黃偉忠

醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)和精細(xì)化管理程度日益加深，醫(yī)療機(jī)構(gòu)迫切需要改進(jìn)科研經(jīng)費(fèi)管理體系，利用信息化手段改造醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)管理體系。本文以某醫(yī)院為例進(jìn)行探討。

一、醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)流程管理現(xiàn)狀

1.會(huì)計(jì)核算手段落后

某醫(yī)院為三甲專(zhuān)科醫(yī)院，科研經(jīng)費(fèi)累計(jì)已近億元，但經(jīng)費(fèi)管理仍停留在人工操作，采用“科研經(jīng)費(fèi)本”手工記賬方式，進(jìn)行經(jīng)費(fèi)審核及報(bào)銷(xiāo)。一個(gè)課題項(xiàng)目設(shè)置一個(gè)經(jīng)費(fèi)本，經(jīng)費(fèi)本由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人保管，報(bào)銷(xiāo)時(shí)經(jīng)辦人將相關(guān)發(fā)票及單據(jù)依次交科研部門(mén)、分管院領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門(mén)審核，最后通過(guò)醫(yī)院辦公自動(dòng)化平臺(tái)公示審核結(jié)果。如審核通過(guò)，經(jīng)辦人攜帶經(jīng)費(fèi)本于規(guī)定時(shí)間至財(cái)務(wù)部門(mén)辦理報(bào)銷(xiāo)。如審核未通過(guò)，則由經(jīng)辦人領(lǐng)回報(bào)銷(xiāo)單重新填寫(xiě)。

2.科研經(jīng)費(fèi)管理不嚴(yán)

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人由于專(zhuān)注臨床研究工作，對(duì)經(jīng)費(fèi)疏于管理，登記錯(cuò)誤時(shí)有發(fā)生，甚至還會(huì)出現(xiàn)經(jīng)費(fèi)本遺失的情況。而審核通過(guò)后，經(jīng)辦人未及時(shí)到財(cái)務(wù)部門(mén)辦理報(bào)銷(xiāo)，也會(huì)導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)本與財(cái)務(wù)賬的差異，增加財(cái)務(wù)對(duì)賬的難度。

3.缺乏信息技術(shù)支持

財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)流程處理環(huán)節(jié)多、流程重復(fù)、內(nèi)容分散，存在信息傳遞反饋遲緩，后期數(shù)據(jù)核對(duì)工作復(fù)雜等缺點(diǎn)，使有關(guān)人員難以獲得及時(shí)的、準(zhǔn)確的信息，更無(wú)法從預(yù)算和管理角度對(duì)科研經(jīng)費(fèi)進(jìn)行全程控制。由于缺乏有力的信息支持，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人不能實(shí)時(shí)查詢(xún)各自的科研經(jīng)費(fèi)余額，科研部門(mén)也無(wú)法將經(jīng)費(fèi)使用與科研進(jìn)度進(jìn)行比較，經(jīng)費(fèi)下達(dá)、報(bào)銷(xiāo)也需隨經(jīng)費(fèi)本的流轉(zhuǎn)進(jìn)行，工作效率低下。如遇結(jié)題、審計(jì)及年末對(duì)賬，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、科研部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)需花費(fèi)大量精力對(duì)科研經(jīng)費(fèi)本及財(cái)務(wù)賬進(jìn)行核對(duì)整理。不僅浪費(fèi)精力還經(jīng)常出錯(cuò)。

二、醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)流程管理體系構(gòu)建

1.建立管理體系

筆者結(jié)合科研經(jīng)費(fèi)管理經(jīng)驗(yàn)，以直線職能制為組織結(jié)構(gòu)類(lèi)型，以項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、科研部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)、分管院領(lǐng)導(dǎo)為使用主體，以建立覆蓋項(xiàng)目立項(xiàng)、管理、實(shí)施、考核主體的逐級(jí)管理機(jī)制為目標(biāo)，設(shè)計(jì)新型科研經(jīng)費(fèi)流程管理體系，并將其納入科研經(jīng)費(fèi)信息集成化流程改進(jìn)中。見(jiàn)圖（1）。

科研經(jīng)費(fèi)流程管理體系包括項(xiàng)目立項(xiàng)、預(yù)算管理、經(jīng)費(fèi)支出、結(jié)題驗(yàn)收四個(gè)方面。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、科研部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)是直接參與者，而審計(jì)部門(mén)和分管院領(lǐng)導(dǎo)則對(duì)整個(gè)體系起監(jiān)管考核作用。在設(shè)計(jì)相應(yīng)科研經(jīng)費(fèi)管理信息系統(tǒng)以取代科研經(jīng)費(fèi)本時(shí)，需嚴(yán)格按照上述體系建立相應(yīng)模塊，明確各部門(mén)職能。

（1）項(xiàng)目立項(xiàng)管理?？蒲许?xiàng)目獲批立項(xiàng)后由科研部門(mén)通知項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提交項(xiàng)目立項(xiàng)相關(guān)材料，同時(shí)在科研經(jīng)費(fèi)管理信息系統(tǒng)中創(chuàng)建該項(xiàng)目。一般由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人創(chuàng)建，相關(guān)項(xiàng)目配套經(jīng)費(fèi)及院級(jí)以下課題也可由科研部門(mén)創(chuàng)建，內(nèi)容包括項(xiàng)目名稱(chēng)、項(xiàng)目編號(hào)、負(fù)責(zé)人及課題組成員、資金來(lái)源等。創(chuàng)建完成后的項(xiàng)目由科研部門(mén)審核確認(rèn)，只有審核通過(guò)且經(jīng)費(fèi)已下?lián)艿目蒲许?xiàng)目才可進(jìn)入預(yù)算管理模塊。

（2）預(yù)算管理。財(cái)務(wù)人員將所有下?lián)艿结t(yī)院的科研經(jīng)費(fèi)錄入科研經(jīng)費(fèi)管理信息系統(tǒng)?？蒲胁块T(mén)根據(jù)財(cái)務(wù)部門(mén)提供的到賬證明，與系統(tǒng)中已立項(xiàng)項(xiàng)目進(jìn)行核實(shí)。確認(rèn)無(wú)誤后，分配給該項(xiàng)目獨(dú)立的核算賬戶(hù)及財(cái)務(wù)編號(hào)，同時(shí)根據(jù)立項(xiàng)批復(fù)文件給予醫(yī)院配套資金支持并錄入分類(lèi)項(xiàng)目預(yù)算（如會(huì)議費(fèi)、差旅費(fèi)等），以便之后經(jīng)費(fèi)支出時(shí)對(duì)分類(lèi)項(xiàng)目逐項(xiàng)審定，更好地監(jiān)控經(jīng)費(fèi)使用。另外，經(jīng)費(fèi)到賬信息將通過(guò)信息系統(tǒng)通知項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，以便及時(shí)開(kāi)展科研工作。

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需嚴(yán)格執(zhí)行項(xiàng)目主管部門(mén)有關(guān)經(jīng)費(fèi)使用規(guī)定、管理辦法及財(cái)務(wù)管理規(guī)定，按照經(jīng)費(fèi)預(yù)算嚴(yán)格執(zhí)行，一般不得隨意更改。如有特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，必須事先向科研部門(mén)提出書(shū)面申請(qǐng)，并得到項(xiàng)目主管部門(mén)批準(zhǔn)，方可更改。

（3）經(jīng)費(fèi)支出管理。經(jīng)辦人在系統(tǒng)中填寫(xiě)科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)。經(jīng)辦人應(yīng)詳細(xì)填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)各欄目（項(xiàng)目名稱(chēng)、財(cái)務(wù)編號(hào)、分類(lèi)項(xiàng)目報(bào)銷(xiāo)金額等，其中系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)審核是否超出相應(yīng)的分類(lèi)項(xiàng)目預(yù)算），系統(tǒng)會(huì)為填寫(xiě)完成的申請(qǐng)單生成唯一的申請(qǐng)單號(hào)。經(jīng)辦人將需要報(bào)銷(xiāo)的發(fā)票、單據(jù)妥善粘貼，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人初步審核通過(guò)。系統(tǒng)中報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)依次流轉(zhuǎn)至科研部門(mén)及分管院領(lǐng)導(dǎo)處，審核報(bào)銷(xiāo)材料與項(xiàng)目?jī)?nèi)容的相關(guān)性、合理性。通過(guò)后經(jīng)辦人打印紙質(zhì)報(bào)銷(xiāo)單后到財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷(xiāo)相關(guān)費(fèi)用。如項(xiàng)目需購(gòu)買(mǎi)材料及設(shè)備，需事先與設(shè)備部門(mén)進(jìn)行溝通，由設(shè)備部門(mén)審批配置情況，統(tǒng)一采購(gòu)或調(diào)度，合理有效地安排醫(yī)院設(shè)備資源。若在上述審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)存在不符合報(bào)銷(xiāo)規(guī)范或財(cái)務(wù)規(guī)定的問(wèn)題，由相關(guān)部門(mén)聯(lián)系經(jīng)辦人修改后重新進(jìn)入報(bào)銷(xiāo)流程。見(jiàn)圖（2）。

（4）結(jié)題驗(yàn)收管理。根據(jù)立項(xiàng)時(shí)錄入的結(jié)題時(shí)間，相關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在截止日期前全面清理經(jīng)費(fèi)收支和應(yīng)收應(yīng)付等款項(xiàng)，暫付款尚未結(jié)清的，應(yīng)在結(jié)題前全部報(bào)銷(xiāo)或歸還。并從科研經(jīng)費(fèi)管理信息系統(tǒng)中導(dǎo)出項(xiàng)目結(jié)算明細(xì)表，完成結(jié)題驗(yàn)收?qǐng)?bào)告經(jīng)科研部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)審核確認(rèn)后上報(bào)項(xiàng)目主管部門(mén)。需要時(shí)可根據(jù)項(xiàng)目主管部門(mén)要求配合提交相關(guān)材料，進(jìn)行經(jīng)費(fèi)審計(jì)。確認(rèn)結(jié)題的科研項(xiàng)目，結(jié)余經(jīng)費(fèi)按各類(lèi)專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)管理辦法執(zhí)行，取消系統(tǒng)中該項(xiàng)目的報(bào)銷(xiāo)權(quán)限，并凍結(jié)有關(guān)操作。

2.設(shè)計(jì)系統(tǒng)功能

（1）實(shí)時(shí)查詢(xún)，加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)使用的監(jiān)督。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可根據(jù)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)單號(hào)隨時(shí)追蹤報(bào)銷(xiāo)進(jìn)程。而科研經(jīng)費(fèi)管理信息系統(tǒng)根據(jù)不同的使用者，另外設(shè)置相應(yīng)的查詢(xún)權(quán)限和關(guān)鍵字。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和職能科室可根據(jù)時(shí)間，金額，摘要等要素查詢(xún)各自權(quán)限范圍內(nèi)所有與上述要素相關(guān)的經(jīng)費(fèi)支出信息。科研經(jīng)費(fèi)管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)查詢(xún)、追蹤、監(jiān)控科研經(jīng)費(fèi)的使用情況。

（2）數(shù)據(jù)匯總，方便科研經(jīng)費(fèi)統(tǒng)計(jì)。按年、月生成項(xiàng)目收支匯總報(bào)表，反映課題及醫(yī)院配套經(jīng)費(fèi)使用情況，并與財(cái)務(wù)記賬相核對(duì)，保證科研經(jīng)費(fèi)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。報(bào)表數(shù)據(jù)可聯(lián)查細(xì)化，根據(jù)不同條件或多條件組合統(tǒng)計(jì)與分析，生成相應(yīng)的數(shù)據(jù)報(bào)表，為不同需求提供個(gè)性化服務(wù)。報(bào)表具備導(dǎo)出功能，方便辦公軟件對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行后續(xù)處理。

（3）自動(dòng)對(duì)接，完善科室之間的溝通?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理信息系統(tǒng)應(yīng)與財(cái)務(wù)管理、物資管理、藥品管理等系統(tǒng)相連接，相關(guān)的經(jīng)費(fèi)支出信息通過(guò)軟件程序接口自動(dòng)傳輸給上述系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)之間的無(wú)縫銜接，減輕職能科室的工作量，同時(shí)保障信息的正確性和關(guān)聯(lián)性，便于管理人員追溯信息來(lái)源。

（4）成本歸集，為項(xiàng)目評(píng)估打下基礎(chǔ)?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理信息系統(tǒng)結(jié)合項(xiàng)目預(yù)算，在系統(tǒng)中立項(xiàng)時(shí)統(tǒng)一規(guī)范科研經(jīng)費(fèi)的使用范圍和標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院根據(jù)經(jīng)費(fèi)使用數(shù)據(jù)，結(jié)合科研項(xiàng)目類(lèi)型、科研活動(dòng)特點(diǎn)定期對(duì)科研工作進(jìn)行評(píng)估。通過(guò)設(shè)置相關(guān)成本指標(biāo)，結(jié)合項(xiàng)目開(kāi)展進(jìn)度，科學(xué)考核科研經(jīng)費(fèi)使用情況。

三、結(jié)語(yǔ)

科研經(jīng)費(fèi)管理信息系統(tǒng)可協(xié)助醫(yī)院做好科研經(jīng)費(fèi)使用監(jiān)管工作，但系統(tǒng)的建立只是醫(yī)院改進(jìn)科研經(jīng)費(fèi)管理體系及流程的一個(gè)方面?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理是醫(yī)院管理的重點(diǎn)工作，相關(guān)科室在科研經(jīng)費(fèi)使用與管理中要真正做到各負(fù)其責(zé)，協(xié)調(diào)管理、密切配合，通過(guò)自查和專(zhuān)項(xiàng)檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，分析原因，制定或修訂有關(guān)制度和辦法，建立加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)管理的長(zhǎng)效機(jī)制，促進(jìn)科研經(jīng)費(fèi)管理的規(guī)范化、科學(xué)化。