姜麗媛

摘要：現(xiàn)代人力資源管理愈發(fā)看重管理效率，這也是人事信息管理系統(tǒng)得到人力資源管理者青睞的主要原因，該系統(tǒng)目前已成為各類企事業(yè)單位人力資源管理的主要工具。借助人事信息系統(tǒng)，人事工作者及管理者可以通過系統(tǒng)快速準(zhǔn)確的完成人事管理工作，提高工作效率。本文中筆者以人力資源管理重要性為切入點(diǎn)，分析人事信息系統(tǒng)的應(yīng)用，探討提高系統(tǒng)應(yīng)用效率的措施。

關(guān)鍵詞：人力資源管理：人事信息系統(tǒng)：應(yīng)用要點(diǎn)引言

現(xiàn)階段信息技術(shù)得到大范圍、深入性應(yīng)用，已經(jīng)慢慢改變?nèi)藗兩钆c工作方式。在這樣的背景下，人力資源管理工作模式與方法也在發(fā)生改變，借助人事信息管理系統(tǒng)，可以降低工作者工作強(qiáng)度，加強(qiáng)人事處與其他部門問的聯(lián)系與溝通，提高人力資源管理工作效率，實(shí)現(xiàn)人事工作信息化。引入人事信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資源共享，管理層可以合理分配人力資源，保證決策的正確性，促進(jìn)企業(yè)健康、穩(wěn)定發(fā)展。

1、人力資源管理與信息技術(shù)分析

1.1人力資源管理概述

人力資源管理作為企業(yè)管理的主要組成部分，其管理效果直接影響到企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。通過人力資源管理促進(jìn)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力提高，主要根據(jù)企業(yè)實(shí)際需求，制定相關(guān)的管理策略，實(shí)施具體管理活動(dòng)，合理配置人力資源。保證各部門工作高效、協(xié)調(diào)開展，實(shí)現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

1.2信息技術(shù)概述

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展，信息技術(shù)逐漸出現(xiàn)在社會(huì)生活中。企業(yè)人力資源管理工作中借助信息技術(shù)可以提高效率，常見的與之相關(guān)的技術(shù)為人力資源信息管理工具。此外，信息技術(shù)還應(yīng)包括先關(guān)制度、管理?xiàng)l例及規(guī)范等。近些年信息技術(shù)快速發(fā)展，應(yīng)用范圍逐漸擴(kuò)大，其本身發(fā)揮的作用越來(lái)越大。

2、企業(yè)應(yīng)用人事信息系統(tǒng)的必要性

2.1推動(dòng)企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展

應(yīng)用人事信息系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)人力資源管理模式現(xiàn)代化的必經(jīng)渠道，也是更新與創(chuàng)新人力資源管理理念的過程，借助現(xiàn)代化的管理平臺(tái)，可以明確人事管理中各項(xiàng)工作問的關(guān)系，讓全部員工參與到人力資源管理工作中來(lái)，提高管理效率。傳統(tǒng)人力資源管理工作僅僅是簡(jiǎn)單保存與管理人事信息，通過系統(tǒng)則可以分析這些信息與數(shù)據(jù)，提供數(shù)據(jù)支持保證單位政策與相關(guān)問題解決的正確性，保證企業(yè)健康發(fā)展。

2.2有效降低管理成本

企業(yè)應(yīng)用人事信息系統(tǒng)，雖然前期需要一定的投資金額與后期維護(hù)費(fèi)用，但結(jié)合企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮來(lái)說，這些投資都是值得的。人事信息系統(tǒng)投入使用后可以有效整合與管理各類人力資源數(shù)據(jù)，提高管理效率、降低工作人員工作強(qiáng)度，這樣可以降低人力成本，達(dá)成降低管理成本的目的。人事信息系統(tǒng)作為現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)管理人員與員工的交流，拓寬員工溝通渠道，方便其將信息反饋給管理層，增加人力資源管理工作的靈活性。

2.3檔案管理的需求

大型企業(yè)職工人數(shù)龐大，人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜，信息量大，信息更新頻繁，信息查詢頻率高。在計(jì)算機(jī)不夠發(fā)達(dá)的時(shí)代，檔案管理只能采用人工管理的方式。大量的表格信息需要職工逐一填寫，管理上不僅需要專門的檔案管理室來(lái)存放紙制檔案，同時(shí)還要配有數(shù)名職工來(lái)負(fù)責(zé)管理工作。檔案室要求具有良好的干燥性和通風(fēng)性，以便于紙制檔案表格的長(zhǎng)期保存，還要定期手動(dòng)裝訂，這都需要企業(yè)投入大量人力、財(cái)力和物力，并不是符合企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的要求。因此，建立一套以企業(yè)人事管理需求為核心的信息管理系統(tǒng)是當(dāng)前人事工作的迫切需求。

本部分主要分析人力資源管理中人事信息系統(tǒng)應(yīng)用的必要性。

3、人力資源管理中人事信息系統(tǒng)的具體應(yīng)用

現(xiàn)階段大部分企業(yè)意識(shí)到人事信息系統(tǒng)在人力資源管理中的優(yōu)勢(shì)，并有意識(shí)加強(qiáng)這方面的應(yīng)用與研究。這里筆者簡(jiǎn)單分析人事信息系統(tǒng)構(gòu)成及應(yīng)用要點(diǎn)。

3.1應(yīng)用原則分析

3.1.1完整性原則。這意味著人事信息系統(tǒng)涵蓋人力資源管理的所有內(nèi)容，每一項(xiàng)人力資源工作都對(duì)應(yīng)一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)流程，特別是大型企業(yè)來(lái)說，人力資源管理工作內(nèi)容較多，涵蓋人才招聘、業(yè)務(wù)培訓(xùn)及檔案管理等內(nèi)容，保證系統(tǒng)的完整性。

3.1.2自助性原則。企業(yè)通常存在多級(jí)式的標(biāo)準(zhǔn)化管理模式，每一個(gè)級(jí)別對(duì)應(yīng)不同的管理，因此人事信息系統(tǒng)應(yīng)用時(shí)應(yīng)該考慮能否實(shí)現(xiàn)異地、多級(jí)及分層數(shù)據(jù)管理功能，這種自助性要求個(gè)人可以通過任何一臺(tái)計(jì)算機(jī)驗(yàn)證登陸，完成操作，員工可以查看單位信息及人事信息等情況。

3.1.3安全性原則。人事信息系統(tǒng)上含有大量員工信息，直接牽扯到個(gè)人隱私，這些員工信息作為重要內(nèi)部資料，其安全性不言而喻。這就需要根據(jù)不同級(jí)別設(shè)置不同的權(quán)限，此外人事信息系統(tǒng)還要建立日志文件，用戶每一次操作情況都要進(jìn)行跟蹤，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)備份機(jī)制，避免數(shù)據(jù)丟失情況發(fā)生后無(wú)法還原問題。

3.1.4長(zhǎng)遠(yuǎn)性原則。企業(yè)管理者與領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該重視人事信息系統(tǒng)，以戰(zhàn)略眼光看待系統(tǒng)。實(shí)際中部分企業(yè)并不重視人事信息系統(tǒng)，認(rèn)為初期要投入資金屬于浪費(fèi)，對(duì)企業(yè)發(fā)展來(lái)說沒有意義。部分企業(yè)愿意使用人事信息系統(tǒng)，但受到資金因素限制僅采用一些功能不全的系統(tǒng)，這樣雖然短期不會(huì)出問題，但卻不利于企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展及管理水平提高，嚴(yán)重時(shí)甚至?xí)璧K企業(yè)進(jìn)步發(fā)展。

3.2系統(tǒng)構(gòu)成分析

3.2.1系統(tǒng)功能。人事信息系統(tǒng)的主要功能是管理員工基本信息，合理調(diào)配人力資源、自動(dòng)計(jì)算員工工資及其他福利管理，及時(shí)、準(zhǔn)確獲取人力資源相關(guān)信息數(shù)據(jù)，根據(jù)不同要求打印出相應(yīng)報(bào)表。

3.2.2系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。人事信息系統(tǒng)可以簡(jiǎn)單分析數(shù)個(gè)子系統(tǒng)，登陸系統(tǒng)、幫助系統(tǒng)、數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、維護(hù)系統(tǒng)及報(bào)表系統(tǒng)等。這些系統(tǒng)依據(jù)企業(yè)實(shí)際情況衍生出很多功能模塊，主要有：①調(diào)配管理模塊，主要管理企業(yè)員工的基本信息，員工工作調(diào)配情況，同時(shí)查詢、統(tǒng)計(jì)及打印相關(guān)信息；②統(tǒng)計(jì)管理模塊，結(jié)合企業(yè)實(shí)際需求，收集與統(tǒng)計(jì)員工基本情況、工資收入、績(jī)效考核等，形成各種所需的報(bào)表，將其整理打印出，給管理決策提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)參考；③工資管理模塊，提前制定好公式計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)與公式，系統(tǒng)每月月底自主計(jì)算員工基本工資、獎(jiǎng)金、津貼及績(jī)效等數(shù)據(jù)，并且提供相應(yīng)的匯總、打印及查詢等基本功能；④聯(lián)機(jī)幫助模塊，該模塊主要提供操作幫助，為缺乏操作經(jīng)驗(yàn)的員工準(zhǔn)備的，并提供相關(guān)目錄、索引等功能，用戶在提醒下完成查詢與瀏覽信息。

3.3具體應(yīng)用

3.3.1網(wǎng)上招聘應(yīng)用。現(xiàn)如今網(wǎng)上招聘已經(jīng)很普及，也有很多專門網(wǎng)上招聘的網(wǎng)站，給人們及企業(yè)問搭建橋梁，比如智聯(lián)招聘、趕集網(wǎng)等，而且國(guó)家機(jī)關(guān)與事業(yè)單位業(yè)已開始王釗招聘，公務(wù)員考試網(wǎng)、事業(yè)單位公開招聘網(wǎng)等，這些都是人力資源管理中人事信息系統(tǒng)的具體應(yīng)用。

3.3.2網(wǎng)上培訓(xùn)應(yīng)用。一些事業(yè)單位在人事信息系統(tǒng)網(wǎng)站上發(fā)布了各種培訓(xùn)課程，例如在吉林農(nóng)業(yè)大學(xué)網(wǎng)站中的人事系統(tǒng)板塊就發(fā)布了相關(guān)教師的網(wǎng)上培訓(xùn)課程等，這樣教師就可以通過自己的專業(yè)與相關(guān)需求尋找和參加相應(yīng)的課程。

3.3.3網(wǎng)上報(bào)批應(yīng)用。企業(yè)員工可以在人事信息系統(tǒng)中進(jìn)行休假、職稱申報(bào)等程序的報(bào)批工作，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)更新員工的已休假天數(shù)、未休假天數(shù)等，一些瑣碎的津貼申報(bào)等也可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上申請(qǐng)。在科研機(jī)構(gòu)中，一些科研項(xiàng)目的獎(jiǎng)項(xiàng)和成果等也可以通過人事信息系統(tǒng)進(jìn)行報(bào)批。

3.3.4員工管理。（1）人員的錄用和管理。對(duì)新進(jìn)人員的錄用和考核都可以進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)辦理，極大地提高了工作效率?；鶎硬块T在上報(bào)相關(guān)數(shù)據(jù)的時(shí)候可以使用軟件完成，主管單位也可以通過軟件進(jìn)行完整地審查，包括基層單位的人員編制、資金劃撥等信息，使錄用工作便于開展。對(duì)系統(tǒng)內(nèi)其他人員的管理，包括崗位變動(dòng)、人員調(diào)配、考核審查等，都可以通過軟件來(lái)完成；（2）人員的工資和福利。系統(tǒng)內(nèi)包含了所有在職在崗人員的詳細(xì)信息，綜合考量其工作表現(xiàn)、工作年限、出勤率和所在職位等多重因素，利用相關(guān)的軟件計(jì)算出該人員的工資數(shù)額和福利待遇。這樣既減輕了財(cái)務(wù)人員的工作壓力，也保證了工資和福利定位的公正性；（3）人員的查詢和統(tǒng)計(jì)。由于系統(tǒng)中包含了完整的人員信息，管理者可以對(duì)任何人員進(jìn)行詳細(xì)的查詢。如果涉及機(jī)密事宜，可以在系統(tǒng)中規(guī)定管理人員的查詢權(quán)限，避免人員信息遭到惡意泄露。同時(shí)，企業(yè)主管單位可以輕松地對(duì)下屬部門進(jìn)行人員統(tǒng)計(jì)，將所需的人員及信息制作成統(tǒng)計(jì)報(bào)表，例如花名冊(cè)、審批表、工作報(bào)表和財(cái)務(wù)報(bào)表等，便于對(duì)人員的工作進(jìn)行審查，保證了統(tǒng)計(jì)工作的準(zhǔn)確性。

4、結(jié)語(yǔ)

總而言之，目前人事信息系統(tǒng)應(yīng)用還處于初級(jí)階段，相關(guān)工作人員應(yīng)該不斷完善與更新人員基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的實(shí)效性，滿足日常人事管理工作的需求，提高工作人員的軟件操作水平，發(fā)揮系統(tǒng)作用。此外人事信息管理系統(tǒng)相對(duì)開放，但也存在很多需要保密的內(nèi)容，一旦出現(xiàn)信息泄露會(huì)造成諸多影響。需要建立相對(duì)應(yīng)的信息網(wǎng)絡(luò)安全體系，提高自身信息安全的防護(hù)能力，保證企業(yè)信息的安全。