孟文利

摘 要 本文重點論述了機(jī)要秘書、文書工作的重要性和工作程序，結(jié)合工作實際對該崗位的工作實踐進(jìn)行了一定探討，論述并明確了機(jī)要秘書文書和文件檔案的管理方式方法。

關(guān)鍵詞 機(jī)要 秘書 文書 保密 實踐

一、機(jī)要秘書文書工作特征

機(jī)要秘書文書，既是秘書，又是文書，既要經(jīng)常寫公文，又要做會議記錄寫文章，同時做好文件收發(fā)管理還要做好涉密文件管理的機(jī)要保密工作，事無巨細(xì)，瑣碎繁雜。

機(jī)要秘書文書工作是一項非常嚴(yán)肅嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼咝?、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，并且具有機(jī)要性質(zhì)，是一項很細(xì)致的文字和縝密的管理工作。機(jī)要秘書文書是領(lǐng)導(dǎo)工作的重要助手，是行政管理工作的一個重要組成部分，也是提高工作質(zhì)量和工作效率的重要環(huán)節(jié)。

（一）秘書職責(zé)

負(fù)責(zé)公司行文和辦理文件管理工作，負(fù)責(zé)公司重要文件、總結(jié)、報告、請示等材料核稿等工作，負(fù)責(zé)規(guī)范行文辦文標(biāo)準(zhǔn)，提高行文辦文質(zhì)量。按時完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

（二）機(jī)要文書職責(zé)

負(fù)責(zé)文件的收發(fā)、登記、傳遞、管理、歸檔和立卷工作。按時完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

（三）檔案管理崗位職責(zé)

負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、歸檔、立卷工作。按時完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

（四）機(jī)要秘書崗位職責(zé)

負(fù)責(zé)公司內(nèi)外部文件、材料的草擬、報審簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、分發(fā)等工作。

負(fù)責(zé)公司會議籌備、組織、記錄、整理工作。

二、機(jī)要保密工作重要性

保密工作在任何國家政黨和社會團(tuán)體的活動中都占有重要的地位，保密與竊密的斗爭是關(guān)系政治，軍事，經(jīng)濟(jì)與科技斗爭的一個重要因素。

（一）機(jī)要保密工作是維護(hù)國家安全和社會主義制度的重要手段

當(dāng)今世界霸權(quán)主義和強(qiáng)權(quán)政治依然存在。國內(nèi)少數(shù)敵對分子也常常內(nèi)外勾結(jié)，千方百計竊取我國家秘密和搜集我內(nèi)部情報?，F(xiàn)代科技特別是通信和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，也大大增加了泄密的渠道和管理難度。能否切實加強(qiáng)防范、做好保密工作直接關(guān)系到國家的安全和社會主義制度的生死存亡。

（二）保密工作是維護(hù)國家綜合國力競爭優(yōu)勢的重要手段

世界各國間在政治、經(jīng)濟(jì)、科技和軍事等方面的長期較量和綜合國力的競爭中，投入了大量人力、物力和財力，用于加強(qiáng)自身的保密工作。保密與竊密斗爭十分尖銳和激烈，經(jīng)濟(jì)、科技領(lǐng)域的保密成為保密工作新的重點，同時保守企業(yè)的商業(yè)秘密和技術(shù)訣竅也十分重要。

（三）保密工作是維護(hù)改革發(fā)展和穩(wěn)定大局的重要手段

當(dāng)前，我國政治、經(jīng)濟(jì)、社會基本穩(wěn)定，但還存在著一些不穩(wěn)定因素。在這種情況下，機(jī)要保密工作常常影響到國家政治上的穩(wěn)定和社會的安定。黨和國家的一些重大決策、決定和改革措施，如果在醞釀、產(chǎn)生過程中，或尚未對外公布就被泄露出去，不可避免地引起社會波動和人心混亂，影響社會穩(wěn)定，使國家在政治上、外交上陷入被動。

（四）機(jī)要保密工作的作用

保密工作是一項非常重要的工作，是維護(hù)國家安全和利益的重要手段，國際上的政治斗爭，軍事對抗，綜合國力的較量以及經(jīng)濟(jì)、科技、貿(mào)易等方面的交流與合作，都是和保密工作緊密聯(lián)系在一起的。

三、工作實踐

在沒有真正接觸機(jī)要工作以前，一直認(rèn)為機(jī)要工作只是收收發(fā)發(fā)、傳傳遞遞，一不需要動腦，二不需要費力。自從任辦公室機(jī)要秘書文書以來，開始接觸全新的工作內(nèi)容。平時看似簡單輕松的機(jī)要工作，不僅對工作責(zé)任心要求極嚴(yán)，而且涉及內(nèi)容繁雜瑣碎，時時處處都要講政治、講安全、講程序；其時效性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性極強(qiáng)。如果處理不當(dāng)或者工作不細(xì)致，很容易出問題，而且很可能是大問題。

（一）強(qiáng)烈的責(zé)任意識是做好工作的基礎(chǔ)

辦公室機(jī)要秘書文書主要工作內(nèi)容包括文件的登記、流轉(zhuǎn)、跟蹤、查詢、分發(fā)和保管；定期進(jìn)行文件的清退、銷毀工作，并按有關(guān)規(guī)定做好年度歸檔、上繳工作；審核所有對外發(fā)文的格式、編號工作；公司OA平臺文件下載，OA辦公平臺電子文件上傳及掃描工作；各類會議通知、行政接待通知文件的送簽、流轉(zhuǎn)和跟蹤；保密紙的銷毀；密級文件的清退；公司證件的年檢；政務(wù)報刊的征訂以及領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他日常事務(wù)。這些看似簡單的工作，其實每一件都要經(jīng)過好幾個流程才能辦結(jié)。日常工作常常紛繁交錯，往往一件還沒處理完，另一件又接踵而來。這就要求在工作中具有強(qiáng)烈的責(zé)任意識，合理安排好每件事情，做到忙而不亂，對工作中的一點一滴都要力求做得更好，每件工作結(jié)束后還要及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，反思工作有無疏漏之處，確保工作的正確性和嚴(yán)謹(jǐn)性。

（二）高度的紀(jì)律意識是做好工作的底線

辦公室機(jī)要室涉及的密級文件較多，涉密設(shè)備比較集中，是公司的重點涉密部門。機(jī)要室又是公司文件信息傳輸?shù)闹行臉屑~，是公司各種政策指令上傳下達(dá)的關(guān)鍵部門。因此，機(jī)要秘書文書要有很強(qiáng)的保密意識，不但嘴要嚴(yán)，還要對自己從事的每一項工作進(jìn)行認(rèn)真分析，自覺遵守保密法規(guī)，嚴(yán)格遵守各項保密制度。

（三）真誠的服務(wù)意識是提升工作水平的關(guān)鍵

機(jī)要秘書文書，可能每天與公司各處室打交道最頻繁、最繁雜的崗位。因此，機(jī)要秘書文書必須具備主動服務(wù)意識，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)，要竭盡全力把事情辦好。在不違反保密規(guī)定的前提下，熱心、熱情、熱忱做好服務(wù)，及時跟蹤協(xié)調(diào)文件辦理進(jìn)度，真正做到真心、用心、貼心，為確保公司正常有序運轉(zhuǎn)提供保障。

（四）嚴(yán)細(xì)工作程序

提高處理工作的基本技能，鉆研業(yè)務(wù)，精益求精，講求實效十分重要。

第一，認(rèn)真做好會議記錄。會議記錄必須真實、準(zhǔn)確、全面、完整，字跡要求清楚，決議要求明確，對重要發(fā)言記錄力求做到準(zhǔn)確完整，遵守保密制度，嚴(yán)禁隨意泄漏會議內(nèi)容。會議記錄，必須妥善保管，不得外傳或遺失。

第二，嚴(yán)謹(jǐn)公文管理。公文處理必須做到及時、準(zhǔn)確、安全，實行嚴(yán)格的保密制度，保守黨和國家機(jī)密。收發(fā)、分送、傳遞、借閱、移交、銷毀等各個環(huán)節(jié)，都要嚴(yán)格執(zhí)行登記制度，努力把好各道關(guān)口，做到環(huán)環(huán)有手續(xù)，件件有著落。建立收文、發(fā)文、傳閱、借閱、移交、銷毀登記簿。秘密文件當(dāng)日收回、專卷保管，做到萬無一失。

第三，嚴(yán)格印鑒管理。認(rèn)真保管和使用好公司所有印章、印信。嚴(yán)格執(zhí)行《印章的管理與使用制度》，保證印章的絕對安全和正常使用，防止印章被盜和濫用。

及時收集公司活動中形成的并辦理完畢具有查考價值的所有材料，運用微機(jī)完成有關(guān)檔案、資料的輸入、整理、查閱等工作。

（五）完善制度是做好機(jī)要文件保密安全的保障

機(jī)要文件管理工作是一項政治性、保密性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，為了使機(jī)要文件管理有章可循，結(jié)合實際，以制度為抓手，使各項工作具有明確而嚴(yán)格的規(guī)定。

第一，建立完善文件登記制度。要建立《收文登記簿》《發(fā)文登記簿》《轉(zhuǎn)辦登記簿》《借閱登記簿》《機(jī)要文件夾走向登記簿》，做到每份文件走向清楚，有據(jù)可查。

第二，針對機(jī)要文件管理工作的各個環(huán)節(jié)，建立七個制度。即《機(jī)要文件分發(fā)制度》《機(jī)要文件轉(zhuǎn)辦制度》《機(jī)要文件傳閱制度》《機(jī)要文件借閱制度》《機(jī)要文件保管制度》《機(jī)要文件回收制度》《機(jī)要文件存檔制度》等規(guī)定，并實施制度上墻，使各項工作職責(zé)分明，操作有序。

四、結(jié)語

機(jī)要文秘和保密工作是一項長期性的工作，也是一項繁雜細(xì)致的工作，無論是思想教育，還是制度貫徹都是長期的。要形成常態(tài)化、制度化、規(guī)范化的機(jī)制，只有這樣，機(jī)要文秘和保密等工作才會不斷提升，不斷取得進(jìn)步。

（作者單位為中國有色集團(tuán)沈陽礦業(yè)投資有限公司）

參考文獻(xiàn)

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