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        基于知識(shí)管理的科研檔案管理研究

        2021-05-23 19:50:10楊圓
        科學(xué)與生活 2021年5期
        關(guān)鍵詞:科研部門知識(shí)管理檔案管理

        楊圓

        摘要:隨著經(jīng)濟(jì)和科技水平的快速發(fā)展,科研院及各大企業(yè)科研部們從事國(guó)家前沿性、探索性、創(chuàng)新性科學(xué)研究,承擔(dān)國(guó)家科研課題研究與開(kāi)發(fā),產(chǎn)出重大科研成果。科研檔案是科研課題研發(fā)過(guò)程和成果產(chǎn)出的真實(shí)記錄,是各單位檔案體系中非常重要的檔案類別,記錄著各單位科研發(fā)展的軌跡,是科研能力繼續(xù)開(kāi)拓創(chuàng)新的基石。現(xiàn)在的科研任務(wù)來(lái)源廣、類型多,有國(guó)家縱向科研課題,比如國(guó)家自然科學(xué)基金課題、省部級(jí)自然科學(xué)基金課題、科技部重大專項(xiàng)課題、省部級(jí)科研課題等;有橫向科研課題,比如來(lái)自企業(yè)的課題;還有國(guó)家軍工科研課題等。針對(duì)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)研究工作,科研檔案前期收集工作還存在很多難點(diǎn)和不足,需進(jìn)一步加強(qiáng)管理并推進(jìn)落實(shí)。

        關(guān)鍵詞:知識(shí)管理;科研部門;檔案管理

        引言

        科研項(xiàng)目檔案是指科研項(xiàng)目從征集指南到立項(xiàng)、實(shí)施、結(jié)題、成果產(chǎn)出等全過(guò)程中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的資料,它是科研項(xiàng)目管理工作的重要環(huán)節(jié),真實(shí)客觀地記錄著科研項(xiàng)目生命周期的全過(guò)程,能為項(xiàng)目管理提供及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的信息。科研項(xiàng)目檔案凝聚著科學(xué)研究工作者在基礎(chǔ)研究與技術(shù)開(kāi)發(fā)過(guò)程中的智慧,是科學(xué)技術(shù)儲(chǔ)備的基本形式,是一種寶貴的信息資源,為科技創(chuàng)新奠定了基礎(chǔ),對(duì)今后科研工作的開(kāi)展具有積極的史鑒意義。合理科學(xué)地管理科研項(xiàng)目檔案對(duì)國(guó)家科研誠(chéng)信體系的建設(shè),學(xué)術(shù)生態(tài)環(huán)境的凈化,科學(xué)知識(shí)的傳播,科學(xué)研究的良性循環(huán),科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步都有很好的促進(jìn)作用。

        1知識(shí)管理與檔案管理的關(guān)系

        知識(shí)分類有多種方法,根據(jù)其表達(dá)方式和傳遞方式,知識(shí)分為顯性知識(shí)和隱性知識(shí)兩種類型。顯性知識(shí),是指用正式語(yǔ)言、符號(hào)等清楚表達(dá)和傳播的知識(shí),主要存在于文獻(xiàn)如圖書(shū)、檔案中。隱性知識(shí),是指沒(méi)有用語(yǔ)言、符號(hào)表達(dá)的隱藏在組織層次或個(gè)人頭腦中的知識(shí),如組織文化、價(jià)值觀、員工技能、解決問(wèn)題的思路等。檔案是顯性知識(shí)的一部分。被譽(yù)為“知識(shí)管理之父”的野中郁次郎提出知識(shí)創(chuàng)造和知識(shí)螺旋的概念,他認(rèn)為,顯性知識(shí)和隱性知識(shí)可以相互轉(zhuǎn)化,而日本企業(yè)的成功之道,主要筑基于“組織知識(shí)創(chuàng)造”的能力與技術(shù)。檔案管理與知識(shí)管理在管理目標(biāo)和實(shí)施流程方面有很多相似之處,二者都是為用戶提供有參考價(jià)值和憑證價(jià)值的信息服務(wù),都是將分散的管理對(duì)象,即文件、檔案、知識(shí),予以收集、加工、整理,使之有序化,并通過(guò)提供服務(wù)利用實(shí)現(xiàn)管理的價(jià)值。檔案管理與知識(shí)管理的內(nèi)容存在交叉關(guān)系,但知識(shí)管理涵蓋的范圍比檔案管理廣泛。檔案管理是知識(shí)管理的一部分。作為人類社會(huì)活動(dòng)和思維活動(dòng)原始信息的承載體,就內(nèi)容而言,檔案管理可以從知識(shí)管理的視角提升檔案的價(jià)值。

        2科研檔案管理的創(chuàng)新策略

        2.1建立科研材料歸檔工作協(xié)同機(jī)制

        基于科研課題文件產(chǎn)生或辦理于多個(gè)部門,故科研課題材料歸檔工作具有協(xié)同性,以筆者單位為例,專業(yè)院管理部門負(fù)責(zé)辦理科研課題合同、合作協(xié)議、重要科研節(jié)點(diǎn)文件等管理性文件;各業(yè)務(wù)所產(chǎn)生所有研發(fā)過(guò)程文件;財(cái)務(wù)管理部門辦理課題經(jīng)費(fèi)相關(guān)文件;安全生產(chǎn)部門辦理設(shè)備采購(gòu)、設(shè)備出入庫(kù)管理文件;質(zhì)量部辦理知識(shí)產(chǎn)權(quán)、課題獲獎(jiǎng)等相關(guān)文件;綜合檔案室作為單位檔案綜合管理部門,被賦予相應(yīng)的管理職能,能夠推進(jìn)并落實(shí)科研材料歸檔要求,聯(lián)合各管理部門和科研課題承擔(dān)部門,建立一種適合單位現(xiàn)狀的歸檔協(xié)同機(jī)制,完善歸檔體系和制度。科研材料歸檔協(xié)同機(jī)制應(yīng)明確涉及的部門和人員、各部門的工作職責(zé)、整體歸檔流程、歸檔文件要求、歸檔推進(jìn)機(jī)制、不歸檔管控措施等。

        2.2加強(qiáng)宣傳,提高認(rèn)識(shí)

        通過(guò)墻報(bào)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、邀請(qǐng)知名專家開(kāi)設(shè)大講堂等方式,營(yíng)造對(duì)科研檔案濃厚的學(xué)習(xí)氛圍,讓所領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員、科技工作者認(rèn)識(shí)到科研檔案工作的重要性,從思想上重視科研項(xiàng)目檔案管理,樹(shù)立做好科研檔案管理工作是開(kāi)展其他科學(xué)研究工作的前提條件,是科研管理工作的重要環(huán)節(jié)的意識(shí),才能從源頭上提高科研項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。

        2.3做好檔案材料收集、整理等檔案管理基礎(chǔ)工作

        檔案部門要通過(guò)完善規(guī)章制度、制訂專類歸檔范圍、明確歸檔責(zé)任、實(shí)行節(jié)點(diǎn)控制等方式,盡可能完整地收集歸檔材料。對(duì)于歸檔的文件材料,應(yīng)保證分類科學(xué)、目錄清晰、著錄準(zhǔn)確,便于檢索。只有做好檔案管理基礎(chǔ)工作,才具備知識(shí)管理的條件。檔案部門作為科研部門歷史與現(xiàn)實(shí)活動(dòng)記錄的集中保存中心,擁有大量檔案信息資源。檔案部門應(yīng)對(duì)現(xiàn)有檔案資源進(jìn)行全面盤點(diǎn),使檔案實(shí)體與檔案目錄信息完全一致,在此基礎(chǔ)上,結(jié)合知識(shí)管理內(nèi)容要求更新與完善現(xiàn)有檔案信息及主題標(biāo)引,為各部門提供便捷的利用服務(wù)。

        2.4活用電子查詢利用技術(shù)及電子閱覽技術(shù)

        電子查詢利用包括分類查詢、全庫(kù)搜索、光盤制作、借閱管理、檔案編研等,主要為借閱者查詢和編研檔案使用。對(duì)于非檔案人員,可在檔案管理中進(jìn)行檔案查詢,便于更好的數(shù)據(jù)利用及權(quán)限控制。借閱者可先選中“科研檔案”,通過(guò)分類查詢或條件查詢,輸入關(guān)鍵字,光標(biāo)會(huì)有定位,有顏色亮度的提示,想要查詢的符合條件的數(shù)據(jù)一目了然。電子借閱管理包括借閱登記、歸還管理、超期信息、歷史記錄等。如果是通過(guò)審批的借閱科研檔案信息,會(huì)顯示在預(yù)約列表里,按借查閱人員分類,檔案管理員通過(guò)右鍵功能把檔案的信息移到借閱登記表,選擇好相關(guān)信息直接登記。需要借查閱人員申請(qǐng)科研電子借閱時(shí),需經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并進(jìn)行電子簽名確認(rèn),填寫(xiě)借閱期限,檔案管理人員確認(rèn)借閱需求,申請(qǐng)通過(guò),如該文件沒(méi)有涉密要求,可進(jìn)行下載電子文件,用戶下載完授權(quán)的電子檔案,借閱到的科研電子檔案可進(jìn)行瀏覽,電子檔案因?yàn)樯婕敖栝喥谙蓿狡诤笪募詣?dòng)作廢,無(wú)法再行瀏覽或使用。借閱者在借閱科研檔案時(shí),可以選擇“借閱留證”,留下當(dāng)時(shí)借閱的痕跡,或拍照留下照片,以便作為借閱留證參考。

        2.5建設(shè)科研檔案利用系統(tǒng)

        科研材料收集與整理過(guò)程是分散和零亂的,而檔案利用又是集中與系統(tǒng)的,并且當(dāng)前科研檔案利用的需求早已從原始檔案材料轉(zhuǎn)移到檔案內(nèi)部信息上。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案利用模式已無(wú)法滿足當(dāng)前科研檔案利用需求,我們應(yīng)具備先進(jìn)的快速定位檔案信息的管理系統(tǒng),開(kāi)發(fā)存量檔案價(jià)值,建設(shè)檔案資源系統(tǒng),提供有效檔案信息服務(wù),讓科研人員快速獲取所需檔案信息,正向推動(dòng)科研人員對(duì)檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí),從而提升科研人員對(duì)檔案工作的支持。單位綜合檔案室在科研檔案利用方面,應(yīng)不斷提升專業(yè)度,將檔案使用者寬泛的檔案需求迅速提煉并轉(zhuǎn)化為具體檔案信息,借助專業(yè)管理系統(tǒng),快速、準(zhǔn)確定位檔案資源,提供利用服務(wù)。

        結(jié)語(yǔ)

        隨著國(guó)家對(duì)科研課題管控力度的加強(qiáng),多類科研課題增加了檔案驗(yàn)收環(huán)節(jié),在驗(yàn)收流程上要求單位檔案管理部門參與評(píng)審,為檔案管理部門切入課題管理流程提供了有利契機(jī)。企業(yè)科研檔案是企業(yè)科技信息的重要載體,也是企業(yè)進(jìn)行科學(xué)技術(shù)行為的關(guān)鍵基礎(chǔ),具備較強(qiáng)的信息價(jià)值與證據(jù)價(jià)值,科學(xué)管理企業(yè)檔案勢(shì)在必行?;诖耍疚暮?jiǎn)要概述了企業(yè)科研檔案的含義,分析了新形勢(shì)下企業(yè)科研檔案管理在質(zhì)量方面的要求,并根據(jù)當(dāng)下企業(yè)科研檔案管理現(xiàn)狀分析了相應(yīng)的創(chuàng)新策略,以求為促進(jìn)企業(yè)科研檔案管理的良好發(fā)展提供理論上的支持。

        參考文獻(xiàn):

        [1]張斌,徐擁軍.我國(guó)科技檔案管理體制機(jī)制建設(shè)的政策建議[J].檔案學(xué)研究,2016(3):25-34.

        [2]潘世萍,賀真,徐云,李名選.我國(guó)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案構(gòu)成及特點(diǎn)初探[J].北京檔案,2018(10):13-16.

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