周林

摘 要： 大數(shù)據(jù)技術的快速發(fā)展推動了各行各業(yè)的現(xiàn)代化建設。在大數(shù)據(jù)時代背景下，各高校也得到進一步的發(fā)展?！按髷?shù)據(jù)”作為一種數(shù)據(jù)管理的先進理念和有效方式，其產(chǎn)生于云計算技術、物聯(lián)網(wǎng)技術的快速發(fā)展與人類社會所存在且高速增長、海量積累的數(shù)據(jù)進行相結合。大數(shù)據(jù)技術在高校檔案管理工作中的應用能夠促使工作質量和效率得到較為顯著的提升。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)時代 檔案管理模式 變化

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）02-0066-01

引言

高校在日常檔案管理工作中，大量的檔案不斷隨著用戶的增加而產(chǎn)生，除用戶外，各種工作以及項目的運行，也會增加檔案的數(shù)量。數(shù)量如此龐大的檔案必須經(jīng)過科學的管理才能實現(xiàn)妥善保管、有效利用，檔案管理的不合理會對的各項工作產(chǎn)生不良影響。大數(shù)據(jù)時代下只有采取電子信息式檔案管理模式才能夠實現(xiàn)對數(shù)目龐大的檔案進行快速高效歸檔管理，將雜亂的檔案歸入科學有序的信息系統(tǒng)中。

一、大數(shù)據(jù)時代檔案管理的現(xiàn)存問題

1.管理人員缺乏科學的管理理念

當前高校檔案管理工作中存在一系列障礙因素，表現(xiàn)在認識不到大數(shù)據(jù)時代檔案管理的具體特征。學校內部從負責人到管理人部分都缺乏對檔案管理工作的改革意識，檔案管理的規(guī)范性和科學性嚴重缺乏，管理人員固守傳統(tǒng)的管理方法和管理理念不愿改進，導致了管理水平長時間難以提高。大數(shù)據(jù)時代檔案管理要求其與現(xiàn)代信息技術、網(wǎng)絡技術、數(shù)字技術相結合，構建一套科學化、現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)，提高管理效率。只有首先認識到大數(shù)據(jù)時代檔案管理的定位及挑戰(zhàn)性，才能實現(xiàn)檔案管理工作向著規(guī)范化和標準化全面轉型。

2.管理技術缺乏先進的設備支持

大數(shù)據(jù)時代的檔案管理意味著建立電子管理系統(tǒng)從而實現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息化管理的效果，包括管理設備、管理技術、管理人才等都需要全面的優(yōu)化改革，并與信息技術接軌，實現(xiàn)信息化管理。檔案管理設備要更新，技術要改進，人才要培養(yǎng)，而每一項工作的優(yōu)化升級都需要投入大量的人力物力才能保證檔案管理工作信息化的實現(xiàn)。但是，從目前情況來看，基于計算機平臺的電子檔案管理系統(tǒng)建設的進程過于緩慢，很大程度上與資金投入量過小、經(jīng)費支持不足有關，檔案管理部門的融資情況不好。然而，高校的檔案管理正在面臨傳統(tǒng)模式的困境，檔案的管理工作安全性不高，紙質的檔案存在自身物質性的局限，存放時間過久的檔案可能產(chǎn)生變質的情況，稍有管理不慎就會出現(xiàn)受潮，霉變或蟲噬等問題。況且大數(shù)據(jù)時代下電子文件的處理能力欠佳，管理服務水平不高，都對檔案管理工作造成困擾。

二、大數(shù)據(jù)時代檔案管理的改革之路

1.構建電子檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)

大數(shù)據(jù)時代下檔案管理必須依靠信息平臺，將信息化管理理念與技術引入檔案管理工作，形成徹底改革，這就需要電子檔案數(shù)據(jù)庫的建設。只有建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，才能使機構或部門的檔案以電子的形式保存，這樣能夠使文件的安全性加強，更能規(guī)范化、科學化地管理檔案。另外，檢索或使用檔案在電子檔案數(shù)據(jù)庫的輔助下也變得更加快速和便捷。那么，電子檔案數(shù)據(jù)庫的質量決定了檔案管理信息化建設的成敗，在電子計算機、信息科學和網(wǎng)絡平臺的輔助下，搭建電子檔案數(shù)據(jù)庫，創(chuàng)設電子檔案數(shù)據(jù)庫的存儲盤，如此可以使檔案得到科學的檢索、整理和保存，并且能夠加快檔案管理的標準化、規(guī)范化進程[1]。

2.完善電子檔案管理設備

學校往往只是認識到電子管理系統(tǒng)對檔案管理工作的促進作用，卻沒有認識到電子技術平臺的成本要求，依然采用較為落后的管理設備，檔案的管理環(huán)境也存在諸多弊端，給檔案管理的改革優(yōu)化造成一定阻力，檔案始終管理不善正是由于信息化設備不足導致的。當前仍有部分高校的計算機硬件標準不過關，或者根本沒有為檔案管理工作者配備信息化辦公設備。檔案數(shù)據(jù)化管理軟件也需要定期更新，不斷優(yōu)化升級，才能使電子檔案管理系統(tǒng)正常運轉工作。因此，必須在軟件和硬件兩個方面不斷加強技術維護，促進檔案管理水平符合大數(shù)據(jù)時代的要求。

3.培養(yǎng)電子檔案管理人才

大數(shù)據(jù)時代下檔案管理改革的根本動力在于人才。因此，高校若要實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化轉型，首先要從培養(yǎng)技術型人才的方向入手，必須不斷加強對檔案管理工作者信息化管理技術的培養(yǎng)與考核，從而提高大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的質量和效率。單位一方面應對在職的檔案管理人員實行崗位培訓，聘請專家實地講學指導，從思想意識和技術能力兩方面加強對檔案管理者的優(yōu)化提升。另外，單位應不斷吸納電子高科技人才加入檔案管理工作，從而優(yōu)化檔案信息化管理人才隊伍。最后，單位應就檔案管理人員操作電子管理系統(tǒng)的規(guī)范性提出明確要求，建立一套嚴謹、安全、科學的電子檔案管理制度，加快檔案管理改革的進程[2]。

結束語

高校還需要不斷轉變觀念，升級技術設備，盡早完善電子信息檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學化、優(yōu)質化。

參考文獻

[1]魏海如.信息化數(shù)據(jù)檔案管理的重點和難點[J].辦公室業(yè)務，2015（8）：56-56，86.

[2]吳冬梅.信息化數(shù)據(jù)檔案管理重點和難點[J].辦公室業(yè)務，2014（9）：156.