譚國(guó)英

摘 要：作為一項(xiàng)意義重大，又非常繁瑣的工作，檔案管理工作有著自己獨(dú)特的存在意義和價(jià)值。管理能力和企業(yè)的綜合水平有著非常密切的關(guān)聯(lián)。當(dāng)今社會(huì)科技高速發(fā)展，此時(shí)信息化已然成為了我們發(fā)展的主流方向。所以，在這種大的環(huán)境背景之下，我們必須要積極開(kāi)展管理模式創(chuàng)新工作。文章具體地論述了管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，并且提出了應(yīng)對(duì)策略。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；檔案管理；挑戰(zhàn)；創(chuàng)新方法

很多人錯(cuò)誤的認(rèn)為，所謂的檔案管理就是把當(dāng)前的資料按照類別歸攏，然后將同一類別的放到一個(gè)專屬的柜中。很顯然這是不正確的。檔案管理工作有著自身獨(dú)特的存在意義和價(jià)值，只有做好該項(xiàng)工作，才可以確保其他工作可以順暢進(jìn)行，才可以全方位的開(kāi)展單位管理工作。合理的利用檔案，才能夠切實(shí)提升單位的效率，提升工作的質(zhì)量，才可以為單位的發(fā)展提供必要的信息支持。當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息化的社會(huì)，此時(shí)不管是何種性質(zhì)的單位，它們?cè)谶\(yùn)行的時(shí)候都離不開(kāi)各種類型的數(shù)據(jù)信息。然而比對(duì)來(lái)看，以往的管理模式非常狹隘，不能夠和當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)態(tài)勢(shì)相協(xié)調(diào)。所以，在當(dāng)今時(shí)代，作為檔案管理工作者，一定要認(rèn)真分析形勢(shì)，積極分析存在的問(wèn)題，一旦發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題的話就要在第一時(shí)間分析原因，制定應(yīng)對(duì)策略。

1 檔案管理的存在意義

在以往的時(shí)候，我們開(kāi)展檔案管理工作，其實(shí)就是把相關(guān)的信息匯總并且記載，目的是為了確保在后續(xù)的使用的時(shí)候可以被快速的查閱。不論是何種性質(zhì)的單位，它的發(fā)展都離不開(kāi)檔案。不過(guò)，由于社會(huì)在發(fā)展，時(shí)代在變遷，此時(shí)的檔案管理工作已經(jīng)不像過(guò)去一樣簡(jiǎn)單了。具體來(lái)講，它是檔案館對(duì)檔案實(shí)體與檔案信息進(jìn)行管理并且提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國(guó)家檔案事業(yè)的基本組成部分。

同時(shí)，在很多的企業(yè)里面也有該項(xiàng)工作的身影存在。它和信息管理工作有很多的相同之處，它是對(duì)單位運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的一些數(shù)據(jù)資料的匯總，以及使用。從它的特性上面來(lái)看，該項(xiàng)工作其實(shí)是一種有著較明顯的服務(wù)特色的工作。而檔案管理系統(tǒng)更是國(guó)家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的重要組成部分，是社會(huì)科學(xué)能力的主要支撐。

2 新時(shí)期檔案管理工作中面臨的挑戰(zhàn)

當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)經(jīng)濟(jì)和科技高速發(fā)展的社會(huì)，此時(shí)信息化已然成為了各項(xiàng)工作發(fā)展的主流方向。不論是我們的工作亦或是其他的很多工作都不能夠脫離信息技術(shù)而單獨(dú)存在。對(duì)于檔案管理工作來(lái)講亦是如此，它也開(kāi)始朝著信息化方向發(fā)展。通過(guò)合理的使用電子技術(shù)，能夠明顯的提升管理工作的效率，能夠確保它的質(zhì)量良好。和以往的管理工作比對(duì)來(lái)看，通過(guò)使用電子檔案，我們可以把各種資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?，借助信息科技存放到電腦之中，此時(shí)信息不會(huì)像是實(shí)物一樣占據(jù)空間，很顯然便于我們更好地開(kāi)展管理工作。在這種大的發(fā)展背景之下，管理工作面對(duì)的問(wèn)題有如下的幾點(diǎn)。

2.1 作為管理者，意識(shí)不強(qiáng)

我們都知道，該項(xiàng)管理工作的工作量非常龐大，而且特別繁瑣。不過(guò)許多的工作者并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到它的存在價(jià)值，只是將其當(dāng)成是一個(gè)非?？菰锏墓ぷ鱽?lái)對(duì)待。正是因?yàn)閷?duì)管理內(nèi)容的不重視，使得許多的單位負(fù)責(zé)人和基礎(chǔ)工作者在開(kāi)展工作的時(shí)候非常消極。甚至有的工作者錯(cuò)誤地認(rèn)為該項(xiàng)工作其實(shí)就是將資料數(shù)據(jù)匯總起來(lái)就可以了根本沒(méi)有認(rèn)識(shí)到它的價(jià)值所在。正是因?yàn)樯鲜鰡?wèn)題的存在，才會(huì)使得該工作的效率不高。

2.2 制度有欠缺

因?yàn)閱挝坏墓芾碚邲](méi)有意識(shí)到該項(xiàng)工作的重要性，這就導(dǎo)致相關(guān)的制度缺乏系統(tǒng)性。通過(guò)分析實(shí)際情況我們發(fā)現(xiàn)，絕大部分的工作都缺少相應(yīng)的制度為依托，這就使得工作開(kāi)展的時(shí)候初選內(nèi)容量過(guò)少，信息價(jià)值不高之類的問(wèn)題。除了上述以外，在具體的開(kāi)展管理工作的時(shí)候，當(dāng)前的制度缺乏對(duì)相關(guān)細(xì)節(jié)的約束，從而使得在檔案管理中各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任人沒(méi)有一一有效對(duì)應(yīng)。這就導(dǎo)致管理的時(shí)候存在遺漏現(xiàn)象，繼而使得檔案不全面。

2.3 程序混亂

現(xiàn)如今，許多單位都對(duì)該項(xiàng)管理工作有錯(cuò)誤的認(rèn)知，這就導(dǎo)致了在選擇工作者的時(shí)候，沒(méi)有注意到工作者的工作能力。因此在工作的時(shí)候，不能夠依據(jù)工作規(guī)定而開(kāi)展，使得工作程序混亂，效率不高。

3 新時(shí)期檔案管理創(chuàng)新方案

3.1 切實(shí)強(qiáng)化管理意識(shí)

不管是個(gè)體亦或是組織，一旦在意識(shí)層面上有欠缺的話，就會(huì)導(dǎo)致該工作不被關(guān)注。對(duì)于這種現(xiàn)象，我們認(rèn)為一定要采用合理的方法，認(rèn)識(shí)到管理的具體要素，進(jìn)而明確工作的存在價(jià)值。檔案管理意識(shí)的提升，會(huì)讓單位領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于單位長(zhǎng)期發(fā)展的作用，其必然會(huì)對(duì)檔案管理重新認(rèn)識(shí)與規(guī)劃，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)管理方案的創(chuàng)新，有效提高管理效率。

3.2 合理利用檔案信息

我們之所以開(kāi)展檔案管理工作，其目的就是為了合理的使用檔案。檔案管理的基礎(chǔ)意義就是對(duì)于信息的儲(chǔ)存與使用，從而達(dá)到對(duì)應(yīng)的使用效益。在開(kāi)展管理工作的時(shí)候，作為基礎(chǔ)工作者可通過(guò)恰當(dāng)?shù)姆诸悓⑿畔⒕珳?zhǔn)的體現(xiàn)，便于使用人的使用。同時(shí)，在開(kāi)展管理工作的時(shí)候，作為工作者必須要明確自身的權(quán)責(zé)，提升自身的服務(wù)意識(shí)。

3.3 完善管理制度

管理制度對(duì)于管理工作的開(kāi)展具有較強(qiáng)的引導(dǎo)作用。因此，在整個(gè)管理環(huán)節(jié)中，必須要求單位制定合理的管理制度。就管理制度的創(chuàng)建，作者認(rèn)為需要注意以下幾點(diǎn)：第一，管理制度需要與單位性質(zhì)一致。比如企業(yè)單位進(jìn)行檔案管理，其以營(yíng)利性為主，在信息處理上會(huì)更加側(cè)重于其經(jīng)濟(jì)效益的獲取。而在事業(yè)單位中，信息則以全面、真實(shí)為主，側(cè)重于服務(wù)能力的提高。第二，管理制度中需要對(duì)管理流程進(jìn)行合理的規(guī)劃。如果流程規(guī)劃不恰當(dāng)?shù)脑?，就?huì)使得資源得不到合理的使用。

3.4 切實(shí)提升工作者的素養(yǎng)

在具體的選用工作者的時(shí)候，不應(yīng)該過(guò)分看重經(jīng)濟(jì)成本，而要關(guān)注他們的能力和素養(yǎng)。特別是在當(dāng)今社會(huì)，教育系統(tǒng)不斷升級(jí)，此時(shí)已有了與該項(xiàng)工作對(duì)應(yīng)的專業(yè)學(xué)科，這就為我們提供了大批的優(yōu)秀工作者。所以，在選擇員工的時(shí)候，必須要選擇那種專業(yè)性強(qiáng)的工作者，只有這樣才可以確保團(tuán)隊(duì)的能力強(qiáng)大。而且，在平時(shí)開(kāi)展工作的時(shí)候，也應(yīng)該積極的開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，切實(shí)提升工作者的總體素養(yǎng)。當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)不斷變化，不斷發(fā)展的社會(huì)，此時(shí)我們的管理工作也在悄無(wú)聲息的變化著。過(guò)去的管理思想以及管理措施等都不能夠和當(dāng)今的時(shí)代發(fā)展步調(diào)保持一致，所以，要想獲取發(fā)展，更好地開(kāi)展檔案工作，就要積極創(chuàng)新。

4 結(jié)束語(yǔ)

為了能夠提高檔案管理工作水平，檔案管理負(fù)責(zé)人應(yīng)結(jié)合現(xiàn)代社會(huì)信息化快速發(fā)展的趨勢(shì)，認(rèn)真分析本單位在制度完善、員工素質(zhì)、資料完整性以及工作流程等方面存在的問(wèn)題，在符合法律法規(guī)要求的范圍內(nèi)，積極采取切實(shí)可行的應(yīng)對(duì)措施，并嚴(yán)格規(guī)范執(zhí)行，確保檔案管理工作能夠在一條高效、高速的道路上，從而獲得持續(xù)性、健康發(fā)展。

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