賈佳

中圖分類號(hào)：G717.3

我是一名中小學(xué)的在職教師，負(fù)責(zé)全校學(xué)生的學(xué)籍檔案管理已有十年時(shí)間。學(xué)校學(xué)籍檔案管理是依據(jù)國(guó)家教育行政主管部門頒布的有關(guān)法規(guī)，并結(jié)合學(xué)校實(shí)際制定的實(shí)施細(xì)則和規(guī)章制度，對(duì)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)過程所進(jìn)行的質(zhì)量考核管理。它包括學(xué)生的入學(xué)注冊(cè)、成績(jī)考核、紀(jì)律考勤、升級(jí)與留、降級(jí)，轉(zhuǎn)學(xué)，休學(xué)、復(fù)學(xué)與退學(xué)以及畢業(yè)資格的審核及證書發(fā)放等。學(xué)籍檔案管理工作直接影響著學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和社會(huì)聲望，如何搞好學(xué)籍管理工作，提高學(xué)籍管理現(xiàn)代化水平成為了當(dāng)今研究熱點(diǎn)。

一、如何提高學(xué)籍管理現(xiàn)代化水平

（一）提高對(duì)學(xué)籍檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)學(xué)校檔案工作人員的職業(yè)道德教育

學(xué)籍檔案是指學(xué)生自入學(xué)之日起，在受教育過程中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文字材料。它是學(xué)生在校期間的學(xué)籍、成績(jī)和畢（結(jié)）業(yè)等情況的重要憑證。作為學(xué)校的學(xué)籍檔案管理人員，是學(xué)籍管理工作第一線的承擔(dān)者，必須充分認(rèn)識(shí)學(xué)校檔案的價(jià)值、地位、作用和意義。同時(shí)，要充分認(rèn)識(shí)學(xué)校檔案現(xiàn)代化建設(shè)的重要性。如果對(duì)檔案信息服務(wù)及檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，勢(shì)必會(huì)嚴(yán)重影響檔案信息服務(wù)工作的深入開展。檔案現(xiàn)代化建設(shè)的好壞是衡量學(xué)校現(xiàn)代化水平高低的標(biāo)尺。搞好檔案現(xiàn)代化建設(shè)，以促進(jìn)學(xué)校的全面發(fā)展。在提高認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，要切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念，強(qiáng)化信息意識(shí)，要樹立科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)學(xué)校檔案現(xiàn)代化建設(shè)。檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作，是為學(xué)校的全面建設(shè)事業(yè)服務(wù)的，它要求學(xué)校檔案工作人員具有吃苦耐勞、無私奉獻(xiàn)的敬業(yè)精神，有高度的責(zé)任感和榮譽(yù)感以及正確的行為規(guī)范。要牢固樹立“服務(wù)第一”，一切服從、服務(wù)于學(xué)校中心工作，全心全意為教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理工作服務(wù)的思想。

（二）建立學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫，完善學(xué)籍檔案管理工作

學(xué)籍檔案的建立主要包括學(xué)生基本信息的采集、檔案信息的建立及學(xué)生成績(jī)數(shù)據(jù)庫的建立等。

1、做好學(xué)生原始信息的采集的工作。學(xué)生基本信息采集工作直接關(guān)系到電子注冊(cè)信息的準(zhǔn)確性。學(xué)生在入學(xué)后按照統(tǒng)一要求，在指定的網(wǎng)站進(jìn)行自己信息的輸入。學(xué)生的基本信息應(yīng)由學(xué)生本人自己輸入，其他人不得代替，如出現(xiàn)錯(cuò)誤，后果由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)。學(xué)生基本信息表包括姓名、性別、籍貫、填寫省份及市縣、出生年月日、身份證號(hào)、入學(xué)年份、聯(lián)系電話、備注欄等。照片則采用網(wǎng)上傳輸電子版照片。

2、做好學(xué)生學(xué)籍檔案信息建立的工作。學(xué)籍檔案記載了每個(gè)學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個(gè)學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r，也是一個(gè)人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識(shí)水平的信用憑證。學(xué)籍檔案主要包括：（1）學(xué)生學(xué)籍記錄表；（2）新生入學(xué)登記表及各年級(jí)學(xué)生花名冊(cè)；（3）學(xué)生在籍注冊(cè)表；（4）學(xué)生成績(jī)；（5）學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級(jí)、退學(xué)、出國(guó)等學(xué)籍變動(dòng)情況登記表；（6）對(duì)學(xué)生的獎(jiǎng)懲文件及登記表；（7）修訂學(xué)籍管理?xiàng)l例的各種文件等。

二、實(shí)施學(xué)生信息資源共享，做到合理使用學(xué)生信息數(shù)據(jù)庫

（一）利用信息技術(shù)，建立網(wǎng)絡(luò)化的學(xué)籍管理

現(xiàn)代化管理手段是實(shí)現(xiàn)高效、公正、準(zhǔn)確、科學(xué)的學(xué)籍管理信息系統(tǒng)的基本條件。隨著上學(xué)人數(shù)的日益增多，人工管理無法保證工作順利進(jìn)行，應(yīng)使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行學(xué)籍管理，依靠校園網(wǎng)建立學(xué)籍管理信息系統(tǒng)，將科學(xué)的信息管理技術(shù)引入學(xué)籍管理工作中。將學(xué)生在校期間的各項(xiàng)信息匯集在一起，建立學(xué)生學(xué)籍管理檔案庫，可隨時(shí)調(diào)用和統(tǒng)計(jì)分析，使各教學(xué)部門能互換信息，也便于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和部門掌握情況。學(xué)生可通過網(wǎng)絡(luò)直接查詢學(xué)籍信息、考試成績(jī)、課表等，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理文件的自動(dòng)化檢索，提高學(xué)籍管理水平，使學(xué)校學(xué)籍管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。

（二）做好學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)

學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門的職責(zé)。對(duì)于學(xué)生信息庫實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，學(xué)生中如有退學(xué)、入學(xué)等情況及時(shí)進(jìn)行信息的更新，并注明信息更改的時(shí)間，這樣可以更準(zhǔn)確的掌握學(xué)生信息情況。同時(shí)可以實(shí)施學(xué)生信息資源的共享，做到合理使用學(xué)生信息數(shù)據(jù)庫，主要表現(xiàn)在：（1）形成學(xué)生生源審核信息庫，以備導(dǎo)入學(xué)校就業(yè)信息網(wǎng)；（2）形成學(xué)生成績(jī)信息庫，輸出學(xué)生成績(jī)卡；（3）形成學(xué)生基本信息庫，輸出學(xué)生學(xué)籍卡；（4）其他信息的輸出（檔案袋、報(bào)名基本信息等）。學(xué)籍檔案與每個(gè)學(xué)生的利益息息相關(guān)，建立健全一整套學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系，實(shí)行檔案全方位管理，可以使學(xué)校檔案工作始終順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，符合時(shí)代要求。

學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)細(xì)致又繁忙復(fù)雜的業(yè)務(wù)管理工作，從事這項(xiàng)工作應(yīng)具備廣博的科學(xué)文化知識(shí)，系統(tǒng)的教育理論知識(shí)和專門學(xué)科知識(shí)責(zé)任心，還應(yīng)有一定的計(jì)劃決策能力，組織指揮能力，協(xié)調(diào)溝通能力及高尚的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。只有全面掌握學(xué)籍檔案管理的特點(diǎn)，并在實(shí)踐中不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，才能提高管理水平，使學(xué)籍檔案管理在培養(yǎng)人才中發(fā)揮更大的作用。