尹皓(中鋼招標(biāo)有限責(zé)任公司，北京 100102)

構(gòu)建供方管理體系以優(yōu)化項(xiàng)目管理的實(shí)施策略

尹皓(中鋼招標(biāo)有限責(zé)任公司，北京 100102)

本文論述了構(gòu)建供方管理系統(tǒng)的必要性，并從設(shè)定供方準(zhǔn)入條件、加強(qiáng)供方過(guò)程控制、動(dòng)態(tài)管理等方面論述了供方管理體系的實(shí)施策略，并得出了供方管理必須與項(xiàng)目管理相結(jié)合，是完善企業(yè)管理，提高企業(yè)運(yùn)行效率，降低采購(gòu)成本與規(guī)避采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的有力保障的結(jié)論。

供方管理;評(píng)價(jià);項(xiàng)目管理

通過(guò)理論知識(shí)學(xué)習(xí)及招標(biāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)實(shí)踐，本人深刻體會(huì)到企業(yè)在業(yè)務(wù)開展中均包括輸入與輸出的過(guò)程，有輸入就有采購(gòu)，必然會(huì)涉及到供方的管理，搭建一個(gè)規(guī)范、高效的供方管理模塊，對(duì)企業(yè)提高管理水平、降低運(yùn)營(yíng)成本、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)能起到事半功倍的效果。

1 構(gòu)建供方管理體系的必要性

采購(gòu)的目的是為了最大程度滿足用戶的需求。對(duì)于一個(gè)典型的生產(chǎn)、銷售型工業(yè)企業(yè)，涉及采購(gòu)輸入的供方很多，主要有以下幾類：（1）提供產(chǎn)品生產(chǎn)原材料的供方，如鋼板、銅線等；（2）提供設(shè)備、工具、服務(wù)方面的供方，如單體設(shè)備、物流運(yùn)輸服務(wù)等；（3）提供生產(chǎn)輔助材料的供方，如機(jī)油、砂輪機(jī)等；（4）提供與產(chǎn)品無(wú)關(guān)的日用品供方，如打印紙、簽字筆等。第（4）類供方與生產(chǎn)關(guān)系不緊密且一般貨值較低，可以單獨(dú)簡(jiǎn)化管理，其余三類供方與企業(yè)輸出關(guān)系密切，均需納入統(tǒng)一的供方管理體系中。

在《GB/T19001—2008/ISO 9001:2008質(zhì)量管理體系要求》7.4.1采購(gòu)過(guò)程中規(guī)定了供方管理應(yīng)遵循的基本原則，“組織應(yīng)根據(jù)供方按組織的要求提供產(chǎn)品的能力評(píng)價(jià)和選擇供方。應(yīng)制定選擇、評(píng)價(jià)和重新評(píng)價(jià)的準(zhǔn)則。評(píng)價(jià)結(jié)果及評(píng)價(jià)所引起的任何必要措施的記錄應(yīng)予保持?！惫┓阶鳛楫a(chǎn)品、服務(wù)的提供者，對(duì)其實(shí)施考察、評(píng)價(jià)、控制等一系列管理措施，為保證產(chǎn)品、服務(wù)質(zhì)量，到達(dá)預(yù)期采購(gòu)需求起到了直接的正激勵(lì)效力。

2 供方管理實(shí)施要點(diǎn)

2.1 設(shè)定供方準(zhǔn)入條件

供方管理首先要建立供方準(zhǔn)入機(jī)制，通過(guò)審核的供方才能成為企業(yè)的合格供方。對(duì)供方的審核可按照所供產(chǎn)品或服務(wù)的專業(yè)程度進(jìn)行分級(jí)，特殊類產(chǎn)品熱處理、防爆類產(chǎn)品必須包含廠家實(shí)地考察、查驗(yàn)專業(yè)認(rèn)證證書，如CMC、API證書等審核過(guò)程。準(zhǔn)入審核應(yīng)從供方的資質(zhì)、財(cái)務(wù)狀況、產(chǎn)品服務(wù)質(zhì)量、履約能力等多方面進(jìn)行綜合評(píng)審。對(duì)供方的基本要求一般包括：1.具有法人資格或具備獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的能力，遵守國(guó)家、地方以及行業(yè)的有關(guān)法律、法規(guī)；2.具有合法的經(jīng)營(yíng)資質(zhì)，能提供企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、企業(yè)代碼證明文件、稅務(wù)登記證及其他有效證件；3.取得質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全和測(cè)量管理體系認(rèn)證證書或產(chǎn)品通過(guò)質(zhì)量認(rèn)證；對(duì)國(guó)家或行業(yè)規(guī)定的特殊產(chǎn)品供應(yīng)商，若國(guó)家規(guī)定必須具有相關(guān)資質(zhì)的，應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)的要求。；4.具有履行合同的能力和良好的履行合同的記錄，且具有三年以內(nèi)連續(xù)提供滿足合同規(guī)定要求產(chǎn)品的業(yè)績(jī)或有同類產(chǎn)品在其它大型企業(yè)長(zhǎng)期正常使用的供貨業(yè)績(jī)；5.具有較強(qiáng)的設(shè)計(jì)、制造、生產(chǎn)和質(zhì)量保證能力，且具有良好的資金財(cái)務(wù)狀況；6.國(guó)家有關(guān)部門和公司規(guī)定的其他條件。

在進(jìn)行合格供方評(píng)審時(shí)，應(yīng)注意對(duì)供方的產(chǎn)品及服務(wù)進(jìn)行分類，比如某些廠家，既提供熱處理設(shè)備，又提供機(jī)加工設(shè)備，在納入合格供方名錄時(shí)應(yīng)注明具體哪一類產(chǎn)品符合企業(yè)準(zhǔn)入要求。

建立準(zhǔn)入機(jī)制，確定一定數(shù)量的合格供方（一般合格供應(yīng)商名錄中同一類型的供應(yīng)商應(yīng)有三家以上），既有利于建立長(zhǎng)期的供需合作關(guān)系，又有利于促進(jìn)良性競(jìng)爭(zhēng)，實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定暢通的供貨渠道，增強(qiáng)和防御市場(chǎng)變化的能力，降低企業(yè)生產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)供需“雙贏。

2.2 明確評(píng)審流程，落實(shí)歸口管理部門

合格供方準(zhǔn)入評(píng)審流程一般由采購(gòu)需求部門發(fā)起，經(jīng)采購(gòu)需求部門負(fù)責(zé)人、關(guān)聯(lián)銷售部門負(fù)責(zé)人、關(guān)聯(lián)技術(shù)部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，報(bào)歸口管理部門，如采購(gòu)部、風(fēng)險(xiǎn)管理部門進(jìn)行核準(zhǔn)，進(jìn)入合格供方名錄。企業(yè)只能與進(jìn)入合格供方名錄的供方就審核通過(guò)的產(chǎn)品服務(wù)類型進(jìn)行用于生產(chǎn)與銷售的采購(gòu)活動(dòng)，簽訂采購(gòu)合同。在合同簽約評(píng)審階段，合格供方名錄歸口管理部門負(fù)責(zé)復(fù)核合同主體是否已納入合格供方名錄，如未納入，應(yīng)先完成合格供方準(zhǔn)入評(píng)審流程，評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后在簽訂合同。

合格供方名錄的儲(chǔ)存與更新可借助Access數(shù)據(jù)庫(kù)或在企業(yè)的ERP系統(tǒng)平臺(tái)上開發(fā)供方管理模塊來(lái)實(shí)現(xiàn)。在實(shí)踐中我們看到一些企業(yè)對(duì)供方進(jìn)行分散管理，各部門、項(xiàng)目部按各自的審批程序建立供方名錄，不僅審批準(zhǔn)入的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，而且沒(méi)有在統(tǒng)一的歸口部門進(jìn)行核準(zhǔn)、備案，這樣容易造成重復(fù)工作、供方信息冗余雜亂無(wú)法統(tǒng)計(jì)更新，不利于企業(yè)掌握供方的實(shí)際履約能力，也不便于進(jìn)行全面的風(fēng)險(xiǎn)控制。因此，企業(yè)的各類合格供方都應(yīng)有統(tǒng)一的歸口管理部門，形成統(tǒng)一規(guī)范的合格供方名錄。

2.3 結(jié)合項(xiàng)目管理，加強(qiáng)供方控制

項(xiàng)目前期，通過(guò)招標(biāo)、比價(jià)等方式，促進(jìn)良性競(jìng)爭(zhēng)，與有資質(zhì)有能力價(jià)格合理的企業(yè)合作。

合同簽訂階段，應(yīng)在采購(gòu)合同中對(duì)產(chǎn)品性能、參數(shù)、質(zhì)量、交貨期等進(jìn)行詳盡描述，并要求供方提供設(shè)計(jì)圖紙或產(chǎn)品說(shuō)明書，已明確采購(gòu)需求。同時(shí)應(yīng)在合同中約定買方對(duì)重大缺陷的產(chǎn)品有權(quán)拒絕驗(yàn)收和對(duì)不符合項(xiàng)實(shí)施管理的要求。

在產(chǎn)品生產(chǎn)環(huán)節(jié)，應(yīng)根據(jù)所采購(gòu)產(chǎn)品或服務(wù)的專業(yè)度、復(fù)雜度進(jìn)行有效的產(chǎn)品質(zhì)量驗(yàn)證，具體驗(yàn)證的方法包括：1.源地驗(yàn)證，即對(duì)生產(chǎn)進(jìn)度或生產(chǎn)先決條件進(jìn)行確認(rèn)和見證，例如土建安裝的施工驗(yàn)證。2.駐廠監(jiān)造，對(duì)重要物資或產(chǎn)品生產(chǎn)的重要環(huán)節(jié)派駐人員進(jìn)行監(jiān)造。3.服務(wù)驗(yàn)證，采購(gòu)服務(wù)類項(xiàng)目如軟件程序、工程設(shè)計(jì)等，進(jìn)行模擬運(yùn)行、提供實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等。無(wú)論采取哪種驗(yàn)證方式，均需保留驗(yàn)證的過(guò)程記錄，對(duì)不符合項(xiàng)進(jìn)行處理，并檢查整改結(jié)果。

在供方完成了產(chǎn)品生產(chǎn)、工廠建造或服務(wù)之后，買方應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同的要求對(duì)各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收的方式有：1.原地驗(yàn)收，適用于安全物資或交貨后短期內(nèi)難以驗(yàn)證其質(zhì)量的設(shè)計(jì)、制造或試驗(yàn)復(fù)雜的產(chǎn)品。2.收貨驗(yàn)收，適用于較為簡(jiǎn)單的產(chǎn)品，如零配件。3.按設(shè)計(jì)圖進(jìn)行竣工驗(yàn)收。4.第三方檢驗(yàn)驗(yàn)收，聘請(qǐng)具有檢驗(yàn)資格的專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行驗(yàn)收，出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。5.通過(guò)試運(yùn)行進(jìn)行驗(yàn)收，可用于大型成套設(shè)備的驗(yàn)收。6.服務(wù)項(xiàng)目驗(yàn)收，通過(guò)核對(duì)已完成的工作、技術(shù)報(bào)告對(duì)照合同要求進(jìn)行驗(yàn)收。買方在驗(yàn)收時(shí)不僅要對(duì)產(chǎn)品、服務(wù)本身進(jìn)行檢查確認(rèn)，還應(yīng)查驗(yàn)是否有完備的產(chǎn)品說(shuō)明書、工藝文件、過(guò)程文件、產(chǎn)品質(zhì)量鑒定書、報(bào)告等資料，以及是否按合同約定提供了關(guān)鍵元器件及備品備件。

在項(xiàng)目管理的全過(guò)程都融合了對(duì)供方的管理與控制，加強(qiáng)供方管理，降低成本、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，能明細(xì)帶動(dòng)項(xiàng)目質(zhì)量與管理效率的提高。

2.4 實(shí)施供方動(dòng)態(tài)管理

合格供方名錄的管理是動(dòng)態(tài)的，在建立供方準(zhǔn)入機(jī)制的同時(shí)，也應(yīng)建立評(píng)價(jià)、退出機(jī)制。對(duì)供方的評(píng)價(jià)可分為定期評(píng)價(jià)與不定期評(píng)價(jià)兩種。在合同評(píng)審階段，評(píng)審小組應(yīng)該對(duì)項(xiàng)目及供方的性質(zhì)進(jìn)行分類，對(duì)于一般常規(guī)采購(gòu)，可實(shí)行一年一評(píng)價(jià)的定期評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)于特殊、重大項(xiàng)目的供方，應(yīng)采取不定期評(píng)價(jià)，即在項(xiàng)目執(zhí)行的各關(guān)鍵階段均進(jìn)行評(píng)價(jià)，如設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、驗(yàn)收、試運(yùn)行等階段。

實(shí)踐中許多企業(yè)的供方評(píng)價(jià)都采取年底統(tǒng)一填一遍評(píng)價(jià)表的方法，這樣不能保證評(píng)價(jià)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，使評(píng)價(jià)流于形式。建議根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況對(duì)供方進(jìn)行分類并按照不同的要求進(jìn)行評(píng)價(jià)。

企業(yè)合格供方歸口管理部門應(yīng)及時(shí)要求出現(xiàn)不合格評(píng)價(jià)的供方進(jìn)行整改，并查驗(yàn)整改結(jié)果。不配合整改或整改不合格的供方應(yīng)予以剔除。連續(xù)出現(xiàn)兩次不合格評(píng)價(jià)的供方應(yīng)退出合格供方名錄，并且至少一年內(nèi)不得重新進(jìn)入。

2 結(jié)語(yǔ)

通過(guò)探討分析，供方管理的關(guān)鍵過(guò)程以及與項(xiàng)目管理的主要關(guān)系如下圖所示。

可見，供方管理不是獨(dú)立存在的，它是項(xiàng)目管理的重要組成部分，為實(shí)現(xiàn)科學(xué)、高效的項(xiàng)目管理提供有力的支持和保障。

涉及采購(gòu)活動(dòng)的各方應(yīng)履行自身的責(zé)任和義務(wù)，合格供方歸口管理部門應(yīng)提醒、要求企業(yè)用戶和相關(guān)部門及時(shí)發(fā)起供方準(zhǔn)入評(píng)審、對(duì)供方作出評(píng)價(jià)，做好準(zhǔn)入、評(píng)價(jià)、退出的記錄，在項(xiàng)目管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)嚴(yán)格審核把關(guān)，每個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目完成歸檔時(shí)，應(yīng)由供方歸口管理部門審核項(xiàng)目管理過(guò)程中對(duì)供方管理的實(shí)施情況及記錄情況，并批示意見，方能完成歸檔。做到供方管理嵌套項(xiàng)目管理，實(shí)現(xiàn)閉環(huán)操作。

作為采購(gòu)活動(dòng)的主體，企業(yè)用戶應(yīng)重視供方管理，將管理辦法落實(shí)到位，加強(qiáng)合同簽約前的考察、調(diào)研，做好風(fēng)險(xiǎn)分析及防控，合同執(zhí)行過(guò)程中確實(shí)完成監(jiān)造、驗(yàn)收等活動(dòng)，避免“四自三不見”，及時(shí)提供對(duì)供方的評(píng)價(jià)信息，幫助企業(yè)做到動(dòng)態(tài)管理，全面提高企業(yè)工作效率，降低采購(gòu)成本及采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。

[1]趙樹蜂.采購(gòu)與供應(yīng)管理[M].北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2003.

[2]周關(guān)懷.施工企業(yè)供方的選擇與管理[M].施工企業(yè)管理，2013.09.