胡積明

青海鹽湖工業(yè)股份有限公司

中圖分類(lèi)號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2017）05-000-01

摘 要 企業(yè)檔案是對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)具有重要參考價(jià)值的文件資料。企業(yè)檔案工作最終目的都是最大限度發(fā)揮檔案信息，以更好為企業(yè)服務(wù)。本文主要探討現(xiàn)代企業(yè)所需要的檔案管理模式，為各企業(yè)的發(fā)展提供可行性意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞 企業(yè)檔案 檔案管理 檔案管理模式

當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代，信息資源作為無(wú)形資產(chǎn)，有著極其重要的價(jià)值。企業(yè)檔案作為企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)，記錄著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況、生產(chǎn)技術(shù)等，檔案管理工作影響著企業(yè)管理工作的高效發(fā)展，因此，需要選擇一種合理的檔案管理模式，服務(wù)企業(yè)。

一、企業(yè)檔案管理模式多元化發(fā)展

（一）企業(yè)管理模式

1.檔案分散管理模式。一些小微企業(yè)和部分民營(yíng)企業(yè)，因其人員和財(cái)力的有限性，成立專門(mén)的檔案相關(guān)部門(mén)有一定的困難，所以就把檔案分散，不集中在一起，也就是根據(jù)檔案的來(lái)源，由企業(yè)各個(gè)部門(mén)管理各自的檔案。例如，財(cái)務(wù)部門(mén)保存會(huì)計(jì)檔案，生產(chǎn)技術(shù)部門(mén)保存科技檔案，人事部門(mén)保存人事檔案。這種模式雖然有了明確的分工，但是缺少系統(tǒng)的規(guī)劃，容易在不同類(lèi)別檔案的管理方面出現(xiàn)空白或交叉管理的情況，使檔案資源得不到共享，無(wú)法確保檔案的安全性，發(fā)揮不了檔案信息的有效利用價(jià)值。

2.檔案集中統(tǒng)一管理模式。一些中小型企業(yè)會(huì)設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，由檔案部門(mén)對(duì)本單位檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。在統(tǒng)一的檔案管理制度下，對(duì)檔案進(jìn)行集中管理。從理論上講，不管何種類(lèi)型的企業(yè)，均可以應(yīng)用此種管理模式，但從具體實(shí)施中也會(huì)遇到一些問(wèn)題，例如企業(yè)規(guī)模的大小、企業(yè)管理體制的差別、企業(yè)技術(shù)水平高低，會(huì)導(dǎo)致集中統(tǒng)一管理的程度不同。這種管理模式可以確保檔案信息資源的安全性和完整性，使其信息資源能得到充分的利用。

3.集中統(tǒng)一與分散管理相結(jié)合的模式。大中型企業(yè)或企業(yè)集團(tuán)由于資金雄厚，部門(mén)多，檔案材料多樣化，所以可以成立一個(gè)專門(mén)負(fù)責(zé)檔案管理的部門(mén)或中心，檔案中心也可設(shè)立相關(guān)的分部門(mén)，其中心重點(diǎn)保管產(chǎn)品營(yíng)銷(xiāo)、科研項(xiàng)目、行政管理等檔案，分室主要保管員工檔案、設(shè)備檔案等其他檔案。企業(yè)集團(tuán)除了生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理外，還進(jìn)行資本運(yùn)作，國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)的開(kāi)拓，以及技術(shù)合作與交流。企業(yè)集團(tuán)具有多層次的組織結(jié)構(gòu)，因此，檔案的管理不但要針對(duì)集團(tuán)內(nèi)部，還要包括各成員單位?？偣颈９苜Y產(chǎn)運(yùn)作相關(guān)的檔案，各子公司分別保管本單位形成的檔案。這種模式不僅體現(xiàn)了檔案管理的靈活性，也提高了相關(guān)部門(mén)對(duì)檔案管理的意識(shí)。

4.圖、情、檔一體化管理模式。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展促進(jìn)了企業(yè)經(jīng)營(yíng)體制的轉(zhuǎn)變，企業(yè)檔案管理模式也需不斷創(chuàng)新。在當(dāng)今的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，企業(yè)想要長(zhǎng)久發(fā)展，需要快速準(zhǔn)確地掌握大量信息資源，建立一套適合企業(yè)發(fā)展的檔案信息資源管理系統(tǒng)，結(jié)合自身情況，進(jìn)行資源整合，使企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。已經(jīng)有部分企業(yè)初步嘗試了圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化管理模式，鑒于大部分企業(yè)所掌握的信息資源有限，實(shí)現(xiàn)這種模式還有一定差距。

（二）社會(huì)管理模式

1.企業(yè)檔案協(xié)會(huì)。一般來(lái)講，企業(yè)檔案協(xié)會(huì)是各企業(yè)自愿聯(lián)合形成的協(xié)作組織，是全國(guó)或地方性的檔案專業(yè)團(tuán)體。企業(yè)檔案協(xié)會(huì)應(yīng)作為企業(yè)文化的一部分，它可以加強(qiáng)企業(yè)檔案工作者之間的合作，例如通過(guò)舉辦全國(guó)企業(yè)檔案年會(huì)、論壇等多種形式的交流活動(dòng)來(lái)進(jìn)行業(yè)務(wù)交流和學(xué)術(shù)研究，也可以向檔案管理機(jī)關(guān)和檔案館提供咨詢建議。檔案行政管理部門(mén)也應(yīng)以行業(yè)協(xié)會(huì)為依托，去約束和引導(dǎo)企業(yè)檔案管理工作。

2.檔案中介機(jī)構(gòu)。檔案中介機(jī)構(gòu)是按照一定的業(yè)務(wù)規(guī)則或者程序委托人提供中介服務(wù)，并收取相應(yīng)費(fèi)用的組織。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)要跟上社會(huì)發(fā)展的腳步，會(huì)將檔案相關(guān)工作交給專門(mén)的機(jī)構(gòu)去管理，企業(yè)不需要成立自己的檔案部門(mén)及配備相應(yīng)的管理人員，從而減少運(yùn)營(yíng)成本，從而使企業(yè)有更多的時(shí)間和精力去進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。檔案中介機(jī)構(gòu)以其特有的社會(huì)服務(wù)功能在檔案管理部門(mén)與個(gè)人、企業(yè)間提供服務(wù)，是一個(gè)具有監(jiān)督、溝通、協(xié)調(diào)作用的法人組織，具有中介性、服務(wù)性、營(yíng)利性、自律性的特點(diǎn)。

3.企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)。企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)是一個(gè)能夠進(jìn)行獨(dú)立核算的社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)，是針對(duì)于檔案相關(guān)工作而設(shè)立的，并收取相應(yīng)費(fèi)用來(lái)維護(hù)機(jī)構(gòu)自身的運(yùn)營(yíng)。對(duì)于有些規(guī)模較小或者不具備保管條件的企業(yè)，其檔案可由托管機(jī)構(gòu)來(lái)保管。在進(jìn)行托管前，雙方要簽訂合同，會(huì)明確合同雙方的義務(wù)或違約責(zé)任，因此檔案信息資源不會(huì)泄露，企業(yè)檔案的安全性得到提高。檔案托管機(jī)構(gòu)還能夠提供更深層次的服務(wù)，如，對(duì)檔案的鑒定管理、企業(yè)內(nèi)部文件的收集及數(shù)字化處理等。

二、企業(yè)檔案管理模式發(fā)展趨勢(shì)

（一）管理形式的轉(zhuǎn)變

企業(yè)檔案管理最初是一種實(shí)體管理，當(dāng)前已經(jīng)轉(zhuǎn)為信息管理。顧名思義，實(shí)體管理就是對(duì)實(shí)際存在的檔案實(shí)體進(jìn)行管理，其目的是使檔案管理有序化。在企業(yè)開(kāi)始建立檔案時(shí)的管理要求是保證檔案的系統(tǒng)性和安全性，是企業(yè)日常工作的組成部分。社會(huì)信息化發(fā)展，各企業(yè)也在不斷摸索中轉(zhuǎn)變經(jīng)營(yíng)體制，信息的價(jià)值已逐漸體現(xiàn)出來(lái)，各企業(yè)檔案相關(guān)工作部門(mén)意識(shí)到信息資源的價(jià)值，于是檔案實(shí)體管理開(kāi)始轉(zhuǎn)向以信息開(kāi)發(fā)利用為目的的信息管理，以更好指導(dǎo)檔案管理工作。

（二）管理方式的轉(zhuǎn)變

企業(yè)檔案在管理方式已呈現(xiàn)規(guī)?；枷胗^念已經(jīng)轉(zhuǎn)變，管理目標(biāo)已走向知識(shí)化和信息化。檔案管理方式具有管理的社會(huì)化特點(diǎn)，開(kāi)始向檔案員和用戶的管理轉(zhuǎn)變，能夠優(yōu)化資源配置，節(jié)省人力物力，獲得更大經(jīng)濟(jì)效益，符合“精而全”的要求。

三、結(jié)語(yǔ)

本文對(duì)當(dāng)前企業(yè)管理模式是一種現(xiàn)象的研究，各企業(yè)可根據(jù)自身情況，來(lái)選擇適合自身發(fā)展的檔案管理模式，提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

參考文獻(xiàn)：

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