案工作人員及兼職檔案員有必要對(duì)自己的身份和工作性質(zhì)重新定位，要從根本上轉(zhuǎn)變觀念，改變?cè)诼耦^苦干、與外界鮮有聯(lián)系等工作作風(fēng)及習(xí)慣，要刷新存在感，主動(dòng)適應(yīng)學(xué)校發(fā)展大局，服務(wù)學(xué)校發(fā)展需要，使檔案工作在最大限度上實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值。校區(qū)成立后應(yīng)加大檔案法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)與宣傳，加強(qiáng)廣大師生員工的檔案意識(shí)，時(shí)刻心系檔案，愛護(hù)檔案，共同促進(jìn)學(xué)校檔案工作的順利開展。

2.2完善組織架構(gòu)，規(guī)范檔案管理

新成立高校的各項(xiàng)工作都處于百端待舉的狀態(tài)，檔案工作也不例外。因此，首先要有組織保障。成立學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，制定小組章程，檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和統(tǒng)籌管理全校檔案信息資源及檔案工作的管理機(jī)構(gòu)。其次，要有嚴(yán)格的制度規(guī)范。建立健全檔案管理系列工作制度，制定《檔案管理辦法》，明確歸檔范圍，印發(fā)檔案制度學(xué)習(xí)手冊(cè)，將檔案工作納人學(xué)校各部門的績(jī)效考核，使檔案工作逐步趨于程序化、規(guī)范化、科學(xué)化，為高校成立后檔案工作的有序開展保駕護(hù)航。

2.3加快數(shù)字化建設(shè)，適應(yīng)趨勢(shì)發(fā)展

高校檔案數(shù)字化建設(shè)是新時(shí)期檔案室的一項(xiàng)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，是檔案工作向?qū)W校數(shù)字化一體建設(shè)高度融合的必由之路。作為新成立高校，要抓住歷史機(jī)遇，在戰(zhàn)略起點(diǎn)上高度重視，切實(shí)從各方面加大力度做好檔案信息資源開發(fā)利用工作。首先，要對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，加強(qiáng)對(duì)電子文檔的管理；其次，要加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)，搭建檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高服務(wù)利用水平；最后，要加強(qiáng)檔案信息安全體系建設(shè)，通過計(jì)算機(jī)先進(jìn)技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔工作的監(jiān)督與指導(dǎo)，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩_保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全。

2.4科學(xué)配備人員，加強(qiáng)素質(zhì)培訓(xùn)

檔案工作人員是檔案工作的主體，直接決定著檔案事業(yè)的成敗。因此。快速有效地成立一支事業(yè)心強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)硬、規(guī)模結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊(duì)伍，是做好建校初期檔案工作的基本保證。首先，要保證檔案室擁有適量的、與檔案工作強(qiáng)度相匹配的專職檔案人員，盡可能在年齡、專業(yè)、學(xué)歷、業(yè)務(wù)等方面層次合理，以便檔案整體隊(duì)伍中相互映襯、取長(zhǎng)補(bǔ)短；其次，要在全校推進(jìn)檔案工作管理體系建設(shè)，明確各二級(jí)部門單位負(fù)責(zé)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)及兼職檔案管理人員，充分發(fā)揮他們?cè)谌n案工作中的樞紐作用。檔案室負(fù)責(zé)同志要適時(shí)進(jìn)行業(yè)務(wù)督導(dǎo)，定期舉行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。通過穩(wěn)定的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，增強(qiáng)全校檔案人員做好工作的信心與決心。

3結(jié)語(yǔ)

高校的建立，對(duì)檔案工作來說，既是機(jī)遇又是挑戰(zhàn)，檔案工作者應(yīng)該高瞻遠(yuǎn)矚，及時(shí)把握機(jī)遇，讓檔案工作乘上高校改革發(fā)展的春風(fēng)，與學(xué)校各項(xiàng)工作發(fā)展齊頭并進(jìn)，共創(chuàng)共贏。