吳宏

摘 要：我國檔案管理工作已經開始應用文檔一體化技術，該技術的應用促使檔案管理信息化的實現(xiàn)，提升了檔案管理效率與質量。文檔與檔案融合起來共同管理必然會成為未來發(fā)展趨勢，因此有關單位與學者都非常重視研究與實踐。本文主要對國內外文檔一體化發(fā)展現(xiàn)狀進行了簡單介紹，而后探討了文檔一體化在檔案管理中的具體運用，僅供參考借鑒。

關鍵詞：文檔一體化；檔案管理；運用

文檔一體化簡單的說就是將檔案與文檔依照相應的模式結合起來共同管理，這對解決海量電子文件信息資源管理問題具有積極的作用。目前我國的檔案管理工作還未完全實現(xiàn)文檔一體化，但是某些局部環(huán)節(jié)已經依照此種方式進行管理，效果非常好。

1 當前文檔一體化的發(fā)展概述

現(xiàn)如今我國已經開始著手建設文檔一體化，但是相比較而言，國外在此方面的發(fā)展水平比較高。文檔一體化開始于美國，目前已經成為美國等發(fā)達國家普遍應用的一種形式，隨著信息技術的發(fā)展，信息標準化數(shù)據(jù)格式已經形成，已經在電子檔案管理中得到了廣泛的使用。國外文檔一體化在檔案管理中運用不僅研究理論比較成熟，研究方法也比較具有可用性。國外在文檔一體化所取得的成就，為我國文檔一體化的發(fā)展將會提供寶貴經驗。

由于我國各種各樣的辦公業(yè)務系統(tǒng)應用越來越普遍，同時越來越多的研究者開始進行管理方面的研究，這使得文檔一體化理念逐漸走入人們的心中，很多單位與個人都開始通過文檔一體化來來進行檔案管理?，F(xiàn)階段，我國很多文檔一體化軟件被研發(fā)出來，這些軟件功能不同，有些用于整合檔案管理業(yè)務，而有些則由于信息收集與開發(fā)。目前所使用的軟件，無論是在功能上，還是在兼容方面都所有進步，甚至已經達到了國際水平，但也有一些研發(fā)出來的軟件并不盡如人意，之所以會出現(xiàn)此種問題，主要是由兩方面原因造成：第一是某些軟件開發(fā)人員因為禁受不住誘惑，只希望盡快研發(fā)出來賺取利益；第二是軟件開發(fā)人員在進行開發(fā)研究時并未與文檔工作者進行良好交流，因此研發(fā)出來的軟件并沒有達到文檔工作者的需求。

2 文檔一體化在檔案管理中的運用

2.1 文檔一體化的系統(tǒng)架構

文檔一體化在檔案管理中的應用作用發(fā)揮的關鍵在于TPIP數(shù)據(jù)庫，在最初設計時，設計人員就將該數(shù)據(jù)庫看作是儲存引擎，而后再應用Struts、Spring技術等。整個系統(tǒng)框架既能夠進行擴展，也能夠進行自我維護，恢復組件、同時還具有可以移植的特點，因此應用前景非常好。整個系統(tǒng)框架如下：

第一，領域對象是由一些層次結構對象構成，它們是對不同業(yè)務模型的抽象，如果需要完成這些狀態(tài)數(shù)據(jù)的存儲，通常每個領域對象對應一個TRIP數(shù)據(jù)庫表。

第二，持久層對TRIPjxpAPI進行了DAO封裝，實現(xiàn)了對TRIP系統(tǒng)內置的CCL查詢語言的支持，完成了領域對象到TRIP數(shù)據(jù)庫表的對象關系映射，對業(yè)務層隱藏了TRIPjxpAPI，降低了業(yè)務層的開發(fā)難度，縮短了系統(tǒng)的開發(fā)時間。

第三，業(yè)務層的組成是業(yè)務邏輯對象，Sring框架的控制反轉容器使得業(yè)務邏輯替換時變得簡單，使各層間以松耦合的方式進行無縫整合，在SpringAOP聲明式事務管理的基礎上把業(yè)務邏輯的事務實現(xiàn)了。

第四，表現(xiàn)層使用MVC模式中的Struts把解耦的網頁和基于組件的業(yè)務邏輯進行了實現(xiàn)，使用FlashPaper瀏覽器插件來顯示文件。用戶只可執(zhí)行瀏覽、查詢及縮放功能，同時可限制用戶執(zhí)行保存、復制與打印等功能，從而即做到了對原有文檔的高效開放利用，又有效避免了直接的復制抄襲。對論文評語及成績系統(tǒng)則直接以PDF文件的格式進行存儲展示，從而保證了檔案的原始性和不可更改性。使用FreeMarker模板生成自定義的網頁，使用反向Ajax技術DWRAjax框架實現(xiàn)數(shù)據(jù)的變化，Web服務器會主動將信息推送到用戶瀏覽器，保證了業(yè)務數(shù)據(jù)實時的顯示和處理。

2.2 文檔一體化的實現(xiàn)模型

應用是研究的最終目的，在前述研究的基礎上，基于實踐類文檔的應用設計出系統(tǒng)的原型，并在系統(tǒng)中實現(xiàn)了主要功能。在設計的系統(tǒng)中，把用戶類型分為幾大類，分別是普通用戶、其他方面的用戶以及管理員。普通用戶可以對所有開放信息執(zhí)行標準檢索（包括全文檢索）、高級檢索、按有關檢索要求進行瀏覽。其他類型的用戶可提交信息并且對自己的信息進行管理。更高級的用戶可對信息進行批改、發(fā)布和刪除管理。管理員用戶主要對系統(tǒng)中各類的用戶進行管理。各類用戶所能執(zhí)行的功能之間是有時序和前提的。

2.3 文檔一體化的儲存平臺

因為檔案文檔最顯著的特征就是非結構化數(shù)據(jù)，如若應用關系數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)無法滿足于各類檔案文檔需求，也難以達到各類附件的需求，即便系統(tǒng)可與將所有的文檔與附件都存儲起來，要對其進行全文檢索也具有一定的難度，并且若數(shù)據(jù)量非常大，并不利于數(shù)據(jù)維護。應用關系數(shù)據(jù)庫所產生的這些問題，幾乎無法解決，因為這些問題與底層設計息息相關。為此文檔一體化在檔案管理中應用就必須使用其他非結構化數(shù)據(jù)庫。經過大量的實踐證明，非結構化的TRIP數(shù)據(jù)庫應用效果比較好，這主要是因為這種數(shù)據(jù)庫具有非常多的優(yōu)勢：

第一，可以進行跨平臺大數(shù)據(jù)存儲，采用的是二進制數(shù)據(jù)形式，對數(shù)據(jù)對象大小并沒有任何要求，實驗證明此種型式的數(shù)據(jù)庫能夠存儲超過200種格式的電子文件，同時還能夠自主完成抽取文本信息工作，之后再將其存放到倒排文件中，用戶就能夠因此對全文內容快速有效的查詢；第二，TRIP數(shù)據(jù)庫不僅檢索功能強大，檢索速度也異常的快。TRIP既是數(shù)據(jù)庫，也是搜索引擎，用戶能夠將檔案信息儲存起其中，如果有需要也會立即檢索出來；第三，TRIP數(shù)據(jù)庫具有多層次機制，首先，系統(tǒng)的登錄采用了用戶身份認證的方法；其次，對數(shù)據(jù)庫的訪問權限的方法，在數(shù)據(jù)庫級別，創(chuàng)紀錄的水平，領域層三個層次分別授權，訪問權限和用戶內容的訪問控制。非法用戶無法進入其中，而且如果是重要的文件還能夠進行備份處理，這對檔案信息的安全性有著非常大的保證。

2.4 文檔一體化的安全

為保證應用的安全有效，系統(tǒng)需要設計整套的安全管理機制。應有系統(tǒng)自身的權限機制使得對于普通用戶來講，其可以檢索并瀏覽系統(tǒng)中所有開放發(fā)布的信息，但是其并不能下載的Word或WPS格式的原文件。而有些用戶僅可以提交和下載自己的發(fā)布信息，而無法操作其他的論文文檔。

3 結語

綜上所述，可知隨著技術以及檔案管理理論的發(fā)展，文檔一體化定會在檔案管理中發(fā)光發(fā)采。現(xiàn)如今，我國正應用TRIP數(shù)據(jù)庫來解決文檔一體化存在的問題，這對實現(xiàn)檔案管理中完全應用文檔一體化有著積極的作用。

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