文/黔東南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院 鄒黔榮 單楨梅

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對高職院校檔案利用新常態(tài)的研究
——以黔東南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例

文/黔東南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院 鄒黔榮 單楨梅

【摘要】隨著職業(yè)教育的發(fā)展，高職院校在校生規(guī)模不斷擴大，產(chǎn)生檔案材料越來越多，新常態(tài)下，社會對檔案的需求日益增多，“民生檔案”是高職院校的重點檔案，對高職院校檔案利用工作的現(xiàn)狀、存在問題、對策等進行研究，主動融入新常態(tài)下檔案利用工作，通過一系列利用檔案實例分析，充分展現(xiàn)了檔案利用的功效，檔案工作有“為”、有“位”，使人們認(rèn)識檔案、重視檔案、關(guān)心檔案、走近檔案、做檔案的貼心人，從而提高檔案工作質(zhì)量和效率，推動學(xué)院各項工作的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】高職院校；檔案利用；新常態(tài)研究

目前，檔案界對檔案利用研究成果較多，對檔案利用新常態(tài)的研究成果較少，而“對高職院校檔案利用新常態(tài)的研究”成果更少，相關(guān)的有“對高校檔案工作步入新常態(tài)的思考”，程秋平發(fā)表在《蘭臺世界》2015年（14）;“新常態(tài)下高職醫(yī)學(xué)院校檔案收集工作探析”，宋婷婷，發(fā)表在《江蘇科技信息》2015（17）;“適應(yīng)新常態(tài)提升檔案利用服務(wù)工作能力”胡瑩等，發(fā)表在《黑龍江檔案》2015（5）;“新常態(tài)下檔案服務(wù)能力建設(shè)”，李莉，發(fā)表在《消費導(dǎo)刊》2015年（7）等。隨著教育事業(yè)的飛速發(fā)展，職業(yè)教育的規(guī)模不斷擴大，產(chǎn)生的檔案材料越來越多，社會對檔案需求日益增長的新常態(tài)，如：學(xué)生參加行政事業(yè)單位招考、單位提干升級、考護士資格證、執(zhí)業(yè)藥師證、執(zhí)業(yè)助理醫(yī)師證、執(zhí)業(yè)醫(yī)師證等相當(dāng)部分的學(xué)生到校查相關(guān)錄取新生花名冊、學(xué)籍、畢業(yè)證書驗印花名冊等印證材料，來補充完善個人檔案、出具相關(guān)證明、說明有關(guān)情況及鑒別真?zhèn)萎厴I(yè)證書等情況，確實解決實際問題，給學(xué)生提供了方便。但在提供檔案利用中，也遇到了許多問題。所以，“對高職院校檔案利用新常態(tài)的研究”是當(dāng)務(wù)之急，以黔東南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，就高職院校合并前檔案管理情況、高職院校檔案工作的現(xiàn)狀、高職院校檔案工作對策、檔案資源體系建設(shè)與檔案利用的關(guān)系、檔案利用實例分析等問題進行探討研究，有利于挖掘檔案利用新常態(tài)的方式和功能，實現(xiàn)檔案的利用價值，主動適應(yīng)和引導(dǎo)高職院校加深對檔案管理、利用的認(rèn)識和理解，取得的成果可供高職院校借鑒、參考和學(xué)習(xí)，具有重要的意義。

一、高職院校合并前檔案管理情況

在二十世紀(jì)末與二十一世紀(jì)初，我國由社會主義計劃經(jīng)濟向市場經(jīng)濟體制轉(zhuǎn)變過程中，為適應(yīng)社會的發(fā)展，進行教育體制改革，部分中專學(xué)校合并升格為高等職業(yè)院校，合并之前的檔案都散失在原中專學(xué)校，如：我院是2002年5月28日，由貴州省黔東南民族農(nóng)業(yè)學(xué)校、黔東南州衛(wèi)生學(xué)校、黔東南州財貿(mào)學(xué)校、黔東南州民族林業(yè)學(xué)校四校合并升格掛牌成立。從2003年8月開始，對原四校的檔案進行全面的清理。原黔東南民族農(nóng)校和黔東南州財校未建有檔案室，檔案工作從零開始，為抓好檔案工作，為原黔東南民族農(nóng)校和黔東南州財校撰寫了分類大綱、立卷類目、收集范圍和保管期限等管理制度，使檔案工作有了制度保障。在檔案收集歸檔工作中，深入到原黔東南民族農(nóng)校、黔東南州財校各科室，收集了大量布滿灰塵、零散雜亂的積存檔案，先后經(jīng)過四年多的努力，于2007年12月為原農(nóng)校整理了各類檔案931卷（冊、盒）、原財校536卷（冊、盒）；對原林校的檔案進行理順并重新組合案卷1216卷（冊、盒）；對原州衛(wèi)校的檔案進行掃尾工作，又整理了90卷（冊、盒），四校共有館藏檔案6772卷（冊、盒），由學(xué)院集中統(tǒng)一管理，底數(shù)清楚，避免檔案的丟失，確保了檔案的安全保管和有效利用，為學(xué)院檔案資源體系建設(shè)做出了應(yīng)有的貢獻。

二、高職院校檔案工作現(xiàn)狀

（一）檔案意識不強，管理方法有待改進。由于思想認(rèn)識狹隘、檔案意識不強，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認(rèn)識存在誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，直到現(xiàn)在我們還在幫各系各部門做檔案的收集、歸檔、整理、組卷、編目等工作，收集來的材料零亂、不齊全、不完整，工作量很大。因有些工作人員檔案意識不強，加上檔案作用的滯后性，一時看不出檔案工作的重要性，認(rèn)為可有、可無、可為一切工作讓路，即使親歷親為到部門去進行檔案的收集，也得不到配合，如多次到人事處、成教處去收集檔案都因工作忙，多次推諉，未能收集到。另外到其他部門反反復(fù)復(fù)的收集，也不齊全，若要在部門實行立卷歸檔、組好卷后，次年移交到檔案室更是不可能，所以，我們要為學(xué)院40個部門進行檔案的收集、整理、立卷、歸檔、組卷、編目、裝訂等，工作量很大。這種工作狀態(tài)，已無法適應(yīng)新常態(tài)下檔案管理的需要。

（二）檔案管理機構(gòu)有待完善。隨著高職教育的飛速發(fā)展，高職院校檔案工作與高職院校教育發(fā)展存在較大的差距，存在檔案管理落后與教育快速發(fā)展的矛盾。存在檔案管理機構(gòu)有待完善的問題。

根據(jù)中華人民共和國教育部、國家檔案局令第27號，高等學(xué)校檔案管理辦法，高校檔案機構(gòu)包括檔案館和綜合檔案室。具備下列條件之一的高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案館：

1.建校歷史在50年以上；

2.全日制在校生規(guī)模在1萬人以上；

3.已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300延長米）以上。

根據(jù)我院在校生規(guī)模達(dá)16327人，建院歷史達(dá)50年以上，可設(shè)立檔案館。設(shè)立檔案館可增加人員編制，加強檔案工作。

我們設(shè)立的檔案室，多年來有人員編制2人，在2014年8月新增人員1名，根據(jù)現(xiàn)有的檔案工作情況，3人是不能滿足現(xiàn)有檔案工作需要的。

（三）管理力量弱，水平不高。各系、各部門未能從實質(zhì)上落實分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)和文書與檔案兼職管理人員，下去指導(dǎo)工作不好對接，工作沒好開展。另外兼職文書與檔案管理員，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不夠?qū)I(yè)，檔案收集意識淡薄。而且有部分檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，以其他工作為主，檔案工作為輔，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒中，沒有足夠的時間整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

（四）利用狀態(tài)和需求不相適應(yīng)。因歷史遺留問題，原貴州省黔東南民族農(nóng)業(yè)學(xué)校、黔東南苗族侗族自治州財貿(mào)學(xué)校等相當(dāng)部分檔案材料缺失，有些歷屆畢業(yè)的學(xué)生來校查檔案，存在檔案材料缺失現(xiàn)象。另外還存在檔案收集不齊全、不完整現(xiàn)象，影響檔案的利用效果。

（五）檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。檔案專業(yè)知識涉獵的范圍很廣，基礎(chǔ)性的、實用性的、研究性的都涉及，還有計算機等等，目前檔案管理人員隊伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時代發(fā)展要求懸殊較大。檔案專業(yè)出身的人員較少，這些情況已不適應(yīng)新常態(tài)下的檔案事業(yè)發(fā)展，檔案管理人員的素質(zhì)影響檔案管理水平。

（六）有些高職院校，不按高校檔案實體分類法。因相當(dāng)部分高校，是由中專合并重建，據(jù)了解有些高職院校不采用《高校檔案實體分類法》，這是不能滿足高校檔案工作發(fā)展的需要。

（七）檔案信息化建設(shè)程度不高。檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不夠齊全。我國近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進步，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中廣泛運用，管理手段不斷進步。計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的高職院校較少，部分高職院校還采用手工收集、檢索，信息量較小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。

三、高職院校檔案工作對策

在新形勢、新常態(tài)下，人們對信息的需求量越來越大，說明檔案工作越來越重要，迎來了檔案發(fā)展的春天。高職院校檔案是一個集黨政管理、教學(xué)、科研、基建、出版、儀器設(shè)備、財會、外事等為一體的綜合性信息體系，學(xué)院要上規(guī)模上檔次，檔案工作是重要的基礎(chǔ)工作，科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個學(xué)院辦學(xué)業(yè)績和管理水平的重要標(biāo)志。

應(yīng)對新常態(tài)下檔案利用工作，必須從提高檔案意識，規(guī)范檔案管理，掌握利用者需求特點，提高檔案管理人員素質(zhì)等方面去探索檔案開發(fā)利用的新思路。

（一）提高人們的檔案意識，努力實現(xiàn)全員參與。通過學(xué)院進行辦學(xué)水平評估、思政評估、申報省級精品課、新增專業(yè)設(shè)置等系列工作，大家都體會到任何一項工作都離不開檔案工作，只有檔案工作做好了，這些工作的評估、申報才有據(jù)可查，才有重要的支撐材料，才能順利過關(guān)，乘此機會對領(lǐng)導(dǎo)和各系、各部門進行檔案工作重要性的宣傳，說明檔案是將業(yè)績、成效、經(jīng)驗記錄下來，與每個人的工作、學(xué)習(xí)、生活息息相關(guān)。同時進行《檔案法》的學(xué)習(xí)和宣傳，逐步提高人們的檔案意識、資源意識、不可再生意識，讓各系、各處室不斷自覺自愿地來關(guān)心檔案和檔案工作，按照《檔案法》的有關(guān)規(guī)定進行檔案的收集、整理、保管、移交，共同做好檔案資源體系建設(shè)，有效實現(xiàn)檔案的共建、共管、共享，更好地服務(wù)我院的發(fā)展，逐步形成一種全員參與、自覺自愿的文明習(xí)慣。

（二）完善檔案管理工作體系，規(guī)范管理內(nèi)容。建立各系、各處室檔案資料專（兼）職管理員，是做好檔案工作的組織保證。兼職管理人員應(yīng)相對穩(wěn)定。列入本部門重要議事日程和目標(biāo)責(zé)任制，切實加強領(lǐng)導(dǎo)和管理。學(xué)院檔案主要來源于教學(xué)系部和各處室，來源途徑廣泛多樣，他們是產(chǎn)生檔案的主體，也是直接參與檔案的管理者。院內(nèi)各文件形成部門是文件材料整理歸檔的責(zé)任部門，即誰形成、誰整理、誰歸檔。各系、各部門是文件材料的形成者，熟悉文件材料的來龍去脈，了解文件的整個形成過程、重要程度和文件之間的有機聯(lián)系。由文件材料形成部門立卷，能使文件收集齊全、完整，保證案卷質(zhì)量，提高工作效率。

文件是檔案的前身，只有各系、各部門將文書處理工作做好，檔案工作才能做好，全院的檔案才能做到精細(xì)化管理。在文件辦理完畢時，文件可隨辦隨歸，按照《黔東南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院各類檔案收集范圍與保管期限》等進行檔案的收集、整理、立卷、歸檔、編寫卷內(nèi)文件目錄、組卷等工作。然后按歸檔移交時間要求將整理好的紙質(zhì)文件連同目錄和電子文檔一起移交到綜合檔案室。

（三）采用信息化管理手段。為適應(yīng)新形勢、新常態(tài)下檔案工作發(fā)展的需要，我院將目前使用的泰坦超越2000V3.1（5站點）網(wǎng)絡(luò)版軟件升級為泰坦電子文檔數(shù)據(jù)中心平臺系統(tǒng)。

該系統(tǒng)，可以通過網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)接學(xué)院40個部門，將部門形成的文件并辦理完畢后，獨立進行文件隨辦隨歸、整理、立卷、歸檔、編寫卷內(nèi)文件目錄、組卷等工作。實現(xiàn)部門組好卷后按歸檔時間要求移交到學(xué)院綜合檔案室。使檔案收集齊全、完整，也便于他們平時利用，全院的檔案才能做到精細(xì)化管理，可以減少重復(fù)勞動和無效勞動，極大地提高檔案的工作效率。與學(xué)院智慧化校園建設(shè)接軌、與學(xué)院推行的ISO900同步。使用泰坦電子文檔數(shù)據(jù)中心平臺系統(tǒng)，建設(shè)本院信息化檔案資源大數(shù)據(jù)庫中心，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范管理模式、管理制度，并通過專業(yè)規(guī)范的數(shù)字化加工實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化；更好地為學(xué)院及社會提供及時、準(zhǔn)確、全面的檔案信息，滿足人們利用檔案信息的需要，進一步提高本院檔案管理水平和利用程度。

（四）加強檔案管理人員自身建設(shè)。檔案管理工作的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。當(dāng)前社會和經(jīng)濟生活處于快速發(fā)展時期，新行業(yè)、新領(lǐng)域、新技術(shù)不斷形成，這些對檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項工作提出新的要求和挑戰(zhàn)。檔案管理工作人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，來提高檔案管理工作人員自身素質(zhì)，運用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進檔案工作，實現(xiàn)單一型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。

四、抓檔案資源體系建設(shè)

隨著人們對檔案的認(rèn)識逐漸提高，檔案意識的不斷增加，對檔案工作也不斷重視和加強。檔案來源于各系、各部門，通過規(guī)范管理，檔案收集工作成為各系、各部門的一項基礎(chǔ)工作，只有收好了檔案、才能做好檔案資源體系建設(shè)，收的目的是為了用，用好了才會進一步促進收，兩者相輔相成，缺一不可。只有將檔案收集齊全、完整，利用效果才好，檔案工作在社會上才會有地位。

（一）抓好收集關(guān)。一是通過校園網(wǎng)上發(fā)布的消息來宏觀了解學(xué)院的工作情況，便于督促各系、各部門收集的檔案材料齊全、完整；二是對各教學(xué)機構(gòu)、各處室的工作職能、業(yè)務(wù)范圍、工作內(nèi)容要有整體把握和全面了解，指導(dǎo)檔案工作時才會“有的放矢”“胸有成竹”；三是要求檔案專兼職管理人員收集檔案要有前瞻性，做到“眼勤、手勤、耳勤、腿勤、口勤”，確保檔案齊全、完整、安全。

（二）優(yōu)化資源結(jié)構(gòu)，整合檔案資源。豐富館藏內(nèi)容，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，建設(shè)內(nèi)涵豐富、門類齊全的綜合檔案室。我院檔案分為黨群檔案、行政檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、基建檔案、儀器設(shè)備檔案、出版物檔案、外事檔案、財會檔案、聲像檔案、實物檔案、電子檔案等十二類。擴大檔案資料征集范圍，除收集好我院在工作中產(chǎn)生的檔案材料外，還要對歷屆畢業(yè)證書（按年代）、?；铡s譽證書、上級重要領(lǐng)導(dǎo)照片、畢業(yè)生信息反饋材料等進行收集，不斷拓寬檔案來源渠道。

整合檔案資源，實現(xiàn)資源共有共享。學(xué)院檔案實行統(tǒng)一管理、分級保管的原則，對“一級保管”（院級保管）的檔案，即整合檔案的實體，又整合檔案的信息。對“二級保管”（系、處室保管）的檔案，只整合一個目錄，知道這些檔案在哪部門存放就可以了，通過電子文檔數(shù)據(jù)中心平臺系統(tǒng)實現(xiàn)資源共享。

五、高職院校檔案利用實例分析

新常態(tài)下，社會對檔案利用需求日益增長，檔案作為重要的原始記錄，具有重要的憑證作用，其管理的最終目的是為了實現(xiàn)檔案的充分利用，高職院校檔案利用的主體是學(xué)生，學(xué)生畢業(yè)后到社會各單位工作，學(xué)生在校的個人檔案轉(zhuǎn)化為人事檔案。充分挖掘館藏涉及民生、關(guān)乎民生的信息資源，把散落在不同全宗（我院有五個全宗，原四所中專學(xué)校的檔案和學(xué)院的檔案）內(nèi)的檔案信息進行科學(xué)管理，提供更為便捷有效的服務(wù)。

（一）為部分畢業(yè)生就業(yè)政審提供了方便。1997年，國家開始實行招生并軌后，計劃經(jīng)濟時代的統(tǒng)招統(tǒng)分已不復(fù)存在，畢業(yè)生不再由政府包分配，實行自主擇業(yè)。有些學(xué)生畢業(yè)后，就業(yè)一時沒有著落，在外打工，由于對自己的個人檔案意識薄弱，畢業(yè)多年后，有的將自己的個人檔案丟失、有的從不過問，不知下落?，F(xiàn)在各行政事業(yè)單位招考逐年增多，學(xué)生考取行政事業(yè)單位的人數(shù)也逐漸增多。有些學(xué)生考取行政事業(yè)單位后，沒有個人檔案，就不能政審，若不能政審，就要被取消參加工作的資格。為此沒有個人檔案的學(xué)生十分焦急，陸續(xù)到學(xué)校來查找個人檔案的有原衛(wèi)校畢業(yè)的金忠秋、張昌權(quán)2014年10月考取丹寨鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院，吳于香2014年10月考取寧波市第三人民醫(yī)院的，李登江2014年11月考取仁懷縣醫(yī)院，吳靈彩2014年12月考取廣東省第二人民醫(yī)院，梁潔2015年8月考取龍里縣衛(wèi)生局；原農(nóng)校畢業(yè)的馮欣、刁艷梅2015年6月分別考取修文縣龍場和修文縣農(nóng)業(yè)局；學(xué)院畢業(yè)的吳艷2015年7月考取省醫(yī)，李忠孝2015年7月考取黎平縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)林業(yè)站，盤金山、姜銀花2015年8月分別考取榕江縣塔石鄉(xiāng)衛(wèi)生院和榕江縣計劃鄉(xiāng)衛(wèi)生院等300多學(xué)生。學(xué)校當(dāng)時已將他們的個人檔案寄到當(dāng)?shù)亟逃只蚪挥杀救藥ё撸F(xiàn)學(xué)校是沒有他們的個人檔案，針對這種情況，我們想辦法幫他們補相關(guān)材料，來完善其個人檔案，復(fù)印錄取新生花名冊、學(xué)籍、畢業(yè)驗印花名冊等材料，同時根據(jù)查檔案材料，出具現(xiàn)實表現(xiàn)證明等，還與對方人力資源社會保障部門進行對接解釋，為這類學(xué)生能順利政審和就業(yè)提供了方便。

（二）處理專業(yè)不規(guī)范歷史遺留問題，為這類學(xué)生能順利通過初審、復(fù)審、就業(yè)提供方便。原黔東南苗族侗族自治州衛(wèi)生學(xué)校2000屆、2001屆婦幼專業(yè)、口腔醫(yī)士專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生，學(xué)生參加事業(yè)單位招考，因?qū)I(yè)不規(guī)范，學(xué)生初審、復(fù)審不過關(guān)，如原衛(wèi)校婦幼醫(yī)士專業(yè)、口腔醫(yī)士專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生，畢業(yè)證書將婦幼醫(yī)士專業(yè)寫成“婦幼”專業(yè)，口腔醫(yī)士專業(yè)寫成“口腔”專業(yè)，造成這一類的學(xué)生不能報考和審核過關(guān)，經(jīng)我們與衛(wèi)生局、人社部門協(xié)調(diào)、溝通、對接凡到我院來查檔案的學(xué)生都能幫他們解決實際問題，能順利考試和就業(yè)，如2000屆婦幼醫(yī)士專業(yè)畢業(yè)的吳橋鳳只有3個月就35歲了，最后一年的報考機會，但因是“婦幼”專業(yè)而招考的專業(yè)是“婦幼醫(yī)士”專業(yè)，使復(fù)審不過關(guān)，后來我們出具證明到州衛(wèi)生局蓋章，又與錦屏縣人社局和州人社局對接、說明，最后復(fù)審過關(guān)，考取貴州省錦屏縣彥洞鄉(xiāng)衛(wèi)生院等等。

（三）為丟失畢業(yè)證書的學(xué)生提供材料補辦學(xué)歷證明書。原農(nóng)校2000屆煙草專業(yè)的董繼章（凱里市）、原衛(wèi)校1983屆護理專業(yè)畢業(yè)的楊清團、2002屆婦幼醫(yī)士專業(yè)的高道雨、李朝鳳（麻江縣人）等跨度30多年畢業(yè)的學(xué)生，也有應(yīng)屆畢業(yè)的學(xué)生，因畢業(yè)證書保管不慎，出現(xiàn)被盜、丟失、被火燒等情況，這些學(xué)生因沒有畢業(yè)證書，不能參加行政事業(yè)單位招考和醫(yī)師資格、護士資格、會計資格等考試，我們?yōu)檫@類學(xué)生先后提供錄取新生花名冊、學(xué)籍、畢業(yè)驗印花名冊、學(xué)院證明等材料729件次，到省教育廳、州教育局補辦大中專畢業(yè)生學(xué)歷證明書，為參加各類相應(yīng)的考試提供了方便。

（四）為歷屆學(xué)生提供學(xué)籍材料，完善干部人事檔案。干部人事檔案是反映個人德、能、勤、績的客觀材料，是政審和考察干部的重要依據(jù)。上級組織部門，為進一步加強干部人事檔案工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化建設(shè)，從2008年3月開始，各單位將干部檔案管理工作作為一項重要的基礎(chǔ)性工作來抓，扎實推進干部人事檔案目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)升級。為此，各單位在收集、整理干部人事檔案的過程中，要求凡有畢業(yè)證書復(fù)印件的個人檔案中，必須有畢業(yè)生登記表或?qū)W籍等作為支撐材料，原畢業(yè)的學(xué)生有黎平縣的楊智盛、石達(dá)用，丹寨縣的陳興智、王興云、張穎等個人檔案只有畢業(yè)證書復(fù)印件，而沒有畢業(yè)生登記表或?qū)W籍成績，這些學(xué)生都到學(xué)校來復(fù)印學(xué)籍材料，為完善學(xué)生的干部人事檔案提供了932件次的檔案材料。2014年7月為劍河的張美吉、李敏等學(xué)生提干復(fù)印學(xué)籍材料，完善學(xué)生干部人事檔案等。

（五）為原臨時工參加社保提供了方便。國家為進一步保障和改善民生，提高各類人群的養(yǎng)老保障。為此，在原有關(guān)單位工作的臨時工，紛紛到當(dāng)時工作的單位查閱有關(guān)材料，尋找依據(jù)，可以減免交幾萬元的保險費，如原財校臨時工龍向鈞、饒紅、原農(nóng)校臨時工潘銀英、彭益珍等，通過我們提供原財校職工花名冊和原農(nóng)校臨時工工資及獎金等支撐材料，為她們參加社會養(yǎng)老保險提供了可靠的依據(jù)。

（六）圍繞學(xué)院不同時期的重點工作，超前開發(fā)重大活動所需的檔案信息。如：2012年為我院成立十周年儀式，提供了大量的宣傳資料；為原四校的土地證辦理提供了大量的文字依據(jù)，能順利地將土地證作抵押貸款，為新校區(qū)建設(shè)做出了貢獻；2009年，我院新校區(qū)土地308.26畝（原黔東南民族農(nóng)校）與凱里市舟溪村關(guān)于“要求處理舟溪村第一片糾紛地”土地權(quán)屬爭議一案中，除查找本校的文書檔案和基建檔案外，到州檔案館、市檔案館查找州革委、州農(nóng)業(yè)局、州農(nóng)村工作部、市革委等有關(guān)單位的檔案，為土地糾紛提供了有力的證明材料，使土地來源清楚，由原黔東南民族農(nóng)業(yè)學(xué)校轉(zhuǎn)讓到黔東南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院（2001年8月，四校合并，原黔東南民族農(nóng)業(yè)學(xué)校合并到黔東南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院）不屬非法轉(zhuǎn)讓，為我院挽回了巨大的損失。

（七）檔案打假辨真?zhèn)巍P正氣。近年來，在事業(yè)單位招考和報考醫(yī)師、護士資格證時有人舉報辦有我院及原黔東南州衛(wèi)生學(xué)校、原貴州省黔東南民族農(nóng)業(yè)學(xué)校假畢業(yè)證的。如：在2013年10月18日，貴州省普定縣教育和科技局，傳真一份關(guān)于請求提供工作協(xié)助的函和劉東玲的畢業(yè)證書。其基本情況是，2009年報考普定縣教師特崗的劉東玲，在基層工作三年后便可轉(zhuǎn)為正式財政在編人員。準(zhǔn)入的條件是：教師資格證和相關(guān)的學(xué)歷。普定縣教育和科技局來電、來函，要求查找其畢業(yè)證書的真實性，經(jīng)查學(xué)籍、畢業(yè)驗印花名冊等核實，其是貴州省黔東南民族農(nóng)業(yè)學(xué)校土肥專業(yè)，1999年7月畢業(yè)的學(xué)生，畢業(yè)證書是真的，為他們的工作提供了方便。

在2012年12月6日和2013年7月31日都勻市公安局治安大隊和貴州省醫(yī)師資格考試辦公室分別提供一份2005年原黔東南州衛(wèi)生學(xué)校口腔醫(yī)學(xué)專業(yè)畢業(yè)證書和2008年黔東南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院計算機應(yīng)用專業(yè)畢業(yè)證書復(fù)印件，經(jīng)查學(xué)籍和畢業(yè)驗印花名冊核實，未能查到提供畢業(yè)證書復(fù)印件的這兩個人，其畢業(yè)證書上的編號系套用其他同學(xué)和其他專業(yè)的證書號，再進一步辨別真假，畢業(yè)證書上的學(xué)校印章、校長印章均系偽造。這兩份畢業(yè)證書是假的。另外在2015年醫(yī)師資格考試報名資格審查過程中，有3名考生同時持有原衛(wèi)校2003屆口腔醫(yī)學(xué)的畢業(yè)證書，經(jīng)查檔案均為假畢業(yè)證書。

檔案打假，辨真?zhèn)?，檔案的利用作用，為真實性提供了充分的憑證依據(jù)，同時也有力地打擊了社會上辦假畢業(yè)證、假文憑的。檔案是維護國家、集體、個人權(quán)益的重要法律信證，其信息資源的利用在經(jīng)濟建設(shè)、社會發(fā)展中發(fā)揮巨大的作用與功能。

多年來，學(xué)院檔案室始終能找準(zhǔn)工作的切入點，能及時主動、開拓性的為社會各項工作提供需要，切實解決實際問題，為社會辦實事，傳遞正能量，獲得院領(lǐng)導(dǎo)、上級單位、社會的一致好評。

六、總結(jié)

本文從高職院校合并前檔案管理情況、高職院校檔案工作現(xiàn)狀、檔案資源體系建設(shè)、檔案利用實例等方面對高職院校檔案利用新常態(tài)的研究進行有價值的、啟發(fā)性的探討、分析論述，在為社會、外單位、歷屆畢業(yè)生、本單位等提供檔案利用時，主動作為，把握先機，對他們進行檔案相關(guān)知識的宣傳，說明新常態(tài)下檔案與每個人的生活、學(xué)習(xí)、工作密切相關(guān)，可提高他們的檔案意識，讓他們逐步認(rèn)識檔案、關(guān)心檔案、利用檔案，走近檔案，參與檔案、保護檔案。對推動高職院校檔案利用新常態(tài)取得新突破，具有重要的實際意義和指導(dǎo)意義。