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        如何加強(qiáng)學(xué)校電子檔案管理的思考

        2017-06-09 15:22:45張燕
        資治文摘 2017年3期
        關(guān)鍵詞:思考管理

        張燕

        【摘要】本文論述了學(xué)校電子檔案管理存在的問題及解決對(duì)策,指出要加強(qiáng)人才培養(yǎng)和經(jīng)費(fèi)投入才能使學(xué)校電子檔案跟上時(shí)代發(fā)展的步伐

        【關(guān)鍵詞】學(xué)校電子檔案;管理;思考

        電子文件以其傳輸快捷、可復(fù)制等優(yōu)點(diǎn),正逐步代替紙質(zhì)文件,這給傳統(tǒng)的檔案工作帶來了新的挑戰(zhàn)。筆者針對(duì)學(xué)校檔案管理的工作特點(diǎn)及存在的問題,強(qiáng)調(diào)加快電子檔案建設(shè)對(duì)在學(xué)校檔案管理工作的必要性,而如何充分利用信息化手段提高檔案管理工作的效率,適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代電子檔案管理的環(huán)境,已成為目前學(xué)校檔案工作者越來越關(guān)注的話題。

        一、學(xué)校檔案現(xiàn)狀及存在的問題

        1.對(duì)檔案的重視程度不夠

        檔案管理人員大多不是專職的,對(duì)檔案工作精力投入不足。長期以來,相當(dāng)一部分人包括部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在誤區(qū),認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管文檔的事務(wù)性工作,只要“守好攤”,不丟失,不泄密,能應(yīng)付查檔就行了。這表明一些人對(duì)檔案工作缺乏了解,忽視檔案工作,這種輕視檔案工作的思想已無法適應(yīng)現(xiàn)代教育管理需求。

        2.制度不完善,管理隨意性強(qiáng)

        學(xué)校部門多,教育教學(xué)管理工作繁雜,如涉及教務(wù)方面的工作有:教學(xué)計(jì)劃管理、課務(wù)管理、教材管理、考試管理、學(xué)生成績管本文由論文聯(lián)盟http://收集整理理、學(xué)籍管理,等等。由于工作繁雜,資料繁多,有些部門在計(jì)算機(jī)上起草制作的文件,經(jīng)常被忽視,沒有采取很好的保護(hù)措施,甚至隨意對(duì)其進(jìn)行增、刪、改等操作,使其與打印出來的紙質(zhì)文件不相同,從而失去歸檔保存的意義。

        二、電子檔案在現(xiàn)代檔案管理中存在的問題

        一是電子檔案的安全性。在電子檔案使用過程中,因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展,電子檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展,數(shù)量也急劇增加,隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒及黑客的攻擊,確保電子檔案的安全。二是電子檔案的真實(shí)性問題,在實(shí)際工作中,由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理;相當(dāng)數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況,多數(shù)電子檔案與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法;儲(chǔ)存電子檔案選用的載體不耐久等原因,影響了檔案的完整性、可靠性,從而影響了檔案的真實(shí)性。三是電子檔案數(shù)據(jù)的完整性。對(duì)于傳統(tǒng)的手工文件,一次的筆誤或處理失誤,其影響范圍有限,而且容易在后面的錄入過程中被發(fā)現(xiàn)。而批量處理的文件,一次處理的文件量極大,一次誤操作就可能造成大范圍的受影響。此外,文件多處于開放狀態(tài),更新不及時(shí),可能造成信息丟失。另外,電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜,存儲(chǔ)方式多樣,在各種方式轉(zhuǎn)換中也容易造成信息的缺失。

        三、學(xué)校電子檔案管理對(duì)策及思考

        1.健全規(guī)章制度,完善管理體系

        (一)明確分工,形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)。學(xué)校檔案要實(shí)事求是地記錄學(xué)校各項(xiàng)工作、活動(dòng),記錄

        教師工作業(yè)績、學(xué)生情況等,這些是學(xué)??偨Y(jié)經(jīng)驗(yàn)、制訂計(jì)劃、進(jìn)行決策、處理各種問題最有價(jià)值的參考資料,是教師評(píng)先晉級(jí)的憑證,學(xué)生成長的記錄。因此學(xué)校要明確學(xué)校各部門的檔案搜集、整理、歸檔、匯總等各環(huán)節(jié)的工作分工,形成科學(xué)的檔案管理體系,發(fā)揮檔案的積極作用,促進(jìn)學(xué)校健康發(fā)展。

        (二)規(guī)范電子文件收集工作。在紙質(zhì)檔案管理中,檔案收集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié),

        檔案收集工作如何,對(duì)后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因?yàn)槲募氖占瘹w檔有序規(guī)范,不僅會(huì)影響檔案的完整性,而且影響今后的開發(fā)利用。對(duì)于電子檔案來說,電子文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié),是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。

        (三)健全電子文件管理的檢查審核制度。電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力。因此,

        電子公文管理工作要得到強(qiáng)化,就必須建立相應(yīng)的核查制度,定期對(duì)文書、檔案部門進(jìn)行管理檢查,重點(diǎn)檢查歸檔文件是否完整,公文檔案形成的過程手續(xù)是否齊全,是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸發(fā)布的要求,等等。

        (四)嚴(yán)格查閱制度。學(xué)校檔案保存要求完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全,便于開發(fā)利用,學(xué)校的電子檔案的查閱同樣必須按照檔案借查制度經(jīng)學(xué)校相關(guān)負(fù)責(zé)人審批,嚴(yán)格履行登記手續(xù),寫明查閱目的,明確電子檔案是否能隨意復(fù)制粘貼。

        2.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè),加強(qiáng)人員的技能培訓(xùn)

        提高管理人員素質(zhì)。學(xué)校檔案工作的發(fā)展和變化對(duì)檔案管理工作者提出了新的要求,一般的業(yè)務(wù)技能已經(jīng)不能適應(yīng)工作的需要。檔案管理人員不但要具備較全面的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和實(shí)際能力,還要樹立檔案管理信息化意識(shí),熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。組織檔案管理人員系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案管理的基本知識(shí),要求其熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù),靈活運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)軟件,提高業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。加強(qiáng)人員的職業(yè)道德意識(shí)和安全操作規(guī)范培訓(xùn),使檔案管理員具備較高的職業(yè)操守,同時(shí)通過規(guī)范的操作,杜絕在人員操作的過程中存在的漏洞,使檔案管理人員有很強(qiáng)的責(zé)任感與事業(yè)心,做到愛崗敬業(yè),堅(jiān)持原則。

        總之,要使學(xué)校電子檔案管理工作有新的進(jìn)展和突破,就要加強(qiáng)學(xué)習(xí)、不斷改革創(chuàng)新,打破原有的思路、模式,形成一整套新的檔案思想、檔案觀念,以適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展,并為實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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