郭玉存

（青海油田物資裝備公司人事檔案部，甘肅 敦煌 736202）

【摘要】隨著社會的發(fā)展和人民生活水平的提高，我國的企業(yè)和經(jīng)濟的大戰(zhàn)獲得了可觀的成績，企業(yè)發(fā)展較為迅速，在企業(yè)中人事檔案的管理工作就顯得重中之重，因為人事檔案可以提高企業(yè)資料的正確性，給人力資源管理提供真實可靠的數(shù)據(jù)和信息，有利于人力資源的合理配置和更加準(zhǔn)確地預(yù)測人力資源的需求。我國企業(yè)在發(fā)展過程中一直存在著人事檔案的材料片面、缺乏真實性、管理機制不靈活。管理方法比較落后等問題，一直嚴(yán)重地制約了企業(yè)的健康發(fā)展，所以我國應(yīng)該對檔案的管理制度進行革新，對方式也要進行創(chuàng)新，保證人事檔案的真實性，杜絕虛假信息，提高人事資源管理檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，也提高人事檔案管理的科學(xué)性和準(zhǔn)確性，深入開發(fā)和利用人事資源檔案進行企業(yè)管理，增強企業(yè)的活力和經(jīng)濟效益。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；人力資源管理；人事檔案；新要求

在社會發(fā)展的今天，知識管理變得相當(dāng)重要，而作為知識管理的核心的人力資源管理，是當(dāng)今企業(yè)發(fā)展的重要支柱，人力資源管理是否有效，很大一部分因素取決于對人事檔案管理的好壞，所以人事檔案管理工作成為企業(yè)人力資源管理的核心。人事檔案管理和人力資源管理是統(tǒng)一的，它們之間互相促進，共同發(fā)展，人事檔案的管理隨著經(jīng)濟的發(fā)展和企業(yè)的進步不斷地變化發(fā)展來適應(yīng)社會的新形勢。截止目前，人事檔案管理的發(fā)展滯后于企業(yè)人力資源管理工作的新要求，已經(jīng)不能適應(yīng)時代的發(fā)展，所以為了能夠保證與時俱進，不被社會潮流淘汰，我國一定要進行人事檔案管理工作的改革。

人事檔案管理工作在發(fā)展中有優(yōu)點，也有缺點和不足，它存在的問題我們下面一一探討。

一、人士當(dāng)年管理工作存在的問題分析

（一）人事檔案管理缺乏應(yīng)有的時效性

檔案是一種記錄，人事檔案是對企業(yè)相關(guān)工作人員的身份等的真實記錄，由于人事檔案都是對當(dāng)事人過去的實際情況的記錄，所以材料里面的內(nèi)容就顯得過于老套，而且，一旦檔案資料被放入人事檔案中，材料和內(nèi)容也就不會再被鑒定和檢查審核，而且放進去的資料的內(nèi)容都是工資表等程序化的東西，真正有價值的能夠體現(xiàn)管理人員近況的信息少之又少，所以人力資源管理部門也就很少得到有意義和有價值的信息。

（二）人事檔案的管理缺乏正確性

在近幾年來，假年齡、假學(xué)歷的現(xiàn)象變得越來越普遍，檔案和身份造假的現(xiàn)象越演越烈，原因是多方面的，既有政府缺乏監(jiān)督的原因，又有主觀方面企業(yè)職工自身缺乏政治約束性和道德性，個人信息內(nèi)容的失真，人事檔案管理工作人員面對真假信息資源，通常沒有正確可行的渠道來鑒定，只能被動接受虛假信息，這樣虛假信息會導(dǎo)致企業(yè)人力資源管理工作失去應(yīng)有的效能，嚴(yán)重影響企業(yè)的經(jīng)營效益。

（三）人事檔案管理技術(shù)不夠先進

社會的發(fā)展雖然已經(jīng)進入到新媒體時代，傳統(tǒng)媒體已經(jīng)不是媒介的主流，但是很多企業(yè)還是沒有全面進行新媒體化的改革，尤其是在人事檔案方面，傳統(tǒng)的人事檔案管理依舊在企業(yè)中被大量使用，傳統(tǒng)的人事檔案的管理是以紙質(zhì)媒體在載體的，單位的工作人員檔案被記在紙張上，如果單位有人跳槽等，其他單位要找到該工作人員的以往資料，只能親自去公司拿，這樣消耗了大量的人力、時間和金錢，不僅降低了管理工作的效率，而且進一步地給人力資源管理部門造成了巨大的浪費。

二、人事檔案管理工作的重要性

（一）可以提供真實可靠的數(shù)據(jù)和信息

通過人事檔案管理工作的分析和歸納，能夠了解企業(yè)員工的過去今天，預(yù)測他們的未來發(fā)展前景，對員工的未來發(fā)展?jié)摿ψ鞒鲱A(yù)估，這樣可以保證企業(yè)留住一部分有潛力的人才，避免人才的流失。人事管理檔案還可以為企業(yè)管理提供有效的信息，簡化人力資源管理的步驟，提高工作效率。

（二）促進人力資源管理的合理配置

合理有效的人事檔案管理能夠保證企業(yè)各部門之間的信息流暢度和形成共享，可以保證信息的時效性和新鮮性，第一時間傳播開來，避免了信息不暢帶來的麻煩和問題，合理配置企業(yè)的人力資源。

（三）更加準(zhǔn)確地了解企業(yè)人才需求

人事檔案對對企業(yè)員工的正確記錄，方便了企業(yè)在需要的情況下隨時查看和翻閱，可以幫助企業(yè)了解最近缺少哪些方面的人才，制定有效地人力資源計劃，從而在市場上挖掘和培養(yǎng)這方面的人才。

上述問題我們看到了人事檔案管理工作的重要性，那么如何在新形勢下建立有效的途徑來提高人事檔案管理工作的效益呢，一般可以從以下幾個方面入手。

三、人事資源管理工作的改進措施

（一）增強人事檔案管理的時效性

人事資源管理要求人事檔案應(yīng)該根據(jù)新的時代的發(fā)展來不斷更新信息，企業(yè)人事管理部門要及時把新產(chǎn)生的信息加入檔案，增強人事檔案管理信息的真實性和時效性，提高管理信息的動態(tài)，有必要的時候刪除那些過時了陳舊無用的信息，減少信息的累贅。

（二）使用新媒體技術(shù)，增強信息的正確性

傳統(tǒng)的媒介如紙媒已經(jīng)慢慢地較少被人們所使用的，因為傳統(tǒng)媒體更新慢，沒有時效性和迅速性，而新媒體發(fā)展的進行我們可以使用各種各樣的新媒體手段，用先進的音像資料來記錄個人信息，人事檔案的管理應(yīng)該在先前的原有資料的基礎(chǔ)上，對員工信息進行擴展和刪除，建立單位人才數(shù)據(jù)庫，以便企業(yè)在任何時候都能方便查看信息。

（三）提高人事管理人員的執(zhí)行能力和工作效率

由于人力資源管理對人事檔案的管理有了新挑戰(zhàn)，所以企業(yè)要加強人事檔案管理部門相關(guān)人員的培訓(xùn)工作，讓他們了解企業(yè)的相關(guān)規(guī)章制度和檔案的正確記錄和執(zhí)行，進入了二十一世紀(jì)，社會發(fā)展和人類的進步使得有些信息和技術(shù)已經(jīng)相當(dāng)陳舊，要及時與時俱進更新和學(xué)習(xí)新知識，努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的人事檔案管理工作的知識和技能，更好地適應(yīng)社會發(fā)展的新需求。

四、小結(jié)

現(xiàn)代化的人力資源管理不再是傳統(tǒng)的簡簡單單對人和物之間的管理，我們在管理的基礎(chǔ)上要使用現(xiàn)金的措施來保證和促進企業(yè)的良好快速發(fā)展，保證企業(yè)經(jīng)濟效益和人力資源管理的同步協(xié)調(diào)發(fā)展，人事檔案管理工作也就變得極為重要，我們要更好地進行人事檔案的管理和改革，讓它更好地促進企業(yè)經(jīng)濟的發(fā)展。

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