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        提高檔案管理水平的若干策略研究

        2017-01-28 16:32:20徐鳳華吉林省白城市糧食局
        科學(xué)中國人 2017年17期
        關(guān)鍵詞:科學(xué)化檔案管理水平

        徐鳳華吉林省白城市糧食局

        提高檔案管理水平的若干策略研究

        徐鳳華
        吉林省白城市糧食局

        檔案是記錄信息的主要方式,是在任何時(shí)期都具有記錄作用的重要方式。檔案的管理水平不僅影響著個(gè)人的信息記錄,也影響著國家重要信息的保存與傳承。處于轉(zhuǎn)型期的中國,政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)結(jié)構(gòu)都在發(fā)生著巨大的變革,充分發(fā)揮檔案的作用顯得尤為重要。近年來,云技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)的迅速發(fā)展,為檔案管理方式與手段的信息化與電子化提供了技術(shù)保障,因此,加快檔案管理改革,提高檔案管理的水平成為現(xiàn)如今最為重要的工作。

        檔案;檔案管理;策略;路徑選擇

        一、提高科學(xué)化水平是檔案管理的時(shí)代要求

        提高檔案管理的科學(xué)化水平就是規(guī)范化與法制化檔案管理方式與程序,就是利用新興的云計(jì)算技術(shù)與云儲(chǔ)存技術(shù)來現(xiàn)代化與電子化檔案管理方式,就是要使檔案在信息管理中充分發(fā)揮作用,就是要使檔案在公共決策過程中起積極作用。

        (一)提高檔案管理水平是提高國家軟實(shí)力的基本要求

        文化在當(dāng)前世界激烈的競(jìng)爭中發(fā)揮著非常重要的作用,而檔案作為一種信息儲(chǔ)備方式是國家軟實(shí)力的重要組成部分,其管理水平直接影響著文化作用的發(fā)揮。檔案是一種寶貴的文化財(cái)富,是民族進(jìn)化與發(fā)展的歷史見證,是實(shí)現(xiàn)文化傳播的重要前提。檔案的根本特性在于客觀性,與其他信息儲(chǔ)存方式相比,檔案更具權(quán)威性與真實(shí)性,檔案是一種最為客觀的記錄方式,是一種最為廣泛的信息記錄方式,是一個(gè)民族進(jìn)化與發(fā)展最全面的見證,也是民族文化最集中的體現(xiàn)。檔案在文化建設(shè)方面起著無法比擬的作用,其能豐富文化底蘊(yùn)、提升文化品位、拓展文化發(fā)展空間。

        (二)提高檔案管理水平是信息技術(shù)發(fā)展的要求

        信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用使人類社會(huì)進(jìn)入了信息時(shí)代,而云儲(chǔ)存技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展也對(duì)檔案管理提出了新的要求。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與移動(dòng)APP的發(fā)展,人們對(duì)信息儲(chǔ)存與管理提出了新的要求,而隨著電子政務(wù)與網(wǎng)絡(luò)行政審批的發(fā)展,以政務(wù)公開為前提的自動(dòng)化辦公也對(duì)檔案管理的方式、檔案儲(chǔ)存的方式提出了新的要求。為順應(yīng)時(shí)代的潮流與發(fā)展趨勢(shì),檔案管理必須充分應(yīng)用新興的信息技術(shù),必須以滿足人民的需求為目標(biāo),必須提升檔案的科學(xué)化管理水平,從而充分發(fā)揮檔案在文化傳承、政務(wù)公開等方面的積極作用。

        (三)提高檔案管理水平是檔案工作發(fā)展的前提

        我國的檔案管理工作經(jīng)過漫長的發(fā)展與優(yōu)化,已形成具有本國特色的檔案管理體系與制度,已成為促進(jìn)國家發(fā)展的重要組成部分,但就目前的檔案管理水平來看,我國的檔案管理工作還有很大發(fā)展與進(jìn)步的空間,與發(fā)達(dá)國家相比還有較大差距。同時(shí),我國檔案管理人員的總體素質(zhì)還有待提高,檔案管理人員也沒有形成具有發(fā)展規(guī)劃與發(fā)展綱領(lǐng)的穩(wěn)定的管理團(tuán)隊(duì)。此外,我國的檔案管理缺乏宏觀規(guī)劃,檔案管理的信息化建設(shè)也相對(duì)比較滯后,檔案管理的規(guī)章與制度也有待構(gòu)建與完善,檔案管理的責(zé)任追究與獎(jiǎng)懲體系也有待完善。總而言之,要使我國的檔案管理工作健康、有序、科學(xué)、合理的發(fā)展就必須解決上述的問題。

        二、提高檔案管理科學(xué)化水平的策略

        現(xiàn)如今,要想提高檔案管理的科學(xué)化水平就必須要進(jìn)行科學(xué)的定位,就必須要推動(dòng)檔案管理類型的轉(zhuǎn)變,就必須要充分運(yùn)用信息化手段與平臺(tái),就必須要完善檔案管理的規(guī)章與制度。

        (一)科學(xué)定位

        檔案管理是一種具有公共性的社會(huì)服務(wù)工作,但就目前檔案管理的現(xiàn)狀來講,檔案管理并沒有充分發(fā)揮其所具有的特性,并沒有真正地起到社會(huì)服務(wù)的作用。很多檔案管理部門并沒有找準(zhǔn)自身的定位,并沒有充分發(fā)揮自身的社會(huì)服務(wù)功能,并沒有積極主動(dòng)的去改進(jìn)檔案管理的方式,創(chuàng)新檔案管理的類型,只是一味地按照上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示,機(jī)械地將信息匯集成檔案,機(jī)械地按照要求將檔案進(jìn)行保存,這在一定程度阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。同時(shí),檔案管理部門并沒有對(duì)檔案進(jìn)行合理的分類,并沒有將可以公開的檔案展示給社會(huì)大眾,而只是將檔案作為本單位內(nèi)部決策的參考依據(jù),這就沒有充分發(fā)揮檔案的作用,這就有可能掩埋具有社會(huì)價(jià)值的檔案,這就限制了檔案的社會(huì)服務(wù)性。要使檔案管理發(fā)揮作用就必須要進(jìn)行科學(xué)地定位。

        (二)推動(dòng)檔案管理類型的轉(zhuǎn)變

        檔案管理的目標(biāo)是不僅要把有價(jià)值的檔案安全的保存起來,而且要將檔案的價(jià)值充分發(fā)揮出來,因此,將“死”的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)椤盎睢钡臋n案信息是現(xiàn)如今最為重要的工作。只有將檔案借助現(xiàn)代化手段轉(zhuǎn)化為檔案信息,才能發(fā)揮其具有的社會(huì)效益,才能提升檔案管理、保存、查找的水平,才能避免社會(huì)資源的浪費(fèi),才能簡化檔案管理的工作流程。從現(xiàn)階段的檔案管理來看,我國的檔案管理部門已經(jīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案資源的價(jià)值與檔案資源的作用,已經(jīng)開始采取措施對(duì)檔案管理進(jìn)行改革,已經(jīng)開始推動(dòng)檔案管理由館藏型向利用型轉(zhuǎn)變,這將有利于我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

        (三)推動(dòng)檔案管理手段的進(jìn)化

        經(jīng)過長久的發(fā)展,我國的檔案管理事業(yè)已形成具有自身特色的管理手段與方式,已能保障傳統(tǒng)檔案管理工作的運(yùn)行,但隨著信息技術(shù)的發(fā)展,傳統(tǒng)的檔案管理方式卻已無法適應(yīng)社會(huì)進(jìn)步與發(fā)展的需要,要使檔案管理模式與時(shí)俱進(jìn)就必須要提高我國檔案管理的科學(xué)化水平,就必須要加快檔案管理的信息化建設(shè),就必須要建立專業(yè)的數(shù)據(jù)庫,就必須要用電子化的方式來保存信息,就必須要建立專門的、獨(dú)立的檔案資源共享與管理平臺(tái),就必須要充分利用云技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享,從而使得檔案管理人員能方便快捷地管理檔案信息,使得社會(huì)公眾能根據(jù)自身的權(quán)限來查閱相關(guān)檔案。

        (四)完善相應(yīng)制度體系

        一直以來,我國的檔案管理在管理體系都較為封閉,而這種封閉的管理體系使得檔案管理的效率不高,使得檔案管理的工作流程繁瑣,因此要提高檔案管理的科學(xué)化水平就必須要完善檔案管理的制度與體系。一方面,檔案管理部門要按照一定的標(biāo)準(zhǔn)建立起檔案管理的基本制度,從而能提升檔案信息的兼容性,能提升檔案信息的利用率。另一方面,檔案管理部門要按照一定的標(biāo)準(zhǔn)制定檔案管理體系,并將全社會(huì)的檔案管理納入管理體系中,以形成統(tǒng)一的檔案管理體系。

        三、結(jié)語

        檔案作為一種信息保留與存儲(chǔ)的方式,在社會(huì)發(fā)展過程中起的作用越來越重要,因此,提高檔案管理水平在現(xiàn)階段顯得尤為重要。本文中我結(jié)合自身實(shí)踐中遇到的問題,總結(jié)了現(xiàn)階段檔案管理存在的問題,并在此基礎(chǔ)上為提高檔案管理的科學(xué)化水平提出了發(fā)展策略,希望能引起學(xué)術(shù)界的注意,希望能對(duì)我國的檔案管理工作有所幫助。

        [1]時(shí)靜.淺析提升醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理水平和服務(wù)能力的具體策略[J].管理觀察,2015,(34):186-187.

        [2]毛益民.電力營銷客戶檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)探討[J].通訊世界,2015,(20):98-99.

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