郭東升

摘要 我國地域遼闊，水資源分布不均衡，南方水量大，北方水量小，因此在1952年便提出了“南水北調(diào)”的水利工程建設(shè)方針。經(jīng)過60多年的水利工程建設(shè)，目前我國已經(jīng)建成了20余項(xiàng)大型跨流域調(diào)水綜合利用工程，例如：引灤入津工程、引黃入晉工程、引江濟(jì)太工程等，這些工程給社會(huì)的發(fā)展和人民生活水平的提高帶來了無盡的效益。我國調(diào)水工程仍處在全面建設(shè)中，跨流域調(diào)水工程項(xiàng)目的數(shù)量非常大，工期非常長，而要有序統(tǒng)籌和組織上百家的建設(shè)單位進(jìn)行工程建設(shè)，保證工程質(zhì)量按期完成，對(duì)工程檔案的管理必不可少。因此，本文結(jié)合跨流域調(diào)水工程檔案管理的特點(diǎn)，在實(shí)踐流程上進(jìn)行分析，詮釋跨流域調(diào)水工程檔案管理工作中心思想與核心內(nèi)容，并結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)對(duì)遇到的問題提出有效的解決方法，為提高跨流域調(diào)水工程檔案管理工作效率與質(zhì)量提供借鑒與參考。

關(guān)鍵詞 跨流域調(diào)水；檔案管理；實(shí)踐分析

跨流域調(diào)水工程量大、涉及單位多、時(shí)間跨度長，在工程銜接、項(xiàng)目決策、審計(jì)稽查、竣工驗(yàn)收、運(yùn)行維護(hù)等方面的工作中，工程檔案具有非常重要的作用。水利工程檔案管理內(nèi)容劃分非常的復(fù)雜，尤其是跨流域水利工程，劃分出多個(gè)標(biāo)段的檔案，同時(shí)由于工作地點(diǎn)的不集中，在檔案管理上還需要采用分級(jí)化的管理方式，才能保證檔案管理的完整性、可用性和規(guī)范性。水利工程檔案管理首先要建立科學(xué)化的檔案管理體系，包括檔案人員體系、檔案收發(fā)體系、檔案歸類體系和分級(jí)化的監(jiān)理體系，各個(gè)環(huán)節(jié)都要通過流程銜接，制度約束，才能夠保證檔案管理工作的有效性。

1.跨流域調(diào)水工程檔案管理概念與特點(diǎn)

跨流域調(diào)水是對(duì)水資源合理應(yīng)用的重要手段之一，其空間尺度較大、調(diào)水距離遠(yuǎn)、工期長、涉及單位多，所以建立跨流域調(diào)水工程檔案對(duì)于保證工程規(guī)范化實(shí)施，提高工程項(xiàng)目質(zhì)量，加強(qiáng)監(jiān)理水平和后期的使用與維護(hù)工作具有非常重要的作用。跨流域調(diào)水工程的檔案管理與一般的水利工程檔案管理不同，其更加復(fù)雜、多變，牽涉企業(yè)眾多，涉及環(huán)節(jié)繁雜，檔案的利用率也非常的頻繁?？缌饔蛘{(diào)水工程檔案管理的特點(diǎn)主要包括以下幾個(gè)方面。

第一，跨流域調(diào)水工程量巨大，單憑國家或者地方獨(dú)立投資建設(shè)難以保證資金上的充足，所以往往都是由國家、地方、銀行、投融資渠道等多方聯(lián)合籌款興建項(xiàng)目。而作為投資人對(duì)項(xiàng)目的效益尤為關(guān)注，這就要保證檔案管理中對(duì)于多元化的投資方式和比例檔案管理到位，避免出現(xiàn)法律上的糾紛。

第二，在管理模式上采用項(xiàng)目負(fù)責(zé)制、招投標(biāo)制、工程監(jiān)理制和合同制的管理方式，這就需要有制度、規(guī)范協(xié)調(diào)各參與方的利益，并且通過工程檔案的管理能夠?yàn)楹筮M(jìn)入的施工方找到工作的參考依據(jù)和建設(shè)規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)調(diào)工作內(nèi)容，保證工程項(xiàng)目的有序進(jìn)行。

第三，跨流域調(diào)水工程的檔案主要涉及到合同、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、指示文件和其他類文件，各部分文件類型又劃分出多種類型的子文件類型，如：設(shè)計(jì)文件包括設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)變更、設(shè)計(jì)答疑等文件；合同文件包括采購合同、施工合同、監(jiān)理合同等，要做到文件的統(tǒng)一和有序管理必須根據(jù)工程整體項(xiàng)目的實(shí)施過程有序的劃分，才能做到檔案的科學(xué)利用。

第四，跨流域調(diào)水工程工期長，施工企業(yè)參與和準(zhǔn)入的時(shí)間不同，這就會(huì)導(dǎo)致工程項(xiàng)目的整體質(zhì)量難以保證，所以工程檔案管理中的施工建設(shè)參數(shù)、材料參數(shù)等重要信息可以作為施工過程的重要參考。檔案管理人員不僅要熟悉水利工程建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的施工過程，而且要清楚的知道不同檔案資料對(duì)不同企業(yè)的用途，做到檔案的合理利用。

2.跨流域調(diào)水工程檔案管理實(shí)踐流程

跨流域調(diào)水工程檔案管理能夠?yàn)轫?xiàng)目決策、項(xiàng)目建設(shè)、項(xiàng)目監(jiān)理、審計(jì)稽查、竣工驗(yàn)收、投產(chǎn)運(yùn)營、擴(kuò)建改造、維修維護(hù)等提供全面可靠的資料支撐。檔案管理工作流程包括前期信息的收集、立項(xiàng)資料的管理、設(shè)計(jì)資料的管理、招投標(biāo)資料的管理、施工資料的管理、監(jiān)理資料的管理和建設(shè)資料的管理等。根據(jù)跨流域調(diào)水工程的生命周期逐一的建立檔案，形成有序的檔案管理體制，在不同階段都應(yīng)制定及時(shí)有效的管理辦法和檔案管理細(xì)則，根據(jù)具體項(xiàng)目的建設(shè)內(nèi)容進(jìn)行檔案的有序劃分，始終保證檔案的連續(xù)性和檔案管理的可控性。

跨流域調(diào)水工程的過程管理非常重要，而檔案管理內(nèi)容則涉及到每個(gè)環(huán)節(jié)銜接的重要參考和質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)。在檔案管理中，要強(qiáng)化關(guān)鍵環(huán)節(jié)的檔案管理，對(duì)每個(gè)子項(xiàng)目的建設(shè)過程細(xì)節(jié)進(jìn)行控制和管理，保證工程質(zhì)量和工程進(jìn)度的順利實(shí)施。首先在對(duì)招投標(biāo)文件進(jìn)行管理時(shí)要明確提出應(yīng)歸檔材料的具體內(nèi)容、數(shù)量與規(guī)范，便于對(duì)項(xiàng)目的參與單位進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理；其次要在工程建設(shè)過程中，對(duì)工程建設(shè)數(shù)據(jù)和工程驗(yàn)收數(shù)據(jù)進(jìn)行整體把控，保證檔案信息與工程項(xiàng)目建設(shè)信息準(zhǔn)確無誤。最后將檔案管理工作與工程建設(shè)的總目標(biāo)聯(lián)系起來，建立規(guī)范的檔案使用制度，明確檔案使用章程，使檔案的使用更加規(guī)范化、科學(xué)化。

3.跨流域調(diào)水工程檔案管理實(shí)踐遇到的問題與解決方法

3.1檔案管理與工程建設(shè)進(jìn)度不同步問題

跨流域調(diào)水工程工期長，一些檔案管理人員認(rèn)為工作可以慢慢來，等一個(gè)子項(xiàng)目完成后再進(jìn)行檔案的整理。這種想法是錯(cuò)誤的，檔案管理工作是各工程有機(jī)的載體，只有保證檔案資料的采集、分類與工程建設(shè)同步才能夠做到準(zhǔn)確無誤。所以，檔案的建設(shè)與管理必須要形成即時(shí)完成制度，各項(xiàng)目主管保證與檔案管理人員的實(shí)時(shí)溝通，實(shí)施施工前的介入、施工中的控制和施工后的驗(yàn)收檔案管理模式，杜絕事后突擊整理檔案的工作做法，保證檔案信息的準(zhǔn)確性。

3.2檔案管理人員被動(dòng)接收各種資料的問題

在跨流域調(diào)水工程中，檔案管理人員被動(dòng)接收各種資料的問題非常普遍，這導(dǎo)致檔案的利用效率低，檔案存在滯后性的問題。所以要打破檔案管理的被動(dòng)局面就必須要明確好檔案管理的工作方向，處理好檔案管理與工程建設(shè)之間的關(guān)系，使檔案的收集和整理具有前瞻性和可控性，充分體現(xiàn)檔案資料的價(jià)值和檔案管理工作的重要性。

3.3檔案管理與使用不規(guī)范問題

一些工程的檔案管理完全是將所有資料交由檔案管理員進(jìn)行整理、分類和歸檔，這導(dǎo)致對(duì)跨流域調(diào)水工程檔案管理不熟悉的檔案管理員，將檔案分類和歸檔錯(cuò)誤，導(dǎo)致使用起來很難快速找到，并且容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的問題。此外，對(duì)于檔案的使用也是隨意調(diào)用，沒有嚴(yán)格的審核手續(xù)，導(dǎo)致重要信息被竊取，檔案的遺失等問題存在。所以在檔案管理和使用過程中，要建立檔案資料部門審核制度和檔案移交管理制度，一方面由各主管部門進(jìn)行審核，確定檔案的分屬類別，便于檔案管理員進(jìn)行分類管理，另一方面通過嚴(yán)格的檔案移交手續(xù)，保證檔案的使用途徑準(zhǔn)確，有利于檔案管理員及時(shí)收回檔案，杜絕檔案的遺失問題。

4.結(jié)論

在跨流域調(diào)水工程中，檔案管理是其重要的工作內(nèi)容之一，只有加強(qiáng)檔案的管理工作才能保證工程的有序進(jìn)行和質(zhì)量控制。在檔案管理工作中，要將檔案管理納入項(xiàng)目總體管理計(jì)劃中，充分發(fā)揮檔案管理的作用，明確檔案管理人員的工作內(nèi)容與職責(zé)，建立科學(xué)的檔案管理制度，從項(xiàng)目的計(jì)劃到實(shí)施再到后期的驗(yàn)收與管理，讓檔案管理工作全程參與，保證檔案資料數(shù)據(jù)的可靠性，通過檔案管理體制的建設(shè)，讓檔案管理流程化、系統(tǒng)化，充分發(fā)揮出檔案管理在跨流域調(diào)水工程建設(shè)與管理中的價(jià)值。