毛絮穎

摘 要：檔案是社會(huì)發(fā)展和進(jìn)步的記錄和證明，同時(shí)也是人類精神文明和價(jià)值體現(xiàn)的凝聚物，因此做好檔案管理工作有重要的作用和意義。在社會(huì)高速度發(fā)展的環(huán)境下，所有的事物都隨著社會(huì)的發(fā)展不斷開(kāi)拓和創(chuàng)新，檔案管理也不例外。本文主要從檔案管理工作存在的問(wèn)題角度出發(fā)，詳細(xì)闡述了檔案管理思路的探索和創(chuàng)新，為軍糧供應(yīng)單位檔案管理創(chuàng)新提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；創(chuàng)新思路；管理手段

一、檔案管理工作存在為問(wèn)題

第一，在2014年上半年，國(guó)家發(fā)布了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》文件，各部門和單位要依照自身的實(shí)際情況進(jìn)行文件的貫徹和落實(shí)，但很多部門和單位在具體的檔案管理過(guò)程中依舊存在著諸多問(wèn)題，檔案管理工作人員對(duì)管理工作了解比較少，甚至部分的管理人員對(duì)檔案管理關(guān)注度不夠，造成檔案出現(xiàn)遺失或損毀情況發(fā)生。

第二，檔案資源結(jié)構(gòu)有待優(yōu)化，根據(jù)相關(guān)的調(diào)查資料顯示，很多部門出現(xiàn)檔案資源結(jié)構(gòu)不合理情況，其中包括軍隊(duì)里的軍糧供應(yīng)單位、軍隊(duì)后勤部門以及事業(yè)單位等，主要問(wèn)題有檔案利用人次較低，以及檔案內(nèi)容分類比較亂，造成檔案提取效率比較低。

第三，檔案共享度較低，檔案文件是單位進(jìn)行信息保存的重要途徑，保障資源共享是實(shí)現(xiàn)工作效率的重要保障，但因?yàn)闄n案資源信息化以及數(shù)字化工作量較大，同時(shí)相關(guān)的管理資金投入力度較低，造成檔案共享度較低。

第四，檔案保管條件問(wèn)題，按照國(guó)家相關(guān)的檔案保管要求，檔案保管場(chǎng)所要保障八防，分別是防水、防曬、方塵、防潮等，但有關(guān)資料顯示，很多部門都難以達(dá)到八防要求，特別是在軍糧供應(yīng)單位，因?yàn)闄n案量較大，造成管理?xiàng)l件難以達(dá)到要求。

二、檔案管理創(chuàng)新思路探索

（一）突破人工檔案管理的局限

第一，傳統(tǒng)的檔案材料編寫(xiě)主要以人工為主，從起草、修改到后期的整理和歸檔都需要人工去完成。但是利用現(xiàn)代化科技，主要以計(jì)算機(jī)技術(shù)為主，應(yīng)用到檔案管理中，能夠利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)來(lái)完成以上工作，將文件的起草、修改等流程進(jìn)行連接。實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化以及數(shù)字化是現(xiàn)代檔案管理的規(guī)劃，同時(shí)也是檔案管理未來(lái)發(fā)展的重要方向。

第二，管理工作人員在進(jìn)行檔案立卷時(shí)，往往通過(guò)個(gè)人的主觀意識(shí)來(lái)進(jìn)行檔案的分類，雖然有相關(guān)的分類規(guī)范，但由于個(gè)人能力素質(zhì)的差距，在分類上有所區(qū)別，造成檔案管理分類不規(guī)則情況的出現(xiàn)，對(duì)檔案文件產(chǎn)生影響，并且對(duì)后期的管理和查閱帶來(lái)影響。利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)代替人工，將文件通過(guò)條目?jī)?nèi)容來(lái)進(jìn)行打印，然后依照文件形成的順序來(lái)進(jìn)行分類，不僅能夠提高文件歸檔的準(zhǔn)確性，同時(shí)提高得了歸檔效率一級(jí)，減少人工操作的失誤。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)能力

對(duì)于管理人員來(lái)說(shuō)，檔案管理工作比較繁雜，工作量比較大，因此對(duì)管理人員的要求會(huì)非常高，相關(guān)的管理人員不僅要保持工作責(zé)任心，并且需要良好的職業(yè)道德，要有積極的工作態(tài)度和奉獻(xiàn)精神。同時(shí)要具備一定的檔案管理知識(shí)，以及現(xiàn)代化的管理技術(shù)和管理手段。根據(jù)以上要求，管理人員不僅要積極學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，提高自身的管理知識(shí)儲(chǔ)備量，同時(shí)要加強(qiáng)綜合業(yè)務(wù)能力的提升。

在新時(shí)期的環(huán)境下，綜合素質(zhì)的人才是社會(huì)急需的人才，對(duì)于檔案管理工作也不例外，高素質(zhì)人才不僅要了解國(guó)內(nèi)外的檔案管理法律法規(guī)，熟悉國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的管理知識(shí)，同時(shí)要依照國(guó)家相關(guān)的法律，依法管理，積極開(kāi)拓，不斷進(jìn)行檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新，為新時(shí)期環(huán)境下的檔案管理工作作出貢獻(xiàn)。

（三）創(chuàng)新檔案管理手段

第一，檔案管理是其他工作種類的服務(wù)者，因此要以使用者的利益為基準(zhǔn)，保障用戶的使用效率，讓檔案查閱人員和提取人員能夠高效便捷的進(jìn)行信息的抽取和查閱。第二，創(chuàng)新服務(wù)手段，要積極學(xué)習(xí)和創(chuàng)新管理手段，以傳統(tǒng)的管理手段為基礎(chǔ)，積極開(kāi)拓創(chuàng)新，但不能全面覆蓋，既要保留傳統(tǒng)的管理手段，也要積極進(jìn)行管理手段的引入，保障老用戶的使用習(xí)慣，但要引導(dǎo)老用戶學(xué)習(xí)新的查閱和調(diào)取方式，學(xué)會(huì)使用現(xiàn)代化技術(shù)和工具。檔案管理要逐漸以計(jì)算機(jī)技術(shù)為主要管理手段，提升信息服務(wù)效率，增加檔案管理的透明度，保障使用人員的便捷性和安全性，讓檔案管理部門成為有現(xiàn)代化水平的信息管理部門。實(shí)現(xiàn)檔案保存的價(jià)值，提升檔案的信息利用率。

（四）創(chuàng)新檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展

雖然在檔案管理方面的投資力度相對(duì)較少，但檔案管理部門可以利用自身的檔案資源，積極探索檔案資源與現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的聯(lián)系，不斷開(kāi)拓檔案管理的未來(lái)道路，不斷創(chuàng)新檔案管理手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，充分利用檔案管理資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價(jià)值，為社會(huì)發(fā)展體現(xiàn)自身的功能價(jià)值。

綜上所述，要想保障新時(shí)期環(huán)境下的檔案管理創(chuàng)新，首要任務(wù)是實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，依托先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，提高管理人員的管理技術(shù)水平，培養(yǎng)管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，外部實(shí)現(xiàn)檔案管理方式的創(chuàng)新，內(nèi)部要保障檔案資源的有效利用，進(jìn)而推動(dòng)檔案事業(yè)的持續(xù)化發(fā)展，體現(xiàn)檔案資源的價(jià)值。

參開(kāi)文獻(xiàn)：

[1]鄭笑笑.從傳統(tǒng)到現(xiàn)代----溫州市圖書(shū)館新館建設(shè)資料匯編[M].南京：東南大學(xué)出版社，2007

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