王英門

摘 要：物資采購(gòu)與管理是企業(yè)管理的重點(diǎn)領(lǐng)域，應(yīng)用信息開發(fā)平臺(tái)建設(shè)一套“界面有友、業(yè)務(wù)公開、過程受控、全程在案、永久追溯”的集物資采購(gòu)、物資管理、合同管理、財(cái)務(wù)支付等一體的物資電子采購(gòu)一體化平臺(tái)，對(duì)于規(guī)范企業(yè)管理，防范企業(yè)管理風(fēng)險(xiǎn)具有深遠(yuǎn)意義。本文結(jié)合企業(yè)實(shí)際，深入分析物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)及制度化建設(shè)，總結(jié)梳理物資電子采購(gòu)一體化平臺(tái)建設(shè)過程。

關(guān)鍵詞：物資采購(gòu)管理 風(fēng)險(xiǎn)防控 風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn) 需求分析 流程圖 規(guī)范管理

中圖分類號(hào)：F724.6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-0298（2017）09（b）-019-02

物資管理歷來都是企業(yè)管理的重點(diǎn)領(lǐng)域，是企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防控的重點(diǎn)領(lǐng)域和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。公司是兩臺(tái)60萬超臨界供熱機(jī)組，每年備品配件采購(gòu)金額近億元，且備品種類繁多，供應(yīng)商類型繁雜，專業(yè)性強(qiáng)，來源形式多樣，來源單一，完全市場(chǎng)化和不完全市場(chǎng)化等來源，從而造成了物資采購(gòu)程序難規(guī)范、廉潔風(fēng)險(xiǎn)大、采購(gòu)期長(zhǎng)等問題。如何及時(shí)采購(gòu)到物美價(jià)廉的備品是物資采購(gòu)部門的終極目標(biāo)，也是公司廉潔風(fēng)險(xiǎn)防控的追求。構(gòu)建一套界面友好、業(yè)務(wù)公開、過程受控、全程在案、永久追溯的物資采購(gòu)系統(tǒng)是解決上述問題的基本保障。

1 現(xiàn)狀及問題分析

自2011年公司兩臺(tái)機(jī)組投產(chǎn)以來，隨著供熱市場(chǎng)的不斷開拓，公司占領(lǐng)了當(dāng)?shù)?0%以上的熱用戶，保障供熱穩(wěn)定的前提是要有高可靠性的發(fā)電設(shè)備，而設(shè)備高可靠性的基礎(chǔ)是備品配件的質(zhì)量和采購(gòu)的及時(shí)性。近年來公司物資采購(gòu)管理呈現(xiàn)以下特點(diǎn)。

1.1 采購(gòu)金額大，風(fēng)險(xiǎn)管控難度大

經(jīng)過對(duì)投產(chǎn)以來物資采購(gòu)（不含燃煤采購(gòu)）的總體情況進(jìn)行匯總、分析可知，物資采購(gòu)是公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要組成部分，是除煤炭采購(gòu)?fù)獾淖畲蟪杀局С?。隨著市場(chǎng)的開拓，相應(yīng)的檢修維護(hù)、非標(biāo)技改物資采購(gòu)金額將呈現(xiàn)逐年攀升的狀況，運(yùn)用傳統(tǒng)手段做好物資采購(gòu)管理已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代企業(yè)的管理需求，必須在管理方式上變革。

1.2 信息化程度低，精細(xì)管理難度大

經(jīng)過對(duì)投產(chǎn)3年來采購(gòu)人員訂單執(zhí)行情況進(jìn)行匯總、分析可以看出（見圖1），在日常工作中采購(gòu)員須將同類物資進(jìn)行細(xì)分，再有針對(duì)性地邀請(qǐng)有資質(zhì)的供應(yīng)商參與投標(biāo)報(bào)價(jià)，從而突出供應(yīng)商優(yōu)勢(shì)，降低采購(gòu)成本，但是由于信息化程度不高，給采購(gòu)人員帶來了很大的工作量。每年1700批次的物資采購(gòu)需要手工執(zhí)行，不僅使采購(gòu)員工作效率低下、出現(xiàn)差錯(cuò)的概率提升，而且給紀(jì)檢部門的監(jiān)督管理帶來很大的困難。一旦失去監(jiān)管的物資采購(gòu)工作必然帶來權(quán)錢交易的風(fēng)險(xiǎn)。

1.3 供應(yīng)商種類繁多，日常管理難度大

在日常采購(gòu)中使用最低價(jià)中標(biāo)可以規(guī)避很大的風(fēng)險(xiǎn)及壓力，可是如何確保最低價(jià)中標(biāo)后所采購(gòu)的物資質(zhì)量。這就必須做好供應(yīng)商的日常管理，不僅要對(duì)供應(yīng)商設(shè)置入圍門檻，還要有約束措施。但由于對(duì)合格供應(yīng)商的入圍、日常及年終考核只能手工完成，只能是粗放式的，無法細(xì)分更多的量化指標(biāo)，既不能完全規(guī)避“多報(bào)價(jià)、多供貨、多出錯(cuò)、多考核”的誤區(qū)，也無法做到實(shí)時(shí)管理。

1.4 備品配件型號(hào)繁雜，庫(kù)存管理難度大

現(xiàn)有采購(gòu)物資品種有21000種，現(xiàn)有MIS管理系統(tǒng)功能單一，計(jì)劃采購(gòu)單與庫(kù)存物資的比對(duì)需靠人工比對(duì)，工作量大、效率低，常常因?yàn)槲镔Y急用，重復(fù)采購(gòu)，降低庫(kù)存物資資金占用額得不到有效控制，且未能做到先進(jìn)先出，部分物資超過保質(zhì)期，造成浪費(fèi)。如橡膠制品。此外在項(xiàng)目資金管理上、物資領(lǐng)用合理性等物資管理環(huán)節(jié)上，都出現(xiàn)物資管理跟不上企業(yè)運(yùn)營(yíng)要求的問題，存在管理漏洞。

1.5 單據(jù)管理分散，過程抽查效率低

單個(gè)物資采購(gòu)全流程包含申請(qǐng)、計(jì)劃、采購(gòu)詢比價(jià)、簽訂合同、入庫(kù)驗(yàn)收、領(lǐng)用及付款。每個(gè)節(jié)點(diǎn)是相對(duì)獨(dú)立的，而每個(gè)節(jié)點(diǎn)又是全流程不可分割的一部分。若要檢查單個(gè)物資采購(gòu)全流程的情況，需要將各個(gè)節(jié)點(diǎn)的單據(jù)查找出來，工作量非常大，從而使物資采購(gòu)監(jiān)管只能采用抽查的方式，而且抽查效率較低。一旦某個(gè)節(jié)點(diǎn)單據(jù)丟失，該物資采購(gòu)調(diào)查就無法形成完整的證據(jù)鏈。這種情況也必然導(dǎo)致該環(huán)節(jié)經(jīng)辦人員有僥幸心理的產(chǎn)生。

2 解決對(duì)策措施

以上問題歸根結(jié)底是由于信息化程度低，人工處理工作量大，精細(xì)管理達(dá)不到要求，致使許多環(huán)節(jié)存在廉潔風(fēng)險(xiǎn)，需紀(jì)檢人員介入監(jiān)督，無形中增加了雙方的工作量。因此，建立一套高效、智能、公開、透明的軟件平臺(tái)是提高管理水平，防范管理風(fēng)險(xiǎn)的必然要求。

2.1 強(qiáng)化聯(lián)查功能，提升監(jiān)管能力

物資采購(gòu)平臺(tái)要實(shí)現(xiàn)全部流程單據(jù)在線中保存，具有單據(jù)聯(lián)查的功能，監(jiān)督管理人員（含紀(jì)檢人員、部門管理人員、公司領(lǐng)導(dǎo)等）不用通知該環(huán)節(jié)經(jīng)辦人員，直接通過系統(tǒng)悄無聲息地了解某項(xiàng)物資的采購(gòu)全流程情況。例如：物資申請(qǐng)是否合理、采購(gòu)決策是否合規(guī)、合同條款是否合適、付款條件是否具備、入庫(kù)驗(yàn)收是否正確等。

2.2 強(qiáng)化供應(yīng)商管理，做到公開、透明

供應(yīng)商管理實(shí)現(xiàn)在線登記注冊(cè)，在這個(gè)平臺(tái)上供應(yīng)商可以填寫資料、選擇供貨目錄、完成注冊(cè)、申請(qǐng)入圍；入圍后的供應(yīng)商可以參與報(bào)價(jià)投標(biāo)、跟蹤訂單執(zhí)行、確定入庫(kù)情況、跟蹤付款情況，完成單位信息變更。在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)“一事一評(píng)”和年度評(píng)價(jià)，并對(duì)評(píng)價(jià)指標(biāo)進(jìn)行量化處理；同時(shí)將根據(jù)年度綜合評(píng)價(jià)得分情況對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行分級(jí)，在下一年度的物資采購(gòu)中，在參加投標(biāo)范圍、付款和質(zhì)保金留用等方面對(duì)不同評(píng)級(jí)的供應(yīng)商進(jìn)行區(qū)別對(duì)待，促進(jìn)合格供應(yīng)商進(jìn)一步提高其質(zhì)量意識(shí)和服務(wù)意識(shí)。對(duì)供應(yīng)商存在的八種行為直接列入黑名單并在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)黑名單管理，要求其共同維護(hù)好商業(yè)環(huán)境。

2.3 強(qiáng)化項(xiàng)目與資金關(guān)聯(lián)，提升費(fèi)用管理

每項(xiàng)物資申請(qǐng)采購(gòu)都必須關(guān)聯(lián)一條費(fèi)用項(xiàng)目，這條費(fèi)用項(xiàng)目就像是這項(xiàng)物資其中的一個(gè)特性，從其申請(qǐng)環(huán)節(jié)一直到最終的領(lǐng)用環(huán)節(jié)，該費(fèi)用項(xiàng)目均一直與其關(guān)聯(lián)且無法修改，從而確保了公司對(duì)此項(xiàng)目的費(fèi)用管控。例如：A改造需要100萬元，申請(qǐng)采購(gòu)改造所需的物資均帶有“A改造”這一特性，任何時(shí)候需要了解“A改造”計(jì)劃多少錢、采購(gòu)多少錢、領(lǐng)用多少錢等一目了然，確保項(xiàng)目資金得到有效控制。

2.4 強(qiáng)化查詢功能，規(guī)范物料檔案

采購(gòu)平臺(tái)要將原有的1.9萬余條物料檔案整理、導(dǎo)入。規(guī)范的物料檔案不僅在物料名稱、規(guī)格型號(hào)、物料編碼上進(jìn)行統(tǒng)一、完善，同時(shí)單個(gè)物料檔案增加費(fèi)用項(xiàng)目、最低庫(kù)存、安全庫(kù)存及專業(yè)屬性。此外，通過系統(tǒng)設(shè)置查詢條件可以很清晰地查找出每個(gè)專業(yè)下面庫(kù)存金額是多少，庫(kù)存了哪些東西，庫(kù)存是否合理，是否存在物資申報(bào)不合理的異常行為等。

2.5 強(qiáng)化庫(kù)存控制，降低資金成本

在電子采購(gòu)平臺(tái)中，增設(shè)最低庫(kù)存、安全庫(kù)存這兩個(gè)特性，每個(gè)物資都有最低庫(kù)存、安全庫(kù)存數(shù)量控制，最低庫(kù)存、安全庫(kù)存數(shù)量一旦導(dǎo)入系統(tǒng)，將作為該物料的一個(gè)特性，在下次調(diào)整前該特性不得進(jìn)行修改，從而達(dá)到尋求物資成本控制與安全生產(chǎn)的平衡點(diǎn)的目的。當(dāng)該物料庫(kù)存數(shù)量>安全庫(kù)存，其申報(bào)部門必須說明原因并及時(shí)領(lǐng)用，否則將對(duì)其進(jìn)行考核；當(dāng)最低庫(kù)存<該物料庫(kù)存數(shù)量<安全庫(kù)存，維持該庫(kù)存數(shù)量，不再進(jìn)行采購(gòu)；當(dāng)該物料庫(kù)存數(shù)量≤最低庫(kù)存數(shù)量，系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)觸發(fā)，補(bǔ)貨到安全庫(kù)存數(shù)量。這種作法不但減輕需求部門填報(bào)物資計(jì)劃的工作量，更重要的是確保物資庫(kù)存金額的安全，確保物資庫(kù)存種類的安全。

3 幾點(diǎn)體會(huì)

電子采購(gòu)平臺(tái)建設(shè)過程應(yīng)把握好幾個(gè)關(guān)健點(diǎn)，才能真正利用信息化做到將權(quán)利關(guān)進(jìn)制度的鐵籠子，實(shí)現(xiàn)科技防控的目的。

3.1 思想準(zhǔn)備做到“四合”

（1）要做好磨合，即做好各個(gè)業(yè)務(wù)板塊的實(shí)際需求與信息化建設(shè)小組的磨合。各個(gè)業(yè)務(wù)板塊的需求如何通過信息化平臺(tái)體現(xiàn)出來，需要軟件開發(fā)人員與業(yè)務(wù)技術(shù)人員充分溝通，互通有無。軟件開發(fā)人員需要充分理解各業(yè)務(wù)板塊的需求，才能少走彎路。受現(xiàn)有軟件技術(shù)的限制，有些功能需求開發(fā)難度大，業(yè)務(wù)技術(shù)人員還要為軟件開發(fā)人員提供替代方案。做到開發(fā)功能及方案明確、用戶各項(xiàng)需求清晰。

（2）要做好配合，即項(xiàng)目組雙方，以及公司各部門之間要相互配合，要舉全公司之力推進(jìn)平臺(tái)建設(shè)。每個(gè)人每個(gè)崗位都要對(duì)崗位的工作職責(zé)、工作方法、業(yè)務(wù)流程、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行梳理，不斷對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行優(yōu)化及提升，才能確保電子采購(gòu)平臺(tái)高效運(yùn)轉(zhuǎn)。公司宣傳報(bào)道要及時(shí)跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度，營(yíng)造全員參與的氛圍。

（3）要做好契合，即準(zhǔn)確定位電子采購(gòu)平臺(tái)的建設(shè)方向。電子采購(gòu)平臺(tái)的建設(shè)不能只定位為采購(gòu)管理的平臺(tái)，它應(yīng)該是為集團(tuán)各單位及潛在供應(yīng)商提供招標(biāo)與采購(gòu)信息服務(wù)的信息平臺(tái)；是供需雙方進(jìn)行網(wǎng)上電子招投標(biāo)及采購(gòu)活動(dòng)的交易平臺(tái)；是集團(tuán)提升采購(gòu)管理、強(qiáng)化過程監(jiān)督，優(yōu)化供應(yīng)商資源的管理平臺(tái)；是涵蓋了勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、設(shè)備、材料、服務(wù)等領(lǐng)域的一個(gè)電子商務(wù)平臺(tái)。只有這樣它才能迸發(fā)出更強(qiáng)的生命力。

（4）要做好融合，即做好各業(yè)務(wù)板塊管理需求的融合，采購(gòu)平臺(tái)與公司管理制度、廉潔風(fēng)險(xiǎn)防控的融合。要堅(jiān)持“制度+科技”，研究程序化的管理辦法，使工作流程固定化，減少人為干預(yù)，實(shí)行業(yè)務(wù)全過程自動(dòng)監(jiān)控，及時(shí)排查警示業(yè)務(wù)中出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)問題。

3.2 實(shí)施過程做到“四好”

（1）做好需求調(diào)研。平臺(tái)建設(shè)的第一步就是需求調(diào)研，必須將各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的關(guān)鍵用戶的實(shí)際需求摸清楚。需求調(diào)研方式有調(diào)研問卷、座談和面對(duì)面交流。調(diào)研范圍不僅限于業(yè)務(wù)部門，還包括紀(jì)檢監(jiān)察部門和財(cái)務(wù)部門，紀(jì)檢監(jiān)察部門提出對(duì)關(guān)健節(jié)點(diǎn)的監(jiān)控要求，財(cái)務(wù)部門提出對(duì)資金管理和庫(kù)存管理的要求。

（2）做好風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)查找。建設(shè)物資采購(gòu)信息化平臺(tái)的目的是規(guī)范管理，減少人為干預(yù)，防范廉潔風(fēng)險(xiǎn)。因此，必須梳理出物資采購(gòu)各環(huán)節(jié)的所有風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，要應(yīng)用好廉潔風(fēng)險(xiǎn)防控工作成果，將風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和防控措施應(yīng)用到平臺(tái)的建設(shè)，提升廉潔風(fēng)險(xiǎn)防控能力，實(shí)現(xiàn)了工作過程有痕跡、監(jiān)督檢查有依據(jù)、采購(gòu)過程可追溯。

（3）做好條塊管理整合。物資采購(gòu)信息化平臺(tái)要將物資管理、資金支付、設(shè)備管理等相關(guān)制度融入軟件，將財(cái)務(wù)、紀(jì)檢、設(shè)備、生策等重要部門的管理需求融入軟件，實(shí)現(xiàn)管理鏈條的完整性，及時(shí)封堵管理上的漏洞。

（4）做好管理功能規(guī)劃。根據(jù)對(duì)現(xiàn)狀和問題的分析，要將排查出來的問題通過信息化加以解決。

3.3 上線過程做好“兩?！?/p>

一是保證數(shù)據(jù)安全，二是保證系統(tǒng)誤差控制。

3.4 重在后期的組織優(yōu)化

電子采購(gòu)平臺(tái)的建設(shè)是物資采購(gòu)建設(shè)制度信息化的過程，企業(yè)制度建設(shè)與信息化有機(jī)融合，為此，如何建設(shè)一套科學(xué)實(shí)用且符合企業(yè)實(shí)際的電子采購(gòu)平臺(tái)，關(guān)鍵在于不斷地優(yōu)化，根據(jù)電子采購(gòu)后期的實(shí)踐及時(shí)更新電子采購(gòu)平臺(tái)的操作中。

物資采購(gòu)信息化建設(shè)提升了公司物資采購(gòu)管理水平，避免人為因素造成的廉潔風(fēng)險(xiǎn)，減少紀(jì)檢監(jiān)察人員的監(jiān)督工作量，提升了監(jiān)督的便利性，給廉潔風(fēng)險(xiǎn)防控科學(xué)化提供了很好的模版和借鑒。

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