孟祥喜

摘 要：本文以某公司檔案培訓(xùn)為例，結(jié)合檔案培訓(xùn)內(nèi)容，就培訓(xùn)課程制作的順序、方法以及相關(guān)注意事項(xiàng)進(jìn)行了論述。

關(guān)鍵詞：PPT；檔案培訓(xùn)；培訓(xùn)方法

PPT一般是指微軟公司的演示文稿軟件。用戶可以使用投影儀或者計(jì)算機(jī)等設(shè)備對(duì)演講內(nèi)容進(jìn)行演示，也可以將演示文稿以講義的形式打印出來(lái)，現(xiàn)在PPT已成為多媒體教學(xué)的重要手段。但是，在PPT培訓(xùn)教學(xué)過(guò)程中，一些講師認(rèn)為會(huì)用課件就好、實(shí)用就行。簡(jiǎn)單的將其作為黑板板書的替代品，制作的PPT僅簡(jiǎn)單的將以前的板書內(nèi)容復(fù)制到軟件上，不注重頁(yè)面布局和顏色搭配，濫用藝術(shù)字等。[1]無(wú)形中影響了藝術(shù)效果。筆者從參加的一些檔案培訓(xùn)出發(fā)，結(jié)合自己的一些授課經(jīng)歷，以某公司為推進(jìn)檔案管理規(guī)范化內(nèi)部認(rèn)證體系建設(shè)以及標(biāo)準(zhǔn)化檔案室建設(shè)為目的組織的一次培訓(xùn)為例，就其中檔案培訓(xùn)ppt制作、內(nèi)容架構(gòu)方法等做一介紹。

1 每張幻燈片在制作時(shí)需要考慮的幾個(gè)方面

1.1 所用時(shí)間

在制作每一張幻燈片的時(shí)候首先要考慮的是本頁(yè)幻燈片演示的時(shí)間長(zhǎng)度以及和學(xué)員互動(dòng)的時(shí)間長(zhǎng)度。一般一張幻燈片停留時(shí)間一分鐘左右為宜，核心內(nèi)容可適當(dāng)延長(zhǎng)。比如培訓(xùn)目的、學(xué)習(xí)目標(biāo)的介紹，半分鐘時(shí)間即可。

1.2 目的

此處的目的是指重點(diǎn)說(shuō)明本張幻燈片要達(dá)到什么目的，而非本課程的目的。每張幻燈片在制作時(shí)要有明確的目的?？梢越榻B檔案工作的重要性，檔案工作的內(nèi)、外部驅(qū)動(dòng)力等，基本與課程大綱保持對(duì)應(yīng)。

1.3 重點(diǎn)

一張幻燈片中可能需要說(shuō)明一個(gè)或幾個(gè)要點(diǎn)，但關(guān)鍵是要注意突出本張幻燈片要說(shuō)明的核心。如某企業(yè)培訓(xùn)目的是推進(jìn)公司檔案管理規(guī)范化內(nèi)部體系認(rèn)證，創(chuàng)建公司檔案室。那么介紹培訓(xùn)目的的幻燈片就應(yīng)該將 檔案規(guī)范化、內(nèi)部體系認(rèn)證、標(biāo)準(zhǔn)檔案室建設(shè)作為介紹培訓(xùn)目的的幻燈片的重點(diǎn)內(nèi)容。

1.4 授課方式

一般分為講授式或引導(dǎo)式。單純介紹知識(shí)性的一般采取講授的方式，將要說(shuō)明的知識(shí)點(diǎn)通過(guò)講師直接傳達(dá)給學(xué)員。引導(dǎo)式一般要傳授的知識(shí)點(diǎn)與學(xué)員能夠產(chǎn)生某種聯(lián)系，這種聯(lián)系或是工作上的，或是生活上的。如課程開始時(shí)對(duì)學(xué)員心中檔案工作什么樣子的詢問(wèn)，就屬于引導(dǎo)式的問(wèn)題。這種問(wèn)題便于了解學(xué)員對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容的了解情況，同時(shí)好的引導(dǎo)能拉近師生間的距離。

1.5 授課流程及步驟

每張幻燈片中的內(nèi)容要按照一定的流程和步驟進(jìn)行講解。一般在課程中每一部分的開始對(duì)本部分要講解的內(nèi)容進(jìn)行講解流程和步驟的規(guī)劃。比如在培訓(xùn)中一般都會(huì)涉及學(xué)習(xí)目標(biāo)的講解。對(duì)此授課流程可以安排為先介紹案例，以故事的形式吸引學(xué)員的注意力，然后從案例中進(jìn)行提問(wèn)學(xué)員受到什么啟示，并進(jìn)一步追問(wèn)學(xué)員心中的檔案工作是什么樣子等。

1.6 參考話術(shù)

在幻燈片演示過(guò)程中，為保證語(yǔ)言表達(dá)的多樣與自然，要對(duì)每張幻燈片中涉及的話題如何引入、如何表達(dá)、如何過(guò)渡到下一個(gè)話題進(jìn)行設(shè)計(jì)，目的是列出講師要說(shuō)的話以及引導(dǎo)學(xué)員活動(dòng)的話語(yǔ)指引。比如在課程的開頭可以用“咱們首先看一個(gè)案例”在案例講解結(jié)束后可以用“大家通過(guò)剛才的案例得到什么啟示呢？”使每個(gè)知識(shí)點(diǎn)之間達(dá)到順利銜接的效果。

2 課程構(gòu)架

2.1 題目

一個(gè)ppt課件的構(gòu)架有基本固定的模式，筆者以常見的格式為例說(shuō)明：首先是培訓(xùn)的題目。題目可直接點(diǎn)明主題如“檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)”，也可以是引導(dǎo)式的題目如“檔案整理跟我學(xué)——檔案室建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)”等。如果其他一些涉及檔案普及性的知識(shí)較多，如檔案的價(jià)值、作用等，具體業(yè)務(wù)知識(shí)較少，也可以取一些有底蘊(yùn)的名字，如“蘭臺(tái)知多少”等。

2.2 培訓(xùn)目的

要明確通過(guò)此次培訓(xùn)想要讓學(xué)員了解哪些知識(shí)，掌握并能運(yùn)用哪些知識(shí)。如通過(guò)這次培訓(xùn)我們要了解檔案的價(jià)值、意義和檔案管理內(nèi)部體系認(rèn)證的基本知識(shí)，掌握檔案標(biāo)準(zhǔn)化的操作知識(shí)。能夠?qū)ξ臅鴻n案、會(huì)計(jì)檔案等進(jìn)行熟練整理等。

2.3 學(xué)習(xí)目標(biāo)

在明確培訓(xùn)目的的基礎(chǔ)上，要列出學(xué)習(xí)目標(biāo)。學(xué)習(xí)目標(biāo)要與培訓(xùn)目的一一對(duì)應(yīng)，是對(duì)培訓(xùn)目的的細(xì)化，并為下一步列出培訓(xùn)大綱打下基礎(chǔ)。比如針對(duì)“配合推進(jìn)公司檔案管理規(guī)范化內(nèi)部認(rèn)證體系項(xiàng)目及在公司創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)檔案室”的培訓(xùn)目的其學(xué)習(xí)目標(biāo)大概可以分為“理解檔案共組哦的重要性，了解檔案工作的各個(gè)組成要素以及掌握檔案室等級(jí)認(rèn)定的步驟”。如此使學(xué)員對(duì)自己要學(xué)習(xí)的內(nèi)容輕重緩急心里就有了大概印象。

2.4 課程導(dǎo)入

明確了學(xué)習(xí)目標(biāo)，就要通過(guò)問(wèn)題、故事、或者互動(dòng)游戲等方式導(dǎo)入到正式的課程學(xué)習(xí)中。如果引入故事一般要與受訓(xùn)公司或?qū)W員有關(guān)聯(lián)，這樣易喚起學(xué)員的親歷心理。其次要具有典型性，是真實(shí)的案例，讓人能夠印象深刻。比如某學(xué)員所在公司的下屬企業(yè)因工程結(jié)算問(wèn)題與設(shè)備廠家、施工單位經(jīng)濟(jì)糾紛不斷，訴訟頻頻失敗。其原因就是工程檔案遺失嚴(yán)重，相關(guān)合同無(wú)處可尋。痛定思痛，該公司開始定崗專職檔案員，并對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化整理，目前企業(yè)檔案工作平穩(wěn)運(yùn)行，尚未再因檔案問(wèn)題產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)損失。這樣學(xué)員就對(duì)檔案及檔案工作的重要性有了形象的認(rèn)識(shí)。講故事一方面是為了培訓(xùn)的趣味性，另一方面要引出導(dǎo)師想要學(xué)員思考的東西。比如上述故事目的在于讓學(xué)員既對(duì)檔案工作有了初步的了解，通過(guò)提問(wèn)學(xué)員的感受與想法又能讓學(xué)員自身對(duì)檔案的了解與接下來(lái)要講的檔案工作的內(nèi)容形成一種吸引。誘導(dǎo)學(xué)員聚焦于下面的內(nèi)容。

2.5 編寫大綱

大綱是正式內(nèi)容的引入，一個(gè)培訓(xùn)課件必須要包含大綱章節(jié)，通常將大綱中內(nèi)容分三個(gè)部分，每個(gè)部分再分三個(gè)小部分，這是符合人們的接受心理的一種分法，也可以根據(jù)需要分成四個(gè)部分，但不宜太多。如在本培訓(xùn)課件制作中可分為四個(gè)部分：檔案工作的定義、檔案工作的要素、申請(qǐng)等級(jí)認(rèn)證的流程、步驟、制定實(shí)施計(jì)劃。

2.6 核心內(nèi)容講解

介紹完大綱內(nèi)容后就進(jìn)入核心內(nèi)容的講解，根據(jù)所列大綱將每個(gè)知識(shí)點(diǎn)通過(guò)陳述、例證、故事、提問(wèn)等方式展現(xiàn)出來(lái)。需要注意的是在每一部分講完后應(yīng)對(duì)該部分進(jìn)行小結(jié)。就本部分講述的知識(shí)點(diǎn)通過(guò)幾句話簡(jiǎn)單的概括一下，對(duì)需要掌握的內(nèi)容注意重點(diǎn)進(jìn)行強(qiáng)調(diào)。同時(shí)在知識(shí)點(diǎn)的講述中盡量多用圖片、數(shù)據(jù)等，心理學(xué)研究表明，人們通過(guò)聽覺獲得的知識(shí)能夠記憶的大約占 15%， 從視覺獲得的知識(shí)能夠記憶的大約占 25%，而聽覺和視覺兩種感官同時(shí)接受信息，能夠記憶的大約占 65%。[2]因此，多采用照片、音視頻與單純的文字表述相比更為直觀、形象，也更能吸引聽眾的注意力。尤其是在介紹庫(kù)房設(shè)施設(shè)備，檔案裝具以及檔案擺放等內(nèi)容時(shí)，播放實(shí)地拍攝的圖片比單純的講解描述效果要好很多。

2.7 課程結(jié)尾

講完培訓(xùn)的核心內(nèi)容后不可迅速結(jié)束課程，否則會(huì)給學(xué)員一種戛然而止沒有講完的錯(cuò)覺。可以在結(jié)尾部分對(duì)本次培訓(xùn)的內(nèi)容做一個(gè)大概介紹，或者談一些相關(guān)的感想，盡量涉及一些與學(xué)員能產(chǎn)生共鳴的話題，以此將本次培訓(xùn)中學(xué)員的情緒在一個(gè)較為飽滿的狀態(tài)下收尾。

如今，PPT 作為一種已被廣泛應(yīng)用的課程培訓(xùn)工具，如何在檔案培訓(xùn)課程設(shè)計(jì)制作中有步驟、有章法的進(jìn)行，還需要檔案培訓(xùn)人員在實(shí)踐中特別是一線教學(xué)實(shí)踐中進(jìn)行理論和實(shí)證研究的循環(huán)， 以不斷地完善 PPT設(shè)計(jì)與應(yīng)用的水平， 實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)對(duì)提升教育教學(xué)質(zhì)量的有效支持。[3]

參考文獻(xiàn)

[1] 張坤，谷永紅，張揚(yáng).PPT教學(xué)存在的認(rèn)知誤區(qū)分析與對(duì)策探討.高教論壇，2015（10）：74.

[2]王靜.PPT 在專業(yè)教學(xué)中的應(yīng)用[J].計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)，2009，（14）：207.

[3] 鐘志賢，張曉梅.全新思維視域下的PowerPoint設(shè)計(jì).中國(guó)電化教育，2011（4）：91.