孫海霞

【摘要】檔案管理工作對(duì)高職院校的發(fā)展有極為重要的影響，并存有現(xiàn)實(shí)意義，但在檔案管理中會(huì)有很多問題涌現(xiàn)出來，因而需學(xué)校不斷強(qiáng)化檔案管理工作的規(guī)范性，且開展信息化建設(shè)，以期完善高職院校的檔案管理工作，讓其高效發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】中職學(xué)校；檔案管理；規(guī)范創(chuàng)新；信息化建設(shè)

學(xué)校檔案是學(xué)校范圍內(nèi)教職員工在從事教學(xué)和教育等活動(dòng)時(shí)凝聚具有保存和查閱價(jià)值的文字、圖片、數(shù)據(jù)檔案信息。因而完善學(xué)校檔案信息管理，對(duì)高職院校的教育、教學(xué)等工作有著積極意義。然而隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理過程中很多缺點(diǎn)日益凸顯，這就要求學(xué)校應(yīng)契合時(shí)代發(fā)展要求強(qiáng)化檔案管理創(chuàng)新流程，開展高效的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)中職院校檔案管理的實(shí)效性。

一、中職院校開展檔案管理的意義

（一）確保學(xué)校檔案管理資料記載客觀性。一個(gè)學(xué)校的檔案是記錄學(xué)校內(nèi)全體師生具體情況的文字資料，且匯集了原始和可靠信息，有需要時(shí)通過檔案能查閱到整個(gè)校園的發(fā)展歷程。因而從學(xué)校的角度考慮，檔案是學(xué)校內(nèi)最為重要的信息來源，做好校園內(nèi)檔案管理工作，能讓檔案的記錄最為真實(shí)與可靠，也能更好地推進(jìn)校園建設(shè)。

（二）培養(yǎng)良好的學(xué)習(xí)風(fēng)氣。學(xué)生在學(xué)校期間的學(xué)習(xí)狀況主要是由學(xué)生的學(xué)習(xí)狀況呈現(xiàn)的文字記錄形式，學(xué)生成績(jī)的原始憑證也會(huì)記錄在檔案內(nèi)，因而在學(xué)生就讀中職院校時(shí)，學(xué)生通過翔實(shí)的記錄檔案，規(guī)范學(xué)生的行為，讓學(xué)生能自覺遵守學(xué)校的各項(xiàng)規(guī)定，有助于形成良好的學(xué)習(xí)風(fēng)氣。

（三）為學(xué)生步入工作崗位提供依據(jù)。用人單位來校招聘畢業(yè)學(xué)生時(shí)，不但要查看學(xué)生的證書，更要了解學(xué)生的在校情況和個(gè)人發(fā)展能力，所以檔案資料是用人單位參看的資料之一，通過查看檔案資料內(nèi)對(duì)學(xué)生的評(píng)價(jià)，能較大程度上影響用人單位對(duì)學(xué)生的印象。因而中職院校加強(qiáng)檔案管理工作，保障檔案的客觀與真實(shí)，其實(shí)是為學(xué)生提供進(jìn)入社會(huì)的“準(zhǔn)入證”。

二、中職學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀

（一）自動(dòng)化管理方式?jīng)]能普及。當(dāng)前部分學(xué)校沒有開展自動(dòng)化管理，管理方式很單一，機(jī)械化的操作還沒能得到大面積普及，因而這種傳統(tǒng)的管理方式會(huì)帶來大量的工作量，不但工作速度較慢，工作時(shí)間較長(zhǎng)，同時(shí)也會(huì)限制檔案管理人員整理檔案的速度。根據(jù)研究獲悉，出現(xiàn)以上原因的關(guān)鍵點(diǎn)有三，第一，部分學(xué)校對(duì)檔案管理的重視度不夠，所以沒能投入較大的財(cái)力開展檔案管理。第二，雖然部分學(xué)校已經(jīng)調(diào)撥經(jīng)費(fèi)購(gòu)買先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但由于管理人員對(duì)操作不是很了解，因而設(shè)備的先進(jìn)性不能體現(xiàn)出來。第三，部分檔案管理工作人員現(xiàn)代辦公意識(shí)缺乏，在擁有高科技設(shè)備的情況下還依然運(yùn)用落后的管理方式進(jìn)行手工操作。

（二）檔案管理人員的管理素養(yǎng)有待加強(qiáng)。目前檔案管理出現(xiàn)問題的原因有二：第一是缺乏專業(yè)化的檔案管理人員，第二是工作人員的業(yè)務(wù)水平偏低。根據(jù)調(diào)查可以獲悉，中職院校專職檔案管理人員缺乏，檔案工作由非專職人員兼任，非專職人員有自己的本職工作，所以不能將全部的心思都投放到檔案管理工作中，因而檔案管理工作漏洞百出的情況屢見不鮮。另，部分檔案管理人員自身業(yè)務(wù)能力偏低，因而檔案管理人員的基本工作素養(yǎng)也比較低，出現(xiàn)這一現(xiàn)象的具體表現(xiàn)是分類、整理、歸檔和保管等細(xì)節(jié)工作內(nèi)容不能被更好地把握，因而很難實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化要求，進(jìn)而各類檔案管理工作會(huì)制約檔案管理的專業(yè)化發(fā)展。

（三）檔案管理中創(chuàng)新意識(shí)淡薄。檔案管理沒能真正地從提高效率增強(qiáng)服務(wù)的方面上實(shí)施管理，很多時(shí)候存在管理不夠健全，信息失真等狀況，或者信息提供滯后的情況也是有存在，這就削弱了服務(wù)學(xué)校的社會(huì)作用與功能。

三、解決當(dāng)前教學(xué)中檔案管理的對(duì)策

（一）規(guī)范學(xué)校檔案管理制度的建設(shè)。主要內(nèi)容如下：

1.完善學(xué)校檔案管理制度。學(xué)校建立系統(tǒng)合理、科學(xué)完整的檔案管理工作對(duì)學(xué)校的檔案工作推進(jìn)意義重大，可以從以下幾方面入手：第一，要建立或規(guī)范學(xué)校檔案資料的歸集，并將學(xué)校內(nèi)部的各個(gè)資料全部匯集在一起，根據(jù)資料中的不同，分門別類地建立檔案收集和整理開發(fā)的專欄，然后聘請(qǐng)專業(yè)人員全面地規(guī)劃?rùn)n案管理流程。第二，需要明確不同部門的工作職責(zé)，讓學(xué)生的檔案工作能做到各司其職，部門之間的配合是學(xué)校檔案工作完成的必要前提。第三，建立考核管理制度與積累制度，用以提升檔案管理質(zhì)量。

2.提升管理人員的工作素養(yǎng)。學(xué)校為實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，需提升工作人員的工作素養(yǎng)，進(jìn)而更好的管理檔案資料并有效應(yīng)用資料內(nèi)的各類信息。與此同時(shí)為更好地提升檔案管理人員的素養(yǎng)可分以下幾個(gè)步驟實(shí)現(xiàn)：第一，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在招聘檔案管理人員時(shí)最好要考察人員的道德素養(yǎng)，選擇工作能力強(qiáng)，職業(yè)素養(yǎng)好的人才管理學(xué)校檔案。第二，學(xué)校最好定期組織檔案管理人員做好專業(yè)化的檔案知識(shí)收集，通過先進(jìn)的工作理念讓檔案管理工作能落實(shí)到實(shí)處，并對(duì)人員進(jìn)行考核，以期提升檔案管理人員的管理能力，進(jìn)而轉(zhuǎn)變其管理理念。第三，學(xué)校需加大檔案管理人員的整體培訓(xùn)力度，并管理人員的家庭和生活情況，目的是創(chuàng)造工作人員的積極性。

（二）做好學(xué)校檔案信息建設(shè)。應(yīng)從如下幾點(diǎn)著手：

1.強(qiáng)化學(xué)校對(duì)檔案信息的建設(shè)。為加強(qiáng)學(xué)校檔案信息建設(shè)，需要加大對(duì)檔案信息的投入力度。為此，學(xué)?？梢愿鶕?jù)學(xué)生的實(shí)際狀況制定相應(yīng)的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，在此標(biāo)準(zhǔn)的約束下，調(diào)動(dòng)學(xué)?，F(xiàn)今可用資金，若資金不夠可以向政府申請(qǐng)，做好政府財(cái)政和相關(guān)部門的支持，以期解決資金上的困境。另外，在各方面條件都具備的前提下，學(xué)校最好應(yīng)加大資金準(zhǔn)入渠道，拓展資金來源，并充分挖掘資金的利用情況，進(jìn)而讓檔案信息化建設(shè)工作能順序的開展下去。 （下轉(zhuǎn)第98頁(yè)）（上接第96頁(yè)）

2.提升檔案信息化建設(shè)效益。為更好地提升檔案信息化建設(shè)，可以從以下幾個(gè)方面入手：第一，做好檔案工作人員的培訓(xùn)教育，培養(yǎng)懂檔案管理和電腦操作的復(fù)合型人才。第二，檔案管理工作中進(jìn)行保密，讓參與管理的人員具有保密意識(shí)。第三，建立專門的檔案管理頁(yè)面，提升網(wǎng)絡(luò)查詢的利用效率。第四，建立內(nèi)容豐富和利用率較高的電子檔案信息管理，將檔案內(nèi)的電子信息都呈現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上面，實(shí)現(xiàn)資源共享的同時(shí)，也加強(qiáng)資源的利用效率。第五，完善學(xué)校電子文檔收集，便于檔案資料的利用以及保管。第六，橫向延伸中進(jìn)行檔案管理聯(lián)合，豐富檔案信息資源，讓檔案的延伸性得到切實(shí)保障。

3.檔案在線服務(wù)提升服務(wù)質(zhì)量。檔案在線服務(wù)，能讓人們及時(shí)準(zhǔn)確地獲取檔案信息，要求檔案管理人員樹立“工作即為服務(wù)”的檔案管理理念，明確服務(wù)方向，端正檔案管理人員的服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識(shí)，提升服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)中做到熱情和主動(dòng)，跟進(jìn)后勤工作的同時(shí)強(qiáng)化學(xué)校的檔案服務(wù)，挖掘出檔案的潛在功能，將過去以歸檔為主的檔案管理轉(zhuǎn)化為開發(fā)利用為主。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案管理過程中的規(guī)范化和創(chuàng)新發(fā)展，是開展檔案信息化建設(shè)的前提保障。因而學(xué)校要努力做好檔案管理中的規(guī)范化創(chuàng)新，并在信息化建設(shè)進(jìn)程中，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的科學(xué)性，讓檔案管理真正服務(wù)于高職院校發(fā)展。

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