文/劉倩如

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中小企業(yè)采購內(nèi)部控制的研究

文/劉倩如

摘要：采購成本的高低直接決定著企業(yè)總體運行成本的高低并極大的影響企業(yè)利潤的獲得，采購物資的效率和質(zhì)量直接決定著企業(yè)生產(chǎn)產(chǎn)品的效率和質(zhì)量?？茖W完善的采購業(yè)務管理能為企業(yè)的平穩(wěn)運行提供重要保障。本文通過對中小企業(yè)在采購過程中存在的問題進行分析，提出完善采購業(yè)務內(nèi)部控制的建議。

關鍵詞：中小企業(yè)；采購；內(nèi)部控制

采購是企業(yè)從外部取得生產(chǎn)原料的最重要方式，是企業(yè)從事生產(chǎn)經(jīng)營活動的起點。企業(yè)內(nèi)部控制制度的完善程度直接影響著企業(yè)的生存和發(fā)展，內(nèi)部控制的無效是造成大多數(shù)企業(yè)的經(jīng)營失敗的重要原因。

目前,許多中小企業(yè)采購的內(nèi)部控制體系都或多或少地存在一些問題，不利于企業(yè)采購成本、質(zhì)量的有效控制和經(jīng)營效益的提高。規(guī)范和完善的采購內(nèi)部控制體系能有力增強企業(yè)采購活動的高效性和廉潔性，控制企業(yè)的采購品質(zhì)和采購成本，提高企業(yè)的利潤水平和整體市場競爭能力。本文通過對中小企業(yè)在采購過程中存在的問題進行分析，提出完善采購業(yè)務內(nèi)部控制的建議。

一、內(nèi)部控制存在的問題

（一）采購制度不規(guī)范

許多中小企業(yè)的采購制度不夠規(guī)范，采購活動效率低下，難以及時提供質(zhì)優(yōu)價廉的采購物資保證企業(yè)活動的高效運轉(zhuǎn)。比如企業(yè)采購崗位的設置沒有嚴格執(zhí)行不相容職位相分離制度，職能交叉重疊，不利于各職位相互監(jiān)督；缺乏完善的監(jiān)督體系，物資采購容易出現(xiàn)利益博弈或道德風險；缺乏有效的績效考核、激勵、監(jiān)督體系，不利于提高采購人員的積極性；缺乏完善的采購預算, 采購工作缺乏科學性和計劃性。

（二）采購品質(zhì)不達標

1.忽視采購人員素質(zhì)管理

企業(yè)招聘采購人員時過于關注采購人員工資成本的高低，忽略了對采購專業(yè)素養(yǎng)和思想道德素質(zhì)評估，采購人員綜合素質(zhì)不高，法律意識淡薄，加上平時缺乏定期的職業(yè)技能培訓，不利于采購人員采購能力的提高，不利于采購人員對先進的采購方式的運用和先進的采購技巧的掌握，不利于企業(yè)對采購成本和品質(zhì)的有效控制。

2.成本制約，缺乏專門質(zhì)檢部門

劣質(zhì)材料的成本低廉是采購品質(zhì)不到位的根本性原因。某些企業(yè)只注重短期利益，缺乏長遠戰(zhàn)略規(guī)劃，采購時過多看重采購物資的價格，對其質(zhì)量和售后服務則關注較少。缺乏專門的質(zhì)檢部門和質(zhì)檢人員，不利于對采購質(zhì)量的監(jiān)控。

（三）采購成本高

1.采購批量小，缺乏規(guī)模優(yōu)勢

企業(yè)通過批量生產(chǎn)、集中采購形成規(guī)模優(yōu)勢能夠有效降低采購成本。然而中小企業(yè)受到生產(chǎn)規(guī)模和資金的限制，通常只進行小批量采購。零散的采購沒有歸集起來形成采購規(guī)模，不僅會導致較高運輸成本，并且在價格談判時缺乏話語權，很難得到供應商的優(yōu)惠價格，導致較高的采購成本。

2.采購經(jīng)驗不足，缺乏詢價技巧

由于采購產(chǎn)品的種類繁多，采購方式多樣，采購人員采購經(jīng)驗不足，缺乏必要的詢價技巧、專業(yè)知識，導致高采購成本。企業(yè)缺乏有效管理采購物資和服務的采購的相關基礎設施，使整個采購環(huán)節(jié)處于被動的狀態(tài)，采購成本過高。

（四）采購方式落后，缺乏供應商詢價和管理系統(tǒng)

隨著我國信息化和電子商務的迅速發(fā)展，企業(yè)的采購方式和途徑更加豐富，但許多中小企業(yè)沒有充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡信息平臺的優(yōu)勢，缺乏供應商詢價和管理系統(tǒng)，對比價采購、電子商務、招標采購等現(xiàn)代采購方式相對運用較少。企業(yè)采購手段和途徑單一,多采用傳統(tǒng)的手工操作方式，信息化程度較低，比如電話詢價、親赴廠家，對于網(wǎng)絡中的專業(yè)網(wǎng)站、招標公告和行業(yè)刊物中可能隱藏的大量優(yōu)質(zhì)供應商信息發(fā)掘和利用不夠。企業(yè)傳統(tǒng)的人工采購方式，表面上節(jié)省了軟硬件的投資成本，實際上卻造成了商品采購效率低下，采購周期長，采購成本較高、采購成本難以監(jiān)管等問題，難以適應激烈的市場競爭環(huán)境。［1］

二、完善企業(yè)采購業(yè)務內(nèi)部控制的措施

采購是企業(yè)運營中最重要的環(huán)節(jié)，也是最薄弱的環(huán)節(jié)。［1］企業(yè)要想改善目前采購環(huán)節(jié)出現(xiàn)的各種問題，必須加強采購業(yè)務的內(nèi)部控制，將采購由業(yè)務操作型向采購管理型轉(zhuǎn)變，加強與供應商的合作。

（一）完善采購人員素質(zhì)控制

內(nèi)部控制的成效關鍵在于職工的素質(zhì)的分格程度。［2］企業(yè)應完善職工素質(zhì)控制，改變用人觀念，補充新鮮血液，提高員工職業(yè)技能。通過引進符合采購崗位要求的年輕、高素質(zhì)人才，提高企業(yè)采購分析和風險控制能力。通過輪崗制度，讓員工和企業(yè)一同發(fā)展。定期組織采購人員進行專業(yè)培訓，使采購人員能夠更加深入全面的了解企業(yè)采購過程用可能遇到的問題，掌握有效的解決措施，學習相關的采購專業(yè)知識，使采購人員重視對采購成本的控制，提高對采購風險的敏感度，提高員工的專業(yè)技能和商務談判技巧。通過制定科學合理的績效評價體系，加強對采購人員的管理和監(jiān)督，合理的獎懲體系，調(diào)動員工積極性。

（二）規(guī)?；少?，降低采購成本

中小企業(yè)受到自身市場規(guī)模和資金狀況的制約，一般很難實現(xiàn)規(guī)?；少彛诓少徶谐Ｌ幱诹觿?。因此，中小企業(yè)可以通過集體聯(lián)合以及行業(yè)協(xié)會平臺的采購方式，集小單為大單，實現(xiàn)批量采購，增強話語權，降低采購成本；其次企業(yè)可以通過與供應商直接交易，減少中間環(huán)節(jié)，擺脫代理商的轉(zhuǎn)手成本，提高采購效率，縮減流通成本，降低由于多次中轉(zhuǎn)帶來的采購風險。

（三）構建嚴格規(guī)范的采購制度

中小企業(yè)應優(yōu)化采購組織架構、明確崗位職責、梳理流程制度。建立更符合企

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