陳疆燕

摘 要：財務(wù)檔案，是單位在正常運行中實施各種活動在財務(wù)方面的反映，是各種信息的反饋。是單位作出發(fā)展戰(zhàn)略所依據(jù)的財務(wù)支撐，因此對于單位具有重要的意義。筆者根據(jù)我國各單位存在的問題，結(jié)合自己本身的工作經(jīng)驗，提出解決問題的幾點建議，使單位建立起財務(wù)檔案管理體系。

關(guān)鍵詞：財務(wù)檔案管理；問題；建議

財務(wù)檔案，是單位在正常運行中實施各種活動在財務(wù)方面的反映，是各種信息的財務(wù)反饋。同時也是單位作出各種發(fā)展決策中參考的極其重要的資料，其對單位意義不言而喻。一個單位對財務(wù)檔案工作的重視程度，決定著一個單位財務(wù)資金方面的安全和穩(wěn)定。

有效的財務(wù)檔案管理有助于單位管理水平的提升和優(yōu)化升級，財務(wù)檔案包含的是歷史財務(wù)信息，是企業(yè)管理方面所必須的，有助于彌補企業(yè)的管理。因此，加強對財務(wù)檔案管理工作，提高財務(wù)檔案管理者的水平，是決策者們要思索和探討的問題。

目前，在我國現(xiàn)階段國情和體制下，很多單位對財務(wù)檔案管理的重要性怎么重視，對財務(wù)檔案管理的認識，還停留在計劃經(jīng)濟體制下的管理，沒有認清財務(wù)檔案管理對單位發(fā)展的重要性，因此在檔案管理發(fā)展跟單位發(fā)展不匹配，甚至制約著單位的發(fā)展。有的單位漠視財務(wù)檔案管理工作，極其不重視，財務(wù)檔案室沒有配備專門的設(shè)備，導(dǎo)致一些重要的財務(wù)檔案損壞丟失，當(dāng)單位決策需要財務(wù)方面的支持時，卻沒有這方面數(shù)據(jù)的支持，因此對單位的發(fā)展造成了很重要的損失。

我國很多單位的財務(wù)檔案管理者基本上都兼任財務(wù)會計，不是檔案專業(yè)出身，對檔案管理方面缺乏專業(yè)性知識，對檔案管理的認識也僅存在于日常的規(guī)整，保存，沒有認識到檔案管理工作的重要性。因此，很多單位財務(wù)檔案管理的水平可想而知，造成了財務(wù)檔案管理工作的混亂。當(dāng)單位急需作出發(fā)展決策時，需要相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)方面的支持時，尋找相應(yīng)的檔案需要花費大量的人力物力，造成效率降低，引起了極大的浪費。另外，財務(wù)會計兼任檔案管理也不合理，很多單位會計一邊做賬一邊保存自己做的賬務(wù)，不符合企業(yè)內(nèi)控相互分離的崗位分離制度，對單位的財務(wù)安全方面存在著重大的影響。另外，很多單位都是年齡比較大的或者接近退休的去管理財務(wù)檔案，他們沒有足夠的精力管理好單位的財務(wù)檔案，當(dāng)然，更不用提及管理水平的升華了。因此，以上導(dǎo)致財務(wù)檔案的管理的效果不是很理想。

在我國很多單位財務(wù)檔案管理工作的機構(gòu)設(shè)置也存在著很多的問題，很多單位一把手對管理工作重視程度不足，認為財務(wù)檔案管理部門不重要，可有可無，對檔案管理工作者的積極性也造成了很壞的影響。在這種情形下，單位是不可能管理好財務(wù)檔案的。同時單位在檔案的管理部門設(shè)定的過程中沒有結(jié)合單位內(nèi)部的具體情況，結(jié)合實際做好規(guī)劃工作。在財務(wù)檔案管理的工作制度和考核制度等各方面還存在著相應(yīng)的問題。這樣就產(chǎn)生了工作比別的部門多，待遇沒別的部門高的情形，而且檔案管理工作也是很繁瑣的一項工作，因此財務(wù)檔案管理的效率不高在這種情形下也是正常的。

對于以上影響制約著財務(wù)檔案管理的情形，在我國廣泛存在，跟我國現(xiàn)階段市場經(jīng)濟體制不匹配，更嚴重的是制約著一個單位的發(fā)展。試想，如果單位作出錯誤的決策，那后果是可想而知的。因此，針對檔案管理工作，筆者提出以下幾點建議：

第一是加強對財務(wù)檔案管理工作的重視程度，尤其是加強單位領(lǐng)導(dǎo)的重視。使領(lǐng)導(dǎo)真正認識到財務(wù)檔案管理工作的意義，以及其對單位長遠發(fā)展的重要性。不能使領(lǐng)導(dǎo)的認識僅僅停留在對檔案管理的初級認知上。要真真正正的讓財務(wù)檔案管理工作得到領(lǐng)導(dǎo)的認同。另外，要加強對財務(wù)檔案的宣傳工作，要讓整個單位的其他部門都認識到其對單位發(fā)展的意義，當(dāng)需要在配合財務(wù)工作時，加強各個部門的合作和聯(lián)系，上下一條心，共同提高財務(wù)檔案管理工作的水平。同時，也要加強對財務(wù)檔案管理設(shè)備的升級，每年都要為財務(wù)檔案管理設(shè)備留有專門的預(yù)算，保證設(shè)備的更新?lián)Q代，這樣能防止財務(wù)檔案的丟失損毀，也避免了單位資源的嚴重浪費。單位也要建立財務(wù)管理檔案體系，將其納入到單位的整體規(guī)劃中，使財務(wù)檔案管理有章可循，規(guī)范財務(wù)檔案管理工作。

第二是提高財務(wù)檔案管理者的能力，最好在單位不要存在著財務(wù)會計兼任檔案管理者的情形。每個單位要結(jié)合本單位的實際情況，制定出財務(wù)檔案管理者培訓(xùn)方案，把對這些管理者的培訓(xùn)納入企業(yè)年度培訓(xùn)計劃中，并使其常態(tài)化。對財務(wù)檔案管理者的培訓(xùn)日?；⒊B(tài)化不僅僅是提高檔案管理者的業(yè)務(wù)能力，更重要的是單位財務(wù)管理檔案效率的提高，使單位收益，提高一個單位的可持續(xù)發(fā)展能力。同時，要實施相應(yīng)的對管理者的獎懲制度，這樣一方面能提升工作人員的積極性，另一方面能在日常工作中加強負責(zé)的態(tài)度，減少在工作中的疏漏，提高檔案管理工作的合理性和積極性。對于會計兼任檔案管理者的情形，由于每個單位實際情況不同，因此，對于條件不夠的單位，要制定出相應(yīng)的監(jiān)督方案，確保財務(wù)工作的安全，防止財務(wù)貪腐行為的發(fā)生。

第三是單位對財務(wù)檔案管理工作的機構(gòu)設(shè)置進行不斷的完善。把財務(wù)檔案部門的重要性進行提升，不能使管理人員存在不被單位重視的意識，提高其管理工作的意識。當(dāng)出現(xiàn)財務(wù)檔案管理工作業(yè)務(wù)量很大的時候，要合理分配相關(guān)人員去幫助檔案管理者，做一些輔助性的工作，同時根據(jù)單位的具體情況，給予一定的加班補助。同時要建立適應(yīng)本單位情形的財務(wù)管理數(shù)據(jù)庫，因為隨著單位的發(fā)展，單位財務(wù)檔案工作一項很大的工作，如果不建立其自己的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。當(dāng)尋找單位急需發(fā)展的財務(wù)數(shù)據(jù)時，那是相當(dāng)費時費力，造成極大的資源浪費。并且要定期對系統(tǒng)進行升級和更新，將科學(xué)技術(shù)運用到財務(wù)檔案管理中，提高財務(wù)檔案管理的整體工作效率。

財務(wù)檔案管理對企業(yè)的重要性不言而喻，是企業(yè)實現(xiàn)其戰(zhàn)略發(fā)展的重要財務(wù)信息來源，為實現(xiàn)其戰(zhàn)略目標提供信息支撐，因此，必須得到企業(yè)上下的重視。單位應(yīng)當(dāng)建立立足于本身的財務(wù)檔案管理體系，提高管理人員的業(yè)務(wù)能力，使管理有章可循，提高財務(wù)檔案管理的效率。