郭瓊映

摘 要：高校圖書館的管理水平隨著經(jīng)濟(jì)技術(shù)的發(fā)展得以很大程度的提升，高校圖書館的檔案管理已經(jīng)開始智能化、信息化。圖書館的檔案管理工作是高校管理工作的重要組成部分，該文通過對高校圖書館檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并提出了工作中存在的問題以及相應(yīng)的解決措施，以期能對高校的圖書館檔案管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞：高校圖書館 檔案管理 現(xiàn)狀

中圖分類號：G710 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）04（c）-0219-02

高校圖書館的檔案是非常重要并且珍貴的文獻(xiàn)資料，對高校未來的發(fā)展有著不可替代的重要作用。但隨著社會的發(fā)展和諸多工作的展開，高校圖書館檔案管理工作存在的諸多問題漸漸露出水面，面對這些問題，如何結(jié)合現(xiàn)狀和發(fā)展形勢提出行之有效的解決措施，是擺在高校圖書館面前的一個重要研究課題。

1 高校圖書館檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 高校圖書館檔案管理概況

隨著數(shù)字技術(shù)的發(fā)展，我國絕大部分高校都已建成電子圖書館，完成了數(shù)字檔案的建設(shè)。各高校也根據(jù)自身的實際情況制定出了相應(yīng)的圖書館檔案管理方案，利用信息化的數(shù)字處理系統(tǒng)使得圖書館的檔案歸檔、整理、保管、利用、統(tǒng)計等各項工作都更加規(guī)范化、制度化、簡便化。利用電子信息技術(shù)管理，是檔案的分類、編制、檢索的效率都得以大幅度的提高，與此同時也是圖書館檔案管理的工作效率也得到大幅度的提升。

1.2 高校圖書館檔案范圍與分類

人事檔案、行政類檔案、資產(chǎn)類檔案、業(yè)務(wù)檔案、黨群檔案等是圖書館檔案管理工作的主要內(nèi)容。人事檔案主要是高校職工的學(xué)歷證明、獎罰情況、培訓(xùn)材料、職務(wù)申報材料等。行政類檔案主要是簡報以及記錄，如會議記錄、工作簡報、《中國索引》、圖書館通知與通報、圖書館通訊等。還指科研教學(xué)管理和館史，如圖書館擴(kuò)建、新聞報道以及館慶等等，還有教學(xué)管理、項目管理、學(xué)位建設(shè)等等。部分行政檔案還指國際國內(nèi)交流與合作。資產(chǎn)類檔案主要指圖書館內(nèi)的儲存設(shè)備、儀器設(shè)備等固定資產(chǎn)，如電腦、書架、監(jiān)控、掃描儀、打印機(jī)等等。業(yè)務(wù)檔案主要是圖書館的建設(shè)和發(fā)展?fàn)顩r，圖書館的安全工作、讀者服務(wù)工作、交流工作等。其他檔案工作其他圖書館贈予的有價值的資料、圖書館活動中所留下的影像資料、獎品、照片等等。

2 高校圖書館檔案管理工作中存在的問題

2.1 對圖書館檔案管理工作的重視不夠、意識淡薄

目前，大多數(shù)高校圖書館都存在著管理意識淡薄、管理觀念落后的問題。這表現(xiàn)在以下方面：高校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)沒有足夠重視圖書館的檔案管理工作，認(rèn)為抓教學(xué)以及搞科研才能帶動高校的發(fā)展。對于圖書館的檔案管理工作，無論是設(shè)備還是人員的投入都遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到實際需求，嚴(yán)重限制了圖書館的檔案管理工作的發(fā)展。他們一般認(rèn)為圖書館檔案管理工作就只是簡單的對檔案進(jìn)行保存與裝訂，而沒有站在歸檔后的利用以及查詢的角度去看待檔案管理工作。

2.2 信息化落后，管理人員素質(zhì)不高

當(dāng)代社會，任何行業(yè)的發(fā)展都離不開信息技術(shù)的支撐，而目前大多數(shù)高校圖書館檔案管理工作還擁有著相對落后的信息技術(shù)，圖書館檔案管理人員的素質(zhì)也普遍不高。首先，圖書館檔案管理設(shè)施的匱乏阻礙了圖書館檔案管理的信息化建設(shè)。其次，高校往往是在教學(xué)和科研工作上引進(jìn)高素質(zhì)人才，而對于圖書館檔案管理工作的人才引進(jìn)方面卻顯得比較吝嗇，而且年齡結(jié)構(gòu)也不是特別的合理，檔案管理人員年齡普遍偏大，因此檔案管理人員思想保守、對信息技術(shù)的掌握程度有限的現(xiàn)象在高校圖書館的檔案管理工作中比較普遍，故而阻礙了高校圖書館檔案管理的信息化建設(shè)和健康的發(fā)展。

2.3 管理模式落后，檔案管理制度不健全，

各高校圖書館都有著自己的檔案管理制度和管理模式，但大多數(shù)高校圖書館的管理制度都比較陳舊，也沒有隨著時代的發(fā)展而適當(dāng)?shù)男薷耐晟?，?dǎo)致過時、與實際工作脫節(jié)的現(xiàn)象出現(xiàn)。這與高校圖書館沒有形成統(tǒng)一的檔案管理工作有關(guān)，圖書館檔案管理部門與各學(xué)院各部門之間缺少有效的對接和溝通，致使歸檔環(huán)節(jié)出現(xiàn)各種不合規(guī)范的現(xiàn)象。第二點是圖書館的檔案管理工作沒有根據(jù)時代的發(fā)展而修整完善，也就是說沒有做到與時俱進(jìn)。如檔案管理工作的信息化建設(shè)、系統(tǒng)的升級等等都對檔案管理制度提出了新的要求，所以要對既有的制度進(jìn)行修訂、完善，使其更加規(guī)范、更加健全。

3 高校圖書館檔案管理工作問題的解決對策

3.1 提高意識和重視程度

意識是行動的先導(dǎo)，所以在檔案管理工作中首先要改變管理者的意識，徹底改變過去重視不足、認(rèn)識不夠的局面。要做到這一點，第一步是做好宣傳工作，是整個高校上下都重視檔案管理工作，讓檔案管理工作深入人心。然后，檔案管理者要自覺提高自己的意識，改變落后的觀念，時刻意識到圖書館的檔案管理工作直接影響到廣大師生的切身利益和有關(guān)工作的順利展開。最后，學(xué)校廣大教職員工以及各個部門都應(yīng)該主動配合圖書館檔案管理部門的工作。

3.2 加強(qiáng)檔案管理隊伍的建設(shè)

任何工作都不能忽視人才隊伍建設(shè)這一環(huán)，高校檔案管理工作也是一樣，培養(yǎng)和引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人才是檔案管理工作高校開展的有力保障。加大力度引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人員是高校首先應(yīng)該做的，使檔案管理人員思想保守、業(yè)務(wù)能力不達(dá)標(biāo)、年齡結(jié)構(gòu)不合理的現(xiàn)狀得到改善，充實并壯大檔案管理隊伍。然后，高校還應(yīng)該在引進(jìn)高素質(zhì)人才的基礎(chǔ)上加強(qiáng)對既有管理人員的培養(yǎng)，通過政策保障來使管理人管參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)、深造，是管理人員真正適應(yīng)圖書館檔案管理工作的工作需求。

3.3 建立先進(jìn)的管理模式和健全的檔案管理制度

推動管理工作最行之有效的內(nèi)核動力就是制度，對于完善高校圖書館檔案管理工作，一套健全、系統(tǒng)的管理制度是必不可少的。所以，高校圖書館要想提高檔案管理水平，就必須建立起一套健全的、系統(tǒng)的、行之有效的檔案管理制度。首先，圖書館的檔案管理工作要有學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)來親自抓，并成立系統(tǒng)的組織機(jī)構(gòu)，各學(xué)院、各部門與圖書館檔案管理部門要建立起結(jié)合管理模式，責(zé)任到人，明確分工，做到對接通暢、收集及時、歸檔順利。其次，圖書館檔案管理制度要與時俱進(jìn)，根據(jù)時代的發(fā)展調(diào)整管理細(xì)則，創(chuàng)新管理模式，使工作效率得到提高，為廣大師生作出更好的服務(wù)。

3.4 提高檔案的信息化水平

當(dāng)今時代，信息化已經(jīng)在人類生活和工作的各個領(lǐng)域都發(fā)揮著不可或缺的作用，圖書館的檔案管理工作如果沒有信息化工具來管理，必定會是圖書館檔案管理工作的發(fā)展止步不前。因此，高校應(yīng)該加大圖書館檔案管理工作的信息化建設(shè)，從設(shè)備、軟件、管理方式等多方面投入、引進(jìn)，將現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)積極的應(yīng)用于圖書館檔案管理工作中，共建共享檔案資源信息，最大限度的發(fā)揮檔案管理的信息功能。

4 結(jié)語

高校應(yīng)該充分認(rèn)識到高校圖書館檔案管理工作是高校辦學(xué)事業(yè)中重要的組成部分，清楚的認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，面對檔案管理工作中存在的諸多問題，要有針對性的提出改善措施，并通過這些舉措來時高校圖書館檔案管理水平得到有效的提高，從而更好的服務(wù)于高校的各項事業(yè)。

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