江蘇徐州市地方稅務(wù)局課題組

試析檔案信息化建設(shè)的問題與建議

江蘇徐州市地方稅務(wù)局課題組

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，使得檔案的信息化建設(shè)力度也得到了一定程度的提升，但是在現(xiàn)有的檔案信息化建設(shè)過程中也存在有比較多的問題，這也就需要相關(guān)技術(shù)人員能夠?qū)n案信息化建設(shè)過程中存在的問題有一個清晰的認(rèn)知，并能夠采取針對性的措施來促進(jìn)檔案的信息化建設(shè)工作，這樣也就能夠為5A級數(shù)字檔案室的建立奠定一個良好的基礎(chǔ)。本文主要就檔案信息化建設(shè)過程中存在的幾點問題以及應(yīng)對措施進(jìn)行了分析研究。

檔案 信息化建設(shè) 問題 建議

5A級數(shù)字檔案室作為省級檔案管理等級中的最高等級，其表明檔案管理的數(shù)字化、信息化以及規(guī)范化達(dá)到了相當(dāng)高的評定。為了構(gòu)建5A級數(shù)字檔案室，需要積極進(jìn)行數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，使數(shù)字化信息化檔案的高效性和完整性得到提升，并使得檔案信息的價值能夠達(dá)到最大限度的發(fā)揮。

一、檔案信息化管理過程中存在的幾點問題

（一）檔案信息化建設(shè)以及管理水平不足

檔案數(shù)字化信息化建設(shè)和管理過程中，其要求工作人員能夠掌握一定的網(wǎng)絡(luò)知識和操作技能。但當(dāng)前檔案部門的管理人員年級都比較大，學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)的畢業(yè)的人員更是鳳毛麟角，對于新知識以及新技術(shù)的接受能力和學(xué)習(xí)能力存在有一定的不足之處，不能及時對自身的知識體系進(jìn)行更新，這也就導(dǎo)致了其無法充分滿足檔案信息化建設(shè)的相關(guān)要求，難以取得良好的檔案信息化建設(shè)與管理效果。

（二）硬件投入相對比較滯后

在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過程中還需要擁有硬件的強(qiáng)力配合，才能夠取得良好的信息化建設(shè)效果。比如應(yīng)用安全性高以及穩(wěn)定性強(qiáng)大的存儲設(shè)備檔案數(shù)據(jù)以及進(jìn)行快捷方便的局域網(wǎng)絡(luò)建設(shè)模式，則能夠促進(jìn)檔案的信息化建設(shè)速度以及建設(shè)質(zhì)量得到進(jìn)一步提升。但是在實際的檔案信息化建設(shè)過程之中，還存在有硬件投入過于滯后等問題，給檔案的信息化建設(shè)工作造成了滯后現(xiàn)象。

（三）檔案信息的安全性不高

在檔案信息化建設(shè)過程中，還需要面臨垃圾郵件、病毒、木馬以及黑客等諸多網(wǎng)絡(luò)信息安全威脅，其也會直接影響到檔案信息化的實現(xiàn)。如果忽視了網(wǎng)絡(luò)信息安全問題，就可能導(dǎo)致在檔案管理過程中出現(xiàn)了信息泄露或者檔案信息被損毀等問題，這也就直接影響到檔案的準(zhǔn)確性以及全面性，并造成難以預(yù)估的后果。

（四）資源開發(fā)以及共享程度比較低

近年來隨著各單位檔案利用意識的提升，使得檔案的應(yīng)用率也得到了一定程度的提升。但是檔案信息化資源的共享尚且無法充分滿足社會的具體需求，并導(dǎo)致了檔案的信息化建設(shè)工作受到了一定程度的阻礙。

二、進(jìn)一步完善檔案信息化建設(shè)的相關(guān)建議

（一）提升軟硬件措施

軟硬件措施作為進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的重要前提，在信息化建設(shè)過程中通過軟硬件設(shè)施的提升以及先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，其能夠使得檔案管理的技術(shù)含量得到進(jìn)一步的提升，并能夠使得檔案信息化管理的運行效率得到一定程度的提升。因此在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程之中，也就需要相關(guān)部門給予足夠多的資金支持，實現(xiàn)軟硬件設(shè)施的全面升級，只有這樣才能夠使得整個檔案信息化系統(tǒng)的運行穩(wěn)定性、安全性以及運行效率得到一定程度的提升。在進(jìn)行設(shè)備的購置過程中還需要同時考慮到安全性、性價比以及實用性等幾個要素，特別是實用性。

（二）構(gòu)建檔案的電子化安全體系

為了確保檔案資料的安全性，要求相關(guān)管理人員能夠加強(qiáng)對檔案管理應(yīng)用軟件及庫房的維護(hù)力度，對于機(jī)房外部的安全隱患也需要進(jìn)行及時的排查以及處理，從而保證檔案信息化建設(shè)過程中硬件的安全性。此外為了確保網(wǎng)絡(luò)的安全性，需要檔案管理部門能夠構(gòu)建一套完善的內(nèi)部安全系統(tǒng)，然后就客戶端資料、應(yīng)用資源、設(shè)備資源以及網(wǎng)絡(luò)資源等多個方面來形成內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的管理以及檢測體系，從而取得良好的管理效果?？梢酝ㄟ^加強(qiáng)客戶端安全管理、加強(qiáng)應(yīng)用資源安全管理、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備管理以及進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)資源的合理規(guī)劃這四個方面，使檔案的網(wǎng)絡(luò)安全性得到進(jìn)一步提升。

（三）加強(qiáng)檔案的數(shù)字化建設(shè)力度

為了實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，需要擁有一個能夠涵蓋檔案館（室）行政管理、業(yè)務(wù)管理等所有室藏檔案的數(shù)字化管理系統(tǒng)，并在此基礎(chǔ)上來進(jìn)行檔案的有效管理。在數(shù)字化管理系統(tǒng)中，能夠?qū)n案信息的記錄功能以及利用功能得到大幅度的強(qiáng)化，并能夠使得檔案信息的形式變得多樣化，從而給予人們更加良好的檔案信息應(yīng)用體驗。此外檔案信息只有在服務(wù)傳遞過程中才能夠發(fā)揮出自身的價值，因此只有構(gòu)建一個檔案信息傳輸平臺數(shù)字化系統(tǒng)，為檔案信息的快速流動提供可能，從而促進(jìn)檔案信息的價值得到最大限度的發(fā)揮。

三、結(jié)語

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，使得檔案管理工作也朝著信息化的方向不斷進(jìn)行發(fā)展，但是在檔案信息化建設(shè)過程中還存在有比較多的問題，制約了信息化發(fā)展的速度，還直接影響到檔案信息價值的發(fā)揮。因此相關(guān)部門就需要對檔案信息化建設(shè)中存在的問題有一個清晰的認(rèn)知，并且能夠采取相應(yīng)的措施來解決這些問題，從而為構(gòu)建5A級數(shù)字檔案室并按照5A級數(shù)字檔案室標(biāo)準(zhǔn)要求推進(jìn)檔案管理工作奠定一個良好的基礎(chǔ)，并促進(jìn)檔案管理水平得到進(jìn)一步的發(fā)展。

[1]李曉琳,王艷華.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探索[J].企業(yè)改革與管理,2016,(5)：58.

[2]楊志聯(lián).關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2016,(3):48.

[3]李叢珊.電子檔案管理在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù),2016,(13):48.