摘 要：而今，高職教育改革不斷深化，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也快速發(fā)展，高職院校的檔案管理工作已經(jīng)逐步實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化、信息化的發(fā)展，并成為未來發(fā)展的重要趨勢(shì)。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化能夠使檔案管理更加高效、科學(xué)、規(guī)范，提高檔案管理人員的工作效率。高職院校是社會(huì)技能型人才培養(yǎng)的重要基地，應(yīng)積極建設(shè)網(wǎng)絡(luò)化的信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為高職院校的教育教學(xué)、科研、發(fā)展以及建設(shè)等提供依據(jù)和參考，使其更加優(yōu)越。本文就高職院校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化信息化的意義進(jìn)行分析，提出檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化實(shí)現(xiàn)的有效策略。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案管理；網(wǎng)絡(luò)化；信息化

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展，并逐漸應(yīng)用到社會(huì)生產(chǎn)生活的各個(gè)領(lǐng)域中，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理具有傳統(tǒng)手工管理不可比擬的優(yōu)勢(shì)，網(wǎng)絡(luò)化、信息化的檔案管理能夠快速檢索和查找，比較便利，而且這種信息化的管理方式具有較強(qiáng)的保密性，使用的壽命比較長(zhǎng)，成本不高，檔案儲(chǔ)存的數(shù)量也比較大。對(duì)于高職院校檔案管理效率的提升是極為有利的。當(dāng)前職業(yè)教育也廣泛應(yīng)用信息技術(shù)，高職院校是為社會(huì)培養(yǎng)技術(shù)應(yīng)用型人才，網(wǎng)絡(luò)化、信息化是其發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是檔案管理工作發(fā)展的方向。

1 高職院校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化信息化的意義

高職院校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)與時(shí)代發(fā)展需要相適應(yīng)，當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展，對(duì)社會(huì)生產(chǎn)生活產(chǎn)生極為重要的影響，高職院校作為技術(shù)、知識(shí)的前沿，更應(yīng)與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)、規(guī)范化管理，提高檔案管理工作的效率。

當(dāng)前高等教育改革不斷推進(jìn)，高職院校在檔案管理中也逐漸改革，完善人事、教學(xué)、后勤等檔案信息，以往這些檔案信息都是紙質(zhì)的，查找、保管不夠快捷便利，[1]隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，高職院校也需要抓住機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化，為高職院校的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化檔案管理有助于資源的節(jié)約，能夠使以前工作量大、工作效率不高的問題得到有效的解決，避免出現(xiàn)重復(fù)勞動(dòng)的現(xiàn)象。利用網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，能夠隨時(shí)隨地對(duì)檔案信息進(jìn)行獲取、檢索和共享，計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存量比較大，能夠減少檔案資料的空間占用率，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，提高檔案管理的效果。

當(dāng)前社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入到信息化時(shí)代，電子信息技術(shù)發(fā)展，檔案管理需要與現(xiàn)代化的信息技術(shù)相結(jié)合，高職院校建立自己的辦公數(shù)據(jù)平臺(tái)、校園網(wǎng)等，[2]實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，構(gòu)建信息化、數(shù)字化校園。

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，其運(yùn)算速度、覆蓋面積逐漸廣泛，在檔案管理中有著不可比擬的優(yōu)勢(shì)，能夠快速檢索，查找利用比較便利，有著良好的保密性，管理成本不多，有助于檔案信息資源的共享。高職院校的日常檔案管理工作中使用信息急速，能夠?qū)崿F(xiàn)查詢、檢索、打印等工作效率的提升，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的辦公，實(shí)現(xiàn)檔案管理的水平。

2 高職院校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化信息化策略

1、構(gòu)建高職院校特色的信息化管理平臺(tái)

當(dāng)前高職院校需要積極加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的投入例如，采購先進(jìn)的硬件設(shè)備，與軟件開發(fā)公司相合作，培養(yǎng)自己的軟件開發(fā)人才。結(jié)合高職院校的實(shí)際特性，實(shí)現(xiàn)針對(duì)性的自主研發(fā)，建立數(shù)字化的校園信息化平臺(tái)。依據(jù)高職教育教學(xué)的實(shí)際特點(diǎn)，建立校企合作的人才信息的人事管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)校企合作、工學(xué)結(jié)合、理論實(shí)踐一體化的教學(xué)管理體系，利用社會(huì)化管理系統(tǒng)強(qiáng)化學(xué)生食宿方面的信息處理。[3]數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)凸顯職業(yè)教育的特點(diǎn)，為高職院校檔案管理提供便利。

2、構(gòu)建信息化檔案數(shù)據(jù)庫

為了使檔案管理更加高效，實(shí)現(xiàn)針對(duì)性的檔案服務(wù)，就應(yīng)建立信息化的檔案數(shù)據(jù)庫。凸顯高職院校的專業(yè)特點(diǎn)，形成特色的數(shù)據(jù)庫。

將就業(yè)作為導(dǎo)向，人才培養(yǎng)模式逐漸朝向“訂單式”發(fā)展，結(jié)合社會(huì)用人單位對(duì)人才的實(shí)際需要建立學(xué)生學(xué)籍的檔案數(shù)據(jù)庫，能夠了解學(xué)生的基本信息，也能夠?qū)Ξ厴I(yè)證的真?zhèn)芜M(jìn)行鑒別。完善學(xué)生的成績(jī)檔案數(shù)據(jù)庫，高職院校培養(yǎng)的技術(shù)應(yīng)用型人才，因此檔案內(nèi)容收集時(shí)注重學(xué)生各種技術(shù)、技能證書，凸顯高職檔案的特色。

建立高職院校師資的檔案數(shù)據(jù)庫，提供教師的基本信息，并進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。

此外還需要建立高職院校畢業(yè)生信息反饋檔案，從檔案內(nèi)容的反饋了解高職院校人才培養(yǎng)的情況，能夠及時(shí)對(duì)專業(yè)結(jié)構(gòu)、課程體系、教學(xué)方法等進(jìn)行優(yōu)化陶正，及時(shí)掌握畢業(yè)生的工作動(dòng)態(tài)。畢業(yè)檔案信息能夠?yàn)閷W(xué)校提供學(xué)生的就業(yè)信息，為在校學(xué)生的就業(yè)提供依據(jù)參考?？梢詫?yōu)秀畢業(yè)生的光榮事跡，艱苦創(chuàng)業(yè)情況等講給在校學(xué)生聽，對(duì)其進(jìn)行德育教育。

3、借助于校園網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理

應(yīng)借助于校園網(wǎng)建立高職院校檔案軟件管理系統(tǒng)，使檔案管理工作順利推進(jìn)。當(dāng)前高職院校自動(dòng)化辦公水平逐漸提高，單一的檔案管理軟件已經(jīng)不能滿足自動(dòng)化辦公的實(shí)際需要，因此需要與校園網(wǎng)相結(jié)合，建立文檔一體化的信息系統(tǒng)，通過先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)實(shí)現(xiàn)學(xué)校內(nèi)部信息的傳輸與共享，能夠?qū)Ω髟合档男畔⑦M(jìn)行交流，實(shí)現(xiàn)電子文件的查詢、歸檔等，[4]這已經(jīng)成為高職院?，F(xiàn)代化發(fā)展的必然發(fā)展方向。檔案管理系統(tǒng)是校園系統(tǒng)中的一部分，通過計(jì)算機(jī)平臺(tái)，將子系統(tǒng)與校園網(wǎng)相連接，實(shí)現(xiàn)一體化管理，真正做到檔案資源的共享。

4、科學(xué)開發(fā)利用信息系統(tǒng)

高職院校的檔案管理部門應(yīng)從多角度、多方面提供檔案服務(wù)，科學(xué)的利用檔案信息資源，檔案查閱、外借、制發(fā)檔案復(fù)印本、開展咨詢服務(wù)、舉辦檔案展覽等，[5]通過這些工作實(shí)現(xiàn)檔案的高效利用，擴(kuò)大檔案的利用范圍，提高人們對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案能夠?yàn)楦嗳后w提供讀物，實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理的便捷、快速，同時(shí)得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)的支持。

5、培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)化信息化的管理人才

現(xiàn)如今網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展，已經(jīng)進(jìn)入到信息化社會(huì)中，新的信息技術(shù)層出不窮，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能滿足當(dāng)前檔案管理的實(shí)際需要，因此必須要努力實(shí)現(xiàn)高職檔案的網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理。要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)就需要強(qiáng)化檔案管理人員的教育學(xué)習(xí)，使其豐富自身知識(shí)，形成服務(wù)、管理育人的理念，積極奉獻(xiàn)，積極學(xué)習(xí)檔案管理的專業(yè)知識(shí)，明確高職院校教育教學(xué)的理念和規(guī)律，認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，積極使用信息化的技術(shù)方法，積極推進(jìn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化水平的提升。檔案管理人員之間應(yīng)相互合作，遇到問題共同探討解決，建立高素質(zhì)水平的、現(xiàn)代化的檔案管理隊(duì)伍，促進(jìn)檔案管理效率、效果的順利實(shí)現(xiàn)，能夠更好地為高職院校的進(jìn)步提供科學(xué)的依據(jù)，實(shí)現(xiàn)良好的發(fā)展。

3 結(jié)束語

總而言之，當(dāng)前高職院校教育教學(xué)改革不斷推進(jìn)，現(xiàn)代化的信息技術(shù)逐漸在高職院校管理工作中應(yīng)用起來，尤其是檔案管理工作。當(dāng)前高職院校的檔案管理工作逐漸實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化發(fā)展，檔案管理人員需要認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的重要作用，積極轉(zhuǎn)變管理理念，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，科學(xué)開展檔案管理工作，使得檔案信息資源能夠?yàn)楦呗氃盒５臎Q策制定提供科學(xué)的依據(jù)。

參考文獻(xiàn)

[1]吉順霞.高職院校檔案管理的信息化建設(shè)探析[J].中國管理信息化，2013，13：74.

[2]滕月鵬.高職院校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化信息化之思考[J].價(jià)值工程，2013，16：205-207.

[3]羅慧芳.高職院校檔案管理信息化建設(shè)探究[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2011，17：149-150.

[4]陳小芳.初探高職院校檔案管理的信息化建設(shè)[J].湖南大眾傳媒職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2011，04：80-82.

[5]夏帥，裴忠慶.關(guān)于高職院校檔案管理信息化的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，05：54.

作者簡(jiǎn)介

鄒婷（1983-），女，漢，湖北仙桃，湖北省仙桃職業(yè)學(xué)院，本科。