姚剛

在機關單位常用文書中，通知的使用頻率較高，尤其是在向相關單位傳達某些重要事項并希望對方加以執(zhí)行時。但在實際的機關公文寫作實踐中，通知的寫作也會經(jīng)常出現(xiàn)一些問題。請先閱讀一份通知：

關于加強學生節(jié)假日期間安全出行

宣傳的通知

××交發(fā)〔2015〕5號

××學院、××學院、××××大學、××學院：

當前×××國道××段進入緊張的施工階段，進入夏天，××轄區(qū)旅游人數(shù)增加，高校學生和居民往返市區(qū)人流量較大，由于受當前道路施工和××區(qū)公共交通覆蓋面的限制，本地居民和學生到市區(qū)往返還不方便，在目前公交車難以滿足的情況下還依靠搭乘永福、六塘等過境班線車出行，現(xiàn)存在節(jié)假日期間出行人流量大，乘車擁擠和交通安全問題較多的情況，現(xiàn)建議貴校加強對學生的出行安全教育，引導學生在節(jié)假日期間錯峰出行，搭乘正規(guī)運輸車輛，確保學生安全出行。

聯(lián)系人：××××（姓名）

××××××××（電話）

××區(qū)交通運輸局（公章）

二○一五年五月二十八日

閱讀之后不難發(fā)現(xiàn)，這份通知其實存在不少問題：

一、文種使用不當

根據(jù)《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）有關規(guī)定，公文標題主要由發(fā)文機關名稱、事由和文種這三個部分組成。在實際的公文擬制過程中，標題擬制衍生出四種構成形式：完全式標題、省去發(fā)文機關的標題、省去事由的標題和只使用文種的標題。在筆者即將評析的這篇公文里，其為求標題精簡，省去了發(fā)文機關“××區(qū)交通運輸局”。

筆者認為標題“關于加強學生節(jié)假日期間安全出行宣傳的通知”文種使用不盡合理，主要基于以下考慮。

其一，公文的行文對象。首先，通讀全文即可發(fā)現(xiàn)，受文單位中的“××學院”“××××大學”作為教育機構，隸屬于教育系統(tǒng)，彼此之間亦是相互平行的關系，同時這些高校更不是××區(qū)交通運輸局內部單位。由此可見，這篇公文是一篇對外行文。再者，從“××區(qū)交通運輸局”與“××學院”“××××大學”等教育機構在行政、業(yè)務上的工作關系來看，發(fā)文單位與受文單位之間既非上下級關系，也非隸屬關系，所以，這篇公文歸為平行文最為適宜。而所謂“平行”，即公文向發(fā)文機關的同級單位或者不相隸屬的單位發(fā)文。

其二，公文的行文目的。公文標題“關于加強學生節(jié)假日期間安全出行宣傳的通知”及正文已經(jīng)明確指出，行文目的就是希望各高校能夠在一定程度上加強對學生節(jié)假日期間安全出行的宣傳教育，更重要的則在于，××區(qū)交通運輸局需要××區(qū)轄區(qū)內高校的協(xié)助，以便度過當下人流量大、道路通行不暢的困難時期。在這里，發(fā)文單位在行文中應當持有一種商洽探討、謙恭有禮的語氣。

在前述的基礎之上，筆者再結合誤用文種“通知”及應用正確文種“函”的定義來加以佐證?！饵h政機關公文處理工作條例》認為“通知”適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文。對于“函”，則認為其用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢答問題、請求批準和答復審批事項。據(jù)此，盡管“通知”并非僅限于對下級單位行文，符合此篇公文行文方向，但與“函”相較，在發(fā)文、受文單位間關系及行文用語、商洽事由等細節(jié)方面還是不可同日而語。相較而言，用“函”似乎更合適。

二、內容拖沓，語義重復

《黨政機關公文處理工作條例》第十九條第三款規(guī)定：公文擬制應當“內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精練”。

對照例文，全文二百余字，自成一段，只有文末一處句號，文中悉數(shù)使用逗號，毫無層次感可言，從格式上看顯得十分不嚴謹。另外，例文正文內容十分繁冗，通讀之后發(fā)現(xiàn)，例文無非是想表達以下幾點意思：人流量大（游客、本地居民及學生），道路施工，公共交通落后，希望高校協(xié)助配合引導學生錯峰出行、搭乘正規(guī)車輛。但在行文中卻出現(xiàn)多次語義重復，邏輯混亂，應當加以精簡修正。

三、落款格式有誤

對于落款中的發(fā)文機關署名、成文日期的編排，例文存在明顯不當?！啊痢羺^(qū)交通運輸局”及成文日期不應右對齊頂格編排，而應該右空四字；同時，成文日期“二○一五年五月二十八日”也不應再沿舊例，需要將其替換成阿拉伯數(shù)字“2015年5月28日”。

（摘自《應用寫作》）