宋季

摘 要：在經(jīng)濟(jì)全球化背景下，辦公室已成為企業(yè)運(yùn)營中的關(guān)鍵性管理服務(wù)機(jī)構(gòu)，綜合性較強(qiáng)，擔(dān)負(fù)著多項(xiàng)事務(wù)，是日常各項(xiàng)事務(wù)順利開展的重要保障，必須加強(qiáng)企業(yè)辦公室行政管理。因此，站在客觀立場，多角度分析企業(yè)運(yùn)營中辦公室行政管理的職能，多層次探討電力企業(yè)辦公室行政管理的應(yīng)用策略。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；辦公室；行政管理；應(yīng)用策略

中圖分類號：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-291X（2017）03-0169-04

就電力企業(yè)而言，“生產(chǎn)、經(jīng)營”電力是其核心職能，由多個子系統(tǒng)組成，比如，發(fā)電、變電、輸電，經(jīng)濟(jì)核算具有其獨(dú)立性。在電力企業(yè)運(yùn)營過程中，辦公室是其處理多樣化行政事務(wù)的核心運(yùn)行機(jī)構(gòu)，處于核心位置，具有“協(xié)調(diào)內(nèi)外、承上啟下”（聯(lián)系內(nèi)外，溝通上下，協(xié)調(diào)左右）的作用，為內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)者科學(xué)決策提供了重要的保障。在社會市場經(jīng)濟(jì)背景下，由于受到各方面主客觀因素的影響，電力企業(yè)辦公室行政管理現(xiàn)狀并不樂觀，電力企業(yè)必須通過不同途徑采取措施有效解決存在的問題，優(yōu)化辦公室行政管理形式，提高辦公室行政管理效率，確保一系列行政管理工作有序開展。

一、企業(yè)辦公室行政管理職能

辦公室管理工作和企業(yè)的多個環(huán)節(jié)緊密相連，運(yùn)營、管理、協(xié)調(diào)等屬于辦公室重要的基本職能，隨時動態(tài)監(jiān)控企業(yè)各方面運(yùn)營情況，確保一系列電力企業(yè)工作順利開展，有效協(xié)調(diào)各部門，使其處于統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)體系中，促進(jìn)各部門協(xié)調(diào)發(fā)展，在降低企業(yè)各方面運(yùn)營成本的同時，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化。

1.協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系。在行政管理過程中，企業(yè)辦公室是必不可少的中間環(huán)節(jié)，有效連接企業(yè)管理者以及不同部門員工，使其處于統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)體系中，能夠有效協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系，可以第一時間將企業(yè)上層各方面信息傳達(dá)給下層。上層管理者可以隨時動態(tài)掌握基層員工各方面客觀需求，以及對企業(yè)運(yùn)營提出的意見、建議，科學(xué)決策，優(yōu)化完善內(nèi)部管理。企業(yè)辦公室可以科學(xué)統(tǒng)領(lǐng)全局，有效處理各部門之間的關(guān)系，避免出現(xiàn)“孤島現(xiàn)象”，明確不同部門工作人員權(quán)利與責(zé)任，確保日常一系列經(jīng)濟(jì)活動順利開展。此外，企業(yè)辦公室可以分類匯總煩瑣的數(shù)據(jù)信息，提高數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確率，有效解決企業(yè)各部門運(yùn)行中存在的問題，提高日常事務(wù)辦理質(zhì)量，圖1是電力企業(yè)內(nèi)外協(xié)調(diào)職能結(jié)構(gòu)示意圖。

2.客觀呈現(xiàn)企業(yè)文化功能。站在客觀角度來說，企業(yè)辦公室可以客觀呈現(xiàn)企業(yè)具有的多樣化文化，有效踐行企業(yè)文化。也就是說，企業(yè)管理者需要借助多樣化的行政管理手段制定企業(yè)文化。在企業(yè)運(yùn)營中，企業(yè)辦公室扮演著執(zhí)行者（落實(shí)、協(xié)調(diào)、督促）的角色，將企業(yè)文化客觀呈現(xiàn)出來，促使內(nèi)部不同崗位員工更好地了解、認(rèn)同企業(yè)文化，增強(qiáng)內(nèi)部凝聚力、向心力，為企業(yè)創(chuàng)造更多的價值，塑造良好的外在形象，打造品牌效應(yīng)。

3.起到“潤滑劑”作用，輔助管理者科學(xué)決策。作為綜合型服務(wù)機(jī)構(gòu)，在開展多樣化業(yè)務(wù)活動中，企業(yè)辦公室起到“潤滑劑”的作用，做好各方面溝通、交流工作，接待好來訪者，詳細(xì)、準(zhǔn)確記錄來訪人員各方面數(shù)據(jù)信息，更好地服務(wù)于“基層、領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)”，提高行政管理整體效率。此外，企業(yè)辦公室還具有輔助管理者科學(xué)決策的關(guān)鍵性作用，及時分擔(dān)管理者工作，減輕其工作壓力。這是因?yàn)樵谌粘＿\(yùn)營中，企業(yè)辦公室接觸的人員特別多，從高層管理者到基層員工，是不同階層乃至部門有效“傳達(dá)、反饋”信息的關(guān)鍵性陣地，利于管理者全方位了解不同崗位員工的生活狀態(tài)、工作期望等，科學(xué)決策，制定可行的戰(zhàn)略策略，確保各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動順利開展。

二、電力企業(yè)辦公室行政管理的應(yīng)用策略

1.科學(xué)設(shè)計(jì)辦公室行政組織結(jié)構(gòu)。在運(yùn)營發(fā)展過程中，國家電網(wǎng)公司提出了全新的發(fā)展方針，注重打破壟斷、引入競爭的基礎(chǔ)上，不斷增強(qiáng)自身核心競爭力，適應(yīng)激烈的社會市場競爭。電力企業(yè)管理者必須與時俱進(jìn)，樹立全新的管理理念，加強(qiáng)辦公室行政管理，根據(jù)自身各方面運(yùn)營情況，多角度優(yōu)化設(shè)計(jì)行政組織機(jī)構(gòu)。管理者要以社會市場為導(dǎo)向，根據(jù)新時期電力事業(yè)發(fā)展客觀要求，達(dá)到提質(zhì)增效的目的，將辦公室行政管理成本有效控制在預(yù)算范圍內(nèi)，逐漸提高其行政管理整體質(zhì)量。在此基礎(chǔ)上，電力企業(yè)管理者必須明確辦公室行多樣化行政管理職能，明確辦公室不同崗位人員的崗位職責(zé)，將各項(xiàng)行政管理工作落到實(shí)處，避免形式化，確保辦公室行政組織機(jī)構(gòu)處于動態(tài)的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)體系中，充分發(fā)揮辦公室多樣化職能。

2.優(yōu)化設(shè)計(jì)辦公室行政管理系統(tǒng)。在辦公室行政管理中，國家電網(wǎng)公司必須結(jié)合系統(tǒng)客觀需求，優(yōu)化系統(tǒng)硬軟件，網(wǎng)絡(luò)速度必須超過10M，其中的服務(wù)器必須滿足系統(tǒng)業(yè)務(wù)增長的客觀需求，如果客戶端不少于80，要采用高檔型服務(wù)器，比如IBM RS/6000，如果不少于40，可采用HP NetServer系列，要客觀分析各影響因素，比如后臺數(shù)據(jù)庫、操作系統(tǒng)。其絕域網(wǎng)必須和Internet緊密相連，優(yōu)化設(shè)計(jì)各大模塊，比如會議管理模塊、日常辦公模塊、接待管理模塊，結(jié)合Web的應(yīng)用，采用三層結(jié)構(gòu)模式邏輯設(shè)計(jì)，構(gòu)建全局概念的數(shù)據(jù)庫，充分發(fā)揮服務(wù)器功能。圖2是辦公室行政管理系統(tǒng)全局概念的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)示意圖。

3.優(yōu)化完善電力企業(yè)辦公室管理制度。在社會市場經(jīng)濟(jì)背景下，電力企業(yè)管理者必須將辦公室行政管理工作放在核心位置，要結(jié)合地區(qū)電網(wǎng)發(fā)展具體情況，堅(jiān)持具體問題具體分析的原則，健全已制定的辦公室管理制度，有效指導(dǎo)日常各項(xiàng)工作的開展，提高辦公室崗位人員執(zhí)行能力。在此過程中，電力企業(yè)要構(gòu)建“科學(xué)、合理”的激勵機(jī)制，加強(qiáng)對內(nèi)部人員的管理，借助物質(zhì)與精神獎勵相結(jié)合的方法，在堅(jiān)持“公平性、差異性”原則的基礎(chǔ)上，制定合理化的薪酬管理方案，注重信息化建設(shè)，采用先進(jìn)的技術(shù)，借助信息化手段，科學(xué)管理薪酬，提高辦公室人員工作積極性、主動性，使其全身心投入到工作中。在此過程中，電力企業(yè)必須以自身各方面運(yùn)營情況為切入點(diǎn)，做好“長、中、短期”規(guī)劃工作，逐一落實(shí)制定的發(fā)展目標(biāo)任務(wù)，定期進(jìn)行全方位的考核，根據(jù)考核結(jié)果，優(yōu)化調(diào)整構(gòu)建的激勵制度，將員工個人發(fā)展和企業(yè)發(fā)展相融合，確保制定的戰(zhàn)略目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)。此外，在考核辦公室人員中，需要采用360度績效評價方法，下面便是其結(jié)構(gòu)示意圖（見圖3）。

4.深度開發(fā)人力資源。在辦公室行政管理中，電力企業(yè)要注重人力資源的深度開發(fā)，優(yōu)化傳統(tǒng)單一管理模式，要堅(jiān)持“以人為本”的理念，采用“剛性與柔性”相結(jié)合的管理模式，促使內(nèi)部員工和企業(yè)“同呼吸、共命運(yùn)”，共同成長，增強(qiáng)其歸屬感、依賴感。電力企業(yè)管理者要定期對辦公室行政管理人員進(jìn)行全面、系統(tǒng)化管理，對其進(jìn)行再教育學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)最新電力管理基礎(chǔ)知識、相關(guān)法律法規(guī)等，提高其業(yè)務(wù)技能等，引導(dǎo)他們在工作實(shí)踐中積累豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，提高其綜合素養(yǎng)，將辦公室行政管理各項(xiàng)工作落到實(shí)處。電力企業(yè)管理者要堅(jiān)持“引進(jìn)來、走出去”戰(zhàn)略，協(xié)調(diào)統(tǒng)籌管理全局，堅(jiān)持知人善用的原則，多和該地區(qū)重點(diǎn)院校合作，采用定向培養(yǎng)方式，為院校相關(guān)專業(yè)學(xué)生提供更多實(shí)訓(xùn)與實(shí)踐的機(jī)會，促使專業(yè)學(xué)生將所學(xué)的理論知識靈活應(yīng)用到實(shí)踐中，全方位了解新時期該地區(qū)電力企業(yè)相關(guān)崗位客觀要求，逐漸提高自身各方面技能，成為新時期需要的高素質(zhì)專業(yè)人才，不斷向該地區(qū)電力企業(yè)注入新鮮的血液，優(yōu)化調(diào)整內(nèi)部人員結(jié)構(gòu)，提高人力資源利用率，避免大量優(yōu)秀人才流失，創(chuàng)造更多的價值，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。

5.注重辦公室行政精細(xì)化管理，優(yōu)化創(chuàng)新電力企業(yè)文化。在運(yùn)營管理中，電力企業(yè)要結(jié)合地區(qū)電網(wǎng)運(yùn)行情況，綜合分析各方面影響因素，制定合理化的辦公室行政管理目標(biāo)，加強(qiáng)其精細(xì)化管理，從不同角度入手科學(xué)“細(xì)化、量化”所制定的電力工作流程，采用“定崗、定制”方法，結(jié)合具體工作流程，科學(xué)劃分繁瑣的工作任務(wù)，綜合審視以及考慮的基礎(chǔ)上，客觀分析各項(xiàng)工作開展中存在的問題，進(jìn)行合理化解決。電力企業(yè)管理者要充分利用互聯(lián)網(wǎng)多樣化優(yōu)勢，提高辦公自動化程度，縮短各方面數(shù)據(jù)信息收集時間，全方位協(xié)調(diào)已制定的行政工作管理機(jī)制，確保辦公室行政管理各環(huán)節(jié)處于動態(tài)網(wǎng)絡(luò)體系中，順利實(shí)現(xiàn)無縫銜接。電力企業(yè)管理者要優(yōu)化設(shè)計(jì)量化指標(biāo)，對非程序性而主觀性又強(qiáng)的工作進(jìn)行定性評價，獎勵優(yōu)秀員工的同時，也需要采取合理化的手段懲處表現(xiàn)較差的員工，比如批判教育、警告處分，為提高自身精細(xì)化管理水平做好鋪墊。此外，電力企業(yè)要借助信息化手段，加強(qiáng)發(fā)文管理、會議管理、督察督辦與簽報管理，實(shí)現(xiàn)辦公自動化，提高辦公行政管理效率，圖4是辦公室行政管理系統(tǒng)自動化具體流程圖。

三、結(jié)語

總而言之，在社會市場經(jīng)濟(jì)背景下，電力企業(yè)管理者必須將辦公室行政管理工作放在重要位置，要根據(jù)辦公室行政管理情況，加強(qiáng)行政管理，優(yōu)化完善已制定的管理制度，優(yōu)化辦公室行政組織機(jī)構(gòu)，深度開發(fā)人力資源，加強(qiáng)其精細(xì)化管理等。以此，確保電力企業(yè)各項(xiàng)發(fā)展戰(zhàn)略順利實(shí)現(xiàn)，提高自身辦公室行政精細(xì)化管理水平，提高辦公效能的基礎(chǔ)上，促使電力企業(yè)具有較好的“經(jīng)濟(jì)、社會、生態(tài)”效益，不斷增強(qiáng)其核心競爭力，更好地應(yīng)對瞬息萬變的社會市場環(huán)境，走上健康穩(wěn)定發(fā)展的道路，促進(jìn)地區(qū)乃至國家經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展，更好地為軟環(huán)境建設(shè)服務(wù)。

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Study on the Application Strategy of the Enterprise Administration Office

SONG Ji

（State Grid Liaoning Electric Power Supply Co.，Ltd.，Shenyang 110003，China）

Abstract：under the background of economic globalization，the office has become a key management service in enterprise operation，more comprehensive，for the various affairs，is an important guarantee to ensure the daily activities carried out smoothly，must strengthen the enterprise office management. Therefore，the author of this article the administrative functions of the office，multi-level of the power enterprise office administration of the application strategy.

Key words：enterprise；office；administration；application strategy

[責(zé)任編輯 李曉群]