黎勇

【摘 要】本文分析干部人事檔案專項(xiàng)審核視角下管好高校干部人事檔案的意義，并針對高校干部人事檔案管理中面臨的工作難度加大、制度不健全且執(zhí)行不嚴(yán)格、管理模式發(fā)展滯后、人員隊(duì)伍存在欠缺、硬件設(shè)施建設(shè)不到位等問題，提出應(yīng)從管理制度、管理模式、管理隊(duì)伍建設(shè)、管理硬件設(shè)施條件等方面采取對策，促進(jìn)干部人事檔案管理工作的順利開展。

【關(guān)鍵詞】高校 干部人事檔案 專項(xiàng)審核 管理 問題 對策

【中圖分類號】 G 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】 A

【文章編號】0450-9889（2017）05C-0119-03

為貫徹落實(shí)全面從嚴(yán)治黨、從嚴(yán)管理監(jiān)督干部要求，2014年10月至2016年6月，中共中央組織部在全國部署開展干部人事檔案專項(xiàng)審核工作，對領(lǐng)導(dǎo)干部的“三齡二歷一身份”，即年齡、工齡、黨齡，學(xué)歷、經(jīng)歷和身份信息等進(jìn)行重點(diǎn)核查。目前該項(xiàng)工作已基本完成，并集中解決了檔案中存在的問題。隨著該項(xiàng)工作的開展，高校對干部人事檔案問題越來越重視，也取得了一定的成效，但還面臨一些具體的問題。在干部檔案人事專項(xiàng)審核的大背景下，高校應(yīng)充分認(rèn)識管好干部人事檔案的意義，針對問題，積極研究、改進(jìn)和提高管理水平，更好地為干部人事工作服務(wù)。

一、干部檔案人事專項(xiàng)審核視角下管好高校干部人事檔案的意義

高校干部人事檔案記錄著高校干部的原始材料、各類證件、個(gè)人簡歷等，是組織、人事等有關(guān)部門全面分析和考察高校儲(chǔ)備人才綜合素質(zhì)信息的主要來源。干部檔案人事專項(xiàng)審核視角下管好高校干部人事檔案，具有以下兩方面的意義。

（一）有利于高校了解和正確選拔使用干部，合理配置人才

高校干部人事檔案是組織、人事等相關(guān)部門在選拔干部時(shí)全面了解與考察選拔對象的重要憑借。管好高校干部人事檔案，有助于組織、人事等相關(guān)部門歷史地、全面地考察干部個(gè)人經(jīng)歷和不同時(shí)期德、能、勤、績、廉的表現(xiàn)，對干部形成比較客觀準(zhǔn)確的評價(jià)，從而科學(xué)合理地配置人才，做到人盡其才，才盡其用。

（二）有利于強(qiáng)化干部對學(xué)校的信任感和歸屬感

高校干部人事檔案在干部的個(gè)人轉(zhuǎn)正定級、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)以及開具繼續(xù)深造等相關(guān)證明時(shí)起著憑證、依據(jù)和參考的作用。它關(guān)乎每一位干部的切身利益，所以，管好高校干部人事檔案，為他們提供更好的服務(wù)，有利于增強(qiáng)學(xué)校對干部的凝聚力和向心力，強(qiáng)化干部對學(xué)校的信任感和歸屬感。

二、高校干部人事檔案管理面臨的問題

（一）管理工作難度加大

近年來，隨著高等教育的深入發(fā)展，高校人才的流動(dòng)與日俱增，干部的多向交流互動(dòng)變得尤其頻繁，高校中部門較多、干部人數(shù)不少且調(diào)動(dòng)頻繁，干部外出進(jìn)修、攻讀學(xué)位、參加各種培訓(xùn)活動(dòng)頻繁。這就使得接收、轉(zhuǎn)遞檔案的數(shù)量不斷增多。加之，檔案工作環(huán)節(jié)眾多，整理步驟繁雜，而與此同時(shí)我國大部分高校從事干部檔案工作的專職干部幾乎沒有，有的兼職人員還要身兼數(shù)職，且大多還是采用傳統(tǒng)的人工管理方式。這些種種原因，使高校檔案管理人員工作量劇增，加大了檔案管理工作的難度。

（二）制度不健全且執(zhí)行不嚴(yán)格

制度是保障，高校干部人事檔案管理工作能否順利開展，關(guān)鍵看制度的健全程度與執(zhí)行力度。高校應(yīng)根據(jù)黨的干部工作方針、政策和《中華人民共和國檔案法》《干部檔案工作條例》，嚴(yán)格規(guī)定檔案的保密、歸檔、鑒別、整理、查（借）閱、轉(zhuǎn)遞、核查等方面的要求和流程，制定并不斷完善干部人事檔案管理制度。然而，目前我國很多高校雖然對干部人事檔案管理作出了一些規(guī)定，但是并未建立完備的制度。有的高校雖然制定了有關(guān)保密制度、歸檔制度、鑒別制度、整理制度、查（借）閱制度、轉(zhuǎn)遞制度、核查制度等，但是執(zhí)行力度不夠，不能嚴(yán)格遵循制度，也影響到干部人事檔案的準(zhǔn)確性，不利于干部人事檔案工作的順利展開。

（三）管理模式發(fā)展滯后

目前，大多數(shù)高校沒有深入研究科學(xué)開展干部人事檔案管理的新模式，干部人事檔案管理還處于被動(dòng)服務(wù)的封閉半封閉狀態(tài)，已經(jīng)不能適應(yīng)教育事業(yè)的高速發(fā)展。當(dāng)前很多高校在干部人事檔案管理當(dāng)中仍然主要運(yùn)用手工整理和紙面管理的模式，準(zhǔn)確性難以得到保障，工作效率也比較低下。有的高校雖然引入了計(jì)算機(jī)等設(shè)備，但主要是簡單地應(yīng)用于編制姓名索引、個(gè)人檔案目錄等，遠(yuǎn)難達(dá)到信息化和數(shù)字化管理的要求。這些都在一定程度上影響了高校干部人事檔案信息的有效利用。

（四）管理人員隊(duì)伍存在欠缺

目前，高校干部人事檔案管理員大都是非專業(yè)出身，他們政治素養(yǎng)不夠高，檔案管理業(yè)務(wù)水平和工作能力還存在欠缺。因而在干部人事檔案管理實(shí)踐中，他們往往對歸檔和不歸檔的范圍難以準(zhǔn)確地掌握，就會(huì)出現(xiàn)檔案材料歸檔和適用上的混亂。同時(shí)，高校干部人事檔案管理員專職的少，兼職的多，他們無法投入足夠的時(shí)間和精力去進(jìn)行干部人事檔案的管理，這也極易造成檔案工作的低效和混亂。此外，高校干部人事檔案管理員隊(duì)伍不穩(wěn)定，檔案員經(jīng)常轉(zhuǎn)崗或轉(zhuǎn)行，這也會(huì)極大地影響檔案工作的連續(xù)性。

（五）管理硬件設(shè)施建設(shè)不到位

目前，許多高校在干部人事檔案管理方面經(jīng)費(fèi)投入不足，基礎(chǔ)設(shè)施配套不到位，檔案現(xiàn)代化及檔案保護(hù)設(shè)施配備不全。許多數(shù)高校人事檔案保管室集庫房、辦公、查閱為一體，沒有實(shí)現(xiàn)“三分開”，甚至沒有專門的檔案保管室。且在保管條件上，還是用較為原始的卷柜統(tǒng)一存放，檔案管理在保密、防光、防火等硬件條件上還存在諸多不足。這就導(dǎo)致高校干部人事檔案，既也不方便查找和閱覽，也存在較大的安全隱患。

三、促進(jìn)干部人事檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化的對策

（一）加強(qiáng)制度化建設(shè)

高校干部人事檔案管理工作非?，嵥?、枯燥、繁雜，僅僅靠某幾個(gè)檔案管理人員的愛崗敬業(yè)，是難以做到長期有序和科學(xué)化規(guī)范化的，只有加強(qiáng)制度化建設(shè)，才能將此項(xiàng)工作落到實(shí)處。具體而言，高校應(yīng)加強(qiáng)以下方面的制度建設(shè)。一是定干部人事檔案管理目標(biāo)責(zé)任制。首先，單位領(lǐng)導(dǎo)對干部人事檔案工作負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，應(yīng)重視并帶動(dòng)學(xué)校教職員工和檔案管理人員重視人事檔案管理工作，應(yīng)將這一工作納入自己的議事日程，抓緊建立良好的檔案管理工作體制。其次，相關(guān)組織、人事部門負(fù)責(zé)人對干部人事檔案工作負(fù)管理責(zé)任，應(yīng)努力促使干部人事工作部門全員形成“檔案意識”和“檔案習(xí)慣”。最后，干部人事檔案工作人員對干部人事檔案管理負(fù)直接責(zé)任，應(yīng)兢兢業(yè)業(yè)、堅(jiān)持原則、盡職盡責(zé)地做好干部人事檔案管理工作。二是進(jìn)一步完善檔案信息采集制度。首先，明確高校干部人事檔案信息提供主體的責(zé)任和義務(wù)，要求檔案信息提供主體及時(shí)提供真實(shí)、準(zhǔn)確的工作調(diào)配、干部任免、組織發(fā)展、職稱評聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、學(xué)歷變更、工資套改等能反映個(gè)人德、能、勤、績、廉的文件材料，提升信息采集的效率和質(zhì)量。其次，對已經(jīng)收集到的高校干部人事檔案信息，必須做好鑒別工作，把好干部人事檔案管理的“入口關(guān)”。最后，定期開展干部人事檔案審核工作，對干部的“三齡二歷一身份”，即年齡、工齡、黨齡，學(xué)歷、經(jīng)歷和身份信息等進(jìn)行重點(diǎn)核查，看相關(guān)信息是否齊全完整、是否手續(xù)完備、是否客觀真實(shí)，并集中加以條理化和規(guī)范化。三是健全高校干部人事檔案有關(guān)保密制度、歸檔制度、鑒別制度、整理制度、查（借）閱制度、轉(zhuǎn)遞制度、核查制度等，并嚴(yán)格加以執(zhí)行。嚴(yán)格規(guī)定檔案查、借、閱、轉(zhuǎn)等各項(xiàng)工作的程序，在做好保密工作的同時(shí)，充分發(fā)揮檔案的最大功效。

（二）規(guī)范和改進(jìn)高校人事檔案管理模式

在高校人事檔案管理模式上，一方面，要加強(qiáng)規(guī)范。對檔案材料的內(nèi)容加以規(guī)范，嚴(yán)格鑒定“三齡二歷一身份”，即年齡、工齡、黨齡，學(xué)歷、經(jīng)歷和身份信息的有關(guān)信息，同時(shí)，對檔案信息的收集、歸檔及查、借、閱、轉(zhuǎn)等流程加以規(guī)范，從而為人事工作提供翔實(shí)可靠的決策依據(jù)。另一方面，要加以改進(jìn)。應(yīng)摒棄陳舊的檔案管理方式，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)。應(yīng)加強(qiáng)高校干部信息檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，對原有的紙質(zhì)檔案加以轉(zhuǎn)化，利用信息系統(tǒng)軟件程序，在電腦和系統(tǒng)中庸文字、圖片或者聲像資料進(jìn)行保存管理；實(shí)現(xiàn)檔案查、借、閱、轉(zhuǎn)等流程的數(shù)字化、動(dòng)態(tài)化、現(xiàn)代化。此外，應(yīng)對干部檔案信息數(shù)據(jù)庫及時(shí)進(jìn)行備份、更新和系統(tǒng)維護(hù)，增加安全性、真實(shí)性和使用率。

（三）加強(qiáng)干部人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

高校人事檔案管理人員應(yīng)具備強(qiáng)烈的責(zé)任心和使命感，對每一份檔案都認(rèn)真對待、嚴(yán)格把關(guān)；應(yīng)具備專業(yè)的檔案管理能力，做到收集和管理的檔案真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范，為高校干部的選拔、任免等提供科學(xué)、可靠的依據(jù)；還應(yīng)具備一定的信息技術(shù)素養(yǎng)，能夠適應(yīng)干部檔案信息管理的現(xiàn)代化信息化發(fā)展需要。高校加強(qiáng)干部人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，應(yīng)加大檔案人員專業(yè)培訓(xùn)力度，一方面，為干部人事檔案管理員提供各種學(xué)習(xí)培訓(xùn)時(shí)機(jī)，從政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)等諸多方面提高檔案管理人員的水平，促使新上崗的檔案管理人員盡快熟悉干部人事檔案的管理要求；另一方面，加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)知識培訓(xùn)，提升干部人事檔案管理員的計(jì)算機(jī)能力和信息素養(yǎng)，由此打造一支富有責(zé)任心和耐心，具有一定政治素養(yǎng)、科學(xué)文化知識、檔案學(xué)理論知識以及現(xiàn)代管理能力和計(jì)算機(jī)能力的專（兼）職干部人事檔案管理隊(duì)伍，以實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化。

（四）創(chuàng)設(shè)良好的檔案管理硬件設(shè)施條件

良好的檔案管理硬件設(shè)施條件，能夠?yàn)闄n案的管理提供一定的保障。根據(jù)《人事檔案工作條例》的規(guī)定，“干部檔案管理部門，要設(shè)置專門的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室。檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開”，“干部檔案管理部門，要建立堅(jiān)固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜。庫房面積每千卷需20至25平方米。庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備”，“庫房的防火、防潮、駐蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查；要保持庫房的清潔和庫內(nèi)適宜的溫、濕度（要求：溫度14℃-24℃，相對濕度45%-65%）”。為此，高校應(yīng)加大硬件設(shè)施設(shè)備的資金投入力度，及時(shí)對各項(xiàng)設(shè)施進(jìn)行安全隱患排查和更換，并及時(shí)進(jìn)行設(shè)備設(shè)施的更新?lián)Q代，用專門的計(jì)算機(jī)、功能性檔案卷柜或檔案新型密集架等現(xiàn)代化設(shè)備替換陳舊的設(shè)施設(shè)備，增強(qiáng)專用檔案室防火、防潮、防光、防蛀、防盜等功能，使空間布局更合理，查閱使用更便捷。

總之，高校干部人事檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作，它對于高校的長期發(fā)展意義重大，應(yīng)從各個(gè)方面促進(jìn)這一工作的展開，實(shí)現(xiàn)其科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展，更好地為高校人事工作服務(wù)。

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【作者簡介】黎 勇（1974— ），男，廣東中山人，廣西機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院黨委組織部（人事處）副部長（副處長）。

（責(zé)編 劉健華）