曹文霞

摘 要：如何降低采購(gòu)成本是企業(yè)追求的永恒目標(biāo)，文章認(rèn)為，降低采購(gòu)成本首先要界定好采購(gòu)物資的分類，根據(jù)不同類別的物資，采取不同的采購(gòu)管理辦法，最終降低采購(gòu)成本，為企業(yè)把好生產(chǎn)的“進(jìn)口關(guān)”。

關(guān)鍵詞：采購(gòu)成本 物資分類 采購(gòu)管理

中圖分類號(hào)：F253.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2016）12-282-01

采購(gòu)作為企業(yè)的“第三大利潤(rùn)源泉”，其在企業(yè)的重要地位不言而喻。如何降低采購(gòu)成本是企業(yè)追求的永恒目標(biāo)，筆者認(rèn)為降低采購(gòu)成本首先要界定好采購(gòu)物資的分類，根據(jù)不同類別的物資，采取不同的采購(gòu)管理辦法，最終降低采購(gòu)成本，為企業(yè)把好生產(chǎn)的“進(jìn)口關(guān)”。

一個(gè)跨區(qū)域多領(lǐng)域擁有十多個(gè)子分公司的大型集團(tuán)公司，如何構(gòu)建符合企業(yè)自身特點(diǎn)，融合企業(yè)獨(dú)特文化，將嚴(yán)格管理和靈活機(jī)動(dòng)相結(jié)合的采購(gòu)工作管理制度一直是筆者認(rèn)真研究并不斷總結(jié)的重點(diǎn)工作。

一、為什么要進(jìn)行采購(gòu)物資的分類管理

一個(gè)大型的加工型企業(yè)所負(fù)責(zé)采購(gòu)的物料有可能有幾千種，可以說(shuō)是物資種類品種繁多。每個(gè)品種的價(jià)格不同，且采購(gòu)數(shù)量相差很大，有的物資單項(xiàng)采購(gòu)數(shù)量不多但價(jià)值很大，而有的物資數(shù)量很多但價(jià)值不高，由于企業(yè)的資源有限，不可能對(duì)每一種物資采購(gòu)都采用同一模式、同一辦法進(jìn)行業(yè)務(wù)控制。因此在進(jìn)行采購(gòu)物資管理控制時(shí)，就要求我們將注意力集中在比較重要的采購(gòu)物資上，依據(jù)采購(gòu)物資的重要程度分別管理。采購(gòu)中心從采購(gòu)金額，采購(gòu)渠道，內(nèi)在質(zhì)量檢測(cè)難易度或在品牌管理中有授權(quán)要求的，并參照各子分公司所處的市場(chǎng)環(huán)境特點(diǎn)入手，將采購(gòu)物資分為集中采購(gòu)和分散采購(gòu)。

二、集中采購(gòu)物資的界定和采購(gòu)管理流程

集中采購(gòu)物資是采購(gòu)金額大，采購(gòu)渠道相對(duì)集中的占有總采購(gòu)金額70%以上的重點(diǎn)物資，比如合成洗滌劑加工行業(yè)主要代表有：烷基苯、AEO9、磺酸、AES、香精、皂粒……等。在這類物資的采購(gòu)中，采購(gòu)中心充分發(fā)揮集團(tuán)采購(gòu)優(yōu)勢(shì)，由中心統(tǒng)一負(fù)責(zé)渠道選擇，價(jià)格制定，計(jì)劃審批，并綜合計(jì)算各子分公司需求量后，統(tǒng)一談判對(duì)外簽訂合同和進(jìn)行客戶管理，充分發(fā)揮出大集團(tuán)的對(duì)外采購(gòu)合力，增加了對(duì)外談判的籌碼，提高了集團(tuán)對(duì)外形象，實(shí)現(xiàn)了降低采購(gòu)成本的目標(biāo)。

集中采購(gòu)的特點(diǎn)有：一是集中采購(gòu)可使數(shù)量增加，提高對(duì)供應(yīng)商的談判力量，較易獲得價(jià)格折讓與良好服務(wù)。二是只有一個(gè)采購(gòu)部門，因此采購(gòu)方針與作業(yè)規(guī)則，比較容易統(tǒng)一實(shí)施。三是采購(gòu)功能集中，減少人力浪費(fèi)；便于采購(gòu)人才培養(yǎng)與訓(xùn)練；推行分工專業(yè)性，使采購(gòu)作業(yè)成本降低，效率提升。四是建立各部門共同物料的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格，可以簡(jiǎn)化種類，互通有無(wú)，亦可節(jié)省檢驗(yàn)工作。五是可以統(tǒng)籌規(guī)劃供需數(shù)量，避免各自為政，產(chǎn)生過(guò)多的存貨，各部門過(guò)剩物料，亦可相互轉(zhuǎn)用。

集中采購(gòu)物資流程：對(duì)于集中采購(gòu)物資的采購(gòu)工作，各子分公司在接到生產(chǎn)部門下達(dá)的月生產(chǎn)計(jì)劃后，首先盤查各類材料的實(shí)際庫(kù)存，考慮合理庫(kù)存儲(chǔ)備量及當(dāng)月生產(chǎn)需求量后，向采購(gòu)中心申報(bào)月采購(gòu)計(jì)劃（含采購(gòu)價(jià)格），經(jīng)采購(gòu)中心價(jià)格委員會(huì)審議通過(guò)后方可實(shí)施采購(gòu)，其采購(gòu)渠道必須是經(jīng)過(guò)授權(quán)采購(gòu)中心組織的第三方招標(biāo)公司招標(biāo)確認(rèn)的，嚴(yán)禁渠道外采購(gòu)。各子分公司參照車間滿負(fù)荷生產(chǎn)量計(jì)算原料的實(shí)際使用工作日，綜合供應(yīng)商的生產(chǎn)周期，確定該材料的具體采購(gòu)到貨期（包裝材料更需注意配套到貨），確定是否分批到貨及個(gè)品種到貨的時(shí)間（減少本公司的庫(kù)存壓力和資金壓力），及時(shí)在“NC”系統(tǒng)中錄入，并以訂單形式傳真給供應(yīng)商。跟蹤落實(shí)供應(yīng)商是否確認(rèn)采購(gòu)數(shù)量及到貨時(shí)間，在到貨前定期與供應(yīng)商聯(lián)系訂單執(zhí)行情況，如遇銷售市場(chǎng)或生產(chǎn)安排發(fā)生變化，及時(shí)作出調(diào)整計(jì)劃并上報(bào)采購(gòu)中心，批復(fù)通過(guò)后實(shí)施采購(gòu)。到貨后立即通知質(zhì)檢部門取樣檢驗(yàn)，如不合格，馬上按照質(zhì)檢部門檢驗(yàn)結(jié)果，通知供應(yīng)商協(xié)調(diào)解決，并落實(shí)新的到貨時(shí)間，同時(shí)將該情況上報(bào)采購(gòu)中心，避免其他分子公司發(fā)生同樣問(wèn)題。

三、分散采購(gòu)物資的界定和采購(gòu)管理流程

分散采購(gòu)物資是采購(gòu)金額小，種類繁多，適合就地采購(gòu)的物資，或?yàn)樵诩瘓F(tuán)內(nèi)部采購(gòu)的物資；或是個(gè)別子分公司獨(dú)家采購(gòu)的物資，占總采購(gòu)金額的30%左右。各子分公司遵循比質(zhì)比價(jià)的采購(gòu)原則在采購(gòu)中心的監(jiān)控管理下進(jìn)行自主采購(gòu)。

分散采購(gòu)的特點(diǎn)：分散采購(gòu)的優(yōu)點(diǎn)是靈活性。即根據(jù)分子公司自身特點(diǎn)，靈活地與當(dāng)?shù)毓?yīng)商進(jìn)行更好的合作。避免集中采購(gòu)帶來(lái)的壓貨的煩惱。

分散采購(gòu)物資的流程是集團(tuán)采購(gòu)中心負(fù)責(zé)價(jià)格監(jiān)管，各分子公司每年將分散采購(gòu)物資計(jì)劃價(jià)報(bào)采購(gòu)中心備案。各分子公司各自負(fù)責(zé)每月采購(gòu)的價(jià)格、渠道、計(jì)劃評(píng)審、客戶管理、訂單、到貨追蹤、質(zhì)量、入庫(kù)、發(fā)票匹配、結(jié)算工作。

不論是集采物資還是自采物資，在實(shí)際采購(gòu)過(guò)程中均按照月計(jì)劃、旬采購(gòu)、周到貨的原則，遵循“三不”，即不斷料、不呆料、不囤料。合理掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)周期，產(chǎn)品資金占用比例，盡可能將競(jìng)爭(zhēng)性的產(chǎn)品采購(gòu)不集中到一個(gè)供應(yīng)商，對(duì)于那些標(biāo)準(zhǔn)化、同質(zhì)化、同優(yōu)勢(shì)競(jìng)爭(zhēng)性的產(chǎn)品，盡可能將采購(gòu)比例傾斜到一個(gè)相對(duì)優(yōu)秀的供應(yīng)商，盡可能向同一個(gè)供應(yīng)商采購(gòu)不同的產(chǎn)品，這樣可以大大節(jié)省交易成本，降低檢驗(yàn)成本，同時(shí)因?yàn)橐?guī)模更大，也增加了采購(gòu)的談判力度，有利于獲得更低的價(jià)格，即讓有限的采購(gòu)資源價(jià)值最大化。

物資適宜集中采購(gòu)還是分散采購(gòu)并不是一成不變的，主要根據(jù)物資的采購(gòu)需求情況而定。如果市場(chǎng)行情或產(chǎn)品結(jié)構(gòu)變化，采購(gòu)物資數(shù)量增加或者減少，集中采購(gòu)與分散采購(gòu)的物資是可以相互轉(zhuǎn)換的，我們采購(gòu)的最終目的是降低采購(gòu)成本。

總之，界定物資分類是降低采購(gòu)成本的第一步，物資分類的正確與否直接關(guān)系到采購(gòu)成本的降低。企業(yè)要做好最大限度地挖掘采購(gòu)利潤(rùn)源泉，必需做好物資分類工作，根據(jù)不同物資的采購(gòu)特點(diǎn)，分類管理，最終實(shí)現(xiàn)降低采購(gòu)成本的目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 朱慧.DHY公司采購(gòu)供應(yīng)鏈優(yōu)化研究.東北農(nóng)業(yè)大學(xué)碩士論文，2011

[2] 景文全.Branson上海供應(yīng)鏈管理下的采購(gòu)模式研究.蘭州大學(xué)碩士論文，2009

（作者單位：南風(fēng)化工集團(tuán)股份有限公司采購(gòu)中心 山西運(yùn)城 044000）

（責(zé)編：賈偉）