摘 要：在機(jī)關(guān)工作二十多年，每一屆領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的認(rèn)知程度都很有限，對(duì)檔案的作用也知之甚少，因?yàn)椴粔蛑匾?，造成很多的寶貴的資料流失，只有讓廣大工作者了解檔案在現(xiàn)實(shí)工作中的作用，才能做好檔案工作。

關(guān)鍵詞：檔案；起源；作用

1 “檔案”的起源

“檔案”一詞，最早解釋?zhuān)强滴跛氖辏ü?707年）楊賓的《柳邊紀(jì)略》一書(shū)?！斑呁馕淖?，多書(shū)于木，往來(lái)傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也，存儲(chǔ)年久者曰檔案。”這是迄今所見(jiàn)最早對(duì)“檔案”一詞的說(shuō)明。語(yǔ)義學(xué)意義上的“檔案”一詞，應(yīng)當(dāng)說(shuō)具有形象的和內(nèi)在的意義?！皺n”，《康熙字典》解釋為“橫木框檔”，即木架框格的意思?！鞍浮保罢f(shuō)文解字”解釋為“幾屬”，即小桌一類(lèi)的東西。由此引申，又把處理一樁事件的有關(guān)文件叫做一案，并通稱(chēng)收存的官方文件為“案”、“卷案”、“案卷”?！皺n”字和“案”字連用，就是存入檔架收貯起來(lái)的案卷，而把放置檔案的架子稱(chēng)作檔架，把一格稱(chēng)為一檔。這些叫法有的一直沿用下來(lái)，但是其含義已經(jīng)得到了深化和發(fā)展。

檔案所包含的學(xué)科有：《文書(shū)學(xué)》、《檔案管理學(xué)》、《檔案學(xué)概論》、《科技檔案管理學(xué)》、《檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)》。機(jī)關(guān)檔案的種類(lèi)有：文書(shū)檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案。檔案的定義：是“國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存利用價(jià)值的各種載體形式的歷史記錄?！边@是關(guān)于檔案定義作為行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的文字表述，是2001年國(guó)家新頒布的中國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，是在現(xiàn)實(shí)生活中我們應(yīng)該遵循的。

2 檔案的作用

檔案作為歷史記錄，它縱連歷史諸多階段，橫貫社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，它記述了人類(lèi)實(shí)踐活動(dòng)的過(guò)程，存儲(chǔ)了大量的原始信息，具有珍貴的價(jià)值和廣泛的作用。就其基本作用，可以概括為憑證作用和參考作用，這是由檔案的形成規(guī)律和基本屬性所決定的。這兩大基本作用，主要體現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：

2.1 行政管理的查考憑據(jù)

檔案是行政管理機(jī)關(guān)以往工作的記錄。它記錄了上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)，本單位的工作活動(dòng)，下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與報(bào)告，平級(jí)機(jī)關(guān)間的商洽與交流，以及機(jī)關(guān)與人民群眾之間的溝通和聯(lián)系。所以機(jī)關(guān)為了行政管理，為了維持正常的管理秩序，提高工作效率，無(wú)論是熟悉情況、制定計(jì)劃，還是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、預(yù)測(cè)未來(lái)，都需要以檔案作為查考依據(jù)。是開(kāi)展工作、處理問(wèn)題和決策的必要條件。實(shí)際工作中無(wú)數(shù)事實(shí)充分證明：有檔可查，可以提高機(jī)關(guān)行政管理工作的效率和質(zhì)量；無(wú)檔可依，就會(huì)給管理工作造成困難和損失。

2.2 業(yè)務(wù)活動(dòng)的可靠資料

人類(lèi)諸多領(lǐng)域開(kāi)展的業(yè)務(wù)活動(dòng)，檔案都有豐富的記載。人類(lèi)的業(yè)務(wù)活動(dòng)是一個(gè)連續(xù)和繼承的過(guò)程，往往前一階段形成的檔案就是后一階段的依據(jù)和憑證。現(xiàn)階段形成的檔案，又為將來(lái)提供依據(jù)和憑證。尤其人類(lèi)在業(yè)務(wù)活動(dòng)分工的細(xì)化，科技含量的增加，業(yè)務(wù)管理的規(guī)范，檔案在業(yè)務(wù)活動(dòng)中所提供資料的可靠性更加明顯。工、農(nóng)、商貿(mào)活動(dòng)無(wú)一不有檔案的蹤跡和作用，檔案的可靠性更是不可動(dòng)搖的。無(wú)論是市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、金融貿(mào)易、協(xié)議洽談等，都以在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案為憑。人們常說(shuō)的“空口無(wú)憑，立字為證”，就是檔案作用的形象描述。就科學(xué)研究而言，檔案的可靠性更是發(fā)揮的淋漓盡致。科學(xué)研究是對(duì)新知識(shí)或已有知識(shí)的深化探索。人們?cè)谶M(jìn)行任何科學(xué)研究都不是從零開(kāi)始的，需借鑒和繼承前人的研究成果，掌握充分的文獻(xiàn)資料，檔案就是可供借鑒的重要依據(jù)，是進(jìn)行科學(xué)研究的基礎(chǔ)和前提條件。尖端技術(shù)研究、自然科學(xué)研究、社會(huì)科學(xué)研究和思維科學(xué)研究，都以原始檔案作為重要支撐和依托。著名史學(xué)家鄭天挺在評(píng)價(jià)檔案作為史料的作用時(shí)說(shuō)：“靠傳說(shuō)、靠記錄流傳下來(lái)，如無(wú)旁證都不盡可信。歷史檔案是原始資料的原始資料，應(yīng)該占最高地位?！?/p>

2.3 維護(hù)國(guó)家、集體和個(gè)人權(quán)益的法律依據(jù)

從檔案的形成來(lái)看，它是事件的當(dāng)時(shí)、當(dāng)?shù)?、?dāng)事人在活動(dòng)中的原始記錄，這些記錄不僅反映了事件的原始過(guò)程，也反映了當(dāng)事人的法律權(quán)益。正因?yàn)檫@些材料有的記錄了當(dāng)事者的社會(huì)關(guān)系、經(jīng)濟(jì)關(guān)系和政治關(guān)系的組成，有的記載了有關(guān)事件的過(guò)程，各方面承擔(dān)的權(quán)利和義務(wù)，以及當(dāng)事人具有的資歷、待遇和榮譽(yù)等。一旦當(dāng)事者或某些方面發(fā)生疑問(wèn)、爭(zhēng)執(zhí)和糾紛時(shí)，那么這些文件的原始記錄——檔案，則最能直接有力地說(shuō)明事實(shí)的真實(shí)及當(dāng)事人權(quán)益的歸屬，成為權(quán)威的法律依據(jù)，并有一定的物證作用。檔案在維護(hù)國(guó)家和民族利益方面發(fā)揮的作用，在解決機(jī)關(guān)單位和個(gè)人的合法利益的事例舉不勝舉；反之因缺乏檔案的有力舉證，而使當(dāng)事者陷入尷尬境地或痛失權(quán)益的事件也比比皆是。（案例）2002年。洛陽(yáng)市接到通知，因我市某國(guó)企在世界銀行的貸款到期后無(wú)法償還，提供擔(dān)保的市政府需承擔(dān)4000萬(wàn)的損失。而市政府相關(guān)負(fù)責(zé)人記得，該國(guó)企在10年前被“并入”一家中字頭公司，相關(guān)債務(wù)應(yīng)由該公司承擔(dān)。怎么辦呢？查閱檔案，檔案局工作人員通過(guò)查閱：找到了一份省發(fā)改委致洛陽(yáng)市政府的相關(guān)申請(qǐng)批復(fù)原件，文件清楚記載了該國(guó)企系“并入”該中字頭公司。隨后，市政府立即派人帶著相關(guān)檔案趕赴北京說(shuō)明情況并得到采用，避免了巨大損失。

2.4 宣傳教育的生動(dòng)素材

檔案內(nèi)容的豐富性、來(lái)源的可靠性、記錄的原始性，決定了它是中華民族文明積累的結(jié)晶，檔案對(duì)社會(huì)主義精神文明建設(shè)具有十分重要作用，主要在兩個(gè)方面：首先檔案本身可作為宣傳教育的直接材料。革命歷史檔案是革命實(shí)踐的總結(jié)，體現(xiàn)人民革命斗爭(zhēng)的成果。利用廣播、電視、報(bào)刊雜志，等宣傳工具公布檔案，舉辦檔案展覽、陳列檔案，將檔案內(nèi)容公諸于世，可使檔案直接發(fā)揮作用。其次以檔案為素材著書(shū)立說(shuō)，撰寫(xiě)回憶錄，進(jìn)行文藝創(chuàng)作，用生動(dòng)形象的方式展現(xiàn)在大眾面前，進(jìn)行愛(ài)國(guó)主義教育、革命傳統(tǒng)教育、歷史知識(shí)和科學(xué)知識(shí)教育等。

2.5 政治斗爭(zhēng)的必要工具

檔案記載了不同歷史階段的社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、法律等方面的情況，這些原始記錄，歷來(lái)成為階級(jí)統(tǒng)治和進(jìn)行各種政治斗爭(zhēng)的工具。我國(guó)現(xiàn)存的檔案記有國(guó)內(nèi)外敵對(duì)勢(shì)力在中國(guó)進(jìn)行的許多罪惡活動(dòng)以及中國(guó)人民進(jìn)行革命斗爭(zhēng)的情況和有關(guān)的歷史。黨和國(guó)家一向重視利用檔案，把它作為從事政治斗爭(zhēng)的可靠根據(jù)和銳利武器。例如，對(duì)于日本侵華戰(zhàn)爭(zhēng)中駭人聽(tīng)聞的南京大屠殺事件，日本右翼勢(shì)力一直否認(rèn)。但1994年從遼寧檔案館發(fā)現(xiàn)的一組由當(dāng)時(shí)日本侵略者自己形成的記載這一事件的日文檔案和南京市檔案館保存的崇善堂埋尸檔案，南京偽政府檔案等原始記錄，鐵證如山地證實(shí)了南京大屠殺的真實(shí)性，有力地回?fù)袅巳毡居乙韯?shì)力的信口雌黃，揭露了日本侵略者的本質(zhì)。隨著社會(huì)檔案意識(shí)的提高，人們民主意識(shí)的增強(qiáng)及我國(guó)與國(guó)際交往的不斷發(fā)展，檔案在諸多方面的作用，將有更大的拓展空間，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。所以說(shuō)檔案的作用是不可小視的，它有一個(gè)潛在價(jià)值向現(xiàn)實(shí)價(jià)值轉(zhuǎn)變的過(guò)程。

檔案所包含的領(lǐng)域非常廣，檔案記錄著從古至今的社會(huì)變遷、歷史事件、科學(xué)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)政治、軍事外交、文化教育、國(guó)土疆域、地理區(qū)劃、交通運(yùn)輸、水文地質(zhì)、物產(chǎn)資源、風(fēng)俗民情、天災(zāi)人禍等各方面的歷史記錄，它不僅貯存了大量知識(shí)，而且記載著其它各種信息。它是人類(lèi)在認(rèn)識(shí)和改造世界活動(dòng)中直接所獲得信息的途徑，成為人類(lèi)社會(huì)存在和發(fā)展所必須的一種重要信息資源。檔案是我們國(guó)家和民族文化建設(shè)的歷史記憶，傳承文明的重要載體，檔案是國(guó)家的寶貴財(cái)富，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。其實(shí)檔案行業(yè)要做的事情還有很多，它所蘊(yùn)含的科學(xué)規(guī)律我們還知之甚少，而它的歷史價(jià)值 、文化價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，不管現(xiàn)在還是潛在的，都算是功在當(dāng)代、利在千秋的事業(yè)。

作者簡(jiǎn)介

馬娥（1968-），女，漢族，河南洛陽(yáng)人，河南省陸渾水庫(kù)管理局職工，現(xiàn)從事檔案管理工作。