莫振琳

摘要：近些年來隨著高校建設規(guī)模的不斷擴大，高校財務管理工作成為學校管理的重點，其中財務檔案管理工作由于工作量巨大而影響到財務管理的全局?，F代信息技術的發(fā)展和普及為高校財務檔案管理工作提供了極大的便利。本文從高校財務檔案管理的特點出發(fā)，設計一套可以快速查詢和管理的電子檔案和紙質檔案的財務檔案管理系統(tǒng)，為提高財務管理水平、確保財務管理安全提供支持。

關鍵詞：高校財務管理；財務檔案管理；信息系統(tǒng)；電子檔案

中圖分類號：F230 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2017）009-0-01

一、高校財務檔案管理信息化系統(tǒng)開發(fā)方法及技術

1.軟件工程開發(fā)模型

針對高校財務檔案信息化管理而言，從高校財務檔案工作的繁雜程度以及信息化系統(tǒng)的特征視角出發(fā)，采用基于C/S架構的思想，在C#.NET設計環(huán)境中中，運用SQL Server數據庫知識進行高校財務檔案信息化管理系統(tǒng)設計。從信息化管理系統(tǒng)的開發(fā)流程來看，常見的軟件工程開發(fā)模型有傳統(tǒng)瀑布模型、改進的螺旋模型、面向對象的噴泉模型、形式化方法模型等。結合高校財務檔案管理的實際情況對各種模型進行詳細的分析可知，形式化方法模型能夠有效的克服很多問題，實現了可以產生無缺陷軟件的承諾。

2.結構化設計方法

高校財務檔案管理信息化系統(tǒng)應具備獨立性特征，而且應有多個單一功能的模塊組成，因此在高校財務檔案信息化管理系統(tǒng)的設計中采用結構化設計方法，結構化設計的步驟為：評審和細化數據流程圖→確定數據流程圖的類型→將數據流程圖映射到軟件模塊結構并設計上層→逐步分解高層模塊并設計中下層→模塊結果優(yōu)化→描述模塊接口。結構化方法中常用的設計圖包括業(yè)務流程圖、數據流圖、數據字典、HIPO圖等。

二、系統(tǒng)需求分析

1.系統(tǒng)設計目標與需求

對于高校財務檔案管理信息化系統(tǒng)而言，系統(tǒng)需求分析是整個系統(tǒng)設計的開始，而系統(tǒng)設計的目標則為系統(tǒng)設計指明了方向。針對高校財務檔案管理業(yè)務流程的詳細信息分析可知，信息化管理系統(tǒng)應實現用戶管理、財務檔案管理兩類功能，其中用戶管理應包含用戶的增刪、權限與密碼管理等；財務檔案管理則包含檔案錄入、修改、查看、打印、刪除、統(tǒng)計等功能。此外，高校財務檔案信息化管理系統(tǒng)的設計必須要保證安全性和保密性，并且還要針對不同類型的用戶設定不同的管理功能。

2.系統(tǒng)功能需求

功能是刻畫系統(tǒng)行為、特別是系統(tǒng)與環(huán)境關系的重要概念，因此在設計高校財務檔案管理信息化系統(tǒng)時，必須進行客戶需求分析，根據客戶的實際需求設計系統(tǒng)功能。從高校財務檔案管理活動來看，信息化系統(tǒng)要涉及掃描員、檔案管理員、主管領導、系統(tǒng)管理員、檔案查詢人員、紙質檔案管理員等人員角色，針對這些角色的實際需求，信息化系統(tǒng)應實現以下功能，即電子檔案建檔、電子檔案變更、電子檔案查詢管理、檔案統(tǒng)計、系統(tǒng)管理、紙質檔案管理等功能。

3.非功能需求

系統(tǒng)的非功能需求包含性能需求和安全需求兩個方面。性能需求方面需實現系統(tǒng)的可維護性、易操作性、可擴展行和開放性，尤其是可擴展性，在信息技術快速發(fā)展的今天，必須保證系統(tǒng)的可擴展性來確保系統(tǒng)的軟硬件不過時。對于安全需求而言，需要滿足容錯性、系統(tǒng)的外在環(huán)境安全性、系統(tǒng)每部安全性、系統(tǒng)運行安全性等需求。

三、信息化系統(tǒng)設計分析

1.系統(tǒng)總體設計

從高校財務檔案管理信息化系統(tǒng)的實際需求分析來看，系統(tǒng)設計需遵循以下主要原則，即實用性和效益原則、安全性原則、靈活性和擴展性原則、信息查詢的高效性和設備管理的有效性原則。系統(tǒng)設計的總體結構分為三層，第一層為財務檔案管理系統(tǒng)，第二層包含系統(tǒng)管理模塊、實物管理模塊和電子檔案管理模塊，第三層是從第二層的基礎上進行更細化的設計。系統(tǒng)管理模塊包含系統(tǒng)參數設置、用戶管理、權限管理、數據備份與恢復；實物管理模塊包含紙質檔案入庫管理、紙質檔案出庫管理、紙質檔案借閱管理、紙質檔案歸檔歸還管理；電子檔案管理模塊包含掃描錄入、電子檔案歸檔、電子檔案變更、電子檔案查詢、電子檔案綜合統(tǒng)計。

2.系統(tǒng)功能模塊設計

財務檔案管理系統(tǒng)分為三個功能模塊，及系統(tǒng)管理模塊、實物管理模塊和電子檔案模塊。系統(tǒng)管理模塊的用戶管理功能中，可以實現新增和修改用戶信息，可以實現用戶角色設置。權限管理功能中對存在的權限進行分類、配置權限之間的關系。在用戶管理中，設置一名系統(tǒng)管理員，可實現對其他用戶的管理，包括創(chuàng)建、修改密碼、刪除、賦予角色等。針對紙質檔案，需要對檔案進行統(tǒng)一的ID號編制，并來將該ID編號錄入系統(tǒng)，以便查找、借閱等。電子檔案應具備檔案建立、編輯、增加、修改、刪除、查詢以及管理等功能。電子檔案的錄入包含紙質檔案的掃描、編制等，還包含新建電子檔案的錄入。

3.數據庫設計

在高校財務檔案管理信息化系統(tǒng)的數據庫設計中，系統(tǒng)E-R圖可分為7個實體，即紙質檔案、電子檔案、管理員、檔案借閱、檔案歸還、檔案變更、普通用戶。主要數據表則包含普通用戶表users、管理員表admin、電子檔案信息表DigitalArchives、紙質檔案信息表PaperArchives、紙質檔案借閱信息表PaperBorrowing、紙質檔案歸還信息表PaperReturn、電子檔案刪除信息表DifitalDelete。在紙質檔案管理的數據庫表中，要包括編號、檔案室和檔案柜號、憑證批次、業(yè)務ID、借閱者及借閱時間、歸還時間等信息。

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