何帆++曾明

【摘要】本文從醫(yī)院專業(yè)技術人員檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，探討改進醫(yī)院專業(yè)技術人員檔案管理的策略。

【關鍵詞】醫(yī)院專業(yè)技術人員；檔案管理；改進策略

三級綜合醫(yī)院本身職工人數(shù)眾多，其中大多為專業(yè)技術人員，隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，專業(yè)技術人員亦隨之壯大，因而加強并不斷改進醫(yī)院專業(yè)技術檔案建設，能有效集中起醫(yī)院專業(yè)技術人員的相關檔案材料，便于快速地查閱及審驗，能促進醫(yī)院建設及管理、提升醫(yī)療質量、改善醫(yī)療服務、提高整體服務能力。

一 、醫(yī)院專業(yè)技術人員檔案管理現(xiàn)狀

醫(yī)院專業(yè)技術檔案是醫(yī)院管理職工的重要工具，是醫(yī)院選拔人才、任用人才、培養(yǎng)人才、提升醫(yī)療質量的重要載體，是醫(yī)院專業(yè)技術職工工作、生活、思想政治的生命線，因而應予以重視。首先，目前大多數(shù)醫(yī)院對專業(yè)技術檔案管理的重視程度不高，許多個人專業(yè)檔案資料由職工自行保管，處于零散存放管理的無序狀態(tài)，檔案資料不全、丟失等現(xiàn)象時有發(fā)生。其次，關于專業(yè)技術檔案管理的規(guī)范和機制尚未健全及完善，存在檔案資料收集渠道不統(tǒng)一、不規(guī)范等狀況，影響了專業(yè)技術檔案管理的準確性、及時性、全面性、真實性。此外，醫(yī)院管理部門眾多，職工崗位性質及人員類別繁多，其中涉及到的職能科室較多，檔案資料被多個部門收集管理，管理較為分散，例如有關職工姓名、參加工作年份等基本信息主要由人事部門進行管理，而專業(yè)技術人員的醫(yī)療考核、技術準入、技術任職、會診情況等資料是由醫(yī)務處予以手工登記，職工的繼續(xù)教育、論文情況、課題等相關資料由科教處予以登記，這一多部門管理收集檔案信息的情況，使得專業(yè)技術人員專業(yè)技術檔案資料管理的工作效率低下，信息之間難以有效實現(xiàn)共享，整合程度及利用價值不高，難以切實滿足醫(yī)療、科研、教學等需要。

二、 醫(yī)院專業(yè)技術人員檔案管理的改進策略

（一）提高認識，保證質量。專業(yè)技術人員的檔案管理是醫(yī)院檔案管理的關鍵部分，應予以重視，檔案管理人員應提高這項工作的認識，本著嚴謹求實、尊重科學、重視專業(yè)技術人員知識成果的態(tài)度，加強縱向管理，強化責任意識，愛崗敬業(yè)，忠于職守，合理安排工作，在充分熟悉業(yè)務、開展業(yè)務的基礎上，嚴把質量觀，充分發(fā)揮專業(yè)技術檔案的利用價值，使專業(yè)技術檔案切實服務于醫(yī)院專業(yè)技術人員及醫(yī)院管理部門。與此同時，檔案管理人員還可加強對專業(yè)技術檔案作用及價值的宣傳，并通過各種溝通渠道，建立行之有效的聯(lián)系制度，積極獲取各部門的支持和配合，有效發(fā)揮專業(yè)技術檔案管理工作的實際效益。

（二）抓好檔案資料的收集工作。一是保證專業(yè)技術檔案收集的全面性。醫(yī)院專業(yè)技術人員的專業(yè)技術檔案應包括專業(yè)技術人員的基礎材料、任職資格評聘材料、科研成果材料、考核材料等，其中基礎材料包括履歷、學歷、學位及各項證書復印件、資格證書、專業(yè)技能考核證書等等反映出專業(yè)技術人員個人資歷和業(yè)務技能水平的材料；任職資格評聘材料則包括專業(yè)技術人員的歷次任職資格申報表、評審表、任職資格證書、聘任證書等職稱晉升中所形成的各類文件材料；科研成果材料包括專業(yè)技術人員的工作總結、技術報告、論文成果、科研項目成果、獲獎證書等反映其業(yè)績的各類成果材料；考核材料則包括專業(yè)技術人員的進修培訓學習情況、工作完成情況、獎懲情況、學術成果報告情況、評定審核情況、領導考核意見等，此外，專業(yè)技術人員的各類社會兼職聘書、榮譽證書等其他材料也在檔案資料收集的范圍之內。在檔案資料收集的過程中，應充分了解收集的范圍，保證專業(yè)技術檔案收集的全面性。二是收集的方式可將平時收集和定期收集有機地結合起來。在平日里，需要歸檔的檔案信息材料應得到及時的歸檔，避免檔案材料散落在部門或是個人手中，只有實現(xiàn)各類文件材料的及時有效歸檔，才能保證其完整性、真實性，真正反映出專業(yè)技術人員工作及成長的歷史面貌。檔案工作人員還應積極深入到各個部門及專業(yè)技術人員科技活動中，掌握第一手資料，定期對相關材料進行鑒定、整理、歸檔、保存。

（三）加強專業(yè)技術檔案管理信息化建設。當前社會進入信息化時代，傳統(tǒng)的檔案管理方式條目分化，內容簡單，效率不高，且難以實現(xiàn)客觀、全面的評價，亟須改進，醫(yī)院應與時俱進，逐漸加大信息化建設的步伐，構建統(tǒng)一標準、統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一口徑的檔案管理系統(tǒng)，從而不斷完善醫(yī)院專業(yè)技術檔案管理工作。醫(yī)院可根據(jù)自身實際，構建切實可行的專業(yè)技術信息化檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)的模塊可由幾個部分組成：人員基本檔案、醫(yī)務檔案、科教檔案、護理檔案、藥學檔案、醫(yī)德醫(yī)風及履歷信息檔案等。根據(jù)各個系統(tǒng)模塊及內容，以專業(yè)技術人員作為主線，導入醫(yī)院各個職能科室的排版、考勤、科研管理、臨床工作量、培訓、考試、考核、醫(yī)療質量、醫(yī)風醫(yī)德等相關數(shù)據(jù)，并予以嚴格控制、審核，形成完整、連續(xù)且動態(tài)化的檔案數(shù)據(jù)，形成專業(yè)技術人員全過程的動態(tài)電子檔案數(shù)據(jù)庫，不斷推進醫(yī)院專業(yè)技術檔案的規(guī)范化管理，也有效推進了檔案資料的共享及利用。加強專業(yè)技術檔案管理信息化建設是改進醫(yī)院專業(yè)技術人員檔案管理的必然要求，也是實現(xiàn)醫(yī)院職工信息集中管理、信息共享、科室協(xié)同管理的重要舉措，不僅能有效地避免資料收集整理的重復性，促進專業(yè)技術檔案的規(guī)范化管理，而且還能為醫(yī)院領導決策及職工的崗位考核提供有益的依據(jù)。

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