劉蕓

摘 要：本文在對(duì)OA系統(tǒng)與醫(yī)院檔案管理的鏈接方法進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，對(duì)系統(tǒng)同醫(yī)院檔案管理鏈接的設(shè)計(jì)進(jìn)行了具體分析。同時(shí)，對(duì)系統(tǒng)功能、模塊設(shè)計(jì)及實(shí)現(xiàn)進(jìn)行了深入探討。通過(guò)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，以期為醫(yī)院提供更加便捷、高效、優(yōu)質(zhì)的檔案管理信息服務(wù)。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng)；醫(yī)院檔案管理；鏈接

Abstract： Based on the analysis of the link between OA system and hospital archives management， this paper makes a concrete analysis of the link between the system and the hospital archives management. Explore the system function， module design and Implementation，which can provide more convenient， efficient， high-quality file management information services for hospital.

Keywords： OA system； Hospital file management； Link

醫(yī)院檔案是醫(yī)院開(kāi)展各項(xiàng)活動(dòng)的信息的載體，如何高效利用醫(yī)院檔案信息，幫助醫(yī)院各項(xiàng)工作更好地開(kāi)展服務(wù)，是醫(yī)院檔案管理工作面臨的重點(diǎn)問(wèn)題。我國(guó)醫(yī)院在發(fā)展的過(guò)程中，越來(lái)越重視檔案管理。通過(guò)建立網(wǎng)絡(luò)化的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必要要求[1]。在今后的工作中，醫(yī)院不管是黨政工作還是臨床、醫(yī)技工作，都在形成檔案，也在利用檔案，如此復(fù)雜的管理工作如果沒(méi)有一個(gè)檔案管理系統(tǒng)，就十分容易導(dǎo)致整個(gè)檔案管理工作的混亂。本次研究擬將OA系統(tǒng)與醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)鏈接。

1 OA系統(tǒng)

OA（Office Automation，辦公自動(dòng)化）系統(tǒng)，在技術(shù)不斷進(jìn)步下，已經(jīng)從傳統(tǒng)的技術(shù)結(jié)構(gòu)——C/S結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)B/S結(jié)構(gòu)，該系統(tǒng)整個(gè)負(fù)載輕，開(kāi)放性好，系統(tǒng)維護(hù)升級(jí)方便。利用OA系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)辦公不再受到地域的限制，用戶(hù)端只需要利用Internet的超文本、多媒體傳輸技術(shù)，就能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)文本、圖像、聲音等信息的訪問(wèn)，從而直接完成信息查詢(xún)、錄入等操作，具有良好的使用性能。

2 OA系統(tǒng)與醫(yī)院檔案管理的鏈接

關(guān)于OA系統(tǒng)與醫(yī)院檔案管理的鏈接，其鏈接的目標(biāo)在于OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)完畢之后將需要?dú)w檔的信息轉(zhuǎn)入到檔案管理系統(tǒng)中，在這個(gè)過(guò)程中需要保證所有數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確與完善，在數(shù)據(jù)交換的過(guò)程中以及完畢后，整個(gè)數(shù)據(jù)以及系統(tǒng)都是安全穩(wěn)定的。OA系統(tǒng)在完成流轉(zhuǎn)之后這中間關(guān)聯(lián)到的數(shù)據(jù)必定是存在于一個(gè)或者多個(gè)數(shù)據(jù)表中，因此醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)也是通過(guò)一個(gè)或者多個(gè)數(shù)據(jù)表實(shí)現(xiàn)管理。目前醫(yī)院常使用的兩種鏈接方式分別為以下兩種：

2.1 鏈接方式一。使用標(biāo)準(zhǔn)接口，很多醫(yī)院對(duì)OA系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)都是采用接口程序ODBC或者JDBC完成系統(tǒng)互聯(lián)[2]，具體表現(xiàn)在使用接口程序提取OA數(shù)據(jù)庫(kù)中的原數(shù)據(jù)，建立與檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)字段的對(duì)應(yīng)關(guān)系，完成這一系列操作之后轉(zhuǎn)入檔案系統(tǒng)相對(duì)應(yīng)的表中。其中關(guān)于電子全文的掛接，都是先建立一個(gè)FTP服務(wù)器用來(lái)存放檔案中的各種數(shù)據(jù)，然后OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中目錄與對(duì)應(yīng)電子全文存在關(guān)聯(lián)，接口程序在運(yùn)行的過(guò)程中同時(shí)將與之關(guān)聯(lián)的電子全文上傳到預(yù)先配置好的FTP服務(wù)器的存放路徑中，從而實(shí)現(xiàn)電子目錄與電子集全文的一一對(duì)應(yīng)。

2.2 鏈接方式二。通過(guò)使用EXCEL數(shù)據(jù)交換文件實(shí)現(xiàn)兩者之間的鏈接。由于不同的軟件公司會(huì)開(kāi)發(fā)出不同的OA系統(tǒng)，這就導(dǎo)致OA系統(tǒng)之間會(huì)存在差異。因此通過(guò)利用EXCEL實(shí)現(xiàn)導(dǎo)出與導(dǎo)入，這個(gè)過(guò)程不需要一個(gè)統(tǒng)一的接口標(biāo)準(zhǔn)[3]，只要能夠配置導(dǎo)出與導(dǎo)入接口即可完成。能夠?qū)崿F(xiàn)如此簡(jiǎn)單便捷的鏈接，是因?yàn)樵贠A系統(tǒng)中已經(jīng)將原本插入到檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)導(dǎo)出至EXCEL中，再利用檔案管理系統(tǒng)的導(dǎo)入接口實(shí)現(xiàn)字段的配置，當(dāng)兩者匹配成功之后就能夠?qū)崿F(xiàn)后期的檔案信息整理與歸檔工作。

上述兩種鏈接方式，第一種需要重點(diǎn)做好鏈接過(guò)程中數(shù)據(jù)的安全與準(zhǔn)確。第二種雖然比第一種要簡(jiǎn)單，但是工作量會(huì)增加，也在一定程度上增加了成本。如何將OA系統(tǒng)與醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)最大限度的鏈接，本次研究進(jìn)行了設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。

3 OA系統(tǒng)與醫(yī)院檔案管理鏈接的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

3.1 PHP網(wǎng)絡(luò)編程語(yǔ)言與用戶(hù)需求分析。

（1）本次研究使用的是PHP+MySQL程序，PHP和MySQL都是免費(fèi)的產(chǎn)品，沒(méi)有知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題，加上開(kāi)發(fā)利用成本較低，具有良好的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。本次研究使用的PHP語(yǔ)言是一種嵌入式的HTML腳本語(yǔ)言[4]，其作為互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)發(fā)語(yǔ)言中應(yīng)用最廣泛的之一，具有簡(jiǎn)單易學(xué)，實(shí)用性強(qiáng)、功能強(qiáng)大、可跨平臺(tái)運(yùn)行等多項(xiàng)特點(diǎn)。以PHP語(yǔ)言的安全性能為例，PHP語(yǔ)言的安全性能是受到全世界用戶(hù)廣泛公認(rèn)的[5]，其程序代碼與Apache編譯方式使得PHP語(yǔ)言具有靈活的安全設(shè)定功能。MySQL是一種快速、多線程、多用戶(hù)的SQL數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器[6]，能夠?qū)崿F(xiàn)在不同操作系統(tǒng)下的運(yùn)行。全球知名的公司都使用MySQL數(shù)據(jù)庫(kù)，例如谷歌、新浪等。MySQL不僅功能強(qiáng)大、跨平臺(tái)性強(qiáng)，還支持各種開(kāi)發(fā)語(yǔ)言、數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)容量大、運(yùn)行速度快、安全性能高[7]。以安全性能為例，MySQL數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器靈活，各種安全權(quán)限、口令系統(tǒng)需要用戶(hù)進(jìn)行身份驗(yàn)證，當(dāng)用戶(hù)連接到服務(wù)器，所有的傳輸就會(huì)變成加密模式，從而有效保證了數(shù)據(jù)安全。

（2）作為OA系統(tǒng)與醫(yī)院檔案管理鏈接的準(zhǔn)備工作，以及為了保證系統(tǒng)的實(shí)用性，用戶(hù)需求的調(diào)查十分必要。本次研究對(duì)某院開(kāi)展為期4個(gè)月的需求調(diào)查，以黨群、行政、智能部門(mén)和重點(diǎn)學(xué)科等作為主要調(diào)查對(duì)象，通過(guò)利用專(zhuān)題小組討論以及個(gè)人訪談的方式，對(duì)職能部門(mén)、醫(yī)技科室反饋得到的意見(jiàn)和建議進(jìn)行收集和整理，為用戶(hù)需求調(diào)查提供基礎(chǔ)。以醫(yī)院的文書(shū)檔案為例，分析其用戶(hù)需求。整個(gè)用戶(hù)需求的了解采取表1的步驟進(jìn)行。

另外，針對(duì)科技檔案（醫(yī)療檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、出版檔案）、專(zhuān)門(mén)檔案（教學(xué)檔案、財(cái)會(huì)檔案、病案檔案）進(jìn)行用戶(hù)需求分析。以醫(yī)療檔案為例，考慮到醫(yī)務(wù)部、護(hù)理部、醫(yī)院感染管理辦公室、醫(yī)療保險(xiǎn)辦公室是醫(yī)療檔案利用的重點(diǎn)部門(mén)，而醫(yī)院人事部、護(hù)理部、科教部等是利用科研檔案的重點(diǎn)部門(mén)[8]，綜合發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院建立起一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理系統(tǒng)十分必要，醫(yī)院內(nèi)部職工希望能夠隨時(shí)隨地實(shí)現(xiàn)各種資料的查詢(xún)、打印等功能。

3.2 從鏈接角度分析系統(tǒng)設(shè)計(jì)以及總體架構(gòu)。

（1）本次研究的重點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院對(duì)檔案的分布式辦公，實(shí)現(xiàn)用戶(hù)能夠不受時(shí)間、空間的限制進(jìn)行檔案信息的查詢(xún)，因此本次研究醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行一定是采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，通過(guò)依托于B/S結(jié)構(gòu)的OA系統(tǒng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行。以用戶(hù)界面為例，其在設(shè)計(jì)上就需要保證用戶(hù)界面良好，語(yǔ)言通俗易懂，有提示的范例或指導(dǎo)語(yǔ)。用戶(hù)界面的視覺(jué)效果也要綜合性考慮到檔案系統(tǒng)工作的特點(diǎn)，簡(jiǎn)單大方。

（2）本次研究采用B/S技術(shù)結(jié)構(gòu)方式，見(jiàn)圖1。比起C/S技術(shù)結(jié)構(gòu)，這種結(jié)構(gòu)方式能夠在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)為用戶(hù)提供查詢(xún)、打印等服務(wù)，其適用人群更加廣泛。

本次設(shè)計(jì)的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)一共分為門(mén)戶(hù)層、應(yīng)用層和數(shù)據(jù)層，門(mén)戶(hù)層包括客戶(hù)端在內(nèi)的檔案查詢(xún)錄入界面、檔案應(yīng)用界面以及管理員界面。應(yīng)用層包括文書(shū)檔案管理系統(tǒng)、醫(yī)療檔案管理系統(tǒng)、檔案借閱管理系統(tǒng)等，在門(mén)戶(hù)層與應(yīng)用層之間使用到的是OA系統(tǒng)以及本次應(yīng)用的PHP網(wǎng)絡(luò)編程語(yǔ)言。在數(shù)據(jù)層，則包括文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、醫(yī)療檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、論文數(shù)據(jù)庫(kù)以及輔助管理數(shù)據(jù)庫(kù)等[9]。

3.3 系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)。

第一，在了解醫(yī)院用戶(hù)需求的基礎(chǔ)上建立MySQL數(shù)據(jù)庫(kù)，并建立起相應(yīng)的關(guān)聯(lián)，考慮到今后工作的實(shí)際需要以及工作便利，根據(jù)安全原則建立起不同的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保不同的數(shù)據(jù)庫(kù)統(tǒng)一又相互關(guān)聯(lián)。

第二，利用Internet網(wǎng)絡(luò)和瀏覽器，系統(tǒng)使用者可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程訪問(wèn)[10]，例如進(jìn)入到檔案查詢(xún)界面等。該界面采用+PHP語(yǔ)言混合設(shè)計(jì)而成，實(shí)現(xiàn)對(duì)所有子模塊的查詢(xún)與錄入。系統(tǒng)設(shè)計(jì)考慮通過(guò)POST的方式向Web服務(wù)器提交用戶(hù)錄入信息，確保信息安全[11]。另外利用PHP編程，用戶(hù)根據(jù)自己的需要將信息通過(guò)Excel或者其他文件格式的方式保存起來(lái)。

第三，系統(tǒng)服務(wù)器程序根據(jù)用戶(hù)傳輸?shù)臄?shù)據(jù)，通過(guò)內(nèi)部解析了解查詢(xún)關(guān)鍵詞[12]，再利用MySQL數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)提供的插入、更新、刪除等查詢(xún)功能，對(duì)醫(yī)療、基建等檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)以及輔助管理數(shù)據(jù)表進(jìn)行操作，并將結(jié)果反饋至用戶(hù)端。

3.4 系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)。將OA系統(tǒng)與醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)結(jié)合，考慮設(shè)計(jì)兩個(gè)界面，一個(gè)為用戶(hù)界面，一個(gè)為管理員界面，管理員界面只向醫(yī)院檔案管理工作人員開(kāi)放。此舉的目的在于保證醫(yī)院各項(xiàng)數(shù)據(jù)的安全，避免數(shù)據(jù)泄露。在模塊中，兩個(gè)界面都包括了一致的系統(tǒng)，具體為文書(shū)檔案管理系統(tǒng)、醫(yī)療檔案管理系統(tǒng)、教學(xué)檔案管理系統(tǒng)、論文管理系統(tǒng)、基建檔案管理系統(tǒng)、設(shè)備檔案管理系統(tǒng)、出版檔案管理系統(tǒng)、財(cái)會(huì)檔案管理系統(tǒng)、用戶(hù)管理系統(tǒng)、查詢(xún)管理系統(tǒng)、錄入管理系統(tǒng)、借閱管理系統(tǒng)。

3.5 系統(tǒng)模塊功能。關(guān)于查詢(xún)功能：支持精確查詢(xún)與模糊查詢(xún)，用戶(hù)不需要輸入全部信息，只需要輸入關(guān)鍵詞系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)彈出滿(mǎn)足條件的相關(guān)條目的列表，用戶(hù)想要打印，系統(tǒng)也提供打印功能。

關(guān)于數(shù)據(jù)錄入功能：主要是在用戶(hù)界面中，系統(tǒng)向用戶(hù)提供自主錄入界面，而用戶(hù)只需要根據(jù)系統(tǒng)的要求自主錄入相關(guān)數(shù)據(jù)，確認(rèn)提交后用戶(hù)錄入的信息就會(huì)被儲(chǔ)存起來(lái)，之后用戶(hù)只需要將文件材料原件放置醫(yī)院的檔案室進(jìn)行存檔就完成了整個(gè)數(shù)據(jù)錄入過(guò)程。系統(tǒng)不僅提供用戶(hù)界面的數(shù)據(jù)錄入，同樣也提供管理員界面的數(shù)據(jù)錄入。

關(guān)于數(shù)據(jù)錄入管理：管理員針對(duì)用戶(hù)提交的系統(tǒng)數(shù)據(jù)以及提交的文件材料原件，再結(jié)合用戶(hù)錄入的賬號(hào)，進(jìn)行審核兩者之間無(wú)誤差之后可提交，臨時(shí)數(shù)據(jù)表中不會(huì)有用戶(hù)上傳的臨時(shí)數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)變成永久性。

關(guān)于數(shù)據(jù)批量管理：由于數(shù)據(jù)在產(chǎn)生的過(guò)程中必定會(huì)存在垃圾數(shù)據(jù)，其中也可能存在用戶(hù)在錄入后長(zhǎng)期未進(jìn)行數(shù)據(jù)材料原件的提交，逐漸產(chǎn)生的垃圾數(shù)據(jù)必定會(huì)影響到整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行，因此管理員需要定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行垃圾數(shù)據(jù)的清理。

3.6 實(shí)現(xiàn)。本次研究將OA系統(tǒng)、PHP+MySQL聯(lián)合在一起，設(shè)計(jì)出一個(gè)符合醫(yī)院實(shí)際需要的檔案管理系統(tǒng)，希望能夠?qū)崿F(xiàn)用戶(hù)在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)的查詢(xún)等操作。另外，管理員身份的工作人員也可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行操作與管理等工作。

進(jìn)入到系統(tǒng)的登錄，選擇常用的瀏覽器，進(jìn)入到OA平臺(tái)，輸入密碼選擇檔案服務(wù)，并輸入用戶(hù)名和密碼，根據(jù)用戶(hù)界面進(jìn)入到醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，如果是管理員則通過(guò)登錄專(zhuān)用網(wǎng)址以管理員的身份進(jìn)入到系統(tǒng)中。隨便點(diǎn)擊系統(tǒng)菜單中的某一個(gè)管理，進(jìn)行查詢(xún)。了解系統(tǒng)的錄入功能、借閱功能、輔助管理功能等，發(fā)現(xiàn)整個(gè)系統(tǒng)都能夠正常使用。在該套系統(tǒng)試運(yùn)行的過(guò)程中，所有試用人員都覺(jué)得該套系統(tǒng)實(shí)用性和時(shí)效性明顯，充分展現(xiàn)出該套系統(tǒng)良好的工作性能，從側(cè)面可以發(fā)現(xiàn)OA系統(tǒng)與醫(yī)院檔案管理兩者之間鏈接良好。

4 結(jié)語(yǔ)

本次研究將OA系統(tǒng)與醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)結(jié)合，比起醫(yī)院原使用的檔案管理軟件不僅縮短了檔案利用者與管理者之間的距離，還實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院內(nèi)部檔案資源信息的共享，為用戶(hù)提供更加便捷、高速、高質(zhì)量的服務(wù)，信息檢索的質(zhì)量也大大提高，初步建立起了一個(gè)OA系統(tǒng)與醫(yī)院檔案管理鏈接的新局面。通過(guò)本次研究，基本上實(shí)現(xiàn)了檔案管理部門(mén)從原本的半封閉式管理模式變成開(kāi)放式管理服務(wù)模式，是醫(yī)院檔案工作實(shí)現(xiàn)進(jìn)步的有效方式。本次研究將OA系統(tǒng)與醫(yī)院檔案管理鏈接，不僅顯現(xiàn)出明顯的實(shí)用性和時(shí)效性、操作簡(jiǎn)單、靈活性明顯，還具有準(zhǔn)確性高、安全性高等多項(xiàng)優(yōu)勢(shì)。本次研究的不足之處在于整個(gè)系統(tǒng)在通用性、標(biāo)準(zhǔn)化方面還需要進(jìn)一步改進(jìn)。希望在后續(xù)的研究中能夠?qū)崿F(xiàn)OA系統(tǒng)與醫(yī)院檔案管理的“無(wú)縫鏈接”。

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（作者單位：廣西右江民族醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院 來(lái)稿日期：2016-11-22）